探討電子化檔案管理在基本公共衛(wèi)生服務(wù)中的應(yīng)用

王志坤

菏澤市鄆城縣黃集鎮(zhèn)衛(wèi)生院 山東菏澤 274713

當(dāng)代社會，社會各行業(yè)廣泛應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)智能設(shè)備，這些設(shè)備全面滲透到人類日常生產(chǎn)生活中，影響巨大。在工作中合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)智能設(shè)備效果顯著，對于基本公共衛(wèi)生服務(wù)工作而言，通過應(yīng)用此類設(shè)備可以大大提高工作效率和質(zhì)量，提高服務(wù)競爭力，使其職能能夠充分履行，發(fā)揮積極作用。在基本公共衛(wèi)生服務(wù)中，檔案管理占據(jù)重要地位，其不僅影響著衛(wèi)生服務(wù)工作的進(jìn)行，還影響著部門決策。因此，基本衛(wèi)生服務(wù)部門必須要重視檔案管理，利用互聯(lián)網(wǎng)智能設(shè)備實(shí)現(xiàn)電子化管理，提高管理效率和質(zhì)量。

1 電子化檔案管理和基本公共服務(wù)概述

1.1 電子化檔案管理

電子化檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，屬于全新的檔案管理模式，其主要指的是利用電子文檔記錄、存儲、管理各種檔案信息，進(jìn)而提高檔案信息真實(shí)可靠性以及實(shí)時(shí)保密性。在基本公共服務(wù)工作中，實(shí)行電子化檔案管理可以有效管理疾病預(yù)防、慢性病等類型的患者信息檔案，尤其是在新冠疫情期間，利用電子化檔案管理可以科學(xué)管理檔案信息，進(jìn)而提高基本公共服務(wù)的效率以及服務(wù)質(zhì)量[1]。

1.2 基本公共衛(wèi)生服務(wù)

基本公共衛(wèi)生服務(wù)主要針對疾病防控、城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院等基層的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，涉及的內(nèi)容包括年齡、性別、職業(yè)、地域、收入等不同人群，對其實(shí)行無差異公共衛(wèi)生干預(yù)服務(wù)管理，重點(diǎn)管理慢性病、疾病防控等類型患者，為防控各種疾病作出貢獻(xiàn)。

2 當(dāng)前基本公共衛(wèi)生服務(wù)中檔案管理問題

2.1 認(rèn)識不到位

基本公共衛(wèi)生服務(wù)對象為基層群眾，服務(wù)部門在實(shí)踐過程中需要注重幫助居民全面認(rèn)知、了解基本公共衛(wèi)生服務(wù)工作內(nèi)容以及相關(guān)細(xì)節(jié)，進(jìn)而保證各種基礎(chǔ)工作的順利進(jìn)行。但是，基本公共衛(wèi)生服務(wù)部門以往一般采用宣傳手冊或是通知欄進(jìn)行宣傳，這種宣傳范圍比較小，無法為群眾提供全面的了解機(jī)會，也無法有效應(yīng)用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)宣傳公共衛(wèi)生服務(wù)，宣傳效率不高，難以讓基層民眾認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性，并主動配合部門工作，無法將基本公共衛(wèi)生服務(wù)工作的積極性充分發(fā)揮出來[2]。

2.2 資金不合理

新時(shí)代，基本公共衛(wèi)生服務(wù)內(nèi)容不斷擴(kuò)大，對于技術(shù)、人才以及設(shè)施等要求也更高。但是，因?yàn)槲覈?dāng)前對于基本公共衛(wèi)生服務(wù)的資金投入有限，同時(shí)受制于傳統(tǒng)工作模式，導(dǎo)致相關(guān)部門無法科學(xué)合理配置、使用政府劃撥的財(cái)政資金，因此無法將醫(yī)護(hù)人員工作主動性和積極性充分調(diào)動起來，培養(yǎng)期服務(wù)意識，這在一定程度上影響了基本公共衛(wèi)生服務(wù)專業(yè)程度和后期效果。

2.3 管理效率低

傳統(tǒng)記錄一般采用紙質(zhì)文本記錄居民就診、慢病隨訪、居民出生、死亡居民健康檔案等信息，手動記錄這些檔案和病歷，但是這種記錄方式不夠及時(shí)，無法及時(shí)更新這些信息檔案，對整個(gè)衛(wèi)生服務(wù)產(chǎn)生了影響，同時(shí)也使服務(wù)質(zhì)量和效率降低，管理水平整體不夠[3]。

