企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的探究

郭松雪

（國營川西機器廠，四川 彭州 611930）

企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型關系到企業(yè)的長遠發(fā)展，因此相關部門要適應信息化發(fā)展的大趨勢，做好總體設計和分布實施工作，加快企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型。從而推動企業(yè)的高質量發(fā)展。企業(yè)檔案工作在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中扮演著基礎性的作用，在轉型升級的重要階段，既充滿著機遇，也面臨著挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的概念和背景

（一）企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的概念

企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型是指企業(yè)將相關檔案工作的管理對象和手段等由傳統(tǒng)形式向數(shù)字化轉變的過程，以此來提升企業(yè)的檔案管理水平和效益。此概念共包含四個方面：其一，進行轉型的主體是企業(yè)，而不是相關檔案部門或檔案人員。其二，轉型包括管理對象、管理手續(xù)和效果三方面，三者相輔相成。其三，檔案工作的數(shù)字化需要一個過程，不能一揮而就。其四，轉型包括多個方面，而不局限于檔案工作本身[1]。

（二）企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的背景

1.企業(yè)檔案工作進行數(shù)字化的轉型是數(shù)字技術發(fā)展的必然要求，以“ABCDI”（人工智能、區(qū)塊鏈、云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)）為代表的數(shù)字技術，成為推動全球經(jīng)濟和高質量發(fā)展的重要動力，這也廣泛應用到了社會企業(yè)的各個方面，催生了企業(yè)發(fā)展的新模式。許多企業(yè)正在經(jīng)歷從集成階段向共享服務與數(shù)據(jù)分析應用發(fā)展的新階段，這使得數(shù)據(jù)推動決策的機制基本形成，從而影響到企業(yè)檔案工作的理念、方法、制度等多個方面，傳統(tǒng)檔案的管理理念已經(jīng)無法適應科學技術的發(fā)展，數(shù)字化轉型是必然趨勢。2.企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型是企業(yè)提高效益的內在要求，現(xiàn)階段，面對疫情防控的常態(tài)化，許多企業(yè)正處于調整結構、促進轉型的關鍵階段，提升自身的效益已經(jīng)成為許多企業(yè)最迫切的任務。對于企業(yè)檔案工作而言，數(shù)字化轉型能夠有效發(fā)揮數(shù)字技術在檔案資源配置中的作用，從而轉變檔案的管理、服務模式，形成具有競爭力的專業(yè)優(yōu)勢和內在動力，以此提升企業(yè)的管理效率和效益，推動企業(yè)的發(fā)展。3.轉型是企業(yè)檔案工作高質量發(fā)展的必然要求，首先，數(shù)字技術的推進使得企業(yè)的檔案管理從紙質文件轉向電子文件，為此企業(yè)的檔案管理必須更新相關的管理思路和手段，建立數(shù)字化的檔案管理模式[2]。其次，國家治理的現(xiàn)代化和企業(yè)治理的現(xiàn)代化對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，通過檔案數(shù)字化的轉型，才能實現(xiàn)資源的有效整合與優(yōu)化，才能將檔案管理與數(shù)字技術進行融合從而推動企業(yè)檔案管理的高質量發(fā)展。

二、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的原則

（一）規(guī)劃先行

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的本質是信息化的工作，因此需要耗費一定程度的人資、物力和財力，并具有一定的技術難度，尤其是涉及一些比較高級的轉型工作時，由于其自身具有內外交叉的特征，因此需要進行提前規(guī)劃，合理分配資源。

（二）對象與手段并行

檔案工作中，檔案自身是管理對象，電子檔案系統(tǒng)等是管理手段。從客觀世界的運行來說，管理對象必須依靠相關管理手段來進行管理，而相關管理手段必須通過對管理對象的管理來發(fā)揮作用，因此二者相輔相成。

（三）從易到難原則

事物的發(fā)展規(guī)律都是從簡單到復雜，從易到難。因此檔案工作數(shù)字化的轉型也應該遵循此規(guī)律。堅持由易到難的原則可以在具體內容的實施過程中獲得相關經(jīng)驗，而如果從難到易，則會挫傷積極性，從而造成資源浪費。

（四）需求牽引效益優(yōu)先

即轉型要立足于企業(yè)業(yè)務的發(fā)展需求，將企業(yè)的檔案信息或進行檔案工作的地點作為轉型的基點，因此在實施數(shù)字化轉型前，要對企業(yè)的需求進行全面深入的調查，找到企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作對檔案工作的需求。

（五）圍繞中心服務大局

圍繞中心服務大局是所有檔案工作都要堅持的原則，企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉型作為檔案工作的重要組成部分，也要遵循這一原則。在遵循這一原則時，要將轉型的工作目標、著力點等均圍繞中心進行運轉。

（六）從模仿到創(chuàng)新

企業(yè)檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉型要借鑒大量的新觀念和新模式，但并不是對其進行照搬，而且部分內容需要較少的新觀念和新模式，而部分內容卻需要大量的新觀念與新模式。為了使檔案數(shù)字化轉型工作能夠順利推進，應該遵循從模仿到創(chuàng)新的原則。

