事業(yè)單位檔案無紙化管理問題及對(duì)策

錢志萍

（河北省承德市圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣政府辦機(jī)關(guān)事務(wù)管理服務(wù)中心，河北 承德 068450）

當(dāng)前，檔案無紙化管理工作在我國事業(yè)單位運(yùn)營、服務(wù)及發(fā)展等環(huán)節(jié)中發(fā)揮的效用越來越明顯，然而由于大部分事業(yè)單位開展此項(xiàng)管理工作過程中存在著諸多亟待解決的問題，比如說管理模式有待創(chuàng)新、管理者素質(zhì)較差等，從而使得該項(xiàng)工作在單位發(fā)展進(jìn)步中的作用受到很大程度的限制。鑒于此，本文主要針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案無紙化管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的主要問題及有關(guān)措施進(jìn)行了深入、全面的論述。

一、事業(yè)單位檔案無紙化管理工作中出現(xiàn)的主要問題

（一）檔案管理工作的模式過于陳舊

現(xiàn)如今，由于信息化科技的日新月異以及電子計(jì)算機(jī)使用范疇的持續(xù)擴(kuò)大，檔案管理這項(xiàng)工作的基本模式也隨之出現(xiàn)了較大的轉(zhuǎn)變，基本方向即由原有的以紙質(zhì)版管理模式為主慢慢演變?yōu)闊o紙化的管存制式。選取無紙化的管理模式開展檔案管理工作，除了能夠在很大程度上減少對(duì)檔案存儲(chǔ)空間的占用外，同時(shí)也有助于檔案資料查閱效率的提高，令檔案管理工作更加順暢、簡(jiǎn)便、有效。然而，絕大多數(shù)事業(yè)單位的高層管理者對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，再加上相關(guān)配套設(shè)備引入不及時(shí)、不到位，相關(guān)工作者仍然借助賬目記載以及紙質(zhì)記錄的手段開展檔案管理工作，這樣一來便會(huì)嚴(yán)重影響到資料信息的保管速率以及數(shù)據(jù)資料的全面化，進(jìn)一步干擾檔案資料查詢有效性及相關(guān)工作進(jìn)度的加快等。

（二）事業(yè)單位對(duì)于檔案無紙化管理的關(guān)注度嚴(yán)重不足

現(xiàn)如今，相當(dāng)一部分事業(yè)單位在貫徹落實(shí)國內(nèi)現(xiàn)有法律條文及規(guī)定的環(huán)節(jié)中依舊存在著一定的缺陷，因?yàn)闄n案管理工作無法令事業(yè)單位獲得直接性的收益，所以大部分此類型的單位組織均不同程度地忽略了這一關(guān)鍵性的工作內(nèi)容，進(jìn)而造成檔案管理工作的發(fā)展長期停滯不前、困難重重。還有一些事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作本身的認(rèn)識(shí)缺乏足夠的全面性和客觀性，大多數(shù)情況下只是將此項(xiàng)工作作為信息數(shù)據(jù)的單純累積與整合，如此一來，便在某種意義上忽略掉了對(duì)檔案無紙化管理工作的投資及關(guān)注度，最終造成檔案無紙化管理工作發(fā)展進(jìn)步緩慢甚至是停滯不前，并且對(duì)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生巨大的不利影響。

（三）檔案管理工作者的整體素養(yǎng)普遍較差

盡管只是事業(yè)單位運(yùn)營發(fā)展過程中的一個(gè)小的環(huán)節(jié)，但是檔案無紙化管理工作的有關(guān)內(nèi)容也并不是太輕松，其也具有一定程度的復(fù)雜性，并且對(duì)有關(guān)從業(yè)者的綜合素養(yǎng)提出了越來越高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，比如說專業(yè)技能較強(qiáng)、職業(yè)修養(yǎng)較高、有很強(qiáng)的責(zé)任心等。然而，從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，絕大多數(shù)事業(yè)單位均普遍出現(xiàn)了檔案無紙化管理負(fù)責(zé)人員自身素養(yǎng)不高的狀況，這一問題可以通過下列幾方面內(nèi)容進(jìn)行具體的分析：首先，事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理作業(yè)的有關(guān)人員疏于對(duì)現(xiàn)代化管理科技的全面學(xué)習(xí)，導(dǎo)致他們難以適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求；其次，有關(guān)工作者在檔案資料保管方面缺乏足夠的專業(yè)技術(shù)與工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而造成其在開展數(shù)據(jù)信息整合、裝訂、總結(jié)等各項(xiàng)基本工作的過程中也會(huì)時(shí)常遇到問題，欠缺足夠的熟練度，最終會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作的有效性產(chǎn)生極大影響；再次，有些單位的檔案管理者缺少足夠的責(zé)任心，并且自身的職業(yè)操守品行較差，工作過程中不夠仔細(xì)和謹(jǐn)慎，通常也只是一味地敷衍了事，對(duì)自我缺乏嚴(yán)格要求，普遍認(rèn)為只要按規(guī)定按時(shí)完成自身的本職工作保證不出錯(cuò)就行了，殊不知此種工作狀態(tài)會(huì)在很大程度上影響到檔案管理工作質(zhì)量及效率的提升。

