新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析

王亮 王鈺

（通遼市地方病防治站，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

如今在科技支持下，行政事業(yè)單位檔案有了數(shù)字化這種新的呈現(xiàn)形式，這種新型的檔案信息形態(tài)，對(duì)各種檔案信息以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，有助于及時(shí)進(jìn)行檔案利用，同時(shí)也為行政事業(yè)單位當(dāng)中的檔案信息共享創(chuàng)造了條件。檔案數(shù)字化為數(shù)字檔案體系的建立奠定了基礎(chǔ)，并且在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也具備突出優(yōu)勢(shì)，為檔案信息綜合利用創(chuàng)造了條件，在未來發(fā)展過程當(dāng)中，需要對(duì)檔案數(shù)字化的生存路徑進(jìn)行創(chuàng)新探究。

一、數(shù)字化建設(shè)背景下檔案管理的功能轉(zhuǎn)向

（一）檔案信息集成功能

依據(jù)《檔案法》，檔案管理部門要負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存工作。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案內(nèi)容和形式也產(chǎn)生了深刻影響，檔案資料已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化特征，為了更好地對(duì)檔案資料進(jìn)行保管，檔案管理部門一方面，要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案信息資源進(jìn)行妥善保存，并實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息資源的后續(xù)開發(fā)和利用。另一方面，檔案管理人員也要重視檔案信息化對(duì)檔案內(nèi)容和形式產(chǎn)生的影響，將數(shù)字化檔案作為重要采集對(duì)象，通過檔案信息資源的采集和整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的集成再現(xiàn)，不僅能夠有效節(jié)省檔案信息資源的儲(chǔ)存空間，也能夠使不同信息載體的關(guān)聯(lián)性有所增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，為檔案信息資源的利用創(chuàng)造有利條件。

（二）檔案輔助管理功能

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式很容易受到技術(shù)、資源和客觀環(huán)境的限制和影響，導(dǎo)致很多紙質(zhì)檔案資源難以得到有效地利用和開發(fā)，違背了檔案資源時(shí)效性價(jià)值規(guī)律，對(duì)檔案工作的正常開展帶來了諸多不利影響。而通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源與數(shù)字檔案資源的有效融合，在信息技術(shù)的支持之下，還可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資源向數(shù)字檔案資源的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合，能夠?yàn)樾枨笳呖焖俚靥峁┬畔⒎?wù)，充分地體現(xiàn)出檔案管理數(shù)字化的輔助性管理功能。

（三）檔案歷史再現(xiàn)功能

《檔案法》指出，檔案是具有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄。檔案資源本身就是對(duì)歷史的真實(shí)記載，通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案歷史再現(xiàn)功能，通過數(shù)字信息技術(shù)能夠?qū)n案資源的信息內(nèi)容和載體相分離，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的有效整合，并依托多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案歷史場(chǎng)景的再現(xiàn)，進(jìn)而提升檔案管理的權(quán)威性，讓我們對(duì)過去的歷史信息有更為真切的認(rèn)知和了解。

二、現(xiàn)有檔案管理模式面臨的主要問題

（一）檔案管理工作人員的綜合管理素質(zhì)不夠高

當(dāng)前階段，有很多檔案信息管理者由于年齡較大，因此他們對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)化檔案信息還不夠充分的了解，并且在進(jìn)行學(xué)習(xí)的過程中也存在著很大的困難。現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理設(shè)備已經(jīng)是大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)成功擁有的，這無疑是我國(guó)網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理技術(shù)發(fā)展提供的一個(gè)良好發(fā)展契機(jī)。但是隨著企業(yè)硬件設(shè)備的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的工作人員的專業(yè)水平還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，工作人員專業(yè)技能培養(yǎng)方面還仍然存在著一定的問題，所以在事業(yè)用人單位進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的相關(guān)工作依然可能無法得到順利進(jìn)行。所以，事業(yè)單位的檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)還要及時(shí)進(jìn)行重新培訓(xùn)和再整頓。

（二）長(zhǎng)時(shí)間被傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念約束

新形態(tài)下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)檔案在建設(shè)過程中，一定要從整體的方向考量，明確自身擔(dān)負(fù)的職責(zé)，了解自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)聯(lián)性，確保檔案信息化建設(shè)水平在有效提升的同時(shí)，也能夠與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持一致。然而，綜合現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)效果來看，與國(guó)外的一些發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)還存在較強(qiáng)的滯后性，不能與社會(huì)發(fā)展保持同步，存在的問題頗多。此外，在傳統(tǒng)觀念的約束下，檔案數(shù)字化建設(shè)也受到了嚴(yán)重制約，無法積極迎合現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)發(fā)展步伐，深入提升自動(dòng)化以及數(shù)字化水平，傳統(tǒng)觀念根深蒂固，不能實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。

