淺談重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集與整理

文·申玉國

突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。突發(fā)公共衛(wèi)生事件尤其像新冠肺炎這種重大傳染病疫情中產(chǎn)生的檔案材料，具有產(chǎn)生時間較為集中、階段性時效性強、種類繁多、檔案數(shù)量較大，且具有保密要求等特點，其收集整理要求有別于一般檔案材料。筆者淺議一下疫情檔案文件材料如何收集整理，以供商榷。

一、疫情相關(guān)檔案材料的收集整理

疫情檔案材料，一般包括疫情開端的預(yù)防性措施文件、初始階段的緊急性處置文件及疫情處置組織機構(gòu)成立調(diào)整文件、疫情處置過程中的處置預(yù)案及治療方案、疫情緩解后的總結(jié)材料及對抗疫人員的表彰文件，等等。

（一）文書檔案的收集整理

1.檔案材料的收集

一般檔案材料的收集，都是在每一檔案收集年度的固定時間進(jìn)行，但疫情檔案產(chǎn)生的集中性、階段性、時效性、保密性等特點，不適宜按照傳統(tǒng)的檔案收集辦法，應(yīng)隨時隨地辦理。這就要求檔案室與產(chǎn)生檔案文件的部門加強溝通，在不干擾防疫工作的前提下，爭取盡快盡可能全面地收集疫情檔案，比如在單位的文件接收部門（如辦公室）就將文件原件收集起來，而將文件副本（包括電子文件）留在科室使用。對于醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的文件，應(yīng)及早督促對相關(guān)科室兼職檔案員，擔(dān)負(fù)起檔案資料在科室臨時存放階段的收集保管責(zé)任，保證原始資料的完整性，并階段性地向檔案室移交檔案。

2.檔案的分類及鑒定

為保證疫情檔案的齊全完和檔案檢索便捷，疫情檔案應(yīng)單獨歸檔為重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件類，設(shè)立單獨的檔案分類號。比如，醫(yī)院疫情文書檔案包括上級部門下發(fā)的各種政策、制度，醫(yī)院自身產(chǎn)生的患者預(yù)檢表單及病歷資料、防疫物資清單、各種疫情事件原始記錄、抗議人員事跡、各類預(yù)案制度等，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際情況來設(shè)置檔案類別。在文件鑒定過程中，對于重復(fù)性的文件材料可以保留擁有原始修改痕跡的資料，維持檔案原貌。在劃分檔案保管期限，可以將與疫情相關(guān)的檔案都設(shè)為永久保存，避免保管期限設(shè)置過短而導(dǎo)致有價值的檔案流失。

3.檔案的立卷歸檔

為保持突發(fā)疫情事情的始末，重大疫情檔案不建議使用以件為單位的立卷方式，可以仍然使用以卷為單位的立卷方式。以件為單位的檔案立卷方式推廣，順應(yīng)了檔案管理信息化趨勢，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案的檢索細(xì)化能力，但同時也減弱了文件之間的有機聯(lián)系，這對于關(guān)聯(lián)性、接續(xù)性、階段性極強的疫情檔案是不太適用的。疫情檔案以卷為單位立卷歸檔，將相關(guān)性較強的文件材料，如不斷迭代的治療用藥方案、不斷完善的疫情處置預(yù)案、長時間積累的篩查表格等單獨組卷，卷內(nèi)文件遵從事件結(jié)果文件在前、過程文件在后的原則進(jìn)行排序，由一卷檔案或相鄰幾卷檔案完整記錄疫情某一相關(guān)事項，可以增強專項檔案的邏輯關(guān)系，同時也有利于檔案的長久保存。

