地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)探析

張曉梅

摘要：檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅是地勘單位自身的管理與發(fā)展需要，也是科技進(jìn)步的結(jié)果、時(shí)代發(fā)展的要求，是地勘單位深化檔案管理信息化改革的必由之路。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，地勘單位要充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，著重從加強(qiáng)制度構(gòu)建、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、人員培訓(xùn)、質(zhì)量控制等方面不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，借助數(shù)字化信息技術(shù)的力量全面提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：地勘單位;檔案管理;數(shù)字化;信息化

地勘單位檔案指的是在單位運(yùn)作過(guò)程中形成的擁有保存價(jià)值的歷史記錄，涉及到文字、圖表、聲像等形式，科學(xué)管理性、專業(yè)技術(shù)性、信息服務(wù)性等特征較強(qiáng)，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展不可或缺的資料。地勘單位檔案數(shù)字化管理的本質(zhì)在于以大量檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，利用數(shù)字化信息技術(shù)提供管理和服務(wù)，檔案管理數(shù)字化建設(shè)更是當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)的關(guān)鍵組成部分，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)對(duì)優(yōu)化地勘單位檔案管理、完善社會(huì)信息服務(wù)體系等都有重要意義。

一、地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

一方面，確保高效率。隨著地勘單位的水文地質(zhì)、工程地質(zhì)勘查規(guī)模越來(lái)越大，工作難度持續(xù)上升，對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是更多的文件資料、更高的數(shù)據(jù)信息精度要求，傳統(tǒng)手工管理模式下的地勘單位檔案管理難以體現(xiàn)高效率和高水平，無(wú)法適應(yīng)信息化管理需求。地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)把地理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等整合起來(lái)，通過(guò)可視化數(shù)據(jù)處理大大提高檔案的管理效率、利用效率，同時(shí)減輕人員勞動(dòng)強(qiáng)度，保證檔案資料處理與分析的高效率、高質(zhì)量。另一方面，保證準(zhǔn)確性。檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)地勘單位檔案資料的收集和管理對(duì)象、信息服務(wù)的全面升級(jí)[1]。其主要是通過(guò)檔案信息的制度化管理和科學(xué)分級(jí)、分類建立起立體框架，全方位描述地勘單位的工作;針對(duì)地勘工作中各環(huán)節(jié)的信息建立和時(shí)間的關(guān)系，充分體現(xiàn)檔案信息的階段有效性、價(jià)值實(shí)效性;進(jìn)行檔案的經(jīng)驗(yàn)性與描述性加工，有效挖掘檔案數(shù)據(jù)規(guī)律，并進(jìn)行整理、分析、歸納，模擬地勘單位發(fā)展過(guò)程，科學(xué)預(yù)測(cè)未來(lái)。

二、地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)策略

進(jìn)入新世紀(jì)以后，檔案人員嘗試把計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等運(yùn)用于檔案管理工作，在地勘單位檔案信息化管理方面取得一定的成效。然而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，地勘單位檔案管理工作迎來(lái)數(shù)字化建設(shè)要求，以往的制度基礎(chǔ)薄弱、數(shù)據(jù)資源不全、信息服務(wù)滯后、隊(duì)伍素質(zhì)不高、質(zhì)量控制不力等問(wèn)題愈加突出，不利于發(fā)揮上述檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，影響檔案工作效果，急需采取以下針對(duì)性策略推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

（一）加強(qiáng)制度構(gòu)建，奠定數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，有法可依、有章可循是開(kāi)展任何一件事的基本前提。地勘單位檔案管理改革要以制度建設(shè)為支撐，建立健全檔案數(shù)字化的建設(shè)與管理制度，形成比較完善的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí)積極納入內(nèi)部控制體系、質(zhì)量管理體系，促進(jìn)制度的貫徹和執(zhí)行[2]。檔案管理數(shù)字化建設(shè)的制度主要有：人員崗位設(shè)置制度，服務(wù)器機(jī)房、檔案數(shù)字加工處理場(chǎng)所的管理制度，數(shù)字檔案資源的安全和保密等制度;結(jié)合地勘單位實(shí)際情況構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，形成以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)的電子檔案收集、整理、保存、使用等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，例如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工和電子文件的歸檔、分類，還有檔案和業(yè)務(wù)流程、安全保密和開(kāi)發(fā)利用、系統(tǒng)操作管理等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

