規(guī)范公路工程檔案管理的思考

文/孫調(diào)換

公路工程檔案管理涵蓋項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、交竣工全過(guò)程，包括文字、圖紙、圖表、聲像等，不僅對(duì)工程建設(shè)過(guò)程控制發(fā)揮著重要作用，而且對(duì)工程全生命周期管理和使用也發(fā)揮著極其重要的作用。本文針對(duì)公路工程檔案管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了規(guī)范公路工程檔案管理的具體措施

近年來(lái)，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，交通行業(yè)發(fā)展迅速，公路建設(shè)規(guī)模、里程和等級(jí)都在不斷提高，不僅為中國(guó)社會(huì)的發(fā)展提供了重要支撐和強(qiáng)力保障，也逐漸成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)。作為公路交通發(fā)展的歷史記錄者和見(jiàn)證者，公路工程檔案是公路交通事業(yè)發(fā)展的不可或缺的重要一環(huán)。對(duì)內(nèi)容繁雜，數(shù)量浩大，來(lái)源廣泛的檔案材料如何進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的整理，深入挖掘潛在價(jià)值，最大限度發(fā)揮實(shí)效，使其在“交通強(qiáng)國(guó)”建設(shè)的征程中發(fā)揮更大的作用，貢獻(xiàn)更大力量，是公路行業(yè)檔案管理人員肩負(fù)的一項(xiàng)重要職責(zé)。

一、概述

（一）公路工程檔案的定義

公路工程檔案是指在公路建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、交工、竣工全過(guò)程形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的文件材料，是公路建設(shè)的真實(shí)記錄，是公路建設(shè)和管理的重要依據(jù)，是具有豐富性、多樣性的一種科技檔案。

（二）公路工程檔案的特點(diǎn)

一是專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)。作為科技檔案的一種，公路工程檔案具有科技知識(shí)的專業(yè)性和技術(shù)性，不僅在內(nèi)容上各不相同，而且表達(dá)內(nèi)容的方式也不一樣，需要按專業(yè)特點(diǎn)整理。它有特定的工作對(duì)象，即公路工程建設(shè)、管理；有既定的內(nèi)容，即收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等；需要較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，包括機(jī)械、建筑、勘察、設(shè)計(jì)、橋隧、養(yǎng)護(hù)等，部分較大的公路項(xiàng)目，常由多家單位分別完成，涉及到更多專業(yè)和學(xué)科。

二是必須完整成套。公路工程檔案反映的是一個(gè)工程項(xiàng)目全生命周期、全過(guò)程，是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。從項(xiàng)目建設(shè)的投資立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)和施工竣工等階段必須連續(xù)，文字材料和圖紙配合成套，項(xiàng)目建設(shè)中各項(xiàng)專業(yè)內(nèi)容緊密關(guān)連，是一個(gè)成體系的、有機(jī)聯(lián)系的整體。

三是可以現(xiàn)實(shí)利用。公路工程檔案中的大量圖紙、圖表、聲像、文字等，包含有大量的科技信息，即具有檔案的一般特性，可成為追溯的原始根據(jù)及憑證，也可轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

四是經(jīng)常重復(fù)利用。原有的工程檔案作為重要記錄和憑證，是后期公路使用、維護(hù)、管理、擴(kuò)建及改建中最直觀和最重要的依據(jù)，無(wú)論在設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)、質(zhì)量、安全，還是路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)等方面，都需要反復(fù)參考利用原始檔案成果。

五是形式多樣，數(shù)量龐大。公路工程建設(shè)經(jīng)常涉及多家單位，工程建設(shè)周期長(zhǎng)，載體多，在不同階段、不同專業(yè)領(lǐng)域形成大量的文件、文字、表冊(cè)、照片、音像等原始記錄，都需要分門別類收集整理歸檔，具有明顯的復(fù)雜性、多樣性。

二、公路工程檔案管理現(xiàn)狀

不言而喻，近年來(lái)公路工程檔案管理日趨規(guī)范，但在實(shí)際工作中，仍然存在很多問(wèn)題和短板，具體表現(xiàn)在：

（一）重視程度不夠。在公路建設(shè)過(guò)程中，做好工程檔案管理能夠有效提升項(xiàng)目管理的規(guī)范化，但很多單位往往把精力集中在工程建設(shè)的“硬指標(biāo)”上，忽視了工程檔案收集和管理。某些工程項(xiàng)目管理人員，缺乏《檔案法》及工程建設(shè)檔案相關(guān)規(guī)章和制度知識(shí)。因不重視檔案工作，導(dǎo)致工作積極性差，產(chǎn)生懈怠心理。

（二）管理水平不高。工程建設(shè)過(guò)程中，缺少專職人員負(fù)責(zé)檔案相關(guān)工作，未按規(guī)定確立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。由于工程管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)理部門對(duì)檔案管理的措施不夠，致使監(jiān)督和監(jiān)理“寬、松、軟”。

（三）專業(yè)人才缺乏。公路工程檔案的專業(yè)性特點(diǎn)，不僅要求相關(guān)人員能熟練掌握運(yùn)用檔案專業(yè)知識(shí)，還必須熟悉公路工程相關(guān)專業(yè)知識(shí)，工程檔案人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量及水平。在實(shí)際工作中，公路行業(yè)檔案管理人員往往是專業(yè)技術(shù)人員兼職，愿意從事檔案工作的人員有限，專職檔案管理人員更加匱乏，導(dǎo)致一些檔案工作僅僅是收訂入庫(kù)，質(zhì)量參差不齊，規(guī)范程度不高。

