有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

周旋

摘要：當(dāng)前，我國(guó)大部分事業(yè)單位都在進(jìn)行著人力資源管理體制改革，以往的工作方式已經(jīng)無(wú)法滿足日常的工作需求。同時(shí)許多事業(yè)單位，由于人力資源檔案管理體制存在著諸多問(wèn)題，這使得人力資源檔案管理的工作得不到有效的開(kāi)展，因此提高事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平成為必須要做的工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源;檔案管理水平;提升

前言：

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作經(jīng)歷了重大變革。進(jìn)入到二十一世紀(jì)后，經(jīng)過(guò)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的洗禮，高素質(zhì)人才都通過(guò)市場(chǎng)流動(dòng)與企事業(yè)單位進(jìn)行雙向選擇。同時(shí)人才流動(dòng)時(shí)也打破了傳統(tǒng)的所有制身份，這些情況都導(dǎo)致了人事檔案的變動(dòng)，也發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的人事檔案管理體系的頑疾。檔案管理如何與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，更好地發(fā)揮為社會(huì)服務(wù)的功能，是我們面臨的首要任務(wù)。

1.提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

1.1有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

人力資源檔案管理在事業(yè)單位人力資源管理中占有非常重要的位置，它對(duì)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展起到非常關(guān)鍵作用。通常來(lái)說(shuō)，檔案管理能幫助管理者對(duì)工作人員進(jìn)行更清晰的了解和把握，從而為單位未來(lái)的發(fā)展制定有效的戰(zhàn)略與計(jì)劃。只有將人的優(yōu)勢(shì)與特征發(fā)揮到最大程度，才能更好的發(fā)揮出事業(yè)單位的社會(huì)功能。檔案管理能幫助管理人員掌握工作人員的專業(yè)和性格，可為其安排合適的工作職位，使每一位員工都能充分發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)在充分發(fā)揮員工作用的基礎(chǔ)上，建立了一個(gè)完善的工作管理體系，在管理體系建立過(guò)程中需要人力資源檔案的各項(xiàng)資料，它是一份員工崗位變更的核心內(nèi)容，也可以從這個(gè)基礎(chǔ)上，進(jìn)行合理分配，優(yōu)化配置，從而促使員工工作的主動(dòng)性。

1.2有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力

事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容，就是記錄單位內(nèi)全體職工的工作狀況、工齡、獎(jiǎng)懲等情況，具有真實(shí)性和可靠性。管理人員可通過(guò)檔案管理的內(nèi)容，了解員工的基本狀況，挖掘員工內(nèi)在潛力，最大限度地發(fā)揮人力資源的利用率。同時(shí)管理人員可通過(guò)人力資源檔案來(lái)判斷員工的工作能力，將各有優(yōu)勢(shì)的員工調(diào)入適當(dāng)?shù)穆毼?，最大限度地發(fā)揮其內(nèi)在潛能，更好的完成事業(yè)單位的各項(xiàng)工作。

2.事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問(wèn)題

2.1人力資源檔案管理觀念落后

由于一些事業(yè)單位的管理人員對(duì)人力資源檔案的管理不嚴(yán)，尤其是在特殊的社會(huì)環(huán)境和歷史背景下，有些管理人員對(duì)人力資源檔案的管理不夠重視，僅僅將檔案管理作為歷史的載體，并沒(méi)有意識(shí)其到對(duì)于現(xiàn)在及以后工作的影響程度。還有一些管理人員認(rèn)為人力資源檔案的管理僅僅是檔案保存，只要在保存這一項(xiàng)做好即可。這樣片面思維限制了了事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的發(fā)展，并且沒(méi)有隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)行提高。

2.2人力資源檔案管理不規(guī)范問(wèn)題

因?yàn)槭聵I(yè)單位的人事檔案管理體系不健全，所以許多檔案管理不符合管理要求，因?yàn)闄n案管理制度不健全，有些員工會(huì)利用管理漏洞，他們檔案可能記錄不真實(shí)的履歷或者資料，而事業(yè)單位很難分辨出信息的真?zhèn)?，就這降低了檔案的真實(shí)性。同時(shí)檔案信息沒(méi)有及時(shí)更新，因?yàn)槿耸聶n案也是需要更新的，而一些工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并沒(méi)有這個(gè)意識(shí)，并不會(huì)及時(shí)主動(dòng)的地去更新檔案，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容并不全面。

