淺談電子發(fā)票應(yīng)用中存在的風(fēng)險及防范措施
——以大型商貿(mào)企業(yè)為例

王倩倩

（河南永樂生活電器有限公司，河南 鄭州 450000）

一、引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們邁入了信息時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”這一概念也上升至國家發(fā)展的戰(zhàn)略高度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，通過使用信息技術(shù)，我國稅務(wù)機(jī)關(guān)稅收征管工作得到了有效加強(qiáng)和監(jiān)管。當(dāng)前，電子發(fā)票得到了大力推廣和運(yùn)用，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票不需要紙質(zhì)載體，不需要經(jīng)過復(fù)雜的印制環(huán)節(jié)，且電子發(fā)票的票種核定、開具、發(fā)票在線生成、發(fā)票傳遞等環(huán)節(jié)都可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，大大節(jié)省了發(fā)票工本費(fèi)、打印機(jī)成本以及人力等相關(guān)管理成本。大型商貿(mào)企業(yè)在使用電子發(fā)票降低企業(yè)成本、提高企業(yè)財務(wù)核算及管理效率的同時，也要認(rèn)真對待電子發(fā)票應(yīng)用中存在的風(fēng)險，要制定完善的風(fēng)險防范措施，充分發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢作用。

二、大型商貿(mào)企業(yè)使用電子發(fā)票的必要性

隨著中國網(wǎng)購市場整體規(guī)模不斷擴(kuò)大，大力推動電子發(fā)票的普及與推廣，無論對政府監(jiān)管還是對銷售方、購買方都存在積極意義。電子發(fā)票是紙質(zhì)普通發(fā)票的電子化形式，可以通過網(wǎng)絡(luò)在線認(rèn)領(lǐng)、查驗，并且電子發(fā)票系統(tǒng)可以與企業(yè)內(nèi)部自行開發(fā)或者購買的各種ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)電子發(fā)票相關(guān)資料及附件的全面電子化和集中處理，這也為消費(fèi)者提供了更加方便的服務(wù)。電子發(fā)票的使用給企業(yè)的財務(wù)核算和管理帶來了諸多方便，尤其是對于大型商貿(mào)企業(yè)來說，其發(fā)票的開具和接收數(shù)量都較大，因此采用電子發(fā)票更有其必要性。

（一）可以提高財務(wù)工作效率

電子發(fā)票不同于普通的紙質(zhì)發(fā)票，具有無紙化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的特點。稅務(wù)部門對每天領(lǐng)取發(fā)票的數(shù)量和次數(shù)進(jìn)行了嚴(yán)格限制，因此在使用普通紙質(zhì)發(fā)票時，財務(wù)人員需要花費(fèi)大量時間領(lǐng)取、發(fā)放和管理。而使用電子發(fā)票后，企業(yè)可以通過稅局網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接進(jìn)行申請和領(lǐng)取，不再需要企業(yè)財務(wù)人員到稅局大廳領(lǐng)取發(fā)票，節(jié)約了財務(wù)人員在稅局大廳排隊等待和往來稅局的時間，同時領(lǐng)取的電子發(fā)票只需存儲在企業(yè)的稅控系統(tǒng)中，無須花費(fèi)大量時間和精力進(jìn)行實物的發(fā)放、盤點和管理。對于大型商貿(mào)企業(yè)來說，其每月交易量大，使用發(fā)票數(shù)量較多，若使用電子發(fā)票只需通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分配發(fā)票即可，無須進(jìn)行實物傳遞，提高了財務(wù)工作效率。

（二）可以有效降低企業(yè)的成本

大型商貿(mào)企業(yè)在使用普通紙質(zhì)發(fā)票時需要承擔(dān)一定的發(fā)票印制成本、領(lǐng)取成本，同時需要配置一系列專用的打印設(shè)備、開票人員、發(fā)票管理人員和核查人員，這都增加了企業(yè)的成本。而使用電子發(fā)票則可以通過將企業(yè)內(nèi)部進(jìn)銷存系統(tǒng)、財務(wù)軟件等ERP 系統(tǒng)與外部稅局開票系統(tǒng)連接，實現(xiàn)系統(tǒng)自動和批量開具發(fā)票，減少發(fā)票開具流程和所耗費(fèi)時間，并通過發(fā)送鏈接、郵件、微信卡包等方式傳遞和保存發(fā)票，使電子發(fā)票的傳遞、保管、查詢、調(diào)閱更加方便，降低了企業(yè)的打印成本、人工成本和管理成本。