2.4 人員素質(zhì)低

當(dāng)前，有些基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)開始實(shí)行電子化檔案管理，也引進(jìn)了一些專業(yè)人才，但是數(shù)量有限，現(xiàn)有人才無法滿足結(jié)構(gòu)信息化服務(wù)要求，同時(shí)大部分檔案管理人員并不具有專業(yè)信息素質(zhì)，基層服務(wù)機(jī)構(gòu)無法大范圍引進(jìn)高端的信息人才，現(xiàn)有檔案管理人才無法了解信息時(shí)代對于檔案管理的要求，人才質(zhì)量影響了管理效率，難以滿足未來的電子化檔案管理和建設(shè)要求[4]。同時(shí)，醫(yī)院也未能普及檔案電子化操作，無法為基層衛(wèi)生服務(wù)人員提供電子化檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致管理質(zhì)量降低，對于工作水平也產(chǎn)生了影響。

2.5 共享平臺缺乏

基于現(xiàn)有平臺實(shí)行檔案管理電子化，但是當(dāng)前基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)電子化平臺開發(fā)水平低，界面不友好，操作復(fù)雜，影響平臺使用。一方面，機(jī)構(gòu)缺乏資金無法對信息化檔案管理平臺進(jìn)行優(yōu)化，導(dǎo)致平臺存儲空間小，無法對不同類型信息進(jìn)行整合存儲，系統(tǒng)自動糾錯(cuò)率低，無法為電子檔案使用提供指導(dǎo)。另一方面，檔案管理界定具有較強(qiáng)的抽象性，有些基層服務(wù)人員不具有信息技術(shù)知識，對于電子檔案操作體驗(yàn)感較差，影響其使用和普及。此外，電子檔案使用時(shí)存在安全漏洞，尤其是軟件漏洞極易導(dǎo)致檔案信息丟失，導(dǎo)致電子檔案運(yùn)行出現(xiàn)安全問題。

3 基本公共衛(wèi)生服務(wù)中電子化檔案管理應(yīng)用和措施

3.1 科學(xué)分類管理，完善電子檔案管理體系

一方面，為了提高基本公共衛(wèi)生服務(wù)效率，在其中引入電子檔案管理中，其中通過引入先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)提高服務(wù)工作質(zhì)量，培養(yǎng)專業(yè)人才，為后續(xù)電子化檔案管理工作提供參考。電子化管理過程中，全國所有服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)都采用了同樣管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作，各個(gè)社區(qū)都推選了專業(yè)管理人員實(shí)時(shí)監(jiān)管人事檔案，管理人員則負(fù)責(zé)記錄并管理設(shè)備使用、損耗等，記錄患者病史和動態(tài)情況，同時(shí)實(shí)時(shí)更居民就診、慢病隨訪、居民出生、死亡居民健康檔案，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)更新檔案信息，去除繁瑣的手寫操作，提高工作效率。檔案管理人員需要全面記錄轄區(qū)衛(wèi)生服務(wù)情況，分析對比這些記錄，了解區(qū)域居民健康情況以及醫(yī)療物資需求等。

另一方面，在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)保障下，基本公共衛(wèi)生服務(wù)結(jié)構(gòu)通過檔案管理系統(tǒng)將不同地區(qū)、社區(qū)、人群公共衛(wèi)生服務(wù)信息集成起來。對此，相關(guān)部門需要組建專門的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，科學(xué)分類這些檔案，進(jìn)而分類獨(dú)立管理各種檔案，建立健全檔案管理體系，提高管理質(zhì)量。例如，可以根據(jù)機(jī)構(gòu)智能將檔案劃分成疾病預(yù)防、慢性病等不同類型的檔案，根據(jù)每類檔案針對對象特征采取相應(yīng)的管理方案，并及時(shí)更新檔案，保證服務(wù)對象信息處于管理系統(tǒng)中，做到有跡可循，以便分析、挖掘檔案信息和數(shù)據(jù)。

