城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用工作現(xiàn)狀及改善

杜洪衛(wèi)

（郯城縣城鄉(xiāng)建設(shè)綜合服務(wù)中心，山東 郯城 276100）

城鄉(xiāng)建設(shè)管理是國家和地區(qū)行政管理的重要內(nèi)容，城建檔案工作可為地區(qū)建設(shè)與發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐,產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。筆者在從事城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作的十多年來，累計(jì)提供檔案利用1700多人次、11000 多卷（件）次。通過提供檔案利用服務(wù)，為單位直接或間接節(jié)約資金120 多萬元，避免合同損失300 多萬元，同時(shí)根據(jù)檔案資料解決了十多起合同協(xié)議糾紛事件。隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都出現(xiàn)了新的轉(zhuǎn)變，城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展對城建檔案管理提出了新的要求，特別是城建檔案利用工作亟待改善。相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整城建檔案利用工作策略，深化城建檔案利用工作改革，促使檔案利用工作更加精密與準(zhǔn)確，為國家發(fā)展及城鄉(xiāng)建設(shè)提供有力保障。

一、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用工作現(xiàn)狀

（一）未掌握城建檔案特點(diǎn)，利用效率較低

城建檔案利用過程中最為顯著的問題就是檔案利用效率較低，主要原因是未充分了解城建檔案的具體內(nèi)容及特點(diǎn)。城建檔案分類繁多，檔案部門數(shù)據(jù)更新較快，如果工作者不能及時(shí)找到相關(guān)檔案，將直接影響檔案利用效率。利用效率較低關(guān)鍵在于檔案未及時(shí)進(jìn)行合理分類與整理，導(dǎo)致城鄉(xiāng)建設(shè)缺乏指定的數(shù)據(jù)支撐，減緩或影響城鄉(xiāng)建設(shè)步伐，阻礙各部門協(xié)調(diào)工作，降低行政及其他管理部門工作效率。我國設(shè)有很多檔案管理館，但城建步伐過快，檔案利用工作仍存在較大問題，為解決這一不足，應(yīng)明確檔案特點(diǎn)，及時(shí)做到分類與統(tǒng)計(jì)。

（二）城建檔案管理模式落后

城建檔案管理模式與其利用工作相輔相成，檔案始于古代官方機(jī)構(gòu)，該體系由來已久，相關(guān)工作者也隨著時(shí)代發(fā)展不斷改善工作方式。新中國成立后，城建檔案管理工作得到前所未有的提升，擁有巨大的檔案庫，檔案管理利用發(fā)揮著極其重要的作用。改革開放后，城鄉(xiāng)建設(shè)步伐明顯加快，經(jīng)濟(jì)靈活性、城市普及性為檔案利用帶來新的難題，如今傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形勢。傳統(tǒng)檔案管理模式未考慮檔案需求者的具體所需，未考慮檔案利用者心理需求，致使檔案利用效率低下。新形勢下，為適應(yīng)嶄新的經(jīng)濟(jì)體系，應(yīng)改善城建檔案利用工作模式，探知利用者各項(xiàng)需求。

（三）城建檔案管理者專業(yè)水平較低

檔案管理者專業(yè)能力與檔案利用工作息息相關(guān)，諸多城建檔案管理人員在傳統(tǒng)管理理念的制約下，依然延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理理念，為城建檔案利用帶來諸多不便。信息時(shí)代背景下，檔案管理的信息技術(shù)未及時(shí)更新很大原因取決于檔案管理者自身觀念的問題，檔案管理者是改善城建檔案利用工作的具體實(shí)施者，只有提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)，才可從根源上加強(qiáng)檔案利用工作。

二、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用工作改善措施

（一）明確城建檔案具體特點(diǎn)，做好分類與統(tǒng)計(jì)

提高城建檔案利用的重要前提是明確城建檔案的分類和具體數(shù)量，熟知不同種類檔案的具體功能，只有充分了解每種檔案的功能、內(nèi)容和適用領(lǐng)域才可為城建檔案利用工作提供便利，增強(qiáng)檔案利用效率，指明檔案服務(wù)方向。本文以房屋建設(shè)類檔案和地下管線類檔案為例，具體分析如下：

1.房屋建筑類檔案，隨著社會(huì)的穩(wěn)步發(fā)展，城鄉(xiāng)建設(shè)速度明顯加快，城建檔案利用率及查詢頻次顯著加大，在整體建筑行業(yè)中，房屋建筑類檔案利用占比最高。房屋建設(shè)類檔案具體包括樓房建設(shè)竣工圖紙、施工前審批文件及建筑規(guī)劃文檔、招標(biāo)投標(biāo)文件、合同協(xié)議文件、竣工驗(yàn)收文件、施工過程中管理文件等，此類文件主要應(yīng)用于工程項(xiàng)目規(guī)劃、房屋登記、企業(yè)資質(zhì)認(rèn)證等，同時(shí)房屋建筑工程檔案還可為后續(xù)民事糾紛提供切實(shí)證據(jù)，也為后續(xù)安全建設(shè)、硬件設(shè)備維護(hù)提供文字記錄，便于相關(guān)工作開展。2.地下管線類檔案，地下管線尤為復(fù)雜，所以地下管線類檔案對其施工、改造及維護(hù)有著十分重要的作用。在城鎮(zhèn)管線規(guī)劃過程中，例如污水管線、供電管線等管線規(guī)劃，都需地下管線檔案的支持；市政道路改造、居民區(qū)地下管道維修、交通道路管線鋪設(shè)等工程施工前都需查詢相關(guān)檔案；城鄉(xiāng)諸多建設(shè)及改造工程也都需要地下管線類檔案。

