提升企業(yè)檔案管理水平的方法

丁麗麗

（阜新市社會保險服務(wù)中心，遼寧 阜新 123000）

對企業(yè)的日常經(jīng)營管理來說，檔案管理是基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)的合法權(quán)益維護(hù)及經(jīng)濟(jì)利益創(chuàng)造方面存在重要意義和影響。為了讓檔案管理工作的實際作用和價值得到充分體現(xiàn)，需要建立完善的管理制度，并與合理的考核評價相結(jié)合，提高企業(yè)檔案管理能力，創(chuàng)新管理方法，增強(qiáng)服務(wù)意識，順應(yīng)新時期發(fā)展趨勢。

一、企業(yè)檔案管理水平提升的實際作用及價值

企業(yè)內(nèi)部的檔案主要包含日常經(jīng)營管理的不同方面，如生產(chǎn)規(guī)劃、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、重要決策、物資供應(yīng)、人事管理以及原材料采購等，以上材料是對企業(yè)實際發(fā)展歷程的全面反應(yīng)，同時也是企業(yè)發(fā)展規(guī)模的一種體現(xiàn)。在新時期的發(fā)展背景下，企業(yè)的經(jīng)營管理范圍不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存及利用已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，過多的人工操作環(huán)節(jié)，讓檔案管理工作的整體效率得不到有效提升，尤其是在人為因素的影響下，不同的工作環(huán)節(jié)會有相應(yīng)的工作失誤產(chǎn)生，對檔案資料的完整保存及真實傳遞來說存在不利影響。同時在企業(yè)實際的發(fā)展過程中，檔案的種類呈現(xiàn)多樣化趨勢，同時涉及到的領(lǐng)域較為廣泛，數(shù)據(jù)信息鋪天蓋地，為了適應(yīng)新的發(fā)展方向，企業(yè)應(yīng)該在檔案管理部門引入信息技術(shù)和設(shè)備，加強(qiáng)內(nèi)部的信息化建設(shè)，讓檔案管理的質(zhì)量和效率得到有效提升。社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度越來越快，企業(yè)應(yīng)該提高對檔案管理服務(wù)意識增強(qiáng)的重視，合理創(chuàng)新工作方式，進(jìn)而擁有更強(qiáng)的市場競爭實力。

二、企業(yè)檔案管理工作過程中存在的主要問題分析

（一）缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識

在部分企業(yè)內(nèi)部，多數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)過于重視經(jīng)濟(jì)利益，認(rèn)為檔案管理工作的開展對企業(yè)的實際發(fā)展來說無足輕重，沒有對檔案管理工作的意義和重要性進(jìn)行深入分析，覺得檔案管理工作過程很簡單，無論哪個專業(yè)的工作人員都可以勝任，工作內(nèi)容無非是資料收集、整理和存儲，對企業(yè)的實際運行來說，沒有起到顯而易見的作用和效果，由于以上因素影響，針對檔案管理部門，配置的各項資源不夠充足，資金落實不到位，導(dǎo)致很多工作無法正常開展，尤其在發(fā)展規(guī)模相對較小的企業(yè)，檔案管理部門使用的設(shè)備過于陳舊，部分企業(yè)沒有針對檔案管理建立專門的儲存庫房，雖然部分企業(yè)設(shè)有檔案管理部門，但是在人力資源配置方面不夠?qū)I(yè)，致使檔案管理工作無法充分發(fā)揮自身的作用和價值，相關(guān)功能得不到全面體現(xiàn)。

（二）缺少完善的檔案管理制度建立

在很多行業(yè)都存在信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，同時在此種發(fā)展背景下，讓企業(yè)從基礎(chǔ)的管理到經(jīng)營結(jié)構(gòu)都發(fā)生翻天覆地的變化，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較，在管理內(nèi)容以及管理方式方面存在較大的差異，由于多數(shù)企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，相關(guān)的管理制度建立不夠完善和全面，并且沒有針對實際情況和自身需求，做好檔案管理制度的及時更新。還有部分企業(yè)的檔案管理制度形式化過于嚴(yán)重，主要目的是為了應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)部門的檢查，很多內(nèi)容沒有在實際工作過程中得到落實。針對企業(yè)內(nèi)部不同的部門，缺少統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，很難實現(xiàn)彼此之間的有效溝通和交流，致使存在較為嚴(yán)重的消息壁壘，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)來說，存在一定的阻礙及制約作用。

（三）缺少對檔案信息化建設(shè)的重視

企業(yè)在實際發(fā)展過程中，經(jīng)濟(jì)利益占據(jù)重要地位，而針對檔案部門缺少運行資金的配置，很多企業(yè)為了節(jié)約支出，依然采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，檔案利用流程較為繁瑣。雖然部分檔案部門開始將計算機(jī)投入使用，但是僅限于基本的檢索及存儲功能，多數(shù)檔案沒有實現(xiàn)電子化，同時由于缺少對信息技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)，沒有建立高效的信息共享平臺，部門間缺少溝通，并且檔案利用率得不到提升。