（二）音像檔案的收集整理

在與疫情相關(guān)的音像檔案資料收集過程中，除了注重從本單位宣傳部門收集照片、視頻以及聲像檔案背景資料外，還要收集抗疫一線工作人員通過手機、相機、視頻記錄儀等拍攝的聲像記錄，以全面展示抗疫情況。要注意聲像檔案的篩選和分類，保留真正有價值的資料，并加強對個人隱私的保護。音像檔案的保存應(yīng)該以數(shù)據(jù)光盤為主，存儲環(huán)境應(yīng)首選防磁柜，有條件的單位可以對不涉密的聲像檔案進(jìn)行異地備份。

（三）實物檔案的收集整理

與疫情相關(guān)的實物檔案主要以受表彰的錦旗、獎狀、證書及相關(guān)作品等。實物檔案應(yīng)建立專有目錄，記錄實物檔案的形狀、材質(zhì)、尺寸及存放地點。收集實物檔案應(yīng)盡量征得實物擁有組織或個人的同意，如獲得的錦旗、獎狀、證書只有一份原件，可由獎勵獲得者本人保存，檔案室可以保存復(fù)印件或復(fù)制品，并記錄清楚實物檔案的情況。疫情實物檔案的收集一定要符合防疫要求，在對實物進(jìn)行消毒并放置一定時間后，再收集歸檔。

二、疫情檔案收集整理中應(yīng)注意的問題

（一）配足檔案管理人員

近年來，檔案工作已越來越多地受到國家及各級政府和檔案管理機構(gòu)的重視，但在醫(yī)院主營業(yè)務(wù)尚顯人力資源不足的情況下，綜合檔案室作為輔助科室，人員配置更加不足。面對突發(fā)的嚴(yán)重疫情，檔案人員要想“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”地將疫情檔案全面收集起來，并妥善整理歸檔，難度非常之大。因此要盡快補足檔案管理人員缺口，保證檔案管理人員數(shù)量足以及時準(zhǔn)確地完成檔案收集任務(wù)?？梢越⒔∪媛殭n案員制度，在各科室設(shè)置固定的兼職檔案員，將檔案的初期工作擴展到一線，增強檔案資料的收集能力，讓檔案工作滲透到醫(yī)院各項業(yè)務(wù)中去，減輕專職檔案人員的工作負(fù)擔(dān)。要加大檔案信息化建設(shè)的投資力度，讓檔案信息化管理解放檔案人員的思維和雙手。

（二）深入挖掘疫情檔案信息資源

醫(yī)院檔案管理人員多是社會學(xué)科出身，對疫情檔案中醫(yī)學(xué)知識不甚了解，對檔案資料的編研能力也極為有限，很難深入挖掘檔案信息的內(nèi)在價值。檔案人員應(yīng)正視自身的不足，待疫情緩解后，應(yīng)邀請臨床醫(yī)技科室的專業(yè)人員一同對疫情檔案進(jìn)行二次鑒定，推動檔案工作的“多學(xué)科會診”，進(jìn)一步總結(jié)分析檔案數(shù)據(jù)材料，加大檔案編研工作力度，深層次地挖掘疫情檔案資源，為今后的防疫工作提供科學(xué)、專業(yè)的決策依據(jù)。

（三）制定統(tǒng)一的疫情檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)

在本次新冠疫情處置過程中，雖然市級疫情處置領(lǐng)導(dǎo)小組對疫情檔案工作做了一些要求，但都不涉及檔案收集、整理、歸檔的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。面對種類繁多、數(shù)量巨大的疫情檔案，各單位在收集、整理時使用自己的辦法和標(biāo)準(zhǔn)，這為本區(qū)域內(nèi)疫情檔案統(tǒng)一移交綜合檔案館造成了的困難。綜合檔案館應(yīng)牽頭聯(lián)合各單位，制定重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件專項檔案的規(guī)章制度和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，推動突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，讓疫情檔案的收集整理有規(guī)可依，有法可循，減少疫情檔案后期整理的負(fù)擔(dān)。

檔案工作的作用在于對歷史進(jìn)行記錄并對今后提供依據(jù)。切合了我國抗擊新冠疫情的需求，做好新冠疫情乃至所有重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案工作，對今后檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展有著極其重要的助推作用。