淺析加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理的對(duì)策

李萍

摘要：科研檔案的管理是由一個(gè)前后相繼的過(guò)程組成的一項(xiàng)工作，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）對(duì)科研檔案管理全過(guò)程進(jìn)行了規(guī)范。在科研檔案管理過(guò)程中全面落實(shí)《規(guī)定》的這些要求是做好科研檔案工作的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：科學(xué)技術(shù)研究檔案;管理;對(duì)策

前言

在科技發(fā)展的過(guò)程中，各個(gè)科研單位發(fā)揮了十分重要的作用，尤其是一些地方科研院所，為基礎(chǔ)應(yīng)用科學(xué)、前沿技術(shù)、共性技術(shù)等方面的研究貢獻(xiàn)了巨大的力量，為區(qū)域發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了更多技術(shù)支持。在科研單位建設(shè)的過(guò)程中，做好檔案管理尤為重要?？蒲袉挝坏臋n案管理具有綜合性的特點(diǎn)，不僅檔案內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多，而且具有一定的保密性，與員工利益、研究成果有直接關(guān)系。所以，必須要采取有效的管理措施，尤其要加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效的提升，保障檔案的安全性、全面性，為科研工作提供更多依據(jù)。

1新形勢(shì)下科研單位檔案管理的意義

所謂檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，也是具有保存價(jià)值的各種記錄資料，包括文字、圖片等多種形式。各個(gè)單位都應(yīng)該重視檔案管理工作，在日常工作中做好檔案的積累和存儲(chǔ)，根據(jù)具體的使用和保管要求進(jìn)行分類整理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、有效利用。在檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該建立完善的規(guī)章制度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)科研單位發(fā)展的重要性。檔案并不是單純的歷史記錄，而是豐富的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，應(yīng)該采用科學(xué)化、規(guī)范化的管理方式。一方面，檔案管理具有憑證作用?？梢宰鳛閮?nèi)容憑證或形式憑證使用。從廣泛的角度來(lái)看，檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人的活動(dòng)足跡進(jìn)行記錄，具有一定的保存價(jià)值，記錄了人們?cè)谡?、科技、文化、教育等領(lǐng)域活動(dòng)中的信息內(nèi)容，通過(guò)各項(xiàng)信息的記載可以真實(shí)地反應(yīng)國(guó)家、社會(huì)或某個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展歷程。以科研檔案來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)檔案了解科研的過(guò)程和進(jìn)度，具有十分重要的作用。檔案具有原始性的特定，可以作為形式憑證使用。檔案產(chǎn)生的過(guò)程中，不僅可以記錄人的行為、思想，還具有原始的歷史標(biāo)記、文件形式。例如，公文需要按照規(guī)范的格式存儲(chǔ)，保有最原始的簽字、署名等內(nèi)容。尤其在科研單位，利用檔案文件可以確定科研成果的所屬權(quán)，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維護(hù)有很大的幫助。另一方面，檔案具有參考的作用。檔案為一手資料，內(nèi)容真實(shí)客觀，可以真切地留下歷史痕跡，能夠成為有效的憑證，也可以為各項(xiàng)研究工作提供參考。檔案十分廣泛，各個(gè)區(qū)域都會(huì)建立檔案館，公司、單位都會(huì)建立專門的檔案室，用于保存重要的檔案。如果在工作中出現(xiàn)問(wèn)題，則可以通過(guò)查找檔案的方式追根溯源、探索途徑。此外，檔案還具有記錄的作用，有助于文化的積累、傳承和保護(hù)。在科研工作中，檔案管理可以為有序的工作提供基礎(chǔ)條件。豐富的檔案信息可以為科研工作提供更加豐富的服務(wù)內(nèi)容，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)技術(shù)資料進(jìn)行整理、分類、編輯目錄，可以促進(jìn)技術(shù)防護(hù)、成果保護(hù)等工作水平的提升。不僅如此，各項(xiàng)科研檔案也可以為科研工作提供參考依據(jù)，有助于科研單位的發(fā)展和進(jìn)步，也能促進(jìn)科研成果的進(jìn)一步完善。

