現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題以及應(yīng)對(duì)方法

吳瑋

荊門市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理結(jié)算中心 湖北荊門 448001

企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展的過程中有著極為重要的效用，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程在企業(yè)檔案中被清晰地進(jìn)行記錄，尤其是技術(shù)創(chuàng)新以及企業(yè)改革等關(guān)鍵舉措也會(huì)被企業(yè)檔案記錄在其中，企業(yè)的銷售以及貨源等都會(huì)在企業(yè)檔案信息中進(jìn)行記錄，因此檔案管理在企業(yè)未來的發(fā)展中有著積極的作用。作為企業(yè)極其關(guān)鍵的管理工作形式以及重點(diǎn)內(nèi)容，檔案管理在企業(yè)建立時(shí)就應(yīng)該隨之出現(xiàn)。當(dāng)企業(yè)發(fā)展步入現(xiàn)代化管理階段，檔案管理也會(huì)隨之同步進(jìn)行?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理不單單在方式以及技術(shù)上有著面向電子化的高效的特征，并且促使企業(yè)檔案的價(jià)值再次顯露，直接與企業(yè)未來的發(fā)展息息相關(guān)，是企業(yè)在未來發(fā)展的核心工作。

1 做好企業(yè)檔案管理工作的意義

1.1 檔案管理的基本意義

首先，檔案管理是企業(yè)科學(xué)管理的必要環(huán)節(jié)。當(dāng)下，許多企業(yè)管理科學(xué)化進(jìn)程十分緊迫。檔案管理是企業(yè)管理中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是將復(fù)雜、零散的檔案材料進(jìn)行整理和保存。若不能對(duì)檔案材料進(jìn)行及時(shí)、合理、規(guī)范歸檔管理，則檔案有可能被盜、被復(fù)制等，其中一些重要檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展十分關(guān)鍵，若給不良用心的人可乘之機(jī)，則會(huì)造成管理的被動(dòng)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理出現(xiàn)混亂，影響企業(yè)當(dāng)下及未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)人員流動(dòng)較為頻繁，檔案不及時(shí)保存，或管理缺乏專業(yè)性、獨(dú)立性，由其他職能部門進(jìn)行保管，無法有效監(jiān)督檔案管理工作[1]。關(guān)鍵人員跳槽等現(xiàn)象，會(huì)使管理出現(xiàn)斷裂甚至使企業(yè)機(jī)密、自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息流失，其后果是無法預(yù)知且十分嚴(yán)重的。因此，只有高質(zhì)量的檔案管理，才能為企業(yè)的正常生存發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

其次，檔案關(guān)系企業(yè)管理的基本信用，社會(huì)公認(rèn)的檔案是企業(yè)信用信息的重要資源和評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。因此，只有完善、高質(zhì)量的檔案管理才可以體現(xiàn)出企業(yè)擁有較高的信息誠信，從側(cè)面反映企業(yè)在信息建設(shè)、綜合管理等方面的水平。而信息化時(shí)代，信息泄露等實(shí)例不斷暴露在公眾面前，因此檔案管理備受現(xiàn)代人的關(guān)注，在企業(yè)合作及人員擇業(yè)時(shí)，也會(huì)考慮企業(yè)的檔案管理水平。

最后，檔案是企業(yè)文化建設(shè)中的重要信息來源。企業(yè)的文化建設(shè)無疑要考慮企業(yè)發(fā)展歷史等重要因素，企業(yè)核心文化也是從企業(yè)歷史中精煉出來的，需要較完整地反映企業(yè)發(fā)展的歷程。而檔案存儲(chǔ)著企業(yè)發(fā)展過程中的所有真實(shí)信息，因此企業(yè)在進(jìn)行文化建設(shè)時(shí)，無疑會(huì)立足于企業(yè)發(fā)展歷史和發(fā)展現(xiàn)狀，建設(shè)擁有自身特色且傳承企業(yè)優(yōu)勢的文化。

1.2 檔案管理在經(jīng)濟(jì)效益方面的重要意義

檔案管理是專業(yè)性和技術(shù)性要求都很高的工作。對(duì)檔案信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析，能為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供有效的途徑或預(yù)測自身管理、經(jīng)驗(yàn)的發(fā)展方向，因此專業(yè)高質(zhì)量的檔案管理能為企業(yè)提供可觀的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的工作效益，與檔案管理的投資建設(shè)、檔案部門對(duì)檔案信息的實(shí)際需要存在有效滿足的正相關(guān)，即投資建設(shè)力度越大、實(shí)際需求與信息匹配程度越高，企業(yè)檔案能創(chuàng)造更多更好的效益，反之亦然。隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和我國經(jīng)濟(jì)人才的不斷積累，經(jīng)濟(jì)學(xué)與檔案效益學(xué)成為與檔案管理有關(guān)的一項(xiàng)重要的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容[2]。檔案管理為后續(xù)工作提供信息，幫助企業(yè)順利、高質(zhì)量發(fā)展。反觀當(dāng)下許多企業(yè)的檔案管理，缺乏對(duì)這一實(shí)際意義與問題的研究和考慮，或過分強(qiáng)調(diào)檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，忽略其對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)發(fā)展意義的潛在價(jià)值。

