提升辦公室行政管理效能的思考

張云寬

摘要：高效的辦公室行政管理有助力推動企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。本文通過分析西安市地鐵運(yùn)營辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，就如何提升辦公室行政管理工作效能進(jìn)行了深入思考和探討。

辦公室行政管理是一項承擔(dān)著為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、為員工服務(wù)的綜合性管理工作。新經(jīng)濟(jì)時代，如何實現(xiàn)辦公室行政管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化、智能化，更好的服務(wù)和支撐企業(yè)長期運(yùn)營高質(zhì)量發(fā)展，一直是我們軌道交通運(yùn)營企業(yè)所追求的。

一、西安市地鐵運(yùn)營辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

西安市軌道交通集團(tuán)有限公司運(yùn)營分公司成立于2010年3月，負(fù)責(zé)地鐵各條線運(yùn)營管理工作，截止2020年底，公司運(yùn)營條線共計8條，里程達(dá)215公里，在冊員工近1萬3千人。作為大型國有企業(yè)，公司行政管理工作始終以“支撐一線生產(chǎn)、服務(wù)一線生產(chǎn)、保障一線生產(chǎn)”的原則，不斷完善機(jī)制體制、優(yōu)化程序流程、不斷提升行政管理水平。目前，辦公室作為公司的行政管理部門，主要工作職能：一是為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、數(shù)據(jù)，做好公文處理、材料撰寫、工作調(diào)研、會務(wù)組織、督辦工作、綜合協(xié)調(diào)等工作;二是為各部門日常運(yùn)轉(zhuǎn)提供綜合服務(wù)，做好印章和信件管理、OA系統(tǒng)運(yùn)維、檔案管理與保密等工作;三是進(jìn)行制度管理，處理信訪和應(yīng)急管理工作;四是為公司員工服務(wù)，做好行政資產(chǎn)管理、做好接待服務(wù)、車輛管控等工作。隨著公司規(guī)模的發(fā)展和運(yùn)營條線的增加，我公司辦公室行政管理革新鼎故，但就目前來說還有許多需要解決的問題和提升的空間。

二、目前公司辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）辦公室行政管理機(jī)制缺失，行政管理效率不高

由于對當(dāng)前發(fā)展趨勢的分析不足，行政管理存在“重資產(chǎn)、輕管理”的問題。如許多人認(rèn)為行政管理工作僅是對上令的上傳下達(dá)，各部門之間缺乏連接紐帶，不利于內(nèi)部溝通，失去了監(jiān)督管理和組織協(xié)調(diào)職能。加之，由于行政管理體制革新不成熟，存在“重制度，輕效果”的問題。如員工日常行為規(guī)范、辦公用品使用、企業(yè)會議、費(fèi)用開支報銷、公司文件管理等都有相應(yīng)的規(guī)章制度來規(guī)范。但是在管理過程中采用的流程過于復(fù)雜，崗位職責(zé)不夠清晰，各項制度和規(guī)則在落實的時候不到位，從而造成行政管理效率不高。

（二）人員配置結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)技能有待提升

目前員工專業(yè)能力的欠缺成為了辦公室行政管理的常見問題。辦公室人員主要是負(fù)責(zé)“三辦”工作 （ 辦文、辦會、辦事 ），工作的難度相對較大，對人員綜合能力要求高，需要業(yè)務(wù)專業(yè)強(qiáng)、公文寫作能力好、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、經(jīng)驗豐富等等。但目前企業(yè)這種高能力、專業(yè)性的辦公室綜合管理人才缺口大，新招員工工作上手慢，經(jīng)驗缺乏，人才培育機(jī)制缺失，人員配備不能滿足當(dāng)前需要。加之辦公室崗位設(shè)置存在隨機(jī)性和任意性，各部門工作內(nèi)容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，導(dǎo)致人力、物力和財力的浪費(fèi)嚴(yán)重，影響公司行政運(yùn)行的整體效能。

（三）員工的協(xié)同意識差，辦公信息化滯后

一方面，員工的協(xié)同意識差。辦公室行政管理工作繁忙，加班加點(diǎn)是常態(tài)，長時間的高強(qiáng)度、高壓力工作易出現(xiàn)職業(yè)倦怠、工作態(tài)度消極等問題，加之崗位職責(zé)沒有明確責(zé)任分工，易形成工作散漫、遇事推諉的工作氛圍。一方面，辦公信息化滯后于企業(yè)發(fā)展需要?，F(xiàn)行的OA辦公系統(tǒng)功能有待優(yōu)化，信息集成未徹底實現(xiàn)，條塊式信息填寫、報送未解決，辦公室信息系統(tǒng)和其他自建系統(tǒng)分割，且系統(tǒng)應(yīng)用范圍小，未實現(xiàn)其信息全員共享功用。另一方面，紙質(zhì)文檔管理不足。由于推行無紙化辦公，管理人員對紙質(zhì)文檔資料管理比較混亂，導(dǎo)致系統(tǒng)文檔和紙質(zhì)文檔登記不一致，影響資料的準(zhǔn)確性和完整性。