（四）制度建設(shè)滯后。雖然《公路法》《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》等相關(guān)法規(guī)制度已實(shí)施多年，但在實(shí)際工作中，在公路工程檔案管理上缺乏規(guī)范和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，與之相關(guān)的配套制度很少，崗位職責(zé)不明確，組織架構(gòu)不完善，難以從基礎(chǔ)上保障檔案收集、整理和歸檔的質(zhì)量。

（五）信息化程度較低。隨著科技信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理在信息化方面不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理從業(yè)人員專業(yè)技能知識(shí)和信息化技術(shù)提出了更高、更復(fù)雜的專業(yè)性要求。但在實(shí)際中，很多工作人員對(duì)靈活掌握和使用各類信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作相對(duì)艱難，仍以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行工作，同時(shí)相應(yīng)硬件設(shè)施跟不上，信息化程度不高，效率低下，使得檔案管理效果不佳。

三、規(guī)范公路工程檔案管理的措施

針對(duì)上述問(wèn)題，特提出以下措施對(duì)策：

（一）提升人員素質(zhì)，打造專業(yè)隊(duì)伍。相比其他管理工作，公路工程檔案管理工作量更大，專業(yè)知識(shí)要求更高，處理流程更加復(fù)雜，人力因素是保障檔案管理效果的決定性因素。要實(shí)現(xiàn)公路工程檔案管理的規(guī)范化水平，必須提高從業(yè)人員自身素質(zhì)，盡快打造一支業(yè)務(wù)高超的專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。一方面檔案工作人員要通過(guò)繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，切實(shí)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平，以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作要求。一方面公路工程相關(guān)單位要有計(jì)劃地培訓(xùn)檔案管理專業(yè)人員，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，使之適應(yīng)單位檔案管理工作現(xiàn)實(shí)的需要。

（二）轉(zhuǎn)變工作理念，創(chuàng)新工作方式。要不斷提升領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員的思想認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到公路工程檔案的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理工作理念，打破傳統(tǒng)檔案管理思想束縛，樹(shù)立正確的檔案管理發(fā)展方向。強(qiáng)化責(zé)任管理，完善工作體系，落實(shí)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。強(qiáng)化監(jiān)督管理，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，同步落實(shí)自檢、互檢、交接檢三檢制和檔案驗(yàn)收移交制，加強(qiáng)全過(guò)程檔案管理監(jiān)督。針對(duì)公路工程的特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案收集、整理和歸檔的方式方法，更加注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之外，充分利用科技和信息化手段，加強(qiáng)對(duì)圖片照片、音像、電子文檔等能夠直接客觀反映公路建設(shè)過(guò)程的資料收集，為檔案成果利用打好基礎(chǔ)。

（三）完善管理制度，規(guī)范從業(yè)行為。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義，但行業(yè)內(nèi)存在著制度不完善的問(wèn)題?；诖耍槍?duì)工程項(xiàng)目的實(shí)際，采取對(duì)應(yīng)措施，保障檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。首先，建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)單位簽訂有關(guān)合同時(shí)，制訂有關(guān)檔案移交及違約處罰的條款，提高施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性。其次，要持續(xù)健全檔案管理相關(guān)制度，按照檔案管理有關(guān)法規(guī)要求，結(jié)合本單位工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定完善檔案管理工作的規(guī)章制度，建立檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，健全文件材料的整理、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等管理制度。

（四）打破行業(yè)壁壘，實(shí)現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化。雖然目前公路管理單位工程檔案按照相關(guān)法規(guī)收集較為齊全，但完整性仍有欠缺。在實(shí)際工作中，由于項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、監(jiān)督等各個(gè)環(huán)節(jié)分屬不同單位和部門，各單位檔案管理“自掃門前雪”的現(xiàn)象較為普遍，跨行業(yè)和領(lǐng)域的檔案資料收集難度很大。如何形成一套貫穿項(xiàng)目始終的檔案資料，就要加強(qiáng)各有關(guān)部門和單位，以及相關(guān)工作人員協(xié)作配合，在項(xiàng)目實(shí)施之初就統(tǒng)籌規(guī)劃好檔案管理的目標(biāo)，明確各部門、單位的職責(zé)任務(wù)，打破“各自為政”的壁壘，實(shí)現(xiàn)共建共享，保證部門和單位間、項(xiàng)目建設(shè)從業(yè)單位間、項(xiàng)目建設(shè)各階段間、檔案工作各環(huán)節(jié)間協(xié)調(diào)運(yùn)作，提高公路工程檔案工作質(zhì)量效率，推進(jìn)成果轉(zhuǎn)化利用。

（五）加強(qiáng)保障支撐，提高科技水平。在新時(shí)代背景下，各行業(yè)都離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐和保障，公路工程檔案管理要在質(zhì)量以及服務(wù)效率方面取得突破發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科技手段和現(xiàn)代管理方法的運(yùn)用，不斷提高信息化、智能化水平。要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，提升硬件配置，包括對(duì)存儲(chǔ)空間的建設(shè)，計(jì)算機(jī)及配套設(shè)施的購(gòu)置等，加大軟件投入，包括數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)，檔案信息檢索平臺(tái)建設(shè)等，形成集約高效信息化檔案管理體系。大力推廣應(yīng)用高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮、云數(shù)據(jù)平臺(tái)的先進(jìn)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用和成果轉(zhuǎn)化的效益、效率最大化，提高公路工程檔案管理的科學(xué)性、可持續(xù)性。

總之，可以預(yù)見(jiàn)，通過(guò)分析研究公路工程檔案管理現(xiàn)狀，指出存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)對(duì)策，切實(shí)有效地助推公路工程檔案管理水平的提高與服務(wù)功能的發(fā)揮，無(wú)疑會(huì)為加速公路工程建設(shè)提供有力的保障，為公路工程建設(shè)加速發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。