淺談新形勢下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理對策分析

李娟

四川省渠縣農(nóng)民工服務(wù)中心 四川達州 635200

行政單位的財務(wù)檔案蘊含著單位中資金發(fā)展的狀況。同時，可以清楚了解單位工作人員的收資情況，進行合理的安排。但是，以往的行政單位財務(wù)檔案管理存在弊端，不利于進行長期的管理。這需要領(lǐng)導進行管理模式的創(chuàng)新，為單位財務(wù)的發(fā)展，制定合理的政策，使發(fā)展更加順利。擁有清晰地財務(wù)管理方式，有利于事業(yè)單位的發(fā)展與生存[1]。

1 轉(zhuǎn)變財務(wù)檔案管理理念，明確信息要求

在事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理工作推進過程中，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立先進的財務(wù)檔案信息化建設(shè)理念，強化檔案信息意識。事業(yè)單位管理者需要認識到財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性，并進一步提高對財務(wù)檔案管理信息化的重視度，結(jié)合自身的實際情況，充分的運用現(xiàn)代化思維和先進的技術(shù)手段，全面提高財務(wù)檔案信息化管理水平，使財務(wù)檔案能夠更好的服務(wù)于單位的財務(wù)管理工作。

2 更新財務(wù)檔案管理設(shè)備，推進財務(wù)檔案管理工作的信息化

很多事業(yè)單位存放財務(wù)檔案的地方條件非常簡陋，也沒有做任何的防潮、防火、防蟲措施，這樣時間一長，財務(wù)檔案必定會受損。所以必須要做好財務(wù)檔案的保存工作，及時更新財務(wù)檔案的管理設(shè)備，除了要做好基本的防火、防蟲、防潮措施之外，還要保證檔案存放的機密性，防止檔案材料的泄露。除此之外，信息技術(shù)的發(fā)展也為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的開展提供了新的方法。事業(yè)單位財務(wù)檔案整理是一項非常復雜、工作量很大的工作。使用傳統(tǒng)人工錄入的方法既費時間也費精力，效率非常低下。推進財務(wù)檔案管理工作的信息化，利用計算機開展財務(wù)檔案管理工作可以很好的提升財務(wù)檔案信息錄入工作的工作效率，同時還可以節(jié)省人力物力以及時間和精力。建立財務(wù)檔案信息庫還可以提高財務(wù)檔案管理的管理效率與管理質(zhì)量。

在事業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理開展實施方面，還應(yīng)該注重積極運用信息化智能化的手段，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實際要求建立完善財務(wù)檔案管理信息化平臺，充分運用智能技術(shù)、信息技術(shù)等，完善財務(wù)檔案的歸檔保存、搜索索引以及開發(fā)利用功能，提高事業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案的查閱和管理效率。同時，在事業(yè)單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理信息化智能化的實施方面，還應(yīng)該注重強化財務(wù)檔案資料的安全性管理，尤其是在檔案資料的訪問權(quán)限、加密傳輸以及電子水印等的綜合利用，確保財務(wù)檔案資料的安全可靠。

3 合理利用安全防范技術(shù)

隨著信息技術(shù)在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，為了實現(xiàn)財務(wù)檔案信息的高效利用，宜積極建立財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣不僅能夠降低檔案管理人員的工作強度，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)檔案管理的高效化，進一步改善財務(wù)檔案信息丟失、遺漏等問題。在財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，還要合理利用安全防范技術(shù)，有效的保證數(shù)據(jù)庫的安全。作為財務(wù)檔案管理人員，需要具備較強的網(wǎng)絡(luò)安全意識，在實際工作中要嚴格按照流程進行規(guī)范操作，避免外部設(shè)備與系統(tǒng)的連接。通過利用云存儲技術(shù)，可以實現(xiàn)對電子檔單的自動備份，而且能夠避免傳輸過程中出現(xiàn)亂碼、數(shù)據(jù)丟失和損毀等情況。另外，檔案管理部門還要定期對殺毒軟件進行更新升級，重視身份識別技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)和存儲控制技術(shù)等的應(yīng)用，強化網(wǎng)絡(luò)安全防范，進一步保證事業(yè)單位財務(wù)檔案的安全性。

4 建立完善的信息化管理制度

不論是國家還是企業(yè)的發(fā)展，都離不開制度的管理和約束，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理也不例外，同樣需要規(guī)范的制度作為支撐。一方面相關(guān)的主要領(lǐng)導要認真調(diào)查部門發(fā)展的實際情況，仔細研究原有的制度，認真進行梳理，對于一些已經(jīng)無法適應(yīng)部門發(fā)展的財務(wù)管理制度應(yīng)及時修改，對財務(wù)管理信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的新問題要應(yīng)用新制度予以解決。另一方面，強化制度落實的重要性，制度只有在完善的前提下才能夠真正地發(fā)揮作用，主要領(lǐng)導發(fā)揮監(jiān)督職能，要求相關(guān)財務(wù)檔案管理人員要依據(jù)制度辦事，按照相關(guān)流程加快信息化建設(shè)的進程，完善制度體系為推進財務(wù)檔案信息化管理提供支持。

5 加強培訓，提升管理人員信息化能力

經(jīng)過以上的描述，我們發(fā)現(xiàn)管理人員的信息化能力會直接影響到事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的效率和質(zhì)量，由此當前應(yīng)該追本溯源，先從人員方面進行培訓，讓他們能夠適應(yīng)這種信息化管理模式，保證操作的順利展開[2]。之前有些人員由于不熟悉當前的信息化操作，所以在進行管理的過程中，由于操作不當或失誤會導致數(shù)據(jù)的遺漏，因此，當前的事業(yè)單位應(yīng)該加強培訓，讓每一位管理人員都能具備更強的信息化能力，嘗試著去適應(yīng)當代的節(jié)奏。管理人員進行操作之前應(yīng)該進行培訓和考核，考核通過之后再讓他們直接進行檔案管理，這樣可以進一步減少檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。事業(yè)單位也不要吝嗇投入資金和心力，要保證管理人員的專業(yè)素質(zhì)，明白專業(yè)素質(zhì)及能力對于財務(wù)檔案管理的重要性，重視當前的管理培訓。

6 加強財務(wù)檔案的監(jiān)督

在進行財務(wù)檔案管理的過程中，一定要對加強整個事業(yè)單位全過程的財務(wù)審核和監(jiān)管力度，保證事業(yè)單位資金應(yīng)用的透明和公開，確保原始資料合法合規(guī)和簽字、印章齊全，這樣能夠從根本上杜絕檔案管理不科學的現(xiàn)象，也能保證整個事業(yè)單位正常運營，保證合理性。通過對事業(yè)單位各個階段加強檔案監(jiān)督管理控制，能夠使得內(nèi)部運營更加科學、全面。財務(wù)檔案管理過程中需要根據(jù)各個財務(wù)指標的重要性進行細致的分析，通過科學的對比選擇最優(yōu)的管理方案，加強預算監(jiān)督的效果，這樣能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的財務(wù)控制有效性提高，也需要讓技術(shù)、經(jīng)濟、市場三方面相結(jié)合，將事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作滲透到每一個環(huán)節(jié)中[3]。

綜上所述，針對當前事業(yè)單位發(fā)展的情況，必須要加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新，通過更加科學合理的檔案工作，讓事業(yè)單位獲得更高發(fā)展空間。解決當前存在的諸多問題，使當前檔案管理存在的影響減弱，通過對各種財務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新，來提高檔案管理的有效性，推動事業(yè)單位的積極發(fā)展。