三、提升辦公室行政管理效能的措施

（一）創(chuàng)新管理模式，提高辦公室行政管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

創(chuàng)新管理模式，以更高效科學(xué)的管理行為實現(xiàn)高質(zhì)量運(yùn)作效益。優(yōu)化辦公室行政管理制度體系，以信息化、專業(yè)化、流程化為抓手，對現(xiàn)行行政辦公管理的規(guī)章制度、操作標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行評價分析，優(yōu)化行政管理業(yè)務(wù)流程;完善約束機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制和激勵機(jī)制等，融合行政與業(yè)務(wù)管理工作，通過評優(yōu)機(jī)制，對優(yōu)秀人才實行特人特薪，對工作能力、執(zhí)行能力差、工作不認(rèn)真的人員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，確保辦公室工作協(xié)調(diào)、規(guī)范、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能，將作風(fēng)、考勤、監(jiān)督、檔案等主要內(nèi)容分離開，分門別類管理行政工作，簡化辦公流程和辦事環(huán)節(jié)，工作安排優(yōu)先考慮重要業(yè)務(wù)、上級決策和重要會議，提高工作應(yīng)變能力，處理好突發(fā)事件，高效的協(xié)調(diào)跨部門、職能會議和工作;構(gòu)建出溝通順暢、信息共享的行政管理機(jī)制，做好橫向和縱向的溝通工作，指派專人負(fù)責(zé)信息傳遞和銜接工作，保證信息的準(zhǔn)確上傳下達(dá)，實現(xiàn)辦公室行政管理工作體系的良性循環(huán)。

（二）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力

高效的組織結(jié)構(gòu)是提升行政管理效能的組織保證。辦公室的工作要求管理人員具備”組織能力強(qiáng)、文字功底硬、業(yè)務(wù)工作精、創(chuàng)新意識足、辦事效率高、服務(wù)態(tài)度好”的綜合素質(zhì)。因此，要提升辦公室管理效能，一方面，要合理設(shè)置組織結(jié)構(gòu)，細(xì)化崗位職責(zé)，遵循因事設(shè)職、因職設(shè)人、人事相符、權(quán)責(zé)相當(dāng)?shù)幕驹瓌t，合理配備人員，提升辦公室管理的品質(zhì)。一方面，在加強(qiáng)制度約束的同時，通過有效的激勵和約束等柔性化手段來調(diào)動員工積極性，利用良好的薪資待遇、企業(yè)文化、人際關(guān)系等留住創(chuàng)新型人才，為企業(yè)行政管理工作的質(zhì)量與效果提供重要保障。另一方面，要提升辦公室人員專業(yè)技能和學(xué)習(xí)能力，通過培訓(xùn)、講座、調(diào)研、外部交流等形式，定期對辦公室人員開展思想素質(zhì)教育和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，及時總結(jié)經(jīng)驗方法，使其更好地適應(yīng)崗位發(fā)展的需求。

（三）加強(qiáng)內(nèi)控力度 ，提高行政管理信息化水平

辦公室是企業(yè)“上傳下達(dá)、下情上報”的樞紐中心，要實現(xiàn)高效管理，就要加強(qiáng)內(nèi)部管控體系建設(shè)，不斷提升辦公信息化和自動化能力。首先，加強(qiáng)企業(yè)文化的宣貫力度。將企業(yè)文化融入辦公室行政管理中，通過企業(yè)文化的引導(dǎo)、凝聚、激勵、約束等機(jī)制強(qiáng)化辦公室人員的協(xié)同意識、溝通意識和服務(wù)意識，從而提高行政管理工作的執(zhí)行力度。其次，通過構(gòu)建和完善綜合信息平臺，及時發(fā)布各項通知、工作安排和決策、各部門工作通報、推送學(xué)習(xí)資料等，嚴(yán)格執(zhí)行落實辦公、辦事、辦會的規(guī)章制度，促使各項內(nèi)部控制措施有效實施。再次，積極推進(jìn)行政審批無紙化辦公，提高公文處理的效率;強(qiáng)化電子文檔管理，提高檔案信息的全面性與準(zhǔn)確性，提高文檔資料的共享程度。最后，強(qiáng)化信息支撐職能，采用即時通訊系統(tǒng)、內(nèi)部OA系統(tǒng)或公共郵箱、QQ群、微群、視頻會議系統(tǒng)等，提高部門之間、員工之間內(nèi)部溝通的效率，促進(jìn)辦公室行政管理工作水平的不斷提高。

綜上，要提升辦公室行政管理效能，不僅要建立剛性制度，還要運(yùn)用柔性手段，在加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)同時，實現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化、信息化、品質(zhì)化，打造高效管理部門，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)。

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