2.3人力資源檔案管理中系統(tǒng)問(wèn)題

當(dāng)前，部分事業(yè)單位的檔案管理沒(méi)有完善管理體。因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位的人力資源檔案仍是傳統(tǒng)的手工管理，將檔案與檔案袋進(jìn)行統(tǒng)一整理，檔案室也沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的管理分類，保存的情況也不是很理想。因?yàn)楹芏鄼n案室都設(shè)置在地下室，就會(huì)造成檔案存放不規(guī)范，無(wú)法及時(shí)整理，造成浪費(fèi)等情況。另外，很多事業(yè)單位實(shí)行了電子檔案管理系統(tǒng)，不過(guò)因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的限制，各地區(qū)的事業(yè)單位并沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理，只有一個(gè)小型的管理系統(tǒng)。當(dāng)員工檔案發(fā)生變化時(shí)，無(wú)法在多個(gè)事業(yè)單位的管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行信息分享。再者，事業(yè)單位的人力資源檔案有的具有保密性質(zhì)，信息化系統(tǒng)的安全性也技術(shù)和硬件進(jìn)行支撐，使得許多事業(yè)單位的人力資源管理系統(tǒng)仍然處于封閉單一的狀態(tài)，很難得到更好的發(fā)展。

2.4人力資源檔案管理中管理人員問(wèn)題

事業(yè)單位人力資源檔案的管理水平參差不齊，核心原因就是管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)不同?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位缺少專業(yè)的檔案管理人員，在傳統(tǒng)時(shí)期，檔案管理人員一直沒(méi)有受到重視，專業(yè)人員也稀少，但我國(guó)的事業(yè)單位數(shù)量又是眾多，所以很難進(jìn)行匹配。目前，許多事業(yè)單位人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，對(duì)于檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，在收集更新檔案的過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度。同時(shí)，由于人力資源檔案管理走向信息化，部分管理者信息技術(shù)水平還不夠完善，對(duì)信息化重視程度也不夠，所有并沒(méi)很好的完善人力資源檔案的管理體系。

3.提升事業(yè)單位人力資源檔案管理的有效途徑

3.1明確人力資源檔案管理的內(nèi)容

在進(jìn)行人力資源檔案管理時(shí)，要明確檔案管理的基本方式，最關(guān)鍵的就是人力資源檔案管理的內(nèi)容。目前很多事業(yè)單位在進(jìn)行人員應(yīng)聘時(shí)要通過(guò)多種考核，包括筆試面試等，員工在進(jìn)入工作崗位時(shí)還要經(jīng)過(guò)多種培訓(xùn)，包括表達(dá)、應(yīng)變和分析等多種能力的培養(yǎng)，這些資料都應(yīng)當(dāng)作為人力資源檔案資料進(jìn)行歸檔，包括入職后的各項(xiàng)指標(biāo)、考核成績(jī)等。

3.2建立合理有效的檔案管理制度

構(gòu)建一個(gè)完善、合理、有效的人力資源檔案管理體系，是提高事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容涉及企業(yè)人員的任職、流動(dòng)，其內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜而繁雜，應(yīng)有一整套規(guī)范的管理制度，對(duì)其建立、接收、保存和調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行限制。

3.3優(yōu)化事業(yè)單位人力資源人員隊(duì)伍轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

在人力資源體系中，人才是最有價(jià)值的資產(chǎn)，要想提高其管理水平，最需要的就是優(yōu)化人力資源服務(wù)團(tuán)隊(duì)。這就需要在新的環(huán)境下，發(fā)展出一批不僅要適應(yīng)科技的發(fā)展，還要勇于創(chuàng)新的工作團(tuán)隊(duì)，不斷地用科技來(lái)解決管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制也不斷完善，因此，事業(yè)單位為了競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，必須改革管理，必須優(yōu)化人力資源檔案管理體系，提高人力資源利用率。管理者需要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，改善人力資源管理方法，培養(yǎng)出高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)的人才，更好地保障事業(yè)單位的發(fā)展。

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