檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

崔 莉 劉利潔 大慶油田化工有限公司銷售分公司

信息時代到來以后，我國的檔案管理工作迎來了嶄新的突破，傳統(tǒng)的檔案管理理念、方式等弊端日漸暴露，在很多領(lǐng)域的檔案管理工作中，已然進行了信息化探索，發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢突出，有效形成了新的檔案管理流程、方式。信息技術(shù)下的檔案管理更為高效與便捷，有效集成了全部的檔案資源，使得檔案資源的服務(wù)作用凸顯，雖然很多主體在檔案管理信息化建設(shè)方面尚存在很多的不足，但未來隨著信息技術(shù)的日漸發(fā)展，我國檔案管理將進入新的階段。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的作用

(一)拓展檔案資源范圍

在任何一個檔案管理的主體而言，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案管理的整體模式得以轉(zhuǎn)變，因為信息技術(shù)的優(yōu)勢突出，在檔案管理方面的應(yīng)用取代了人工管理，檔案管理方面的人力資源投入量大大減少，不僅提高了整體的管理效率，更是在一定程度上拓展了檔案資源的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，各種檔案資源的獲取一般是由人工獲得的，獲取方式具有很大的單一性，無論是檔案資源的獲得數(shù)量還是獲取質(zhì)量方面，都難以達到最為理想的狀態(tài)，檔案資源缺失的問題普遍存在，正是因為這一問題，主體在開展各項工作中，難以實現(xiàn)對檔案資源的合理利用，決策科學(xué)性難以保障的同時，也帶來了巨大的工作壓力與漏洞[1]。而信息時代下將信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，完全解決了這方面的問題，形成了信息化檔案管理模式，檔案資源的獲取和利用都更為便捷，這些檔案資源在決策等領(lǐng)域的作用突出。

(二)實現(xiàn)了系統(tǒng)化的檔案管理

信息時代到來以后，一切的工作都趨向信息化，對檔案管理工作而言，傳統(tǒng)人工管理下的問題逐步暴露出來，管理效率低下，檔案資源的利用不夠。而信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，完全可以通過檔案信息化系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)開展檔案分類存儲、整合與檢索等工作，而在此系統(tǒng)內(nèi)包含了多個的子系統(tǒng)，不同部門之間可以在檔案管理工作中實現(xiàn)配合與協(xié)調(diào)，也就促進了檔案管理工作的系統(tǒng)化，不同檔案管理流程之間的銜接性更為突出，推進了標準化檔案管理工作的開展步伐[2]。

(三)減少檔案留存風(fēng)險

傳統(tǒng)的檔案管理工作下，一切檔案資料多以紙質(zhì)存放為主，紙質(zhì)檔案的存放不僅會占用大量的存放空間，且紙質(zhì)材料在多年的存放過程中，必然會出現(xiàn)破損等問題，也就難以保障紙質(zhì)檔案的完整性，給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。而信息技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理以后，借助于各種新型的信息技術(shù)，各種的檔案資源都可以以電子化的方式存儲，也就消除了紙質(zhì)檔案的存放問題，經(jīng)由專門電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，在該系統(tǒng)內(nèi)集成了全部的檔案信息，無論是存放、管理，都更具高效化和便捷性，經(jīng)由專門存儲設(shè)備，有效避免了空間資源的過度占用，標準化的分類存放管理模式下，檔案資源的調(diào)用非常容易，基本上不存在檔案留存方面的風(fēng)險。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

(一)信息技術(shù)的云儲存和備份

在將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中時，如果要有效發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，首先應(yīng)該將紙質(zhì)的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案，在轉(zhuǎn)化時經(jīng)由人工錄入或者掃描的方式來實現(xiàn)，將全部的檔案信息都集中在一個專門的存儲設(shè)備中，并將這些電子檔案備份保存，這種存儲方式下的檔案資源基本上不會出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案破損、遺失等問題。伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各方面的工作都取得了突破式的發(fā)展，而信息技術(shù)屬于大數(shù)據(jù)時代的基礎(chǔ)技術(shù)，在不斷的技術(shù)發(fā)展過程中，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的應(yīng)用范圍逐步擴大，尤其是這些技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，有效實現(xiàn)了檔案資源的云儲存與備份，云端存儲下的檔案信息化初步實現(xiàn)[3]。

(二)借助計算機程序進行管理

近年來，信息技術(shù)的發(fā)展越來越成熟，在檔案管理領(lǐng)域，可用的信息技術(shù)種類越來越多，不同信息技術(shù)的結(jié)合使用，使得檔案管理的技術(shù)性優(yōu)勢越發(fā)凸顯。檔案管理信息化模式下，計算機專業(yè)程序的開發(fā)使得管理流程得以簡化，各個主體在檔案管理工作的過程中，根據(jù)自身的檔案管理情況，積極開發(fā)出適應(yīng)自身情況的計算機程序，利用此程序來完成全部的檔案管理工作，比如，檔案糾偏程序、檢索程序等的開發(fā)，使得在檔案糾偏和檢索方面直接調(diào)用這些程序，有效克服了傳統(tǒng)人工管控模式下的弊端。計算機程序在檔案管理中的應(yīng)用雖然是信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的直接體現(xiàn)，但因為不同主體的檔案管理工作內(nèi)容、要求都有所不同，在計算機程序的設(shè)計上，應(yīng)根據(jù)主體的檔案管理實際要求來開展，只有保障了檔案管理程序設(shè)計與實際情況的一致性，方能夠發(fā)揮計算機程序在檔案管理中的作用，推進信息化管理目標的有效實現(xiàn)。