2科研檔案管理措施

2.1加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，提高歸檔意識(shí)

第一，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的科研檔案意識(shí)，使他們了解本單位檔案工作的具體情況及存在的問(wèn)題，引起他們對(duì)檔案工作的重視，這是檔案管理人員做好檔案管理工作的前提。第二，在整個(gè)項(xiàng)目研制的過(guò)程中，項(xiàng)目管理人員應(yīng)全程參與，提高他們的檔案意識(shí)，使他們清楚科研檔案對(duì)項(xiàng)目順利開(kāi)展的重要作用，這也有利于科研檔案工作與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，有利于提高整個(gè)科研項(xiàng)目檔案的完整性。第三，科研人員是科研檔案材料產(chǎn)生的主體責(zé)任人，他們對(duì)待檔案工作的態(tài)度，直接決定了科研項(xiàng)目的歸檔率和檔案的質(zhì)量，因此提高普通科研人員的歸檔意識(shí)也尤為重要。

2.2制定合理措施，完善檔案管理制度

第一，明確劃分各部門的職責(zé)，在檔案的收集、整理、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到標(biāo)準(zhǔn)化管理。第二，明確科研檔案的歸檔范圍及要求。在本次《檔案管理程序》的修訂中，檔案管理人員在參考《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》與《中國(guó)科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》的基礎(chǔ)上，結(jié)合公司質(zhì)量管理體系的相關(guān)要求，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行了明確說(shuō)明，并備注了文件歸檔部門，以此提升檔案管理效率。第三，明確獎(jiǎng)懲措施。對(duì)于檔案工作優(yōu)秀的部門及個(gè)人，可予以通報(bào)表彰，調(diào)動(dòng)部門及個(gè)人的積極性和工作熱情，而對(duì)檔案工作未完成的部門可予以適當(dāng)懲處。

2.3利用信息化手段，提高檔案利用率

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，同時(shí)也在新時(shí)期對(duì)檔案工作提出了新的要求，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。應(yīng)充分利用現(xiàn)代科技新成果和管理新手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高工作效率。公司使用集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)功能模塊與公司檔案工作的要求比較契合，操作界面也比較人性化，且能夠在未來(lái)根據(jù)公司信息化建設(shè)的具體情況進(jìn)行適應(yīng)性開(kāi)發(fā)，融入公司的信息化全局建設(shè)。待該系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，科研人員即可以在本人權(quán)限內(nèi)，在線查閱公司館藏檔案，同時(shí)可以在線辦理借閱紙質(zhì)檔案手續(xù)，大大節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，以達(dá)到可根據(jù)不同研究方向，不定時(shí)為科研骨干推送相關(guān)科研檔案的工作效果，真正讓檔案“活”起來(lái)。

2.4加強(qiáng)培訓(xùn)，提高兼職檔案員工作積極性

對(duì)于專職檔案管理人員，應(yīng)按照相關(guān)要求，每年完成不低于90學(xué)時(shí)的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，不斷提高自身的工作能力。對(duì)于兼職檔案員，其大部分不具備檔案專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)和檔案工作能力，檔案意識(shí)較為薄弱，因此要使其能夠正常開(kāi)展本部門檔案工作，就需要通過(guò)有效的培訓(xùn)提高其檔案意識(shí)和檔案工作能力。同時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際工作情況選擇兼職檔案員，要安排好其崗位工作與檔案工作，可以適當(dāng)調(diào)整其崗位工作，使其有足夠的時(shí)間精力來(lái)完成本部門的檔案工作。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)背景下，加強(qiáng)科研單位的檔案管理工作尤為重要。在實(shí)際管理的過(guò)程中，不僅要完善規(guī)章制度、提升管理意識(shí)，還要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，積極創(chuàng)新管理方式，做好各個(gè)部門、環(huán)節(jié)之間的相互銜接，保障檔案管理的全面性、有效性。

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