淺談機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題和辦法

王祎洋

遼寧省調(diào)兵山市社會保障和民政事務(wù)服務(wù)中心 遼寧調(diào)兵山 112700

我國機關(guān)事業(yè)單位一直以來都十分重視人事檔案的管理和保存，但正所謂“前行路上，不斷進步?！蔽覀兊臋n案管理工作也應(yīng)如此。下面僅就人事檔案管理工作存在的一些問題，發(fā)表個人的一些薄見，希望能對我們的檔案管理工作的進步有一點點幫助。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理方式落后，不夠現(xiàn)代化

由于長久以來機關(guān)事業(yè)單位檔案存儲的特點，即以紙質(zhì)檔案原件直接儲存，不但安全性差，并且易受客觀環(huán)境如空氣濕度、溫度、蟲蛀等因素影響較大。雖然近些年來機關(guān)事業(yè)單位一直在提倡無紙化辦公，檔案管理工作也正在完成由紙質(zhì)化向電子化過度，但整個過度工作顯然還是不夠迅速和全面。首先，在紙質(zhì)化向電子化過度的過程中，工作人員通常只錄入人事檔案的基本信息，沒能將人事檔案的信息逐頁掃描進電腦，這樣就會造成電子檔案錄入的不完全。人事檔案查詢起來最后還是要翻箱倒柜查找紙質(zhì)版，電子檔案的迅捷和完整體現(xiàn)不出來。此外，人事檔案的紙質(zhì)化向電子化過度已有一段時間，雖然曾經(jīng)一度提倡加快人事檔案電子化進程，但隨著時間流逝，這項工作的重視度漸漸減弱，戰(zhàn)線拉的過長，以至于現(xiàn)今還沒有徹底完成。

建議：作為更為便捷也更能保護紙質(zhì)版人事檔案的新途徑，人事檔案電子化應(yīng)加快進程、加大力度。首先應(yīng)確保紙質(zhì)版人事檔案電子錄入的完整性，即凡是紙質(zhì)版人事檔案有的信息，電子版人事檔案也應(yīng)具備。做到查找某人檔案時，輸入名字單位即可以在電腦中迅捷全面地顯示出來。此外，人事檔案由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向電子化進程應(yīng)當加快，此工作戰(zhàn)線不易拉的太長。因為戰(zhàn)線太長的話，一方面會影響工作進度，拖延人事檔案工作現(xiàn)代化的進程；另一方面將會容易造成工作人員的倦怠，影響他們的工作質(zhì)量和工作熱情。要盡快完成過往紙質(zhì)檔案的大批量電子化備份，同時確保新產(chǎn)生的人事檔案也要及時備份。

1.2 檔案從業(yè)人員專業(yè)度不夠

目前來看，機關(guān)事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員，很少有科班出身，大多是一些不相關(guān)專業(yè)人員上崗從業(yè)，他們對檔案的基本管理辦法可謂知之甚少。加之由于近些年檔案管理工作量大、要求高造成的人手不足，上面統(tǒng)籌安排不得不從各個單位抽調(diào)臨時人員幫忙，亦或者是安排新考入機關(guān)事業(yè)單位的新人來臨時勝任檔案管理工作。但不論是以上哪一種，他們的專業(yè)程度顯然都是不夠的，沒有專業(yè)的知識和技術(shù)來從事檔案管理工作，對檔案整理這種目前來說還是以紙質(zhì)為主的精細活，都是極為冒險的。因為紙質(zhì)檔案本身性質(zhì)的脆弱，不專業(yè)的手法極易對其造成損害。此外，人事檔案作為個人重要信息的記載，具有極高私密性，檔案整理人員的流動性和臨時性就很難保證人事檔案的保密性質(zhì)。更重要的是，檔案管理人員的臨時和流動性質(zhì)，一旦發(fā)生檔案泄密或涂改等惡性事件時，很難進行追蹤和責任落實[1]。

建議：機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理工作重視起來，政府在招聘人員時應(yīng)注重招收檔案相關(guān)專業(yè)人員，以收獲一批真正懂得檔案管理專業(yè)技能的人員，使得檔案管理工作開展起來更加的專業(yè)和規(guī)整。此外，檔案管理工作也是一項任重道遠、與時俱進的工作，不能因為從業(yè)人員科班出身就忽視繼續(xù)學習，檔案從業(yè)人員也應(yīng)時時刻刻重視培訓。把檔案管理工作的最新要求、指示，最新的檔案管理辦法及時完整地傳達給各級檔案管理人員，是十分重要的事情。人事檔案管理工作因為特殊的性質(zhì)，還應(yīng)做好保密工作。凡是接觸檔案整理工作的人員都應(yīng)做好登記，細致到什么時間誰整理的哪本檔案，以便發(fā)生惡性事件時有據(jù)可查、有源可溯。為了保證人事檔案從業(yè)人員的易于管理，建議檔案管理人員一律安排在編在崗正式員工，杜絕使用臨時人員從事檔案管理工作。

1.3 檔案管理要求變化太快不能達到整齊統(tǒng)一

由于政府近年來對檔案管理工作的重視加強，陸續(xù)出臺了檔案管理工作方面的諸多文件，這些文件一方面與時俱進地達到了機關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理新要求，另一方面卻給檔案整理工作帶來了巨大的工作量和困難。具體體現(xiàn)在，前后出臺的文件對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的要求更新太快，或者說不夠一致。這樣的結(jié)果就是工作人員耗費大量時間精力來整理的人事檔案，沒多久又被全盤推翻，不得不按新要求重頭再來。筆者在相關(guān)部門工作，目睹這樣的返工已經(jīng)有好些次。這樣的結(jié)果就造成工作人員疲于整理，工作積極性減弱，政府方面又耗費大量的人力物力[2]。

建議：政府出臺相應(yīng)文件時應(yīng)做到深思熟慮，仔細全方位做好調(diào)查后，再出臺相應(yīng)文件。盡量做到文件前后要求不有太大偏差，盡量完善先前文件要求，而不是推翻前文件要求，這樣就會減少很多不必要的返工。此外，相關(guān)部門在執(zhí)行文件要求時，一定要仔細研讀文件精神，不要一知半解、照貓畫虎就開展工作，要做到不懂就問，仔細認真地完成人事檔案管理工作，以確保檔案整理工作的一致性和連貫性[3]。

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作也和其它所有工作一樣，總要在日常工作中不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，才有進步。又因為這項工作自身的很多特殊性，比如保密性和脆弱性，就更決定了檔案管理工作的重要?？傊?，檔案管理工作是一項極為重要的工作，它的前路任重而道遠，還需要我們所有從業(yè)人員的共同努力。衷心希望在我們的努力下，檔案管理工作會有新的起色！