企業(yè)檔案數(shù)字化管理的探索與研究

楊靖

（中海油能源發(fā)展裝備技術(shù)有限公司，天津 300452）

一、前言

隨著數(shù)字化經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷深入和完善，企業(yè)的發(fā)展與企業(yè)數(shù)字化水平息息相關(guān)，良好的信息資源開(kāi)發(fā)能力和信息資源管理水平已然成為企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)與合作的重要優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案多是以紙質(zhì)檔案的形式施行管理，投入人力物力較多，檔案維護(hù)繁瑣，檔案調(diào)動(dòng)的程序復(fù)雜，同時(shí)對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)和整理工作很難做到高效準(zhǔn)確的施行，這些檔案管理中存在的問(wèn)題同時(shí)也大大降低了企業(yè)人員管理和崗位分配的效率。企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)可以很好地解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的各類(lèi)問(wèn)題，而如何根據(jù)每個(gè)企業(yè)自身的特點(diǎn)和情況，更好地開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)高效有序的利用，也是很多企業(yè)需要思考和解決的問(wèn)題，本文針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行具體的探討和研究。

二、檔案數(shù)字化管理的意義

（一）更好地保障檔案信息的安全

員工檔案無(wú)論對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)還是對(duì)員工個(gè)人來(lái)說(shuō)都是重要的信息資源，其關(guān)乎企業(yè)的成員構(gòu)成、產(chǎn)品信息和商業(yè)機(jī)密，企業(yè)中掌握核心技術(shù)員工的檔案信息泄露會(huì)給企業(yè)造成重大的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)員工檔案的丟失會(huì)嚴(yán)重影響到員工社保和退休金的領(lǐng)取，會(huì)給員工造成生存和生活權(quán)益的損失。因此保障企業(yè)檔案存儲(chǔ)的安全性一直是檔案管理的重要目標(biāo)，而企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建立可以很好地保障檔案信息存儲(chǔ)的安全性，其改變了傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)化存儲(chǔ)的方式。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加密算法和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的設(shè)置[1]，可以很好地保證員工檔案信息的安全性。

（二）提高檔案管理的工作效率與服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)十分繁瑣復(fù)雜的工作，尤其是對(duì)員工眾多的大型企業(yè)而言，其需要將所有員工的檔案統(tǒng)一放置在檔案室中，并需要專(zhuān)業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案的歸類(lèi)和放置進(jìn)行一一的標(biāo)號(hào)和排序管理，檔案的調(diào)用和查找工作也十分的復(fù)雜，其需要在眾多的檔案中找到所調(diào)用的材料，常常會(huì)出現(xiàn)檔案誤拿或檔案遺失的情況。而數(shù)字化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以大大提升檔案查詢(xún)和調(diào)取工作的效率，檔案管理人員只需在檔案管理平臺(tái)上搜索想要調(diào)取檔案的關(guān)鍵字節(jié)，便可快速查找到需要調(diào)用的員工檔案，大大提升了企業(yè)檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）有效地避免了檔案的破損

傳統(tǒng)企業(yè)檔案信息的存儲(chǔ)通常是將員工檔案信息的紙質(zhì)文件放置在專(zhuān)門(mén)的檔案盒或檔案袋里存儲(chǔ)在檔案室中，而紙質(zhì)檔案受溫度、濕度和存儲(chǔ)條件的影響較大，也容易遭受蟲(chóng)鼠的損害，導(dǎo)致企業(yè)檔案的破損，這就給企業(yè)檔案存儲(chǔ)的環(huán)境提出了較高的要求。另外，由于個(gè)人或工作需要對(duì)檔案進(jìn)行人為的查找和翻閱也會(huì)對(duì)檔案材料造成損壞，需要檔案管理人員定期地進(jìn)行檔案文件的清潔保養(yǎng)工作，無(wú)形中耗費(fèi)了過(guò)多的人力和物力。而數(shù)字化的檔案管理模式可以很好地避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易破損的問(wèn)題，其將企業(yè)的檔案信息，以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)到專(zhuān)業(yè)檔案信息存儲(chǔ)的服務(wù)器中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳遞，大大降低了企業(yè)檔案的維護(hù)成本，很好地維護(hù)了檔案信息的完整性和機(jī)密性。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀分析

企業(yè)檔案數(shù)字化是企業(yè)檔案管理的大趨勢(shì)[2]，各類(lèi)企業(yè)也紛紛開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)工作。各現(xiàn)代化企業(yè)的檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)工作主要分為兩種方式予以開(kāi)展，對(duì)于大型企業(yè)而言，其為了更好地保障企業(yè)檔案信息的機(jī)密性，通常建立專(zhuān)業(yè)的檔案信息系統(tǒng)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，致力于企業(yè)檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)；對(duì)于中小型企業(yè)而言，其往往將企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)外包給專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)公司，通過(guò)租用專(zhuān)業(yè)的服務(wù)器來(lái)開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)。