此外，檔案管理是地勘單位管理體系的一部分，要消除重項(xiàng)目建設(shè)、輕檔案管理的不良現(xiàn)象，明確項(xiàng)目部和檔案部門的職責(zé)。尤其是檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在系統(tǒng)性特點(diǎn)，參與部門多、涉及面廣，檔案部門要和本單位的業(yè)務(wù)部門、信息化部門、保密部門等充分協(xié)同，理順關(guān)系，進(jìn)一步明確檔案管理職責(zé)。例如成立地勘項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作小組、項(xiàng)目工作小組，依托現(xiàn)有條件推進(jìn)檔案數(shù)字化，領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化建設(shè)的方案、制度和保障措施，項(xiàng)目小組主要負(fù)責(zé)落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)、內(nèi)容、步驟和實(shí)施計(jì)劃等，確保完成每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)。在數(shù)字化建設(shè)背景下還要構(gòu)建檔案的查閱、借閱規(guī)范，也就是完善利用遠(yuǎn)程查閱技術(shù)、層級(jí)授權(quán)管理技術(shù)等查閱、借閱地勘檔案的制度和規(guī)范，嚴(yán)格審查檔案利用授權(quán)，基于《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化處理，完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源

按照地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)制度進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化處理，即以現(xiàn)有紙質(zhì)檔案或者機(jī)讀檔案為對(duì)象，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的收集、篩選和加工，形成電子文件數(shù)據(jù)[3]。例如利用掃描儀進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，方便存儲(chǔ)、查詢、利用，快速實(shí)現(xiàn)地勘檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，使其服務(wù)地質(zhì)勘察工作，推動(dòng)單位其他業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化進(jìn)程;強(qiáng)化電子文件的存儲(chǔ)和管理，無(wú)需專門管理，關(guān)鍵在于選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)載體和存儲(chǔ)方式、匹配的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)。只要產(chǎn)生電子文件，就要按照制度妥善管理，保證電子文件不損壞、不散失、不失真，已經(jīng)歸檔的電子文件載體也應(yīng)無(wú)劃痕、變形、霉變等損傷，不攜帶病毒，可以在通用讀取設(shè)備上讀取，提供完整準(zhǔn)確的檔案信息。

一般電子文件不會(huì)加密，如果要加密，應(yīng)同時(shí)歸檔密鑰。而且不宜壓縮存儲(chǔ)電子文件，通常只讀光盤使用較多，因?yàn)樗荒苡糜诓シ呕驒z索盤上記錄的信息，制作簡(jiǎn)單、體積小、容量大，方便保管地勘單位檔案資料。對(duì)于電子文件還要進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)，因?yàn)殡娮訖n案載體，尤其是磁性載體會(huì)受到環(huán)境因素較大的影響，保存時(shí)間一般是10～20年，需要定期檢測(cè)、復(fù)制電子檔案保存載體，保證檔案數(shù)據(jù)資源真實(shí)可靠。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)

管理檔案最終是為了使用，考慮到地勘單位的檔案管理工作處于事后、幕后的位置，檔案人員應(yīng)積極創(chuàng)新服務(wù)理念，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，以事后服務(wù)事前、幕后服務(wù)幕前，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值。

首先，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提供利用檔案信息的便利條件。著錄是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的核心環(huán)節(jié)，關(guān)系著檔案目錄的數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案著錄規(guī)則，錄入每一項(xiàng)數(shù)據(jù)[4]。例如補(bǔ)充目錄信息，完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，重新補(bǔ)充題名或責(zé)任者等不準(zhǔn)確、不完整的檔案，提高檔案信息檢索率;對(duì)已經(jīng)掃描的圖片檔案進(jìn)行文字識(shí)別處理，形成雙層PDF，在保存以后和檔案管理系統(tǒng)掛接，據(jù)此構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫(kù)，方便實(shí)現(xiàn)地勘單位檔案全文檢索。其次，多角度、深層次開(kāi)發(fā)地勘檔案內(nèi)容。檔案人員通過(guò)數(shù)字化加工強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)和利用，例如編制全宗指南和組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記、專題文件匯集、拍攝專題片、舉辦陳列展覽、公眾號(hào)等信息形式，主動(dòng)積極地落實(shí)檔案研發(fā)工作，創(chuàng)造提供特色檔案信息服務(wù)的條件。如此，檔案利用者能夠遠(yuǎn)程調(diào)用地勘單位的數(shù)字化檔案，無(wú)需手工檢索目錄以后到庫(kù)房逐件查閱，也無(wú)需在歸還和統(tǒng)計(jì)時(shí)逐頁(yè)、逐件清點(diǎn)檔案。還可以利用文本挖掘、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)提升地勘單位檔案開(kāi)發(fā)廣度、深度，把“死”檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎睢毙畔①Y源。在地勘單位檔案數(shù)字化利用中要注意把握開(kāi)放和保密的界限，因?yàn)榘殡S時(shí)間的推移，地勘檔案資料的保密程度逐漸降低，要徹底扭轉(zhuǎn)以往重管輕用的局面，根據(jù)檔案利用需求積極提供信息利用服務(wù)，提高檔案信息共享效益。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，打造數(shù)字化管理隊(duì)伍

