基于檔案數(shù)據(jù)管理的縣區(qū)級綜合檔案館檔案信息化建設(shè)研究

■ 靳睿睿

關(guān)鍵字：檔案數(shù)據(jù) 檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管 檔案信息化建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)從廣義上講是包含檔案信息的廣義的數(shù)據(jù)集合，包括檔案部門已經(jīng)掌握和積累的各類數(shù)字化檔案資源、電子檔案，具有長久保存價值但尚未納入檔案部門保管范圍的數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)以及在檔案管理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案管理數(shù)據(jù)、檔案利用數(shù)據(jù)、檔案用戶數(shù)據(jù)等累積性數(shù)據(jù)[1]。本文主要就檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)進行研究與探討。

一、縣級綜合檔案館檔案數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀

筆者所在縣區(qū)級綜合檔案館，為邊疆省份縣區(qū)級綜合檔案館。因社會大眾檔案意識不夠強、政府部門對檔案工作重視程度尚不夠高；與發(fā)達地區(qū)相比發(fā)展滯后，新興技術(shù)手段因信息不對稱、資金投入不足等因素制約，無法及時應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。檔案信息化進程推進緩慢，跟不上數(shù)字城市、智慧城市發(fā)展的步伐，檔案工作現(xiàn)狀具有典型性。

檔案工作人員在無法依賴技術(shù)手段的條件下，要適應(yīng)傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，必須探索一系列以人工管理為主、計算機管理為輔的有效管理大量檔案數(shù)據(jù)的辦法。

二、數(shù)據(jù)管理存在的問題

（一）進館數(shù)據(jù)量龐大，質(zhì)量檢查困難

自開展檔案數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案同步接收進館工作以來，大量的檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一同進館，通常按不低于當次移交檔案掃描總卷（件）數(shù)的10%的比例以人工隨機抽樣方式開展進館質(zhì)量檢查。主要對系統(tǒng)著錄數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準確性，掃描圖片掛接準確度，與原件一致性、完整性、清晰度，以及糾偏去黑等圖片處理情況進行檢查。檔案館分工負責接收工作的人員通常2～3 人，面對成批次移交的檔案數(shù)據(jù)，要在人工檢查的同時記錄存在的問題、明確整改要求及時限、指導(dǎo)整改操作，而后再次復(fù)核。這樣的接收進館程序耗時多、效率不高且不足以覆蓋科學合理的檢查范圍。

（二）人力不足，日常管理不到位

在縣區(qū)級綜合檔案館，通常在職人員10 人以內(nèi)，少數(shù)能達到10 人。由1 個內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責對整個行政區(qū)域內(nèi)各單位移交檔案進行進館接收及日常管理。人力不足，為保證完成接收任務(wù)，進館質(zhì)量檢查與復(fù)核占據(jù)了大量的時間及精力，弱化了日常管理職能。使得檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出系統(tǒng)，館藏數(shù)據(jù)定期統(tǒng)計、定期備份，館藏數(shù)據(jù)有效性、安全性定期檢查等日常工作無法做到專人專管，一系列“定期”工作難執(zhí)行到位。通常只在保證年度考核任務(wù)完成的基礎(chǔ)上兼顧不得不開展的日常管理工作。

（三）唯“考核”論英雄，基礎(chǔ)工作不扎實

自機關(guān)單位將檔案工作納入年度工作目標考核以來，年接收進館紙質(zhì)檔案及檔案數(shù)據(jù)量、年度館藏檔案數(shù)字化率等均為考核指標，各基層單位存在唯“考核”論英雄、唯“量”取勝的現(xiàn)象。為完成考核任務(wù)著力推進“量”的提升，而忽視數(shù)據(jù)的有效管理與運用。缺乏對檔案數(shù)據(jù)（此處“檔案數(shù)據(jù)”為廣義）[2]分析來獲取可運用于提升管理水平的有效信息。例如：怎樣完善加工制度及流程來有效避免掃描圖片掛接錯誤、怎么做可以提升檔案數(shù)據(jù)檢查效率、怎樣健全工作制度能保證館藏數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定及安全。

（四）檔案服務(wù)公司加工質(zhì)量監(jiān)管有缺位

自開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作以來，檔案服務(wù)公司作為新興市場主體出現(xiàn)，近年來，隨著市場需求的不斷增加而迅速地發(fā)展壯大。而檔案部門對檔案服務(wù)公司的監(jiān)管相對滯后，大多停留在市場準入管控階段，礙于人手不足、技術(shù)手段有限等原因缺失后續(xù)持續(xù)的跟蹤監(jiān)管。目前委托加工單位對服務(wù)公司服務(wù)質(zhì)量監(jiān)管意識不強、服務(wù)需求溝通不到位，僅為購買服務(wù)保證工作任務(wù)按時完成，入場服務(wù)期間監(jiān)管缺失。對服務(wù)公司服務(wù)質(zhì)量監(jiān)管僅依靠檔案館接收檢查，短期內(nèi)尚達不到接收進館時限要求的，質(zhì)量監(jiān)管與把控便無從談起。待后續(xù)項目驗收或向檔案館移交時才查找出的問題，服務(wù)公司整改工作因費工費時、成本增加導(dǎo)致合同義務(wù)履行不力。延長了服務(wù)公司服務(wù)質(zhì)量提升的進程，不利于整體檔案工作水平的提高。