（三）可以推動企業(yè)核算工作向電子化發(fā)展

普通紙質(zhì)發(fā)票在郵寄、使用和存儲過程中可能出現(xiàn)毀損、丟失的情況，補(bǔ)發(fā)票又非常麻煩，需要提供大量相關(guān)證明及手續(xù)，而電子發(fā)票在傳遞及日常存儲上更加方便、快捷，能有效降低相應(yīng)的財務(wù)風(fēng)險，有助于財務(wù)核算工作的順利推進(jìn)，可以推動財務(wù)核算向電子化方向發(fā)展。同時，在信息化時代和大數(shù)據(jù)環(huán)境下，使用電子發(fā)票可以更快地為我國稅務(wù)部門提供企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，可以對商品、勞務(wù)和服務(wù)等流轉(zhuǎn)過程、增值過程進(jìn)行全鏈條、全壽命周期的跟蹤，全面掌握發(fā)票開具、接收、入賬、報稅等各個環(huán)節(jié)的情況。對大型商貿(mào)企業(yè)開具的每一張電子發(fā)票，稅務(wù)部門都可以進(jìn)行實時監(jiān)控，在發(fā)現(xiàn)問題時及時問詢，有利于國家進(jìn)行監(jiān)管。

三、大型商貿(mào)企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用中存在的風(fēng)險

信息時代的到來，推動了電子發(fā)票在企業(yè)的廣泛運(yùn)用，電子發(fā)票無紙化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化特點，尤其符合當(dāng)前大型商貿(mào)企業(yè)和新興產(chǎn)業(yè)如快遞、電商、電信等行業(yè)的發(fā)展需求。我國大型商貿(mào)企業(yè)在享受電子發(fā)票帶來的便利的同時，也應(yīng)當(dāng)關(guān)注電子發(fā)票使用過程中可能出現(xiàn)的一系列風(fēng)險和問題，從源頭加強(qiáng)對風(fēng)險因素的識別和控制，對票據(jù)、業(yè)務(wù)的真實性進(jìn)行嚴(yán)格核查。企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、管理及審核不嚴(yán)格等問題，可能會將企業(yè)置于重大風(fēng)險問題之中。

（一）企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的風(fēng)險

電子發(fā)票在使用過程中的風(fēng)險與企業(yè)的經(jīng)營過程有密切的關(guān)系，如業(yè)務(wù)的真實程度、發(fā)票的來源是否正規(guī)、電子發(fā)票金額及各項開票信息的正確性、開具內(nèi)容是否與實際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符，這些都需要企業(yè)從源頭上進(jìn)行管理和控制。企業(yè)的財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)采用專業(yè)的工具和手段，對所取得的電子發(fā)票進(jìn)行鑒別和審核，同時，各部門的相關(guān)業(yè)務(wù)人員也應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)及電子發(fā)票本身的真實性、合理性承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在企業(yè)經(jīng)營過程中，如果業(yè)務(wù)人員提供虛假發(fā)票或者提供發(fā)票的內(nèi)容與實際不符，那么企業(yè)的財務(wù)人員就無法及時地從發(fā)票上發(fā)現(xiàn)風(fēng)險并進(jìn)行有效規(guī)避。尤其是對大型商貿(mào)企業(yè)來說，其業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)類型相對較多，企業(yè)的財務(wù)人員不可能對發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)的真實性和合理性都逐一進(jìn)行鑒別，這在一定程度上增加了大型商貿(mào)企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。

（二）財務(wù)審核和入賬過程中面臨的風(fēng)險

大型商貿(mào)企業(yè)需要對所使用的電子發(fā)票的真實性、合理性以及重復(fù)報銷的風(fēng)險進(jìn)行管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)和財務(wù)人員鑒別電子發(fā)票真?zhèn)蔚哪芰?，提高其風(fēng)險識別和防范意識。同時，電子發(fā)票可以自行、多次打印，可能導(dǎo)致發(fā)票金額、公司名稱等信息被人為篡改或者出現(xiàn)重復(fù)報銷的問題。而大型商貿(mào)企業(yè)的財務(wù)人員在對電子發(fā)票進(jìn)行審核時，由于發(fā)票數(shù)量較多且工作量大，無法通過肉眼快速、準(zhǔn)確地對其進(jìn)行鑒別，這就增加了企業(yè)接收虛假發(fā)票或同一發(fā)票重復(fù)報銷入賬的風(fēng)險。

（三）內(nèi)部審計和監(jiān)督方面的風(fēng)險

大型商貿(mào)企業(yè)除了要重視電子發(fā)票的業(yè)務(wù)源頭、財務(wù)審核等方面外，也要加強(qiáng)內(nèi)部審計的監(jiān)督管理，確保業(yè)務(wù)真實合理、發(fā)票來源合規(guī)，嚴(yán)格控制風(fēng)險。但大型商貿(mào)企業(yè)往往將大量精力放在開拓新的業(yè)務(wù)類型或市場領(lǐng)域、增加銷售額上，容易忽視內(nèi)部審計監(jiān)督的作用。很多企業(yè)沒有設(shè)立審計部門或者審計部門不健全，專業(yè)審計人才匱乏，審計過程流于形式，審計部門缺乏獨(dú)立性和權(quán)威性，無法充分發(fā)揮作用，導(dǎo)致企業(yè)的管理存在一定的漏洞，這增加了電子發(fā)票的使用風(fēng)險。

