不用打開文件 Excel數(shù)據(jù)查詢更簡單

平淡

比如筆者經(jīng)常需要在多個庫存表文件中查詢具體物品，現(xiàn)在需要打造一個根據(jù)物品名稱查詢?nèi)霂烊掌?、庫存?shù)量等信息的文檔。具體操作步驟如下：

1.設(shè)置查詢關(guān)鍵字

打開庫存文檔，復(fù)制物品名稱列的內(nèi)容到K列，然后選中K列的內(nèi)容并依次點擊“數(shù)據(jù)→刪除重復(fù)項→以當(dāng)前選定區(qū)域排序”，這樣可以獲得所有入庫的不重復(fù)物品名稱（圖1）。

新建一個查詢文檔，接著定位到A2單元格，將從上表獲得的不重復(fù)物品數(shù)據(jù)粘貼到A列。再定位到B2單元格，依次點擊“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證”，建立一個以A2：A20為序列的驗證列表，并去除“出錯警告”下的“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”前的勾選，這樣通過下拉列表可以快速選擇和輸入查詢物品名稱（圖2）。

2.導(dǎo)入工作表

在Excel菜單欄中依次點擊“數(shù)據(jù)→獲取數(shù)據(jù)自其他源→自Microsoft Quer y”，在打開的窗口中依次選擇“數(shù)據(jù)庫→Excel Files*”（表示選擇制作好的Excel文檔作為數(shù)據(jù)源），同時去除下方“使用查詢向?qū)?chuàng)建/編輯查詢”前的勾選，點擊“確定”。接著在打開的窗口中，將驅(qū)動器定位到需要查詢的庫存文件所在的分區(qū)，然后在上述的窗口中定位到文件所在的文件夾，在左側(cè)的窗格中就可以看到該文件夾下所有的Excel文檔，按提示選擇庫存文件，點擊“確定”（圖3）。

繼續(xù)在打開的窗口中選擇庫存文件的工作表（如果提示沒有可用的表，則依次點擊“選項→表選項”，勾選全部顯示的項目），點擊“添加”，將表添加到數(shù)據(jù)庫中。

3.設(shè)置查詢參數(shù)

在打開的數(shù)據(jù)庫窗口中的“5月$”（即添加的工作表名）下可以看到文檔第一行的標(biāo)題內(nèi)容。這里可以根據(jù)自己的需要添加查詢字段，只要雙擊即可添加到下方的列表中。為了方便描述，這里雙擊第一行的“*”，將表格全部字段的內(nèi)容都添加進(jìn)去（圖4）。

繼續(xù)在菜單欄中依次點擊“視圖→條件”，切換到條件視圖后定位到下方的“條件字段”，在右側(cè)展開下拉列表并選擇“物品名稱”，這就是我們在后續(xù)需要進(jìn)行查詢字段的內(nèi)容（大家可以根據(jù)自己的實際需要進(jìn)行選擇，也可以設(shè)置多個查詢條件），接著在下方“值”后的文本框中輸入“l(fā)ike '%' & [？] &'%'”，將其作為查詢參數(shù)（圖5）。

代碼解釋：

在“值”的參數(shù)代碼中，“l(fā)ike”（參數(shù)均不含外雙引號，下同）表示“包含”，“%”為通配符，兩者的組合表示模糊查詢，這樣在后續(xù)就可以使用包含物品名稱的關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢了。“？”表示一個變量，每個“？”對應(yīng)絕對單元格中的值，后續(xù)查詢條件就是把在某個單元格中輸入的關(guān)鍵字作為查詢的具體條件。大家還可以根據(jù)自己的需要設(shè)置適合的查詢條件，比如需要精確地查詢，則使用“[？]”作為查詢條件。如果要使用開頭是某關(guān)鍵字的查詢，可將條件修改為“l(fā)ike [？]&'%'”。

4.設(shè)置數(shù)據(jù)顯示和輸入?yún)?shù)值的位置

依次點擊菜單命令“文件→將數(shù)據(jù)返回Excel”，在彈出的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”窗口中，“數(shù)據(jù)的放置位置”選擇B4單元格，點擊“確定”（圖6）。

繼續(xù)在彈出的窗口中“輸入?yún)?shù)值”位置處選擇B2單元格，同時勾選下方的“在以后的刷新中使用該值或該引用”和“當(dāng)單元格值更改時自動刷新”前的復(fù)選框，這樣上述關(guān)聯(lián)的庫存文檔數(shù)據(jù)變化后會同步進(jìn)行刷新（圖7）。

5.實際使用

完成上述的操作后，當(dāng)我們需要查詢庫存文檔中的物品信息時，只要在B2單元格中選擇具體的物品名稱，在下方就可以自動對文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選顯示，而且原始數(shù)據(jù)變化后，查詢數(shù)據(jù)也會同步刷新顯示（圖8）。

因為我們在上述的條件設(shè)置中使用了模糊搜索功能，因此也可以直接在B2單元格中輸入關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢。比如輸入“9”，就可以將包含9的所有物品名稱全部搜索到。

操作同上，可以在當(dāng)前查詢的文檔中添加其他文檔的查詢數(shù)據(jù)庫（或在其他工作表中添加），這樣以后我們只要打開這個查詢文檔就可以方便地查詢其他工作簿中的數(shù)據(jù)了。