(三)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)

檔案信息網(wǎng)的建設(shè)是信息技術(shù)在檔案管理中的突出體現(xiàn)，檔案管理信息化的實施過程中，只有構(gòu)建了檔案信息網(wǎng)，才能夠利用該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)各類檔案信息的集成和共享，使得不同部門均能夠在檔案管理工作中發(fā)揮聯(lián)動作用。檔案信息網(wǎng)構(gòu)建時，必須要由各種信息技術(shù)來完成，通過信息技術(shù)在不同部門、不同主體和不同類型的檔案資源中建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，使得該檔案信息網(wǎng)兼具多方面的功能。

(四)共享管理云技術(shù)

在當(dāng)前技術(shù)不斷發(fā)展的今天，我國的共享管理云技術(shù)顯然已經(jīng)取得了一定的發(fā)展成就，在很多領(lǐng)域的檔案管理工作中都有著廣泛的應(yīng)用，且技術(shù)發(fā)展日漸成熟。伴隨著信息技術(shù)的日漸發(fā)展，無論是手機終端還是電腦，均可以實現(xiàn)云端的信息傳送，正是因為如此，在檔案管理工作開展時，云終端充分發(fā)揮了其優(yōu)勢和作用。檔案管理信息化的發(fā)展步伐中，云共享實現(xiàn)以后，在內(nèi)部的檔案管理中，就可以充分實現(xiàn)各種檔案信息與資源的實時共享，通過這一目標的實現(xiàn)，也就保障將傳統(tǒng)的檔案管理模式充分轉(zhuǎn)變成為了云管理，這一技術(shù)的發(fā)展，使得能夠在全國范圍內(nèi)逐步形成檔案數(shù)據(jù)庫，不同企業(yè)之間的信息下載和上傳將更為便捷，也就為溝通交流提供了平臺。但云端建立以后，各個單位都應(yīng)該在日常的工作中做好云端的維護與管理，為信息存儲和傳輸提供相對安全的云端環(huán)境。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

(一)集中化管理檔案

任何一個單位在開展各項工作的過程中，所產(chǎn)生的檔案資源和數(shù)據(jù)量都是非常龐大的，信息時代下的檔案管理工作中，對海量檔案資源和數(shù)據(jù)的管理尤為重要。相關(guān)主體在實際的工作過程中，都應(yīng)該根據(jù)自身的檔案管理現(xiàn)狀，積極更新當(dāng)下的檔案信息載體，加強各類檔案的集中化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大多堅持的是分片區(qū)管理原則，上到國家、下到縣市，均存在各自對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，不同層級的檔案管理系統(tǒng)之間并不存在緊密的聯(lián)系，這種獨立性特征使得在檔案管理工作中，很多的管理工作處于分散獨立的狀態(tài)下，影響了檔案管理工作的效率。在當(dāng)下及未來的信息化發(fā)展趨勢下，各個主體都應(yīng)該充分認識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，在檔案管理中堅持集中化理念，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等多種技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，實現(xiàn)各類檔案資源的整合，形成集中化檔案管理平臺。在集中化檔案管理平臺中，各個主體都可以根據(jù)自身的檔案管理需求，來進行檔案資源的采集、存儲和調(diào)用，有效實現(xiàn)檔案信息的共享，為整個的檔案管理工作提供便捷。集中化檔案管理模式下，檔案管理的效率大大提升，管理也更為深入，為未來全國性的檔案信息資源平臺建設(shè)提供了保障。

(二)深度挖掘檔案數(shù)據(jù)

檔案資源是十分有用的資源，對于一個單位主體而言，其產(chǎn)生的檔案資源信息龐大，在將這些信息充分挖掘以后，就可以篩選出其中的有用信息，進而將這些信息作為決策的依據(jù)。因此，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用同樣要加強對大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，不斷挖掘檔案信息中的信息，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有效結(jié)合，可以有效發(fā)揮各種檔案資源的價值，為人們提供更好的服務(wù)。在檔案資源與數(shù)據(jù)的挖掘過程中，一般要通過分析型數(shù)據(jù)庫來完成，因為分析型數(shù)據(jù)庫兼具高并發(fā)和低延時的特點，使得在檔案管理的過程中，能夠?qū)Ω鞣N的檔案數(shù)據(jù)加以分析和整合，這一數(shù)據(jù)庫中的相應(yīng)模塊與MYSQL協(xié)議、語法標準等具有兼容性，即使面對的是海量的檔案數(shù)據(jù)資源，同樣可以快速響應(yīng)。數(shù)據(jù)挖掘中可以通過對語義搜索引擎的靈活應(yīng)用來進行檔案數(shù)據(jù)與資源的分析，從技術(shù)原理來看，語義搜索引擎中的基礎(chǔ)技術(shù)是語義推理技術(shù)，經(jīng)由關(guān)鍵字來搜索信息。語義搜索引擎在檔案管理中的應(yīng)用，使得專業(yè)的檔案管理人才可以從海量的檔案信息中提取其中的信息，數(shù)據(jù)挖掘更具準確性，推進了檔案管理的信息化和智能化。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然難以與現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢相符合，各個主體在開展檔案管理工作的過程中，都應(yīng)該積極通過信息技術(shù)在檔案管理工作中的融入，來發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過檔案管理信息化平臺和系統(tǒng)建設(shè)，集成全部的檔案信息，不同部門和崗位人員都可以直接在該信息化平臺內(nèi)進行檔案的存儲、整合與利用，提升了檔案管理的信息化水平。未來各個主體都應(yīng)該加大在檔案管理方面的信息技術(shù)投入。