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    日常工作也需要備選方案

    2021-11-25 00:32:29師同安
    工友 2021年1期
    關鍵詞:雜事中斷模板

    文_師同安

    眾所周知,在工作中制定計劃是提高我們工作效率的重要途徑,它可以幫助我們更加合理地分配時間,從而高效地完成任務。不過實際情況并不如我們想象得那樣美好,有研究表明在日常工作中,我們平均每3分鐘就會被打斷或被迫轉換任務一次。

    比如本來計劃在上午工作結束的時候一定要完成報告的撰寫,寫到一半,領導突然分配了任務,弄了好久。剛準備埋頭趕工,一個臨時的會議又中止了寫作,就這樣一個上午過去了,好不容易構思好的寫作思路也溜走了。最煩惱的是因為一個計劃被打亂了,其他的所有計劃都要跟著改變,工作的心情全都崩潰了。有研究發(fā)現,當一個人在工作過程中被打斷3分鐘,他平均需要用23分鐘才能重新回到之前的工作狀態(tài)。

    由此可見,制定計劃只是所有工作的第一步,但任何工作從起點到終點,過程中總是會遇到各種各樣的干擾,特別是一旦被打斷,需要重新回到原來工作狀態(tài)的時間是被打斷時間的8倍!所以如何讓工作在即使有干擾的情況下還能有條不紊地進行,是每個職場人的“必修課”。

    為什么會出現這種情況呢?因為我們出現了“任務轉換”的情境,而心理學家早就發(fā)現,當從任務A轉換到任務B后,執(zhí)行任務B的績效要明顯比單獨執(zhí)行B的績效差,這個差異稱為“轉換損耗”。轉換損耗的形成原因主要有兩種,一是任務A留下的認知慣性,也就是之前,已經習慣了任務A的認知情境、反應方式,這個慣性會對完成任務B造成干擾;二是做B的時候需要對B進行認知重構,重新回憶起B(yǎng)的相關背景和信息,這個重構也需要時間,而且可能不完整。所以在工作轉換過程中出現了損耗,導致工作效率低下。

    那么要解決這個問題我們首先梳理一下平時工作中,到底哪些方面會干擾我們?有來自領導的,領導分配任務不會看你的計劃表,經常會有突如其來的任務;有來自同事的,比如同事臨時需要幫助或者其他部門提出了工作需求需要你的配合;有來自生活上的,比如快遞來了、外賣到了或者是家人臨時有事找你了;還有來自自己的,逛淘寶、看娛樂新聞、朋友圈點贊……前面三個屬于客觀因素,有時不能反抗只能去應對;后一個屬于主觀因素,可以做出改變,這里我們就不贅述了。梳理好這些以后,我們就針對性地制定備選方案。

    首先,我們要知道如果你在非常投入和忘我的時候被中斷了,那么你的“損失”和懊惱就會非常大;相反,如果你只是在做一些機械的雜事,那么即便是頻繁的中斷也不會對你造成太大的影響。所以,如果我們能選擇好合適的中斷點,中斷就并不可怕,對我們的影響也可以降到最低。

    而選擇好中斷點的前提是我們需要對要完成的任務進行有效的剖析,區(qū)分出“容忍中斷””的部分和“無法容忍中斷”的部分,然后用相對完整的時間去進行那些“無法容忍中斷”的部分,再用其他的時間集中處理一些雜事。什么是“無法容忍中斷”部分?這部分通常需要我們集中精力、非常專注地進行思考,比如說我們的任務需要做一個PPT,那么最重要的是設計PPT的架構,即要分析你的受眾,他們的知識水平、理解水平以及興趣點、關注點,在此基礎上設計你的內容以及展現內容的順序,先講什么,占比多少,再講什么,占比多少,以及演講的時候采取什么風格、策略等方面。這個過程中需要非常專注地思考,需要把靈感快速地記下來。等你完成了這個過程,你可以選擇繼續(xù)填充具體的內容,也可以暫停一下去集中處理一些雜事。當你處理完這些事情再重新選擇模板、尋找配圖或者調整字體的時候,你并不會太介意被打斷,因為你知道,在某種意義上,這個任務你已經完成了。很多時候,你只是需要一個專注不受干擾的、能純粹跳脫出來思考的、能達至“心流”狀態(tài)的、能把最關鍵的“硬核”搞定的半小時或者一小時時間。

    其次,在工作中我們還需要學會使用工具,將一些重復性的事件流程化、模板化,用工具幫你節(jié)約時間。比如我有一個朋友在公司從事文案工作,只要和文字相關的需求都會找她,包括各種軟文、海報廣告語、招聘廣告等,每次她寫文案的時候QQ上總會彈出各種窗口提各種要求找她,讓她苦不堪言。后來,她做了一個需要表,上面列好文案要求的需求對接人、內容類型、使用場景、風格要求、關鍵詞、截止時間、參考鏈接等。但凡有別的部門同事找她,她都先給一個需求模板過去,這個模板既可以省掉中間溝通的環(huán)節(jié),又可以避免別人對自己手頭工作的干擾,達到了非常好的效果。

    最后,針對領導突然丟過來的工作,我們能做的就是要積極主動地反饋工作情況,和領導商量時間,找他匯報你現在的工作內容和進度。這樣做的好處除了讓領導知道你在做什么,做到哪里了,對任務的分配更加合理之外,更重要的一點就是能讓他對你放心。而對于來自同事的請求,如果是必須你做的,可以采用前面我們提到的方法進行處理;如果超過你的負荷或者不屬于你的工作范疇,建議你進行委婉拒絕。

    總之,面對不可避免被打斷的工作情況,我們要審時度勢,要能從被動、毫無防備地被打斷,到提前準備、做好預判、主動中斷。

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