基層文書檔案管理工作探討

馮竹梅

摘要：現(xiàn)當今，隨著我國經(jīng)濟社會的高質(zhì)量發(fā)展，文書檔案的參考、佐證價值舉足輕重。而部分基層單位文書檔案管理仍存在著一定的問題和不足之處，文書檔案作用發(fā)揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在機關企事業(yè)單位日常工作管理中處于基礎性地位，隨著單位運營管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出單位發(fā)展軌跡和各項基本的信息，對于單位的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導意義。因此，需要對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進行分析，提出有針對性地解決措施，不斷改革完善管理體制與運行機制，推動單位文書檔案管理工作的不斷深化。

關鍵詞：文書檔案;管理工作

引言

文書檔案是各單位檔案的重要組成部分，在單位各項業(yè)務工作中發(fā)揮著重要的憑證作用以及參考作用。推動文書檔案工作轉(zhuǎn)型，可以對文書檔案資源進行集成化、智能化、規(guī)范化、科學化管理，將檔案庫轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝弧爸菐臁币约啊爸R庫”，有效節(jié)約文書檔案管理成本，全面提升文書檔案管理水平。

1做好基層文書檔案管理工作的重要意義

基層文書檔案管理工作的開展能夠為單位的發(fā)展提供很多幫助，因而基層檔案管理人員要強化責任意識，樹立起正確的檔案管理工作意識，為其他工作的開展奠定信息基礎。而基層文書檔案管理工作的實際意義主要分為兩項內(nèi)容，一方面該項工作能夠為相關工作提供真實可靠的紀實資料，若單位某項工作的推進需要調(diào)取以往某段時間的相關資料，文書檔案管理工作就會發(fā)揮出作用，在這點上文書檔案管理工作則直接影響著單位的正常發(fā)展;另一方面在各項工作開展的過程中，文書檔案一直具有突出性的參考價值，文書檔案能夠為單位工作方向的調(diào)整提供重要依據(jù)，起到一個規(guī)范工作形式的作用，進而推動著機關企事業(yè)單位更加良好地發(fā)展。

2文書檔案信息化的優(yōu)點

2.1提高辦公效率

文書檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng)，將信息資料存儲在上面，它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題，節(jié)省了人力，也提高了信息資料的準確性。

2.2實現(xiàn)資源共享

以前的文書檔案大多是紙質(zhì)版，所以無法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費，并且紙質(zhì)版的檔案查找資料也較為困難。但是網(wǎng)絡技術在企事業(yè)單位廣泛應用，直接提高了文書檔案的利用率，使得信息化的文書檔案更加方便快捷。

3基層文書檔案管理工作存在的問題

3.1尚未形成全覆蓋的文書檔案管理體系

現(xiàn)階段，部分單位尚未意識到文書檔案工作治理能力現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必要性，存在檔案管理機制單一化、條塊分割化的問題。一是表現(xiàn)為部分單位分管領導對于文書檔案工作的重視度不足，在人、財、物等資源統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)上沒有下足功夫，導致文書檔案工作邊緣化。二是不斷增加的文書檔案數(shù)量與檔案隊伍建設不成正比。例如，文書檔案工作人員的數(shù)量不足，專業(yè)素質(zhì)與時代發(fā)展、管理需求不匹配。三是文書資料形成部門對文書檔案工作的支持力度不足，影響立卷歸檔等工作。

3.2文書檔案數(shù)字化建設不規(guī)范

文件和檔案有很大的價值。它們是否全面、系統(tǒng)、準確、完整、真實，將直接影響到后期的使用。然而，目前一些單位文書檔案數(shù)字化建設不規(guī)范，后期存在重復處理的現(xiàn)象。造成這種情況的原因是數(shù)字檔案在歸檔、管理責任落實、管理標準等方面存在漏洞。一是數(shù)字文件不科學，嚴重影響信息化建設質(zhì)量。一方面，OA辦公系統(tǒng)與文檔文件管理系統(tǒng)之間仍然沒有數(shù)據(jù)關聯(lián)，OA辦公系統(tǒng)中的部分電子文件無法同步傳輸?shù)轿臋n文件管理系統(tǒng)，影響了歸檔效率。另一方面，一些業(yè)務部門沒有及時將網(wǎng)上終端的電子文件移交給檔案管理部門。二是管理責任落實不到位。部分單位沒有將文件檔案數(shù)字化建設的責任落實到具體業(yè)務部門和員工身上，整體上缺乏責任意識和規(guī)范意識。三是文獻檔案數(shù)字化建設標準不明確。部分企業(yè)規(guī)章制度建設滯后，工作思路不明確，導致數(shù)字化建設過程、內(nèi)容、分工、目標模糊。

3.3工作人員的專業(yè)知識欠缺

由于新時代對信息檔案工作的要求，各個單位都開始引入信息檔案管理系統(tǒng)，這就要求檔案管理人員能夠熟練運用檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理。然而，由于部分檔案人員缺乏信息技術知識，部分檔案人員的知識量不高，對信息檔案管理沒有基本的認識，企事業(yè)單位也沒有對這些人員進行信息檔案工作的專業(yè)培訓。因此，信息檔案的管理不專業(yè)。在檔案管理的不斷改革和發(fā)展中，一些工作人員只注重自己的工作，而忽視了信息檔案管理發(fā)展過程中自身的完善。有的在平時的檔案工作中，沒有自學意識，導致企事業(yè)單位在使用檔案信息的過程中，出現(xiàn)了很多問題，使檔案管理工作滯后。