二、事業(yè)單位檔案無紙化管理的有效措施研究

（一）進(jìn)一步健全檔案管理體系，增加資金投入

目前情勢(shì)下，我國事業(yè)單位的檔案管理模式正逐步伴隨著現(xiàn)代化科技的不斷革新、電子計(jì)算機(jī)使用范疇的擴(kuò)大而持續(xù)改進(jìn)，相對(duì)滯后的紙質(zhì)化檔案管理模式早已無法滿足當(dāng)前的實(shí)際需求，因此各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)引進(jìn)更加科學(xué)、先進(jìn)的配套設(shè)施來提升檔案管理工作的有效性和質(zhì)量水平。眾所周知，電子計(jì)算機(jī)作為信息化發(fā)展衍生出的產(chǎn)物，在檔案無紙化管理作業(yè)當(dāng)中扮演著至關(guān)重要的角色，借助此項(xiàng)設(shè)備不僅有助于資料檔案管理有效性的提升，并且對(duì)于資料數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間的大大釋放、資料檔案查閱效率的提高、檔案保管簡(jiǎn)便性的增強(qiáng)等均起著不可替代的關(guān)鍵作用。有關(guān)工作者可利用配套設(shè)施準(zhǔn)確、高效、快速地把檔案資料記載到計(jì)算機(jī)檔案庫當(dāng)中，同時(shí)也可以借助數(shù)據(jù)圖標(biāo)軟件等對(duì)資料信息展開客觀系統(tǒng)的剖析。除此之外，檔案查閱平臺(tái)的構(gòu)建，對(duì)單位決策者進(jìn)行決策、各單位間的資源共享等都具有充分的保障。與此同時(shí)，對(duì)此平臺(tái)的檢查與維護(hù)工作同樣不可忽視，定期管理和維護(hù)有助于及時(shí)防范一些病毒的入侵、防止秘密資料泄漏、及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)的漏洞等。當(dāng)然，上述內(nèi)容成立的前提必須是事業(yè)單位對(duì)于檔案管理模式的迅速轉(zhuǎn)變以及必要配套設(shè)備的及時(shí)引入、充足資金的供應(yīng)支持?，F(xiàn)今，一少部分事業(yè)單位存在資金短缺的問題，對(duì)此它們不妨求助于當(dāng)?shù)卣块T，申請(qǐng)資金投入更多更先進(jìn)的配套設(shè)施，進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注度

事業(yè)單位管理者應(yīng)當(dāng)盡快更新自身的理念，加強(qiáng)對(duì)檔案保管工作的關(guān)注度，而這也是高效、高質(zhì)量搞好這項(xiàng)工作的先決條件，具體而言，我們可以從一列方面著手：第一，采取措施更有效地激發(fā)相關(guān)人員的主觀能動(dòng)性與工作熱情，把此方面工作作為日程當(dāng)中的關(guān)鍵一項(xiàng)；第二，繼續(xù)完善檔案管理工作者的獎(jiǎng)懲機(jī)制與考核機(jī)制，增強(qiáng)有關(guān)人員的責(zé)任感、及時(shí)糾正其敷衍的工作態(tài)度，令檔案管理的規(guī)范化程度獲得提升；第三，單位負(fù)責(zé)人及管理者必須身先士卒，加強(qiáng)對(duì)此工作的重視，給予基層工作者更多的關(guān)懷，自上而下均認(rèn)識(shí)到此工作內(nèi)容的重要性，明確各自的權(quán)責(zé)，并始終秉承公正、公平的原則。

（三）強(qiáng)化對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度，提升其整體素養(yǎng)

當(dāng)前形勢(shì)下，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡快構(gòu)建并不斷完善檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)體系，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)有關(guān)工作者專業(yè)方面的培訓(xùn)力度，可以通過聘請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行講座、經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)等方式來有效增強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)技能。另外，單位也可以通過選派的方式讓一部分更具發(fā)展?jié)撡|(zhì)的檔案管理人員出去接受和學(xué)習(xí)先進(jìn)的思想理念，掌握先進(jìn)的工作方法。具體而言，有關(guān)單位可以借助對(duì)相關(guān)職位招聘標(biāo)準(zhǔn)的提升、內(nèi)部管理機(jī)制的健全、宣傳力度的加大等一系列途徑有效提升作業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，吸引大量專業(yè)技能和整體素養(yǎng)更高的人才，從根本上提高檔案無紙化管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也讓單位管理人員和檔案管理人員都能更深刻地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。

結(jié)束語

綜上，檔案無紙化管理工作對(duì)事業(yè)單位來講擁有著至關(guān)重要的作用?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中仍舊存在著諸多方面的問題，因此，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)通過提高對(duì)此項(xiàng)工作的關(guān)注程度，及時(shí)引入更多更先進(jìn)的配套設(shè)施，完善檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度，革新檔案管理模式等有效措施來推動(dòng)檔案無紙化管理工作更快更好的發(fā)展，同時(shí)也為自身的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。