此外，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)備數(shù)將電子病歷、病案統(tǒng)計(jì)結(jié)合起來，在網(wǎng)絡(luò)接口基礎(chǔ)上交換數(shù)據(jù)。電子病歷信息內(nèi)容與病案統(tǒng)計(jì)能夠節(jié)省時(shí)間，保障統(tǒng)計(jì)工作準(zhǔn)確，接口處接受檔案信息和費(fèi)用，將其傳輸至病案統(tǒng)計(jì)部位，之后利用ICD編碼和其他項(xiàng)目體現(xiàn)機(jī)構(gòu)醫(yī)療動態(tài)，詳細(xì)分類統(tǒng)計(jì)疾病、費(fèi)用、搶救等情況，再分析、編輯這些資料，為衛(wèi)生服務(wù)管理和臨床調(diào)查提供數(shù)據(jù)，為檔案使用提供便利。而在篩選各種數(shù)據(jù)信息時(shí)，可以利用Excel實(shí)現(xiàn)量化整理，再將其傳輸?shù)絊PSS數(shù)據(jù)庫內(nèi)，進(jìn)而把握疾病發(fā)生情況和變化趨勢，保障民眾衛(wèi)生健康。

3.2 優(yōu)化檔案功能，完善管理機(jī)制

首先，開發(fā)查詢平臺?；竟残l(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)要不斷提高信息水平，并與高新技術(shù)企業(yè)展開合作共同設(shè)計(jì)開發(fā)查詢檢索系統(tǒng)以及電子化檔案管理平臺，該系統(tǒng)可以高效管理基本公共衛(wèi)生服務(wù)相關(guān)信息，同時(shí)為每位服務(wù)對象提供針對性的個(gè)人服務(wù)賬號，通過該賬戶民眾可以迅速查找、檢索個(gè)人健康信息，進(jìn)而全面了解自己及其家人健康情況，以積極應(yīng)對各種突發(fā)情況。例如，對于有高齡患者的家庭，家屬和醫(yī)院可以通過電子化檔案查詢系統(tǒng)定期查詢患者健康情況，并配合機(jī)構(gòu)及時(shí)更新信息，以便為社區(qū)醫(yī)院定期隨訪以及發(fā)病治療、疾病控制等工作提供可靠信息，提高患者生存率和生活質(zhì)量。

其次，完善管理機(jī)制。通過引入現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，重點(diǎn)完善電子檔案管理機(jī)制，完善管理標(biāo)準(zhǔn)，明確注意事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和系統(tǒng)化管理目標(biāo)，解決其中的問題。同時(shí)，還需要梳理檔案管理運(yùn)行中存在的問題，按照電子化檔案管理實(shí)際需求完善管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)，基于明確的管理崗位責(zé)任制上落實(shí)好各層次的人員檔案管理責(zé)任。此外，構(gòu)建電子化的檔案管理監(jiān)督考核體系，重點(diǎn)考核管理人員的績效，采取獎(jiǎng)懲措施促使電子化檔案管理能夠順利進(jìn)行，并構(gòu)建外部監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮專業(yè)評估功能，在監(jiān)督基礎(chǔ)上促使基本公共衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高效運(yùn)行。

3.3 完善藥品管理

信息化時(shí)代，信息技術(shù)在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高度發(fā)展，電子化檔案管理也成為基礎(chǔ)管理方式，其通過收集醫(yī)護(hù)人員人事信息、設(shè)備以及資產(chǎn)，通過詳細(xì)記錄各項(xiàng)信息，并開展后續(xù)分析，進(jìn)而從事物發(fā)展中尋找總結(jié)所需要的內(nèi)容。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，在基本公共衛(wèi)生服務(wù)中應(yīng)用。對患者來說，藥品十分重要，加強(qiáng)藥品管理也是基本公共衛(wèi)生服務(wù)就主要工作內(nèi)容之一，通過電子化檔案管理及時(shí)記錄、更新患者藥品需求，進(jìn)而為購買藥品的患者提供參考，使患者可以通過正規(guī)渠道采購藥品，患者只需要到附近藥店出示個(gè)人電子檔案就診記錄即可采購藥物，不僅保障了用藥安全、準(zhǔn)確，同時(shí)也免去了開藥環(huán)節(jié)，方便了患者購藥。此時(shí)，基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)需要注重對慢性病等患者普及藥品采購知識，使患者樹立正規(guī)渠道采購藥品的認(rèn)識，進(jìn)而防止患者濫用、誤用藥物，確保用藥安全，提高藥品管理質(zhì)量。此外，基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)也可以利用互聯(lián)網(wǎng)為具有電子醫(yī)療檔案的居民提供衛(wèi)生知識普及服務(wù)，或是居民也可以利用互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)衛(wèi)生服務(wù)知識以及流行病預(yù)防知識，增強(qiáng)居民的防護(hù)認(rèn)識，增強(qiáng)自身素質(zhì)。