（二）熟知城建檔案利用具體需求

為改善城建檔案利用工作，需熟知城建檔案利用人員具體需求，根據(jù)利用者需求提高城建檔案利用效率及精準(zhǔn)度。

1.洞悉城建檔案利用人員心理，改善城建檔案利用工作，需把握利用者的利用心理。根據(jù)利用者心理更全面地提升城建檔案的利用效率。例如，研究型檔案利用者的需求主要是齊全及全面的城建檔案，查證檔案利用者需求主要中快捷和準(zhǔn)確地查找城建檔案，不同類型的檔案利用者其心理動(dòng)態(tài)存在較大差別，充分了解檔案利用者心理需求可使城建檔案利用工作更為全面和高效。2.預(yù)先分析利用者需求，不同城建檔案利用者會(huì)表現(xiàn)出不同的需求，具體分為可準(zhǔn)確表達(dá)利用者和不可準(zhǔn)確表達(dá)利用者。可準(zhǔn)確表達(dá)利用者，他們可準(zhǔn)確的指出檔案名稱和具體編號，可明確表達(dá)自己的需求，針對這部分利用者可為其提供更為精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)。不可準(zhǔn)確表達(dá)利用者，由于表述較為模糊，真實(shí)檔案需求和實(shí)際供給檔案容易出現(xiàn)偏差，影響檔案利用查詢準(zhǔn)確率。對于不可準(zhǔn)確表達(dá)檔案需求的利用者需根據(jù)提供的線索認(rèn)真分析利用者潛在需求，根據(jù)利用者提供的有限線索向其提供相關(guān)檔案介紹，從多角度啟發(fā)并喚醒檔案利用者潛在記憶，從而達(dá)到城建檔案利用工作優(yōu)化的目的。

（三）改善城建檔案利用工作全過程，增強(qiáng)管理者自身素養(yǎng)

改善城建檔案利用工作還需從微觀視角出發(fā)，將全過程細(xì)分為多個(gè)環(huán)節(jié)，從多角度提升城建檔案利用工作。檔案管理者需從溝通、專業(yè)水平及供給方式等角度全面提升自身工作能力，強(qiáng)化自身職業(yè)素養(yǎng)，為改善城建檔案利用工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.加強(qiáng)雙方溝通，提高檔案供給準(zhǔn)確性，提高檔案供給準(zhǔn)確性主要指城建檔案建設(shè)供求雙方的吻合，即需求者的需求要與供給者提供的相匹配，為此供求雙方應(yīng)努力加強(qiáng)溝通。提高檔案供給準(zhǔn)確性有兩點(diǎn)益處，首先，城建檔案需求者根據(jù)自身所需完整準(zhǔn)確的表達(dá)檔案需求的內(nèi)容，檔案管理工作人員依照需求者表述的內(nèi)容為其提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案工作中，檔案管理工作人員需充分了解各類檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)利用者需求精準(zhǔn)提供服務(wù)。其次，城建檔案工作者必須熟悉檔案館各類檔案數(shù)量、位置，信息化背景下，工作者還需熟練應(yīng)用電子信息技術(shù)，為需求者提供先進(jìn)便捷的城建檔案服務(wù)。2.增強(qiáng)檔案管理工作者專業(yè)能力，城建檔案囊括多種城建工作信息，其種類繁多、專業(yè)性較強(qiáng)，若想提高檔案利用價(jià)值，應(yīng)提高檔案管理工作者專業(yè)能力，及時(shí)掌握新進(jìn)及已有檔案信息，根據(jù)檔案適用場景將其分類，檔案管理者需具備將城建檔案轉(zhuǎn)變成需求者檔案的能力。此外，根據(jù)城建檔案利用現(xiàn)狀，管理者需積極利用信息技術(shù)，結(jié)合開放性平臺改善城建檔案利用效率。3.了解檔案利用供給方式，所謂檔案利用方式，具體指檔案管理工作者根據(jù)應(yīng)用者需求進(jìn)行城建檔案查詢、打印和借閱等服務(wù)。增強(qiáng)檔案利用供給應(yīng)提升管理者自身素養(yǎng)，使其具備借助信息技術(shù)查詢服務(wù)等相關(guān)能力，各地區(qū)應(yīng)加快數(shù)字化城建檔案建設(shè)步伐，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲，了解各類檔案應(yīng)用場景，全面提高檢索效率，實(shí)現(xiàn)一體化、高效化、人性化檔案利用工作服務(wù)體系。管理高層需定期對中低層管理者進(jìn)行專業(yè)技能培養(yǎng)，提升城建檔案工作者業(yè)務(wù)能力及專業(yè)素養(yǎng)，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案利用服務(wù)工作。

結(jié)束語：綜上所述，伴隨城市化進(jìn)程的加快，城建檔案利用工作也產(chǎn)生了較大變化，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，城建檔案利用工作者需不斷提升自身專業(yè)水平，對城建檔案進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)和分析，充分了解利用者需求，逐步加強(qiáng)服務(wù)理念，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段全面提升城建檔案利用工作水平，更好地發(fā)揮城建檔案的作用。