中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)

李文婷

（萊州市德豐糧食產(chǎn)業(yè)有限公司，山東 萊州 261400）

近年來(lái)，中小民營(yíng)企業(yè)發(fā)展迅速，隨著企業(yè)的快速發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈，如何在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立于不敗之地，存貨管理發(fā)揮了重要的作用。由于存貨占用了大量的企業(yè)資金，存貨的流轉(zhuǎn)速度影響了企業(yè)的發(fā)展速度。而高質(zhì)量的存貨管理水平能夠降低企業(yè)的存貨成本，提高生產(chǎn)率及企業(yè)資金使用效率，使企業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展。但是很多中小民營(yíng)企業(yè)并不重視存貨的管理，認(rèn)為存貨的管理只是確保存貨的安全性，沒(méi)有注重存貨的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)一系列問(wèn)題的出現(xiàn)，影響企業(yè)的發(fā)展。

一、存貨管理概述

存貨是企業(yè)為正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而準(zhǔn)備的原材料、耗用物資以及生產(chǎn)過(guò)程中的半成品、倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)成品、在途準(zhǔn)備出售的庫(kù)存商品等。存貨是企業(yè)的一種重要物資，能夠保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它的特點(diǎn)是具有較快的變現(xiàn)能力和較強(qiáng)的流動(dòng)性、具有時(shí)效性以及發(fā)生潛在損失的可能性。

存貨管理是指為了使企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、降低成本而對(duì)企業(yè)存貨進(jìn)行的管理控制。達(dá)到存貨管理的最終目的是保持合理的庫(kù)存水平，保證企業(yè)的資金得到合理的使用，提高經(jīng)濟(jì)效益。存貨管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。高水平的存貨管理能夠加速存貨轉(zhuǎn)換為貨幣資產(chǎn)或者其他資產(chǎn)，而長(zhǎng)期不能耗用的存貨就有可能變成積壓物品甚至是廢品，給企業(yè)造成一定的損失。

二、中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏科學(xué)完善的采購(gòu)計(jì)劃

很多中小民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有完善的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)管理粗糙，庫(kù)存管理混亂，采購(gòu)人員主觀性強(qiáng)，沒(méi)有根據(jù)一定的數(shù)據(jù)計(jì)算制定采購(gòu)計(jì)劃，只憑著經(jīng)驗(yàn)跟著感覺(jué)走，對(duì)資金的使用及采購(gòu)量沒(méi)進(jìn)行系統(tǒng)的預(yù)算。采購(gòu)量過(guò)大，不能及時(shí)出庫(kù)，就會(huì)造成存貨大量囤積，不但會(huì)增加保管費(fèi)用、人員成本，還會(huì)占用大量的企業(yè)資金，長(zhǎng)期累計(jì)，就會(huì)產(chǎn)生很多無(wú)效、過(guò)期庫(kù)存，浪費(fèi)大量企業(yè)資源，影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)。采購(gòu)量不夠又會(huì)影響生產(chǎn)環(huán)節(jié)跟銷售環(huán)節(jié)，原材料的短缺會(huì)造成生產(chǎn)停滯、嚴(yán)重者會(huì)造成訂單合同難以完成，擔(dān)負(fù)違約責(zé)任，以致客流損失，收入減少。

（二）存貨管理重視程度不夠，管理機(jī)制不健全

大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并不重視存貨管理，他們更重視企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)，他們認(rèn)為只有保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、做好銷售才會(huì)給企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)。殊不知，存貨管理水平提高了，存貨流轉(zhuǎn)速度加快了，既加速了資金的周轉(zhuǎn)速度，又降低了企業(yè)的采購(gòu)成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本，同樣能增加企業(yè)利潤(rùn)。由于缺乏對(duì)存貨管理的認(rèn)識(shí)，存貨管理配套機(jī)制必然也不健全。有些企業(yè)為了節(jié)省人力成本，往往一人身兼數(shù)職，采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收、出庫(kù)都掌控在一個(gè)人手里，職權(quán)劃分不清，監(jiān)督檢查不到位，容易出現(xiàn)私用物品、貪私舞弊問(wèn)題，而且出現(xiàn)問(wèn)題不能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)沒(méi)有完善的庫(kù)存盤點(diǎn)制度，并不能定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)，已經(jīng)給企業(yè)產(chǎn)生了很大的損失。所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，沒(méi)有制度約束，員工在工作中無(wú)章可循，沒(méi)有獎(jiǎng)懲機(jī)制，工作就缺乏動(dòng)力。有的企業(yè)即使有相關(guān)制度，但缺乏嚴(yán)格的內(nèi)部管控，制度形同虛設(shè)，難以落實(shí)和執(zhí)行。