3.4 提高人員素質(zhì)

基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)要想提高電子化檔案管理水平，需要高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)作為保障，提高機(jī)構(gòu)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)可以滿足機(jī)構(gòu)管理需求。

首先，需要提高人員信息化素質(zhì)，注意普及信息技術(shù)，使檔案管理專業(yè)技術(shù)人員以及醫(yī)護(hù)人員能夠掌握電子化檔案管理系統(tǒng)使用方式。同時(shí)，還需要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員，為其提供專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠掌握先進(jìn)技術(shù)，發(fā)揮人才能力，尤其是系統(tǒng)開發(fā)以及維護(hù)技能，注意按照用戶個(gè)性開展智能化以及個(gè)性化電子檔案管理。最后，還需要引進(jìn)專業(yè)人才，尤其是高端人才，或是與高校、企業(yè)展開合作，為學(xué)生提供工作、實(shí)習(xí)機(jī)會，并提高檔案管理崗位工資和相關(guān)服務(wù)，留住人才，提高電子化檔案管理整體水平。

3.5 共享信息資源，合理運(yùn)用電子病歷

由專業(yè)人員統(tǒng)一管理檔案，對檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，使檔案流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及統(tǒng)一化。通過構(gòu)建完整合理的檔案管理制度，確定管理職責(zé)，使各部門能夠各司其職，利用信息化管理系統(tǒng)加強(qiáng)各部門檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息共享。與此同時(shí)，利用考核機(jī)制可以提高人員管理素質(zhì)，保證檔案能夠明確、及時(shí)歸檔，并完善法律規(guī)范，明確檔案標(biāo)準(zhǔn)，對管理人員行為進(jìn)行有效規(guī)范，使相關(guān)工作能夠有法可依。與此同時(shí)，還需要讓醫(yī)護(hù)人員學(xué)習(xí)法律法規(guī)，提高法律意識，使檔案更加真實(shí)有效、完整可靠，并統(tǒng)計(jì)操作和電子檔案格式，使電子文件實(shí)現(xiàn)完整性以及有效性，完善電子檔案管理機(jī)制。

除此之外，通過完善電子檔案管理，保護(hù)電子病歷，重點(diǎn)完善病歷信息，確保病案信息可靠、安全，在原病歷檔案基礎(chǔ)上確保各部分責(zé)任，并進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)而使電子病歷檔案管理能夠有章可循。同時(shí)，明確規(guī)定電子病案內(nèi)容和實(shí)踐，盡量保證檔案簡潔，為其應(yīng)用提供便利。在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享，將基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案系統(tǒng)與區(qū)域醫(yī)院、地方三家醫(yī)院、指定藥方的檔案系統(tǒng)連接起來，實(shí)現(xiàn)信息共享，患者只需要報(bào)告自己的聯(lián)系方式或是身份證號就可以自主在各合作單位就醫(yī)、購藥，且信息共享，醫(yī)護(hù)人員和藥劑師可以根據(jù)系統(tǒng)顯示的患者情況予以斟酌看診、開藥、配藥等，將電子檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來。

4 結(jié)語

綜上所述，為了滿足基本公共衛(wèi)生服務(wù)的信息化時(shí)代發(fā)展要求，基層社區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要提高思想認(rèn)識，尤其是電子化檔案管理認(rèn)識，正視以往基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的認(rèn)識不到位、資金不合理、管理效率低、人員素質(zhì)低、共享平臺缺乏等問題，重視電子化檔案管理工作。因此在新時(shí)代，基本公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加大力度開展電子化檔案管理工作，并采取科學(xué)分類管理，完善電子檔案管理體系、優(yōu)化檔案功能，完善管理機(jī)制、完善藥品管理、提高人員素質(zhì)、共享信息資源等措施，進(jìn)一步提高檔案管理水平，盡可能為人民群眾提供更高水平的衛(wèi)生服務(wù)。