鐵路企業(yè)物資管理實現(xiàn)信息化的思考

傅豪

朔黃鐵路發(fā)展有限責任公司 河北滄州 062350

信息化管理作為一種新的管理理念，主要是企業(yè)以提升效率和效益為目標，將人力、物力、財力和管理等產(chǎn)生要素集中起來，實現(xiàn)統(tǒng)一的配置和管理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)鐵路運輸分散管理的模式，實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，將物資管理的各個環(huán)節(jié)結(jié)合起來，建立統(tǒng)一的管理思想，從而達到降低成本、提升管理效率的目的，促進鐵路運輸企業(yè)快速發(fā)展。

1 鐵路企業(yè)物資管理信息化存在的主要問題

1.1 物資管理信息系統(tǒng)建設缺乏統(tǒng)籌

物資管理信息系統(tǒng)建設起步較早，但系統(tǒng)功能設計多是物資管理業(yè)務范圍中的部分內(nèi)容，缺乏全范圍、全業(yè)務流程的統(tǒng)籌設計，導致物資管理未能實現(xiàn)全面信息化。

1.2 物資管理信息系統(tǒng)管控缺乏智能

物資管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了從手工到計算機的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)臺賬等初級功能，對將管理思想、意圖、指標融入系統(tǒng)卡控的設計較少，未能實現(xiàn)通過信息化提高管理水平。同時，缺乏對信息數(shù)據(jù)運用（為管理決策服務）的功能，數(shù)據(jù)難以發(fā)揮作用[1]。

1.3 物資管理信息系統(tǒng)運用缺乏協(xié)同

物資管理信息系統(tǒng)自成體系，數(shù)據(jù)共享性不足，沒有融入企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理的大體系中發(fā)揮協(xié)同作用，未能體現(xiàn)物資作為安全生產(chǎn)服務的主旨。

2 鐵路企業(yè)物資管理實現(xiàn)信息化的思考

2.1 基礎數(shù)據(jù)

組成本系統(tǒng)的單位信息、人員信息、物資目錄、物資概預算等基礎數(shù)據(jù)信息。

2.2 計劃申請

分類別進行部管物資和建管物資的申請，完成各標段施工單位物資部物資需求計劃的編制、提報。

2.3 計劃審核

各施工單位提報上來的物資計劃經(jīng)監(jiān)理單位、建設單位工程部專業(yè)工程師逐級審批，與施工圖中的設計概預算及招標合同（考慮了設計變更的數(shù)量）的數(shù)量進行核對，確保所需物資的準確性。

2.4 計劃下達

審核通過的物資需求計劃提交到建設單位的物資設備部，分類后形成計劃下達單傳遞給各物資供應商，為物資結(jié)算提供基礎數(shù)據(jù)。

2.5 物資到達

供應商接收到建設單位的物資需求計劃后，根據(jù)需求計劃的時間、交貨地點、條件、數(shù)量等信息安排生產(chǎn)，生成發(fā)貨單，錄入實際發(fā)貨數(shù)量，送貨到施工現(xiàn)場。物資設備送達施工現(xiàn)場后，監(jiān)理單位先檢查其外包裝、檢驗其合格證，對需第三方檢測的物資進行送檢，確認合格物資實際到貨數(shù)量并錄入系統(tǒng)，完成物資的收貨確認并打印接收單，為日后的驗工計價工作提供依據(jù)。

2.6 物資質(zhì)量

質(zhì)量管理模塊是查詢模塊，包括物資進場、物資驗收記錄查詢功能。監(jiān)理單位按規(guī)定對進場物資設備進行合格證的檢驗、見證取樣或平行檢驗，包括每批次物資設備的合格證、檢驗報告的原始數(shù)據(jù)信息。施工單位按照有關標準、規(guī)定、規(guī)范對進場物資設備的原始數(shù)據(jù)信息進行抽樣復測、檢測，包括物資設備到貨和實驗檢驗信息，保證工程物資質(zhì)量合格[2]。