四、大型商貿(mào)企業(yè)在應(yīng)用電子發(fā)票時的風(fēng)險防范措施

大型商貿(mào)企業(yè)在享受電子發(fā)票帶來的便利的同時，也應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待電子發(fā)票使用過程中存在的各種風(fēng)險問題，立足風(fēng)險產(chǎn)生的源頭，深入挖掘風(fēng)險產(chǎn)生的原因，找到風(fēng)險產(chǎn)生的環(huán)節(jié)，對各項業(yè)務(wù)和財務(wù)流程進(jìn)行梳理，制定相應(yīng)的制度，加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督和管理。

（一）加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營過程中的風(fēng)險管理

目前我國電子發(fā)票推廣及使用年限較短，相關(guān)的法律法規(guī)、制度還不健全，仍在不斷完善。大型商貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)各項業(yè)務(wù)的實際經(jīng)營情況，對經(jīng)營過程中的各個環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行梳理，制定相應(yīng)的制度和獎罰機(jī)制，從源頭實施風(fēng)險防范措施，確保業(yè)務(wù)和財務(wù)部門相關(guān)人員認(rèn)真履行各自的崗位職責(zé)，嚴(yán)肅對待電子發(fā)票的開具和使用。企業(yè)也可以通過制定相應(yīng)的制度，將每項業(yè)務(wù)和發(fā)票的真實性、合理性考核納入企業(yè)績效管理，對從各項業(yè)務(wù)最初關(guān)系的建立到后期具體的開展和實施的每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督。在建立相應(yīng)的管理制度和獎罰機(jī)制的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以對電子發(fā)票開具和使用過程中通過弄虛作假套取經(jīng)費(fèi)、審核不嚴(yán)等導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)風(fēng)險的問題制定明確的處罰規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)事項，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅追究當(dāng)事人的責(zé)任。

（二）財務(wù)人員要加大對電子發(fā)票真?zhèn)蔚蔫b別能力和力度

隨著電子發(fā)票的普遍開具和使用，大型商貿(mào)企業(yè)需要不斷加大對電子發(fā)票真?zhèn)蔚蔫b別能力和力度。確保電子發(fā)票真實可靠是各項報銷和財務(wù)核算工作的基礎(chǔ)，財務(wù)人員不能僅依靠自己的肉眼和經(jīng)驗去判斷電子發(fā)票的真?zhèn)?，或是因為工作量大干脆省略電子發(fā)票的真?zhèn)尾樵兒万炞C環(huán)節(jié)。財務(wù)人員在對電子發(fā)票進(jìn)行審核時，可以使用國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺、各地稅局系統(tǒng)發(fā)票查驗平臺或者各種企業(yè)開發(fā)的電子發(fā)票查驗小程序?qū)Πl(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開具內(nèi)容、開具金額、公司信息等內(nèi)容進(jìn)行一一查驗，在確保發(fā)票真實、合理后再進(jìn)行報銷及相關(guān)的入賬、財務(wù)核算工作。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督和管理

在使用電子發(fā)票時，大型商貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督與管理，不定時梳理業(yè)務(wù)流程和財務(wù)內(nèi)部控制流程，及時發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票開具及使用過程中存在的風(fēng)險和隱患，制定科學(xué)、合理的內(nèi)部審計管理制度和內(nèi)控方案。必要時可以建立獨(dú)立的審計部門，招聘一些專業(yè)人才或開發(fā)一些專業(yè)的系統(tǒng)和小程序，對電子發(fā)票進(jìn)行有效的風(fēng)險管理。同時，大型商貿(mào)企業(yè)也應(yīng)當(dāng)確保內(nèi)部審計部門和人員有一定的獨(dú)立性和權(quán)威性，使企業(yè)其他部門愿意積極配合審計部門開展工作，進(jìn)而推動內(nèi)部審計管理制度和內(nèi)控方案的有效實施。

五、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，電子發(fā)票已成為一種必然趨勢，越來越多的企業(yè)開始使用電子發(fā)票。大型商貿(mào)企業(yè)應(yīng)快速適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展，推進(jìn)大數(shù)據(jù)時代的財務(wù)管理，推動電子發(fā)票的使用，及時對各項業(yè)務(wù)的真實性、合理性進(jìn)行監(jiān)督，增強(qiáng)對電子發(fā)票真?zhèn)蔚蔫b別能力，建立相應(yīng)的管理制度和獎罰機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部審計與監(jiān)督，降低電子發(fā)票使用過程中的風(fēng)險，使電子發(fā)票充分發(fā)揮出自身應(yīng)有的優(yōu)勢和作用。