4基層檔案管理員做好文書檔案管理工作的策略

4.1理順檔案管理機制，實現(xiàn)工作體系全覆蓋

要探索建立文書檔案“四級管理”模式，搭建分管領導負責統(tǒng)籌、文書檔案工作人員負責落實、兼職專員負責配合的工作體系，確保管理梯隊完善、單位高度重視、工作職責清晰。一是單位分管領導負責人員配備、經(jīng)費設施、制度修編、責任落實、績效考核等工作，協(xié)調(diào)好文書檔案工作人員與其他部門之間的關系，為文書檔案工作開展創(chuàng)造有利條件。二是單位要結合文書檔案工作量、工作難度、工作要求，配備一定數(shù)量的工作人員，并開展持續(xù)性的專業(yè)培訓，打造復合性的專職檔案人員隊伍。三是文書資料形成部門要設置兼職檔案專員，負責本部門文書資料的收集、審核工作，及時移交文書檔案工作人員，形成全員參與的檔案工作格局，最大限度地保障文書檔案工作質(zhì)量。

4.2織牢文書檔案安全管理網(wǎng)，保障檔案價值

為了更好地保證文件和檔案的原創(chuàng)性、真實性和準確性，發(fā)揮文件和檔案的決策參考和信息證明價值。第一，加強網(wǎng)絡安全。機關企事業(yè)單位可以通過防火墻、殺毒軟件、鏈塊、數(shù)字加密、數(shù)字簽名和云網(wǎng)絡加密技術，對數(shù)字文檔、單位管理系統(tǒng)文檔和數(shù)據(jù)庫文檔進行加密文件處理，并殺死病毒、木馬、黑客程序、惡意插件和其他相關病毒及非法程序。同時，要明確涉密文件、檔案的訪問權限和訪問級別，做好涉密文件、檔案使用前的安全控制工作。二是做好文書檔案備份工作。單位可以租用或購買相應的云存儲終端，依靠云系統(tǒng)對文檔和文件進行封閉式備份，建立可以容納大量文檔和文件的備份數(shù)據(jù)庫，以便于今后的安全防范工作。

4.3檔案管理人員的素質(zhì)需全面提升

文檔管理看似簡單、技術性強，但實際上是一項復雜的工作，涉及許多相關的環(huán)節(jié)。檔案管理專業(yè)性強，工作量大，所以需要有一定的精力、體力和耐力的專業(yè)人員參與挑選，責任心強，工作熱情高，事業(yè)心強，嚴謹細致，這些都是挑選人員應該具備的基本素質(zhì)，應加強人才對現(xiàn)代技術的應用能力。從人才方面推動基層文書檔案管理進一步優(yōu)化，人才是各項事業(yè)發(fā)展的基本條件，對于今后的文書檔案持續(xù)健康發(fā)展具有積極的促進作用。不像其他商業(yè)單位，它具有強大的服務功能，對于社會發(fā)展具有指導作用，因此需要以身作則，做好檔案管理工作，為其他社會單位提供一定的參考和指導，同時有助于高效發(fā)展和良好的操作。面對越來越快速的社會發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也需要不斷的完善和更新，檔案管理人員的管理意識和素質(zhì)也需要重視和提升?；鶎游臅鴻n案管理工作需要加強改革，加強對檔案管理人員的培訓，從文件管理內(nèi)容、信息化管理流程、管理軟件的使用、以及信息化技術標準化處理內(nèi)容等方面進行加強。在應用復合型人才的前提下，從各方面提高檔案管理人員的綜合水平。

4.4加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合

文書檔案管理的主體是各部門工作、運行中的各種文件內(nèi)容，而這些文件對于單位未來的發(fā)展具有重要的價值。因此，從本質(zhì)上講，文書檔案的管理需要各部門檔案管理機構配合，以高質(zhì)量的水平和業(yè)績完成工作。協(xié)調(diào)各部門之間的關系結構，確保文書檔案能夠體現(xiàn)綜合管理的特點，而對于基層檔案管理者來說，在加強各部門之間的協(xié)調(diào)的過程中，需要注意三點。一個是具有良好的溝通能力，文書檔案管理人員要加強對經(jīng)手檔案的整理收集分類，同時了解其他部門的工作和管理信息，要注意對單位其他科室的文書檔案進行收集匯總，要將“口”刻在心里，端正工作態(tài)度，能促進檔案工作高效完整;二是要有較高的執(zhí)行力，基層檔案員要學會主動深入各部門，定期走訪了解各部門的工作動態(tài)，及時掌握第一手的關鍵信息;三是有一個強大的思想工作，在實際工作的過程中，要結合單位的實際情況，利用大腦分析實際數(shù)據(jù)收集和管理流程，提高管理效率和質(zhì)量的文檔，同時還將關注單位的發(fā)展階段，結合實際開發(fā)，提供更有價值的文檔。

4.5提高管理人員的積極性

提高文書檔案工作人員的專業(yè)水平的同時，還需要提高工作人員對檔案整理的積極性。信息數(shù)據(jù)除了研究結果需要保存整理，其收集過程中的信息數(shù)據(jù)也同樣需要保存整理，以確保單位使用文書檔案的完整性，便于以后的查閱和再利用。

結語

綜上所述，基層文書檔案管理工作能夠為機關企事業(yè)單位相關工作提供紀實性資料，同時，對于單位工作形式的調(diào)整來說有著很大的參考價值。由本文分析可知，基層檔案管理員做好文書檔案管理工作的策略包括：實行一體化文檔管理模式，加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，推進文書檔案管理數(shù)字化建設，進一步完善文書檔案管理制度，打造高素質(zhì)基層檔案管理隊伍。

參考文獻

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