2 現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題

2.1 企業(yè)檔案管理理念較封閉

在現(xiàn)階段國有企業(yè)管理過程中，對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)、思考和探索。許多國有企業(yè)不能正確認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值以及檔案管理對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營的重要性，沒有把檔案管理列為企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有明確的檔案管理計(jì)劃，沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，這導(dǎo)致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導(dǎo)、支持和幫助，大大影響了檔案的有效管理，嚴(yán)重限制了檔案發(fā)揮其獨(dú)特的價(jià)值和作用。

2.2 企業(yè)檔案管理制度不完善

現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行更加科學(xué)的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實(shí)踐中，普遍沒有對(duì)檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)等基礎(chǔ)性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時(shí)完善檔案管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，影響了檔案的保護(hù)和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》精神[3]。

2.3 企業(yè)檔案信息化進(jìn)程緩慢

隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)都在如火如荼地開展檔案信息化建設(shè)，但與此同時(shí)也存在相當(dāng)一部分國有企業(yè)仍然沒有將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)整體規(guī)劃中去，對(duì)檔案管理方面投入的資源較少，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，文件管理方式仍然選擇采取傳統(tǒng)的手工整理方式，檔案管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率受到制約。與電子檔案的高效相比，傳統(tǒng)的手工收集模式，容易出現(xiàn)文件缺失和時(shí)間滯后等情況，同時(shí)這也導(dǎo)致檔案利用人員因?yàn)椴荒軌蚣皶r(shí)找到所需要的文件對(duì)工作的正常運(yùn)營產(chǎn)生消極的影響，從而降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。除此之外，公司需要通過大量的資源來查找丟失的文件，不僅增加了文件管理成本，還增加了管理人員的壓力和難度。

2.4 企業(yè)檔案人員素質(zhì)有差距

新修訂《中華人民共和國檔案法》強(qiáng)調(diào)了檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案整理、保護(hù)、鑒定、編研等工作都需要有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍作為支撐[4]。而在檔案管理的實(shí)際中，很多國有企業(yè)檔案管理崗位通常是兼職或者一線轉(zhuǎn)崗安置人員，加之企業(yè)對(duì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)重視度不夠，導(dǎo)致工作人員缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和素養(yǎng)，崗位責(zé)任感和崗位使命感同樣大打折扣。同時(shí)，部分國有企業(yè)不能對(duì)檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)生涯規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)工作能力局限、流動(dòng)頻繁等問題，檔案管理工作缺乏持續(xù)性，檔案價(jià)值不能被進(jìn)一步挖掘。

3 現(xiàn)階段檔案管理應(yīng)對(duì)方法

3.1 檔案管理納入企業(yè)質(zhì)量管理體系

將檔案管理納入企業(yè)質(zhì)量管理體系，可以建立一種系統(tǒng)的管理方式，建立一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的管理體系、促進(jìn)企業(yè)檔案持續(xù)改進(jìn)，良性發(fā)展。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）保障各項(xiàng)檔案規(guī)章制度落到實(shí)處。將文件編制、發(fā)布和歸檔要求納入相關(guān)部門、項(xiàng)目工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)形成質(zhì)量體系文件，使得檔案工作“三納入”要求在質(zhì)量體系文件得以充分體現(xiàn)。按照質(zhì)量管理體系的要求，質(zhì)量體系里涉及的所有過程都必須按照要求執(zhí)行，這就加大了檔案規(guī)章制執(zhí)行力度，規(guī)范了檔案形成、積累、歸檔管理工作，改變了檔案規(guī)章反復(fù)屢次下文，三令五申，還是執(zhí)行不到位的現(xiàn)狀[5]。

（2）進(jìn)行有效性評(píng)審、實(shí)施持續(xù)糾正，保障企業(yè)檔案工作前進(jìn)和發(fā)展。工作中存在檔案規(guī)章不全面；要么全面但可操作性不強(qiáng)；要么全面且可操作性強(qiáng)，但是無相應(yīng)的監(jiān)督措施；要么全面可操作性強(qiáng)也可監(jiān)督，但是存在檔案部門無考核權(quán)的而執(zhí)行困難的問題。而質(zhì)量管理體系能通過定期管理評(píng)審來驗(yàn)證其是否有效運(yùn)行。在質(zhì)量體系文件中，應(yīng)該寫而未寫入，判定為體系性不合格；寫了的沒執(zhí)行或沒執(zhí)行到位，判定為實(shí)施性不合格；執(zhí)行到位但沒有效果的，判定為效果不合格。第三方認(rèn)證部門將開出相應(yīng)的不合格項(xiàng)，被審核企業(yè)必須舉一反三、限期整改，恰好能彌補(bǔ)檔案規(guī)章因缺乏這種制度驗(yàn)證和權(quán)威制約手段來保證其有效實(shí)施的不足，質(zhì)量體系文件有效運(yùn)行的評(píng)審可解決檔案部門普遍無考核權(quán)的問題。