檔案數(shù)字化建設(shè)的工作內(nèi)容主要分為兩個(gè)部分[3]，一方面是企業(yè)檔案信息的數(shù)據(jù)化，另一方是檔案管理方法的數(shù)字化，這兩方面的工作內(nèi)容都需要專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化技術(shù)人才在一定的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之下予以開(kāi)展。但由于各企業(yè)間技術(shù)人才的水平參差不齊，企業(yè)管理模式的數(shù)字化程度和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)硬件的建設(shè)方面往往也具有較大的差距，使得各企業(yè)間檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)很難具有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但在各類(lèi)企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中都暴露了一些普遍存在的問(wèn)題，首先是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)和企業(yè)的辦公系統(tǒng)未能做到數(shù)據(jù)傳輸方面和操作方面很好的銜接，從而導(dǎo)致所搭建的數(shù)字化檔案平臺(tái)未能很好地融入公司的管理平臺(tái)，大大折損了其在公司人員管理中所能發(fā)揮的作用；其次是檔案管理人員的數(shù)字化素質(zhì)有待提升，很多企業(yè)在搭建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)后任用的仍是之前的檔案管理人員，其往往很難熟練的操作網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，使得數(shù)字化檔案管理服務(wù)大打折扣。

四、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資料數(shù)字化的轉(zhuǎn)化

在數(shù)字化技術(shù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，豐富的數(shù)據(jù)資料就是企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的重要資源，同時(shí)檔案信息數(shù)據(jù)化也是檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，為更好地建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)資料的收集，同時(shí)推進(jìn)企業(yè)各類(lèi)信息數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化。企業(yè)資料信息的數(shù)據(jù)化可以幫助企業(yè)利用更多的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行決策分析[4]，增強(qiáng)公司管理決策的科學(xué)性和合理性，同時(shí)企業(yè)信息數(shù)據(jù)化也是推行企業(yè)無(wú)紙化辦公和信息化管理的重要基礎(chǔ)和保障。而對(duì)企業(yè)資料數(shù)字化的轉(zhuǎn)化并不是簡(jiǎn)單地將企業(yè)信息以數(shù)據(jù)化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，更重要的是對(duì)數(shù)據(jù)的機(jī)密等級(jí)進(jìn)行分級(jí)，在擴(kuò)大企業(yè)可用數(shù)據(jù)量的基礎(chǔ)上加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理的安全性和機(jī)密性，這也是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求。

（二）提升檔案數(shù)字化管理與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的根本目的是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化管理和數(shù)字化辦公，使得企業(yè)的檔案資料能夠更好地為企業(yè)管理和決策所使用，因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)時(shí)，需要做好企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)和企業(yè)的辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)操作良好的銜接。從而可以較大程度地增強(qiáng)企業(yè)整體數(shù)字化建設(shè)中數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性和完整性，強(qiáng)化企業(yè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的檢索能力和數(shù)據(jù)參考價(jià)值，使得企業(yè)的檔案信息可以被企業(yè)的管理平臺(tái)更為便捷的調(diào)用，同時(shí)企業(yè)管理平臺(tái)中的大量信息也是企業(yè)數(shù)字化檔案平臺(tái)所需要收錄的數(shù)據(jù)。只有保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)良好的數(shù)據(jù)銜接，才能更為高效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的收集，從而保證企業(yè)檔案信息具有較強(qiáng)的實(shí)時(shí)性和較高的完整性。

（三）提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平

在加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平也具有了更高的要求。企業(yè)檔案管理人員需要熟悉數(shù)字化檔案的維護(hù)和分類(lèi)等數(shù)據(jù)操作，同時(shí)需要及時(shí)更新企業(yè)的檔案管理資料，對(duì)于數(shù)字化系統(tǒng)在使用過(guò)程中所存在的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)予以詳盡的記錄，為數(shù)字化的系統(tǒng)定期的升級(jí)和維護(hù)提供改進(jìn)的依據(jù)，這就要求檔案管理人員具有一定數(shù)字化技術(shù)水平，因此企業(yè)針對(duì)檔案管理人員展開(kāi)定期的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，保證企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)高效穩(wěn)定地運(yùn)行。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)信息資源管理的關(guān)鍵部分，對(duì)企業(yè)人員合理部署和企業(yè)資源內(nèi)的有效分配具有重要的意義，直接關(guān)乎現(xiàn)代化企業(yè)管理能力和管理水平。同時(shí)也有效地推進(jìn)了數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)在企業(yè)管理工作中的應(yīng)用和滲透，大大提升的企業(yè)管理和企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的水平和網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)傳遞能力的建設(shè)，為企業(yè)高效有序的數(shù)字化管理奠定數(shù)據(jù)資源的保障。