三、問題存在原因分析

（一）現(xiàn)用檔案管理系統(tǒng)不適應(yīng)管理需要

1.現(xiàn)用檔案管理系統(tǒng)只適合在檔案信息化建設(shè)初級階段開展檔案管理輔助性工作，系統(tǒng)功能的發(fā)展完善跟不上數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)階段的管理需要?，F(xiàn)用管理系統(tǒng)研發(fā)技術(shù)力量跟不上。因管理信息系統(tǒng)軟件客戶相對穩(wěn)定，升級、更換周期較長，客觀上軟件知識產(chǎn)權(quán)收益沒有檔案服務(wù)公司服務(wù)收益高，故技術(shù)力量多投入于已售用軟件的數(shù)據(jù)庫日常維護，弱化了系統(tǒng)功能隨信息化進程推進的進一步完善與升級。

2.若購置新軟件，目前只有省外有技術(shù)成熟、功能相對完善的管理系統(tǒng)軟件，維護服務(wù)得不到及時保障。加之現(xiàn)在軟件公司針對檔案館主推“一條龍”服務(wù)，即數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)所需一系列軟、硬件設(shè)施設(shè)備的供貨、投入使用后軟、硬件日常維護與維修等，單接軟件售賣業(yè)務(wù)由于收益低，維護需要遠距離派出技術(shù)人員等不太愿意單獨接單。

（二）檔案服務(wù)公司日常監(jiān)管與服務(wù)質(zhì)量評估缺乏相應(yīng)的體制機制。

1.制度建設(shè)總是具有滯后性。目前檔案部門對檔案服務(wù)公司監(jiān)管主要集中于準入門檻設(shè)置與審批。對于日常監(jiān)管、服務(wù)質(zhì)量評估、資格復(fù)核及吊銷資格等尚未形成明確的、可量化的監(jiān)管指標。監(jiān)管制度存在漏洞，讓利益至上的市場主體有機可趁，急切地搶占市場向“接單量”進發(fā)而不顧服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化提升。

2.鑒于正在進行中的檔案系統(tǒng)機構(gòu)改革，檔案服務(wù)監(jiān)管職能應(yīng)由具有執(zhí)法權(quán)限的檔案管理部門——檔案局來承擔并行使，檔案館及其工作人員不再具有執(zhí)法監(jiān)管權(quán)限。但由于機改工作未完全結(jié)束，人員配備尚未到位，尚無專門的執(zhí)法隊伍，監(jiān)管工作一時難接續(xù)發(fā)展。

（三）檔案工作年度考核機制不夠科學合理

檔案工作年度考核指標設(shè)置重于“量”，館藏檔案數(shù)字化量、接收進館數(shù)字化數(shù)據(jù)量，進行規(guī)范化管理示范單位認定數(shù)量等。但對檔案數(shù)據(jù)有效率、檔案數(shù)據(jù)安全性、電子檔案有效查閱率等并未設(shè)置量化指標，不利于檔案工作向著“現(xiàn)代化”“高質(zhì)量”的要求來發(fā)展。

（四）基層檔案部門在職人員平均年齡大，知識結(jié)構(gòu)老化，技術(shù)力量不強，難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作

1.基層檔案部門受限于機構(gòu)編制無法擴增、人員流動性不強，空編少，多年無法正常招錄。無法順利實現(xiàn)及時補充新鮮血液、無法正常進行“新陳代謝”，往后存在在某些年度內(nèi)集中退休或集中招錄情況，年齡斷層、工作難接續(xù)的隱患會形成惡性循環(huán)。

2.檔案部門應(yīng)招錄、聘用不同學術(shù)背景的工作人員充實檔案人才隊伍，不局限于檔案專業(yè)。如檔案專業(yè)適用檔案業(yè)務(wù)崗位，信息技術(shù)或軟件工程專業(yè)適用信息化建設(shè)崗位，藝術(shù)類專業(yè)適用檔案宣傳、展覽崗位，生物類、化工類專業(yè)適用檔案保護技術(shù)崗位等。

四、現(xiàn)有條件下管理方法探究

（一）省市檔案部門應(yīng)對檔案工作現(xiàn)代化進行頂層設(shè)計

省、市檔案部門統(tǒng)一對推進檔案工作現(xiàn)代化進程進行頂層設(shè)計，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立統(tǒng)一的信息化平臺。避免下屬各級檔案部門多頭申請預(yù)算經(jīng)費、多方啟動檔案管理信息平臺開發(fā)，形成格式各異且互不兼容的檔案數(shù)據(jù)、運用各類按不同邏輯結(jié)構(gòu)組織起來的數(shù)據(jù)處理方式方法，讓檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展受制于信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域。