3.2 建立完善的檔案管理制度

建立一個(gè)完善的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，是檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。完善規(guī)章制度，對(duì)整個(gè)管理流程進(jìn)行合理的設(shè)置，詳細(xì)地對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)足，對(duì)檔案的管理流程明確作出規(guī)定，立足于信息時(shí)代，提升檔案的管理水平，建立一個(gè)科學(xué)、有效的企業(yè)檔案管理制度，強(qiáng)化制度的力量，落實(shí)責(zé)任制度。完善化的檔案管理制度通過制度化的標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)規(guī)定，能夠有效地減少檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)可能發(fā)生的失誤，依靠制度來對(duì)人進(jìn)行約束，將檔案丟失、破損等問題出現(xiàn)幾率降到最低。例如在筆者工作的檔案館，對(duì)檔案館有每日早中晚的三檢查，就是由管理人員巡視檔案館有無異常、有無問題發(fā)生、擺放是否整齊易尋找等，及時(shí)解決問題、打掃衛(wèi)生。還兼有每周一大檢查和衛(wèi)生防護(hù)，對(duì)檔案館衛(wèi)生、檔案擺放、館內(nèi)條件等做好檢查，保障檔案的檔案存儲(chǔ)安全性和規(guī)范性[6]。這樣嚴(yán)格化檔案管理制度，防范了檔案室的可能風(fēng)險(xiǎn)問題，加強(qiáng)了檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。通過對(duì)本企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，采用有針對(duì)性地高效管理制度構(gòu)建，從而避免檔案信息的遺失和檔案資料的謬誤問題。若檔案管理工作要進(jìn)行信息化改革，應(yīng)當(dāng)以完善的檔案管理制度來規(guī)范各工作人員的權(quán)限，保障檔案信息和資料的安全性。

3.3 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為了能夠更好的發(fā)揮檔案管理者對(duì)于檔案管理的重要作用，應(yīng)當(dāng)注意提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)其進(jìn)行檔案管理工作的能力和職業(yè)素養(yǎng)。一方面，可以通過相關(guān)的業(yè)務(wù)、知識(shí)技能培訓(xùn)，讓本部門員工積極參與，并從中獲得專業(yè)素養(yǎng)的提升；還可以通過組織學(xué)習(xí)活動(dòng)、學(xué)習(xí)倡導(dǎo)主題活動(dòng)等，鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，發(fā)展自身的學(xué)習(xí)能力，從而在當(dāng)下信息化檔案管理的時(shí)代發(fā)展中，緊跟時(shí)代步伐，提升檔案管理工作的效果。另一方面，適當(dāng)提升檔案管理工作的人員門檻，只有在應(yīng)聘人員專業(yè)能力水平達(dá)標(biāo)的情況才準(zhǔn)許從事檔案管理工作；對(duì)于新入職的人員，積極發(fā)展老員工帶新員工的檔案管理學(xué)習(xí)方式，從而使新入職的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案管理流程有更快的熟悉和上手，從而提升檔案管理工作的整體效率[7]。檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。企業(yè)的檔案管理涉及各種類型的雜多內(nèi)容，并且管理應(yīng)用工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，也需要一定的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，因此各檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)化的知識(shí)技能，保障自身的專業(yè)能力足以應(yīng)對(duì)檔案管理工作需要。

3.4 推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，以信息化引領(lǐng)檔案工作

在信息化高速發(fā)展的今天，檔案的數(shù)字化、信息化逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位。為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升檔案工作現(xiàn)代化水平，必須督促各級(jí)企業(yè)將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化工作，統(tǒng)一部署，同步實(shí)施。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫鏈接，確保檔案部門對(duì)電子文件的形成、積累和歸檔的全過程監(jiān)控。同時(shí)做好檔案數(shù)字化工作，加快存量檔案數(shù)字化進(jìn)程，推進(jìn)傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)變。

總而言之，在新的發(fā)展時(shí)期，檔案作為記錄人過往成長軌跡的準(zhǔn)確的重要文件，對(duì)保障社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展、加強(qiáng)社會(huì)人員的綜合管理具有重要意義，因此企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該受到足夠的重視。正確的認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，在工作中探索出一條切實(shí)有效的企檔案管理手段，滿足新時(shí)代企業(yè)需求，能夠最大化地提高企業(yè)效益，為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展注入源源不斷的活力。