（四）檔案管理人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)待提高

因為在很多企業(yè)中，檔案管理工作得不到重視，所以在人員配置方面較為隨意，部分工作人員與崗位需求的專業(yè)不符，基本由其他部門的工作人員進(jìn)行兼職，對檔案管理基礎(chǔ)知識缺乏全面掌握，并且管理方式過于陳舊，崗位工作人員存在過于頻繁的調(diào)動，導(dǎo)致檔案管理工作很難符合新時期的發(fā)展需求。企業(yè)在招聘的過程中，針對檔案管理人員缺少較為嚴(yán)格的衡量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)入門檻與其他崗位比較而言較低，致使檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)得不到提升，管理工作停滯不前。

三、全面提升企業(yè)檔案管理水平的有效措施建議

（一）增強(qiáng)檔案管理部門工作人員的主觀意識

為了讓企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作地位得到提升，需要從領(lǐng)導(dǎo)人員開始，提高對檔案管理工作的重視，并在實際工作過程中起到良好的引領(lǐng)帶頭作用，對此項工作的重要性增強(qiáng)意識，在領(lǐng)導(dǎo)人員的綜合考評中引入檔案管理，使其工作得到有效督促，通過領(lǐng)導(dǎo)人員的日常監(jiān)督，讓各項工作可以得到全面落實。同時企業(yè)應(yīng)該調(diào)動其他部門的積極性，對檔案管理工作做好配合及支持，提高定期歸檔及存檔效率，并建立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，明確各崗位職責(zé)，激發(fā)管理人員的積極性，營造良好的檔案管理與應(yīng)用氛圍，讓整體的工作質(zhì)量得到提升。

（二）建立完善的檔案管理制度

對企業(yè)的檔案管理部門運行來說，完善的規(guī)章制度必不可少，其不僅是工作人員的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，還能夠?qū)ぷ魅藛T的日常行為起到良好的監(jiān)督和約束作用，讓檔案管理工作變得更加規(guī)范化及合理化，同時企業(yè)需要對檔案部門的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理優(yōu)化，并將責(zé)任細(xì)化，落實到每個人身上，以免當(dāng)工作出現(xiàn)問題時，出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的情況。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)針對檔案管理部門的人力資源配置，避免利用兼職人員，提高管理人員的專業(yè)水平，企業(yè)需要安排專業(yè)的工作人員對檔案管理工作進(jìn)行定期抽查，如果發(fā)現(xiàn)存在問題和漏洞，應(yīng)該結(jié)合實際情況，要求檔案管理部門進(jìn)行整改，工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)，直到符合相關(guān)要求及標(biāo)準(zhǔn)為止。

（三）提高對檔案管理部門信息化建設(shè)的重視

大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案你管理工作來說，是新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時也是其保持平穩(wěn)發(fā)展的必然途徑。企業(yè)應(yīng)該提高對信息化建設(shè)的重視，對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，并且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的全面電子化轉(zhuǎn)變，讓檔案管理及獲取更加便捷，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理以及信息技術(shù)進(jìn)行深度融合，加強(qiáng)對人工智能以及云計算技術(shù)的開發(fā)和利用，在保證紙質(zhì)檔案儲存完整的前提下，提高對電子檔案管理的重視。由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點，需要增強(qiáng)信息技術(shù)安全應(yīng)用意識，建立完善的信息安全管理系統(tǒng)，對存在惡意攻擊的行為進(jìn)行攔截，尤其針對具備機(jī)密特點的資料，需要采用密保措施，并對工作人員做好身份識別，在沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下，任何人不可以隨意進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，避免目的不純的人泄漏重要信息。

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)

人才是保證各項工作順利開展的基礎(chǔ)力量支撐，為了讓企業(yè)的檔案管理工作符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，應(yīng)該對檔案管理人員提出較高要求，不僅需要具備扎實的檔案管理基礎(chǔ)，還要對計算機(jī)設(shè)備存在靈活運用，針對檔案管理有較高程度的掌握，同時對檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)較為精通。首先，企業(yè)應(yīng)該組織現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展定期的專業(yè)化培訓(xùn)，主要包含檔案管理基礎(chǔ)知識，信息技術(shù)理論學(xué)習(xí)及實踐操作，提升其職業(yè)素養(yǎng)；其次，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際需求，制定嚴(yán)格的人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，不僅要求應(yīng)聘人員擁有較高的學(xué)歷水平，還要具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，并對信息技術(shù)知識有深入理解和熟練掌握；再次，通過綜合評價機(jī)制的建立和落實，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的缺陷和問題，有針對性提出意見或者建議予以糾正，建立一支復(fù)合型檔案管理人才隊伍。

結(jié)語：對企業(yè)的穩(wěn)定有序發(fā)展來說，檔案資料十分寶貴，是企業(yè)發(fā)展歷程的見證，同時也是所有經(jīng)營管理內(nèi)容的記錄，為后續(xù)各項工作的順利開展提供參考依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視，為此部門配置合理的人力資源，同時加大資金投入力度，引進(jìn)信息化技術(shù)及設(shè)備，加強(qiáng)對軟件及硬件設(shè)施的完善，對檔案管理方式不斷進(jìn)行創(chuàng)新，同時全面實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，不僅為日常管理提供便利，還能在一定程度上提高檔案利用率，進(jìn)而提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。