（二）現(xiàn)有條件下數(shù)據(jù)管理的嘗試

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型期接收進館數(shù)據(jù)格式

目前我國大多數(shù)縣區(qū)級國家綜合檔案館處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期，處于由傳統(tǒng)檔案工作向現(xiàn)代化檔案工作過渡時期。轉(zhuǎn)型期、過渡期具有檔案管理信息平臺不確定、適合當?shù)氐臋n案數(shù)據(jù)要求不確定、進館接收標準不明確，加上處于機關(guān)單位計算機設(shè)備國產(chǎn)化替代的關(guān)鍵時期，對檔案工作信息化帶來重大挑戰(zhàn)。為順利度過這一特殊時期，既能良好開展現(xiàn)階段檔案工作，又能簡便適用于今后新的數(shù)據(jù)存儲模式，筆者所在檔案館研究決定，每批進館檔案數(shù)據(jù)一律以jpg、pdf 及數(shù)據(jù)庫文件三種格式接收，且jpg、pdf 兩種格式規(guī)定了文件命名要求：1.jpg 為原始掃描圖片數(shù)據(jù)，以“檔號+頁碼”命名（如：44-WS·2021-YBGS-0003-P1/44-1-5-P1），供恢復(fù)備份使用；2.pdf 將每件檔案制作成簡易電子書，即每件檔案（新規(guī)則）或每個文件級目錄（老規(guī)則）對應(yīng)形成1 個pdf 文件，以檔號命名文件，可在無需安裝檔案管理系統(tǒng)的電腦上實現(xiàn)檔案信息查閱，便于在不導(dǎo)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的情況下開展進館質(zhì)量檢查，不受限于任何一種檔案管理平臺。

2.人工采集各項管理數(shù)據(jù)

為彌補系統(tǒng)功能的不足，實現(xiàn)精細化管理的目標，人工建立數(shù)據(jù)日常管理臺賬：檔案系統(tǒng)操作維護登記、檔案數(shù)據(jù)載體進出館登記、機房巡察登記、檔案數(shù)據(jù)接收進館登記。依靠人工手工采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、建立適用有效的工作制度來提高檔案數(shù)據(jù)管理水平及管理效率。

（三）強化檔案服務(wù)公司服務(wù)質(zhì)量監(jiān)管與評估

在檔案服務(wù)市場化的大環(huán)境下，提升檔案服務(wù)公司服務(wù)質(zhì)量就間接提高了檔案工作水平。經(jīng)科學調(diào)研形成檔案服務(wù)公司服務(wù)質(zhì)量監(jiān)管評估機制，設(shè)定服務(wù)質(zhì)量評估指標及等級、健全服務(wù)質(zhì)量督查制度、暢通服務(wù)質(zhì)量社會監(jiān)督投訴及救濟渠道。完善明確的服務(wù)公司從業(yè)資格條件、升星晉級條件、從業(yè)資格到期復(fù)審要求、從業(yè)資格吊銷指標等。暢通服務(wù)公司從業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育及職稱考評渠道，在政策層面引導(dǎo)規(guī)劃從業(yè)人員合理的職業(yè)發(fā)展方向、保證從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平晉升渠道暢通以期達到從業(yè)人員穩(wěn)定的目的。

（四）檔案干部業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)方向及工作理念引導(dǎo)

實現(xiàn)檔案工作走向現(xiàn)代化的目標，需要的是復(fù)合型檔案人才。從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化，不可或缺的是智能化的工作思維。運用“走出去、引進來”的戰(zhàn)略思想，帶動邊疆檔案工作發(fā)展。目前，縣區(qū)級檔案部門工作人員中很少有人知道講了多年的數(shù)字檔案館、智慧檔案館到底是什么樣，數(shù)字檔案館、智慧檔案館查閱一份檔案是怎樣一種體驗，第四次工業(yè)革命到底為檔案工作帶來了怎樣的影響，我們離數(shù)字檔案館、智慧檔案館到底有多遠。我們的檔案干部培訓(xùn)方向及工作理念引導(dǎo)應(yīng)該向著回答上面問題的方向來開展。

注釋及參考文獻：

[1]金波，添志鵬.何謂“檔案數(shù)據(jù)”：檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵與特征探析[J].檔案學通訊，2020（3）

[2]此處“檔案數(shù)據(jù)”為廣義，包括檔案部門已經(jīng)掌握和積累的各類數(shù)字化檔案資源、電子檔案，具有長久保存價值但尚未納入檔案部門保管范圍的數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)以及在檔案管理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案管理數(shù)據(jù)、檔案利用數(shù)據(jù)、檔案用戶數(shù)據(jù)等累積性數(shù)據(jù)