淺析如何提高計劃生育檔案管理水平

張建華

金川集團礦山工程分公司 甘肅金昌 730000

計劃生育工作是我國的一項基本國策，是關系國計民生的大事，計劃生育檔案管理工作是計劃生育的一項基礎性工作，但由于觀念體制、地域環(huán)境、經濟發(fā)展、管理水平等方面的影響，計劃生育檔案管理工作在不同單位仍存在不少薄弱環(huán)節(jié)。

1 計生檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識和重視程度不夠

由于計生檔案管理在企業(yè)實際工作中，屬日常性基礎管理工作，并不產生直接的經濟效益，這在當下“經濟效益優(yōu)先”的大環(huán)境下，導致部分單位對檔案管理重視程度不高，管理方式單一，更有甚者將計劃生育工作的重點放在管理超生上，對計生檔案疏于管理、不肖管理，造成檔案收集資料不完整、歸檔不及時、檔案移交、審查、清理、簽字等流程責任不明、界限不清，計生檔案的利用價值未充分發(fā)揮。

1.2 人員配置和能力不足

計劃生育檔案管理是一項較為復雜的系統(tǒng)性工作，不僅要有全員參與的群眾基礎，更要配備綜合素養(yǎng)較高的專業(yè)管理人員來落實各項工作。目前在許多地區(qū)的不少單位，計劃生育檔案管理工作都是由非專業(yè)人員兼職，多數人員對檔案管理工作重要性認識不夠、工作流程掌握不清，計生政策理解不透，從未接受專業(yè)培訓，缺乏基本的業(yè)務素質，同時身兼數職，檔案管理工作只是他們兼職的所有工作中的一部分，有時難免存在顧此失彼、應付了事的情況。

1.3 管理制度不夠完善

隨著計劃生育政策的調整，尤其是二胎的有序放開，原計劃生育政策亟需調整，計劃生育檔案管理的內容及標準均需進一步明晰和規(guī)范，尤其是在計劃生育檔案管什么、誰來管、怎么管方面，應進一步細化和明確。同時在制度中應體現(xiàn)計劃生育政策變化檔案管理方式和手段也應變化的要求，管理重點應從管控型向服務型轉變。

1.4 計劃生育檔案內容不夠真實

計劃生育檔案真實地記錄了計生工作的全過程，它作為計生工作的重要組成部分，既能有效反映一個單位的人口狀況和規(guī)模等情況，又對全面規(guī)劃社會發(fā)展具有長遠意義。當前我國計劃生育對人口的限制還是比較嚴格的，但少數人為了超生違反相關規(guī)定，也存在向單位和組織提供虛假材料的情況，這些假證明、偽造材料，有時鑒別存在困難，給計劃生育檔案準確性和有效性帶來挑戰(zhàn)。

2 提高計生檔案管理的措施

2.1 增強計劃生育檔案重要性的認識

計劃生育檔案管理是計生工作的一項基礎管理工作，俗話說“基礎不牢，地動山搖”，首先如果單位計劃生育檔案信息失真失準，不實的信息通過層層上報和匯總，對地方及國家制定涉及國計民生的政策，帶來影響和偏差；其次是計劃生育檔案管理松散或存在疏漏，不能及時收集、整理、存檔，對以后相關人員信息查詢和管理帶來困難。同時各級領導要提高主體責任意識，將計劃生育檔案管理作為企業(yè)管理的一項重要內容，引導員工關注關心計劃生育檔案管理，積極參與到檔案管理中去。

2.2 提高計生檔案人員綜合素質

在計劃生育檔案管理中，工作人員的素質的高低影響著人口計生的管理水平，如今信息時代的到來，不僅要求計生檔案管理者需要有專業(yè)的計劃生育知識，更要有較強的服務意識和綜合素養(yǎng)，具備解決專業(yè)問題的能力。這就需要定期對計生檔案管理人員進行專業(yè)培訓，學習先進有效的檔案管理方式和經驗，同時還要完善獎懲制度，加大對業(yè)務人員的考核激勵，引導計劃生育檔案管理人員將主要精力放在檔案管理工作中，增強工作積極主動性，確保檔案管理扎實推進。

2.3 完善檔案管理制度

推進計生檔案管理規(guī)范化、標準化及流程化，是當前及今后計劃生育管理工作的的重點方向，因此單位應根據工作需要，在全面掌握國家和地方計劃生育政策等規(guī)定的基礎上，制定切實可行的計劃生育檔案管理標準，建立健全計劃生育類目體系，完善計生檔案的日常定期歸檔、季度復盤檢查、年度整理開發(fā)機制，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規(guī)章制度，強化檔案服務員工、服務生產、服務發(fā)展，提高檔案利用管理的效率和水平。

2.4 加快推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程

隨著社會和科技的不斷進步，計算機的已成為生活必不可少的工具，檔案管理也應盡快適應發(fā)展要求，通過“大數據”“云服務”等方式，推進計劃生育檔案信息化平臺建設，及時引進新設備和新技術，強化硬件設備配備，做好定期設備和系統(tǒng)維護。提高檔案管理現(xiàn)代化水平，同時要對業(yè)務人員進行檔案管理信息技術的培訓，進一步提高信息化、一體化、智能化管理能力，才能達到事半功倍的效果，有效提高計劃生育檔案管理水平。