芻議建設(shè)工程竣工檔案全流程在線驗(yàn)收

鄭志斌/衢州市城市建設(shè)檔案館

近年來，衢州市積極貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于深化“放管服”改革、優(yōu)化營商環(huán)境和省委省政府深化“最多跑一次”改革的決策部署，根據(jù)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于全面開展工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革的實(shí)施意見》《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于修改部分部門規(guī)章的決定》的相關(guān)要求，在建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收方面開展了積極探索。2020年初，衢州市城市建設(shè)檔案館被確定為浙江省建設(shè)工程竣工檔案全流程在線驗(yàn)收試點(diǎn)單位。建設(shè)工程竣工檔案全流程在線驗(yàn)收指運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提前服務(wù)、數(shù)據(jù)共享、加強(qiáng)監(jiān)管”的工作要求，建設(shè)投資在線審批監(jiān)管3.0平臺(tái)、“施工圖聯(lián)審”系統(tǒng)、“竣工測驗(yàn)合一”系統(tǒng)、建設(shè)項(xiàng)目全過程“智慧建設(shè)”系統(tǒng)（下簡稱“一個(gè)平臺(tái)三個(gè)系統(tǒng)”），利用“一個(gè)平臺(tái)三個(gè)系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程竣工檔案在線驗(yàn)收。下面筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收全流程在線驗(yàn)收的特點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行分析。

1 全流程在線驗(yàn)收的特點(diǎn)

一是確保檔案齊全完整。按照建設(shè)工程的實(shí)施過程，分三個(gè)部分收集電子文件，最終形成一套完整的電子檔案。第一部分，通過平臺(tái)提取審批材料。改造項(xiàng)目在工程準(zhǔn)備階段形成的審批材料（A類），依托投資在線審批監(jiān)管3.0平臺(tái)和電子證照庫進(jìn)行提取，這部分材料包括立項(xiàng)批文、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、建設(shè)工程監(jiān)督書等政府審批類文件等；浙江省房屋建筑工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查合格書、人防審查合格書、消防審查合格書等文件材料，可依托“施工圖聯(lián)審”系統(tǒng)進(jìn)行提??；工程竣工驗(yàn)收審批文件（E類），依托“竣工測驗(yàn)合一”系統(tǒng)進(jìn)行提取。第二部分，通過系統(tǒng)直接錄入的方式收集施工過程文件，并獲取文件元數(shù)據(jù)。這部分文件是記錄文件，包括施工日志、監(jiān)理日志等，由工作人員直接在系統(tǒng)上進(jìn)行編輯，文件形成后直接錄入至系統(tǒng)。第三部分，在線上傳電子數(shù)據(jù)。包括工程開工報(bào)審表、工程材料/設(shè)備/構(gòu)配件報(bào)審表、工程分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等施工文件。由此破解了信息“重復(fù)錄入”、檔案“重復(fù)上傳”等問題，也解決了檔案驗(yàn)收工作當(dāng)中存在的材料補(bǔ)交、造假等問題。

二是實(shí)現(xiàn)工程竣工材料與工程項(xiàng)目同步形成、即時(shí)歸檔。根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，將檔案驗(yàn)收分為三個(gè)階段，即基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。實(shí)踐中，工程文件歸檔后分階段進(jìn)行驗(yàn)收，并做好階段控制。

三是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)組卷。根據(jù)項(xiàng)目檔案的收集情況，自動(dòng)生成擬移交檔案的目錄，同時(shí)對(duì)已收集歸檔的電子文件進(jìn)行自動(dòng)組卷。這樣改變了以往根據(jù)檔案移交目錄準(zhǔn)備對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案的做法，將整理環(huán)節(jié)由線下人工整理轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上智能自動(dòng)組卷，由系統(tǒng)智能化操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作。

四是實(shí)現(xiàn)“一套圖紙用到底”。在建設(shè)工程項(xiàng)目整個(gè)生命周期，涉及的方案設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖，可視為同一套圖紙的不同“生命階段”。在這其中，以竣工圖最為重要。以“施工圖聯(lián)審”系統(tǒng)為基礎(chǔ)，根據(jù)施工環(huán)節(jié)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，對(duì)經(jīng)過圖審的施工圖加以完善形成完整準(zhǔn)確的竣工圖，實(shí)現(xiàn)“共享式歸檔”，最終實(shí)現(xiàn)“一套圖紙用到底”。

2 全流程在線驗(yàn)收的難點(diǎn)

第一，目前施工文件和監(jiān)理文件大量通過系統(tǒng)內(nèi)直接錄入的方式采集，這些歸檔的文件材料均需建設(shè)項(xiàng)目五方責(zé)任主體單位的電子簽章和相關(guān)人員的電子簽名。如何快速準(zhǔn)確地確定數(shù)量龐大的電子簽章的法律效力，是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程竣工檔案全流程監(jiān)管的一個(gè)難點(diǎn)。新修訂檔案法規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。建議利用新修訂檔案法正式施行的契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，明確全流程在線驗(yàn)收中電子簽章的法律效力。

第二，目前在線驗(yàn)收系統(tǒng)基本能實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程項(xiàng)目文件在線接收和歸檔，但系統(tǒng)建設(shè)仍有可提升的空間。實(shí)踐中，系統(tǒng)主要存在以下問題：多個(gè)信息平臺(tái)之間數(shù)據(jù)共享困難、數(shù)據(jù)收集方式不夠便捷、數(shù)據(jù)收集內(nèi)容不夠準(zhǔn)確。建議相關(guān)部門提高系統(tǒng)版本迭代速度，應(yīng)用最新技術(shù)打破“信息壁壘”，為實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)聯(lián)通提供技術(shù)支撐。

第三，部分項(xiàng)目單位的檔案人員工作理念陳舊、業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，跟不上現(xiàn)代化節(jié)奏。他們習(xí)慣用傳統(tǒng)思維、仍采用以往的工作方式，對(duì)新的工作模式存在一定的抵觸情緒。建議主管部門以新修訂檔案法施行為契機(jī)，加強(qiáng)檔案法治宣傳，統(tǒng)一建設(shè)工程項(xiàng)目檔案人員的思想觀念，不斷提升城建檔案管理現(xiàn)代化水平。