（七）前端控制

前端控制即企業(yè)檔案工作在數(shù)字化轉型中電子文件歸檔工作中所倡導的“文件尚未產(chǎn)生之時采取措施”，從文件開始生成時就對其進行介入。根據(jù)相關理論，在文件生成時期對其進行有效的價值鑒定和維護監(jiān)督，是實現(xiàn)電子文件穩(wěn)定安全的前提。

三、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的措施

（一）做好轉型規(guī)劃

這是企業(yè)檔案工作進行數(shù)字化轉型的前提，檔案工作的數(shù)字化轉型涉及多個方面，種類繁多且數(shù)量豐富，因此必須要認真對待。在具體規(guī)劃時，相關人員要從企業(yè)的總目標開始，到各個部門的分目標，以及各個部門的政策和計劃、信息部門的活動與發(fā)展等多方面進行規(guī)劃。一個完備科學的規(guī)劃應該包括企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的目標、約束條件和計劃指標等，同時還有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能、組織、相關人員、管理等多個方面，只有進行完整全面的規(guī)劃，才能保證檔案數(shù)字化轉型成功。

（二）數(shù)字化和管理系統(tǒng)同步推進

即在實現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時也實現(xiàn)管理系統(tǒng)的數(shù)字化，檔案是檔案管理的主體，與檔案管理工作是相互依存的關系，任何一方出現(xiàn)缺失都無法推動轉型的平穩(wěn)進行。企業(yè)在檔案工作的數(shù)字化轉型時，兩者必須同時進行，在推進檔案管理系統(tǒng)的同時，應該同時進行檔案數(shù)字化的工作，或者對電子文件進行歸檔。

（三）實現(xiàn)存量數(shù)字化到增量電子化

這是遵循由易到難的原則，如果企業(yè)經(jīng)費相對缺乏，這是檔案資源進行數(shù)字化轉型時應該堅持的路徑。由于存量檔案進行數(shù)字化轉型時相對容易，有的通過外包就能實現(xiàn)轉型，見效也更快。而增量檔案電子化是一項較為復雜的工作，難度相對較大，且見效較慢。因此數(shù)字化轉型工作選擇見效更快的方法，更利于有序工作的進行。

（四）實現(xiàn)局部數(shù)字化到數(shù)字檔案館的建設

這種方式也適用于企業(yè)資源相對有限、檔案相關人員不足的情況，也是遵循從易到難的原則。數(shù)字檔案館的建設是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的必由之路，由于其設計的范圍廣，內容多，因此工作也相對復雜，需要大量的人力、物力和財力。但某些企業(yè)并無法支持數(shù)字檔案館的建設工作，因此可以從局部的數(shù)字化入手，如先將目錄進行數(shù)字化轉型，以此提高檢索效率，或者用計算機進行分類和排列，從而實現(xiàn)局部的數(shù)字化。等企業(yè)資源充裕并取得一定經(jīng)驗時，可以再開展數(shù)字檔案館的建設工作。

（五）在數(shù)字檔案館的基礎上提質增效

這種方法也是遵循由易到難的原則，實現(xiàn)提質增效是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型的目標，也是數(shù)字檔案館建設的目標。但若要實現(xiàn)提質增效則必須以數(shù)字檔案館的建設為前提，否則將無法實現(xiàn)提質增效。提質增效是企業(yè)進行檔案管理的需求，沒有提質增效的檔案工作數(shù)字化轉型企業(yè)不會推行，因此，企業(yè)的檔案數(shù)字化轉型工作必須圍繞檔案工作的提質增效進行，但必須以數(shù)字檔案館投入使用為前提和基礎。

（六）對電子文件進行系統(tǒng)歸檔

這是遵循中心服務大局所設計的一條措施?，F(xiàn)階段，隨著信息化的全面普及，許多企業(yè)都建立了大量的業(yè)務系統(tǒng)和相關的數(shù)據(jù)庫，積累了大量的電子數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)大多處于不安全或是服務器負荷運行的狀態(tài)，業(yè)務系統(tǒng)中電子文件的歸檔是當前企業(yè)實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉型的最大需求。從另一個方面看，保持業(yè)務系統(tǒng)的穩(wěn)定運行是企業(yè)大局和信息化工作需要圍繞的中心，做好業(yè)務系統(tǒng)中電子文件的歸檔工作，就是檔案工作圍繞中心從而服務大局的最好體現(xiàn)。

（七）積極融入業(yè)務系統(tǒng)的實施中

這是遵循前端控制原則設計的一條措施。業(yè)務系統(tǒng)的電子文件歸檔在系統(tǒng)實施完成后面臨許多困難，反之，如果在系統(tǒng)實施時就提出電子文件的歸檔要求，則會相對比較容易。主要工作就是要參與業(yè)務系統(tǒng)的需求分析、詳細設計、測試、上線等多方面的工作，及時提出相關的歸檔需求，確保歸檔功能能夠有效實現(xiàn)，使得歸檔的電子文件符合檔案管理的相關要求。

結論：作為一項長期又艱巨的任務，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉型面臨著機遇的同時也有諸多挑戰(zhàn)，因此相關企業(yè)要樹立正確的認知和理念，充分把握企業(yè)檔案工作的規(guī)律和相關特點，進行有效的轉型，最終實現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務的轉型升級，從而推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。