（三）現(xiàn)代化設(shè)備不足

當(dāng)前，部分行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足，部分單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作，未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用?？h級(jí)、鎮(zhèn)級(jí)行政事業(yè)單位設(shè)備相較而言更為滯后，部分單位只有幾臺(tái)老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，相關(guān)硬件以及系統(tǒng)并未得到及時(shí)有效更新，無法推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。除此之外，部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨意擺放，不定時(shí)進(jìn)行整理和清潔，且不重視防霉、防火工作，極易造成檔案的損毀和丟失，造成檔案資源浪費(fèi)。不僅如此，一些行政事業(yè)單位僅將檔案管理工作理解為檔案的保管，而對(duì)于其開發(fā)和利用則重視度不高，進(jìn)而致使檔案積極意義無法得到充分發(fā)揮，遑論推動(dòng)其向數(shù)字化發(fā)展。

三、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

（一）樹立數(shù)字化檔案管理思維

要想對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，首先，要轉(zhuǎn)變工作思路，樹立數(shù)字化檔案管理思維。檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)數(shù)字檔案管理的宣傳力度，看到數(shù)字化建設(shè)對(duì)于檔案管理模式優(yōu)化的重要意義。特別是要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性進(jìn)行分析。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，任何事物的發(fā)展都與信息緊密相關(guān)，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，向著數(shù)字化檔案管理方向邁進(jìn)。其次，要加大檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)化還需要檔案管理人員的積極參與，因此有必要在引導(dǎo)檔案管理人員樹立數(shù)字化檔案管理思維的同時(shí)，還要進(jìn)一步提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和工作意識(shí)，培養(yǎng)工作人員對(duì)于數(shù)字檔案的敏感度，在具體工作中對(duì)于數(shù)字檔案要嚴(yán)格按照檔案收集的管理要求應(yīng)收盡收，對(duì)于有價(jià)值的檔案信息要納入數(shù)據(jù)庫之中，并注重對(duì)數(shù)據(jù)資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉(zhuǎn)變，讓檔案管理工作人員在具體工作中主動(dòng)地踐行數(shù)字化管理理念，提升檔案管理工作效率。

（二）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)

首先，對(duì)所有事業(yè)單位的工作人員都要進(jìn)行定期組織現(xiàn)代化設(shè)備的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，每次定期培訓(xùn)工作完成以后，為了能夠不斷提升他們的設(shè)備工作管理技能，還需要對(duì)這些工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)考核，提升工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的技術(shù)操作管理水平。此外，還希望可以通過推進(jìn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制建設(shè)來不斷鼓勵(lì)這些檔案管理工作人員努力學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)素質(zhì)，積極主動(dòng)地參與學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎(jiǎng)勵(lì)方法，可以輕松地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化檔案管理工作人員專業(yè)技能素質(zhì)的提升。如果在考核執(zhí)行過程中突然出現(xiàn)不積極配合以及考核結(jié)果不合格等現(xiàn)象，事業(yè)單位也就需要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰制度。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進(jìn)行嚴(yán)格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。

（三）建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制

在檔案數(shù)字化建設(shè)期間，除了要全面提升管理人員的數(shù)字化意識(shí)以及水平之外，還應(yīng)該構(gòu)建較為完善的檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制。一方面，檔案數(shù)字化制度在制定期間，需要深入剖析企業(yè)內(nèi)部的具體經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況，能夠?qū)?guó)家相關(guān)檔案管理法律法規(guī)展開整體研究，保證制定的檔案管理體系，既能夠滿足企業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展要求，也能符合國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)機(jī)制，尤其是檔案數(shù)字化管理制度，可以第一時(shí)間將內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)的混亂狀態(tài)處理好，科學(xué)解決各類矛盾問題。此外，在檔案管理制度基礎(chǔ)上，要明確專門的檔案管理崗位，認(rèn)真執(zhí)行責(zé)任問責(zé)制度，確保檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，實(shí)時(shí)規(guī)范自身的行為，提升檔案管理水平，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

結(jié)束語：行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢(shì)下，已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢(shì)。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，探究在建設(shè)過程中存在的問題并予以針對(duì)性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。