（三）存貨管理技術(shù)、信息化建設(shè)落后

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中的作用日益明顯。而大多數(shù)中小民營(yíng)企業(yè)信息化建設(shè)比較落后，僅依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使用簡(jiǎn)單的EXCEL、WORD等辦公軟件進(jìn)行采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)統(tǒng)計(jì)，這種無(wú)異于手工記賬的方式容易出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤，信息不真實(shí)，導(dǎo)致賬實(shí)不符、賬賬不符。存貨是連接采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售的紐帶，存貨管理信息化落后，會(huì)導(dǎo)致各部門之間信息不能共享，不能為企業(yè)決策者提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息，不利于采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃及銷售計(jì)劃的制定，對(duì)于企業(yè)的采購(gòu)及生產(chǎn)銷售都會(huì)產(chǎn)生不利影響。由于傳統(tǒng)的存貨管理模式對(duì)人工的依賴性比較強(qiáng)，很多事情都必須依靠人工操作才能完成，這無(wú)疑增加了勞動(dòng)成本。傳統(tǒng)存貨管理模式下，對(duì)倉(cāng)庫(kù)貨品品種數(shù)量的掌握不夠詳盡、不夠清楚，容易造成廢舊過(guò)時(shí)產(chǎn)品的積壓，這無(wú)疑又增加了企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)成本及資源浪費(fèi)。

三、企業(yè)存貨管理的改進(jìn)方法

（一）制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，完善采購(gòu)流程

采購(gòu)并不是簡(jiǎn)單的買與賣，采購(gòu)質(zhì)量的好壞直接影響了生產(chǎn)環(huán)節(jié)，決定了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的高低。而完善的采購(gòu)計(jì)劃，是高質(zhì)量采購(gòu)成功的第一步。采購(gòu)計(jì)劃要合理科學(xué)、要符合實(shí)際，不可憑主觀思想任意制定。采購(gòu)要根據(jù)需求而定，避免過(guò)多或過(guò)少采購(gòu)，這就需要采購(gòu)部門跟生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)各部門做到有效溝通。采購(gòu)也不能只看眼前需求，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的打算。采購(gòu)計(jì)劃必須與企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、未來(lái)銷售計(jì)劃掛鉤，這就需要將整個(gè)采購(gòu)過(guò)程精細(xì)化。從原材料請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始，將計(jì)劃、比價(jià)、合同制定、追蹤、供應(yīng)商管理、資金管理系統(tǒng)化。采購(gòu)?fù)瑯右惨紤]市場(chǎng)因素，市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，采購(gòu)人員要有敏銳的市場(chǎng)嗅覺(jué)，對(duì)于市場(chǎng)的變化能及時(shí)做出反應(yīng)。

（二）加強(qiáng)存貨管理的理念

企業(yè)的管理層要從企業(yè)發(fā)展的角度看待存貨管理問(wèn)題。應(yīng)加強(qiáng)存貨管理的理念并將這種理念灌輸給公司的每位員工。在存貨管理人員的選擇上，企業(yè)要選擇品德好，經(jīng)驗(yàn)足的人員來(lái)?yè)?dān)任。存貨管理人員如果品質(zhì)不好，很容易出現(xiàn)問(wèn)題。同時(shí)，企業(yè)要注重員工培訓(xùn)，定期組織員工進(jìn)行存貨管理方面的學(xué)習(xí)，提高存貨管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，企業(yè)也要不定期對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)技能測(cè)驗(yàn)，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)各方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工一定要給予重點(diǎn)培養(yǎng)，使員工對(duì)企業(yè)有歸屬感，防止人才流失。人才是企業(yè)的一項(xiàng)重要資源，中小民營(yíng)企業(yè)通常規(guī)模不大，在薪酬方面很難滿足優(yōu)秀員工的期望值，造成人員流動(dòng)頻繁，管理下降，如此循環(huán)往復(fù)，形成惡性循環(huán)，所以企業(yè)不能僅注重眼前利益，必須要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看待這一問(wèn)題。