地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)效果的好壞往往取決于人員專業(yè)水平的高低，特別是專業(yè)技術(shù)人員在實(shí)施數(shù)字化建設(shè)以前進(jìn)行的檔案校對(duì)、整理、注釋說(shuō)明等工作對(duì)后續(xù)消除數(shù)字檔案閱讀、理解和使用方面的偏差有直接影響[5]。這就要求檔案人員不僅要鞏固專業(yè)檔案管理知識(shí)，還要接受計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握數(shù)字檔案管理規(guī)范，掌握現(xiàn)代技術(shù)使用方法，明確檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的掃描、錄入、檢索等關(guān)系。

與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案人員安全保密培訓(xùn)，例如經(jīng)常組織檔案人員學(xué)習(xí)保密法，加大法規(guī)和制度學(xué)習(xí)力度，增強(qiáng)保密意識(shí)，處理好地勘檔案保密和利用的關(guān)系，根據(jù)按頁(yè)定密、小范圍定密、局部定密的細(xì)則有效落實(shí)檔案安全保密工作;加大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理力度，保證檔案管理系統(tǒng)安全，通過(guò)正版軟件和防毒殺毒軟件、防火墻技術(shù)等加強(qiáng)安全管理，在檔案數(shù)據(jù)備份中注意選用專門的服務(wù)器，做好物理隔離;邀請(qǐng)檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人員舉辦講座，或者抽調(diào)檔案隊(duì)伍中的骨干去檔案管理數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)豐富的單位交流、學(xué)習(xí)，培育具備數(shù)字化、信息化和優(yōu)秀檔案工作能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，提供順利實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的人才保障。

（五）加強(qiáng)質(zhì)量控制，提升數(shù)字化工作水平

地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)是環(huán)環(huán)相扣的，任何環(huán)節(jié)的質(zhì)量都會(huì)影響整個(gè)數(shù)字化建設(shè)的成果質(zhì)量，在做好以上基礎(chǔ)工作的同時(shí)要實(shí)施全過(guò)程控制，保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。例如準(zhǔn)確錄入前期數(shù)據(jù)、文件掃描質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)相符、光盤刻錄內(nèi)容完整、后期可以獨(dú)立檢索或?yàn)g覽數(shù)字化建設(shè)成果等等，通過(guò)有效控制數(shù)字化建設(shè)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、流程，保證質(zhì)量達(dá)標(biāo)。具體而言，以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為參照優(yōu)化地勘單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)技術(shù)方案，使方案不僅符合國(guó)情和現(xiàn)代管理理念，還能對(duì)本單位開(kāi)展各項(xiàng)工作發(fā)揮更大參考價(jià)值;強(qiáng)化宏觀管理，結(jié)合實(shí)際情況完善管理制度、安全制度等，例如把檔案數(shù)字化工作納入單位目標(biāo)考核或者績(jī)效考核范疇，充分調(diào)動(dòng)人員積極性，促使檔案管理數(shù)字化建設(shè)越來(lái)越完善。

除此以外，實(shí)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的三級(jí)檢查，嚴(yán)格把關(guān)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量。第一，檔案管理數(shù)字化建設(shè)人員加強(qiáng)自查，嚴(yán)格檢查自己在工作中有沒(méi)有漏掃、錯(cuò)掃、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，保證數(shù)字檔案100%合格;檔案人員逐件審查數(shù)字檔案，確保合格率不低于80%;檔案管理者抽查，隨機(jī)檢驗(yàn)已經(jīng)完成的檔案數(shù)字化工作成果，保證質(zhì)量合格。而且除了人才保障，地勘單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)還需要設(shè)備保障，應(yīng)增加軟硬件投入，例如配備數(shù)字化工作所需專業(yè)檔案管理軟件、新型掃描儀和計(jì)算機(jī)等，同時(shí)加大設(shè)備維護(hù)力度、軟件研發(fā)與升級(jí)力度，順利高效地推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著數(shù)字化信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展、在各行各業(yè)的廣泛深入應(yīng)用，地勘單位的檔案管理理念與模式在不斷變革，通過(guò)使用數(shù)字化信息技術(shù)極大地提升了檔案管理效率，幫助檔案人員減少工作量，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足。今后要繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的研究和實(shí)踐，探尋更多行之有效的策略加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為地勘單位檔案管理的改革和優(yōu)化提供可靠保障。

參考文獻(xiàn)

[1]陳琪.關(guān)于地勘系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)探析[J].青年與社會(huì)，2018（29）：187.

[2]陳文珊.地勘單位地質(zhì)項(xiàng)目檔案管理工作優(yōu)化策略[J].城建檔案，2020（03）：56-57.

[3]張苗.信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）：76+82.

[4]王思婕.數(shù)字人文視閾下檔案數(shù)字化生存路徑的創(chuàng)新思考[J].山西檔案，2020（02）：70-76.

[5]王清云.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：38-39.