檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

山東省濟(jì)寧市汶上縣廣播電視臺(tái)（汶上縣融媒體中心） 山東濟(jì)寧 272100

1 電視臺(tái)檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員信息化手段運(yùn)用不到位

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也呈現(xiàn)迅猛發(fā)展的狀態(tài)，一步一步取代傳統(tǒng)的人工操作，更進(jìn)一步提升準(zhǔn)確率和工作效率。電視臺(tái)檔案管理領(lǐng)域中也引進(jìn)信息化管理，但是在對(duì)其進(jìn)行深入了解過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)電視臺(tái)檔案管理工作中的整理、分類和歸檔都是人工完成的，工作人員已經(jīng)形成了人工管理的習(xí)慣，而且從事檔案管理工作的人員平均年齡在35—50 歲之間，在這一年齡段掌握新鮮事物的能力有所下降，想要熟練運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理存在一些難度，這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中人工整理和信息化整理二者之間銜接出現(xiàn)問(wèn)題，容易導(dǎo)致檔案遺失的狀況，對(duì)于電視臺(tái)正常工作的開展存在一定問(wèn)題[1]。

1.2 檔案管理的法律法規(guī)不盡完善

檔案管理對(duì)整個(gè)社會(huì)的規(guī)范性比較多，檔案管理還保障了整個(gè)社會(huì)公民的合法權(quán)益。關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)給予廣大群眾權(quán)利和義務(wù)是法律規(guī)范檔案管理的核心內(nèi)容，法律主體享有權(quán)利也必須承擔(dān)義務(wù)。但是，現(xiàn)有的法律法規(guī)對(duì)在檔案管理中參與的私人企業(yè)、檔案中介的團(tuán)體和個(gè)人等社會(huì)和市場(chǎng)主體的權(quán)利和義務(wù)建立的不盡完善。不能有效激發(fā)社會(huì)主體、市場(chǎng)主體和公民參與檔案管理的積極性，不利于激發(fā)各檔案管理主體參與協(xié)同治理的內(nèi)在動(dòng)力。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

對(duì)于檔案管理工作而言，其管理的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案可以大大提升檔案管理效率，更加便捷于檔案管理工作者與客戶之間的交流。然而，在當(dāng)前的信息時(shí)代下，檔案管理的基礎(chǔ)工作并未體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化回標(biāo)。由于網(wǎng)絡(luò)上各種格式以及建設(shè)形勢(shì)都有，沒有形成統(tǒng)一的格式或要求，這在很大程度上影響了管理工作的規(guī)范性以及共享性。而且，由于當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，各式軟件的兼容性很差，很大程度上影響了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

1.4 檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的缺乏

在我國(guó)目前的檔案管理體制中，對(duì)相關(guān)人員的選拔仍然采用傳統(tǒng)的應(yīng)試考試方式，導(dǎo)致當(dāng)前信息管理工作人員對(duì)于新型的信息管理工作不適應(yīng)，對(duì)于相關(guān)的技術(shù)操作不成熟，從而使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都不能得到有效的提高。就目前而言，我國(guó)對(duì)于專業(yè)的檔案管理人才的選拔和培訓(xùn)并不樂觀。一方面是由于當(dāng)前檔案管理人員普遍年紀(jì)偏大、專業(yè)不對(duì)口，缺乏高學(xué)歷的專業(yè)人才，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用更是嚴(yán)重落后。另一方面是由于相關(guān)人才的培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致專業(yè)人才對(duì)于技能的熟悉程度和檔案管理的流程并不了解，對(duì)于信息的操作技能有所欠缺[2]。

2 實(shí)現(xiàn)電視臺(tái)檔案管理信息化的策略

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于信息化的重視

在對(duì)電視臺(tái)檔案管理工作進(jìn)行全方位分析后發(fā)現(xiàn)存在對(duì)于信息化重視力度不足的問(wèn)題，導(dǎo)致多項(xiàng)工作開展不順利。所以要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于信息化工作的重視，檔案管理人員需要提高自身素質(zhì)以及專業(yè)技能，在這一過(guò)程中要多學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)，從而提升檔案管理工作的專業(yè)技能，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確性提高、效率提升的目的。想要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于信息化的重視除了要加強(qiáng)自學(xué)以外，電視臺(tái)等單位還應(yīng)定期組織檔案管理信息化的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容也需要更加明確，要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)為主，并且讓廣大檔案管理人員清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，想讓自身在當(dāng)下社會(huì)擁有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，讓自家電視臺(tái)節(jié)目在激烈的同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就需要提升自己信息化專業(yè)技能，能熟練地操作計(jì)算機(jī)以及熟練地使用Word、Excel 表格等辦公軟件進(jìn)行檔案的整理，而專業(yè)的知識(shí)講座也使得工作人員對(duì)于信息化有全面了解，從而能為檔案管理工作培養(yǎng)綜合素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人才。

2.2 加強(qiáng)電子文件保管的穩(wěn)妥性

美國(guó)一直對(duì)外推行霸權(quán)主義，檔案管理信息化也需要時(shí)刻警惕隨時(shí)可能發(fā)生的科技制裁。比如根據(jù)美國(guó)特朗普當(dāng)局在2019 年8月發(fā)布的13884 號(hào)行政命令，禁止委內(nèi)瑞拉與美國(guó)任何公司、實(shí)體和個(gè)人之間的幾乎所有交易和服務(wù)。為確保這一命令的執(zhí)行，所以Adobe 公司決定封禁所有委內(nèi)瑞拉賬號(hào)和服務(wù)。有此前車之鑒，相關(guān)管理部門也需要加強(qiáng)防備，必須提前做好應(yīng)對(duì)措施。目前，大一部分重要的檔案資料需要掃描成PDF 版本并上傳到中石化檔案管理系統(tǒng)以期永久保管。今后，相關(guān)部門需要仔細(xì)考慮將文件掃描成別的電子版本格式，最好選擇國(guó)內(nèi)自主研發(fā)的穩(wěn)妥可靠的閱讀器版本做備份，避免以PDF 格式作為唯一版本。

2.3 要加強(qiáng)對(duì)于信息化的建設(shè)

檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中存在對(duì)于信息化不信任的態(tài)度，導(dǎo)致信息化建設(shè)不完善，面對(duì)這一情況，就需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)。在信息化的迅猛發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)落后，所以要根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求加強(qiáng)信息化建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)全面性的檔案信息化管理，在這一信息化管理中可以將諸多的電視臺(tái)信息指標(biāo)進(jìn)行信息化錄入和整理，輕而易舉地發(fā)現(xiàn)信息化與傳統(tǒng)化檔案管理二者之間的差距，從而建立更專業(yè)的信息化檔案管理體制[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)檔案管理法律法規(guī)的不斷完善和檔案管理部門對(duì)檔案管理工作的不斷改進(jìn)和重視，我國(guó)的檔案管理事業(yè)和對(duì)檔案的保密工作都取得了前所未有的成就，并有力的促進(jìn)了檔案管理工作的全面發(fā)展。我國(guó)檔案管理體制的發(fā)展必須以現(xiàn)代化行政改革的要求為出發(fā)點(diǎn)，并能與現(xiàn)代化公共行政運(yùn)營(yíng)方式相融合，按照科學(xué)發(fā)展的方向指導(dǎo)檔案管理的創(chuàng)新，建立社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理系統(tǒng)，保護(hù)群眾的合法權(quán)益，更好的服務(wù)大眾。