（三）建立健全存貨管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部管控

每個(gè)企業(yè)的存貨管理制度都有自己的特點(diǎn)，存貨管理制度的制定要視企業(yè)情況而定。從企業(yè)的采購(gòu)入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用出庫(kù)等流程都要做出詳細(xì)規(guī)定，要從制度上保證存貨管理的操作規(guī)范。企業(yè)應(yīng)制定采購(gòu)、驗(yàn)收、出入庫(kù)、存儲(chǔ)、清查盤點(diǎn)控制制度。采購(gòu)人員根據(jù)企業(yè)需求提交請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)主管部門審核批準(zhǔn)后簽訂采購(gòu)合同，供應(yīng)商的選擇盡量貨比三家，防止采購(gòu)員與供應(yīng)商暗箱操作，收受回扣。貨物入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格檢查，符合標(biāo)準(zhǔn)后由倉(cāng)庫(kù)保管員填寫入庫(kù)單，出庫(kù)時(shí)同樣要開(kāi)具出庫(kù)單，出入庫(kù)單要及時(shí)報(bào)給財(cái)務(wù)入賬，核算成本。每月月末進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)物庫(kù)存賬與財(cái)務(wù)資金賬，出現(xiàn)盤虧或者盤盈，都要及時(shí)分析，查找原因。如果是正常的倉(cāng)儲(chǔ)損耗，比如糧食企業(yè)，在倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程中受水分影響較大，往往會(huì)出現(xiàn)短庫(kù)或溢庫(kù)現(xiàn)象，這些正常損耗可以報(bào)財(cái)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，如果是管理不善造成的損耗，要責(zé)任到人，一追到底。制度的貫徹執(zhí)行需要監(jiān)督做保證，所以企業(yè)必須加強(qiáng)內(nèi)部管控，比如通過(guò)內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)監(jiān)督等進(jìn)行多角度監(jiān)督控制。企業(yè)要明確劃分職責(zé)，明確倉(cāng)管人員的職務(wù)與權(quán)限，杜絕一人身兼數(shù)職現(xiàn)象，確保不相容職責(zé)相分離。要建立健全內(nèi)部管控制度，使相關(guān)部門相關(guān)人員之間相互制約、相互監(jiān)督。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的存貨管理模式

隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的存貨管理日期復(fù)雜，傳統(tǒng)的存貨管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，這就要求企業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)、加強(qiáng)信息化建設(shè)并引進(jìn)先進(jìn)的存貨管理模式。

1．ERP系統(tǒng)的使用

ERP系統(tǒng)是一個(gè)將采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等各部門資源融于一體的系統(tǒng)軟件，各部門在統(tǒng)一的信息資源下工作，所有資源數(shù)據(jù)只需要在某一個(gè)系統(tǒng)中輸入一次，整個(gè)系統(tǒng)的人員都能使用，保證了數(shù)據(jù)的一致性與準(zhǔn)確性。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況建立適合自己的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)的使用可以有效提高工作率，員工只需按部就班執(zhí)行計(jì)劃，而不是忙于應(yīng)付各種意外情況。通過(guò)ERP系統(tǒng)，企業(yè)可以均衡安排生產(chǎn)，自動(dòng)管理資金、業(yè)務(wù)、人員、信息等資源，自動(dòng)監(jiān)控每一個(gè)環(huán)節(jié)，這樣不但能了解顧客需求的變化，還能了解實(shí)時(shí)的庫(kù)存及領(lǐng)用情況，及時(shí)計(jì)算出庫(kù)存成本，提高了信息的實(shí)效性，減少了人員的工作量，簡(jiǎn)化了工作流程，降低了人工成本。ERP系統(tǒng)不但能夠簡(jiǎn)化成本核算，同時(shí)還能加強(qiáng)各部門之間交流合作，加快各部門之間的信息傳遞，提高工作效率。

2．采用ABC分類管理法

對(duì)于存貨種類比較多的企業(yè)，ABC庫(kù)存分類管理方法非常適用。ABC庫(kù)存分類管理法是指將庫(kù)存物品按品種和重要程度進(jìn)行分類，分為A、B、C三個(gè)等級(jí)，A為特別重要的庫(kù)存，B為一般重要的庫(kù)存，C類是不重要的庫(kù)存，然后針對(duì)不同的等級(jí)選擇不同的管理與控制方法。對(duì)于少數(shù)品種少、價(jià)值較高的物品重點(diǎn)管理，每月進(jìn)行存貨的全面盤查、清點(diǎn)，嚴(yán)格控制庫(kù)存量，避免存貨積壓。價(jià)值較低的物品做一般管理。這樣的分類管理方法可以壓縮庫(kù)存總量、減少資源浪費(fèi)、釋放占?jí)嘿Y金、使庫(kù)存合理化，采用ABC管理方法還能夠簡(jiǎn)化工作，節(jié)約管理投入，提高企業(yè)的工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，中小企業(yè)發(fā)揮了重大作用，而存貨管理水平的高低對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，中小企業(yè)要生存、發(fā)展、壯大，必須加強(qiáng)存貨管理意識(shí)，完善存貨管理制度，加快信息化建設(shè)，更好的優(yōu)化資源配置，建立健全存貨管理體制，提高企業(yè)的存貨管理水平。