2.7 倉儲管理

（1）出入庫管理。①入庫管理。管理員在收到配送單物資后，系統(tǒng)自動生成驗收單并組織驗收，通過配備的掃碼設備或手持機確認，驗收通過后自動生成收料單，確認收料單并入庫。②出庫管理。倉庫管理員收到發(fā)料通知，系統(tǒng)自動生成發(fā)料單，確認后發(fā)料。另外，回收生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的廢舊物資，通過入庫管理實現(xiàn)賬務管理，報廢物資進入報廢物資庫，舊物資進入舊物資庫。

（2）閑置物資管理。①閑置物資信息。每年1月，由系統(tǒng)自動計算各單位閑置物資（兩年及以上無動態(tài)的、庫存大于消耗的），對于因設備技術升級造成的閑置物資以及在日常盤點業(yè)務中發(fā)現(xiàn)的閑置物資，以手工錄入相關信息形成閑置物資信息庫。②閑置物資調(diào)劑。各單位對閑置物資進行清查、鑒定，對不能調(diào)劑的進行標記并說明原因（系統(tǒng)默認閑置物資均可調(diào)劑）。集團公司及所屬單位均可查看閑置物資信息及調(diào)劑信息，在需求計劃處理時，系統(tǒng)自動提示先調(diào)劑后采購。

（3）使用消耗管理。各車間班組根據(jù)生產(chǎn)計劃和工作量安排提出用料請求，車間班組庫管員按需發(fā)料，在車間班組領料時通過手工或掃碼的形式發(fā)料出庫，維護、確認領用票。對于設備類與固資系統(tǒng)聯(lián)動，可實時讀取維護、更換設備部件等設備檔案；可通過掃碼對使用過程中的問題、因物資質(zhì)量引發(fā)的故障、事故進行信息錄入，從而實現(xiàn)對物資的全生命周期跟蹤。

（4）調(diào)價與調(diào)整管理。①調(diào)價管理。站段物資部門在接到財務關于庫存物資價格調(diào)整（減值準備）的通知后，在系統(tǒng)中維護調(diào)價單，經(jīng)財務確認后實現(xiàn)價值調(diào)整。②調(diào)整管理。站段物資部門定期組織倉庫盤點，盤點物資發(fā)生盈虧時，系統(tǒng)自動生成調(diào)整單，經(jīng)財務和主管領導審批后，實現(xiàn)數(shù)量調(diào)整[3]。

（5）供應商庫存管理（代儲）。建立代儲類型的倉庫，其收發(fā)存業(yè)務通過該類型倉庫進行，具體操作與正常物資出入庫管理相同。供應商能夠隨時通過供應商服務平臺查詢代儲物資的收發(fā)存情況。

（6）調(diào)撥管理。實現(xiàn)內(nèi)部調(diào)撥、對外調(diào)撥，站段材料科在接到集團公司調(diào)撥通知或與其他站段協(xié)商完畢后，在系統(tǒng)中維護調(diào)撥單，對物資進行調(diào)撥，待對方驗收確認后即完成調(diào)撥。

（7）報廢管理。①報廢物資確定。各單位通過對閑置物資進行清查、鑒定以及盤點業(yè)務中發(fā)現(xiàn)需要報廢的物資，在系統(tǒng)中維護物資報廢申請報集團公司業(yè)務部門、物資部、財務部審批后，以報廢單形式進行報廢，由正常庫轉(zhuǎn)入報廢庫（固定資產(chǎn)報廢的申請、審批流程與財務固資管理接口）。②報廢物資處置。集團公司物資部、經(jīng)開部通過系統(tǒng)掌握報廢物資資源情況，能夠進行經(jīng)營開發(fā)的進行經(jīng)營開發(fā)；不能經(jīng)營開發(fā)的根據(jù)管理權限組織對外銷售，編制銷售計劃，發(fā)布公告、組織網(wǎng)上競價，流程與采購一致。經(jīng)營開發(fā)、銷售完成后，資產(chǎn)單位維護銷售單，完成報廢物資處置。

3 結(jié)語

物資管理信息化是一項系統(tǒng)工程，需要物資管理工作者全面梳理物資管理業(yè)務范圍、業(yè)務流程，通過對業(yè)務范圍的確定、業(yè)務流程的再造優(yōu)化，形成物資管理標準，再進行物資管理信息系統(tǒng)設計建設，才能全面提升物資管理水平。