檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與改進(jìn)建議
——以大理州賓川縣檔案館為例

楊林

云南省賓川縣檔案館 云南大理 671600

2006年我國(guó)出臺(tái)了《2006-2020年信息化建設(shè)規(guī)劃》，要求各領(lǐng)域把信息化建設(shè)擺在突出的重要位置，檔案信息化管理也勢(shì)在必行。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，紙質(zhì)文獻(xiàn)逐漸向數(shù)字文獻(xiàn)轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了大量的數(shù)字檔案。目前，由于我縣檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，在信息化建設(shè)、人員技能轉(zhuǎn)化等方面還存在諸多問(wèn)題，其原有的檔案管理模式越來(lái)越與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。因此，加快我國(guó)縣級(jí)檔案館的信息化建設(shè)具有十分重要的意義[1]。

1 我縣檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 重視程度不高，投入經(jīng)費(fèi)不足

我縣政府注重縣區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，注重國(guó)土、規(guī)劃、衛(wèi)計(jì)等部門(mén)的發(fā)展情況，卻忽視了檔案管理部門(mén)經(jīng)費(fèi)投入的重要性，在財(cái)政撥款等方面也受到了嚴(yán)重影響，導(dǎo)致我縣檔案信息化建設(shè)受到了嚴(yán)重阻礙。如果要落實(shí)建設(shè)一個(gè)信息化的檔案館，就要在多方面進(jìn)行經(jīng)費(fèi)投入。例如，大理州賓川縣截止2020年底，全縣整理出脫貧攻堅(jiān)檔案文書(shū)材料40445件，項(xiàng)目檔案3490卷，一戶(hù)一檔10839卷，聲像材料（照片40582張，視頻58盤(pán)），僅僅讓這一方面的紙質(zhì)文檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化就需要近幾十萬(wàn)的資金，更不要說(shuō)還有其他方面的資金投入，這是我縣地區(qū)的財(cái)政在短時(shí)間內(nèi)承受不了的。所以，投入經(jīng)費(fèi)不足是導(dǎo)致我縣檔案館信息化建設(shè)滯后的重要原因。

1.2 檔案工作人員老齡化，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力有待提升

傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)人才要求不高，只要懂檔案管理或接受過(guò)相關(guān)的管理培訓(xùn)，就可以開(kāi)始上手工作。但進(jìn)入信息化建設(shè)后，不僅要求檔案管理人員具備檔案管理技能，而且要求他們能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，處理較為常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)軟件問(wèn)題。目前，我縣檔案館工作人員平均年齡在50歲以上，綜合素質(zhì)不高。而且，近十年來(lái)，由于單位編制有限，沒(méi)有引進(jìn)新人，很少有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員會(huì)選擇到我縣檔案館工作。此外，檔案館在人員招聘上傾向于檔案管理等專(zhuān)業(yè)，這就加大了其他專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)入檔案工作的難度，進(jìn)一步阻礙了我縣檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.3 信息化建設(shè)任務(wù)重，工作見(jiàn)效慢

在信息化建設(shè)的全過(guò)程中，除了建設(shè)必要的軟硬件設(shè)施外，還需要對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的處理。賓川縣檔案館可能沒(méi)有市、省兩級(jí)檔案館的資料儲(chǔ)藏量那么大，但其數(shù)量也不容忽視。其中涉及的文件、圖片等信息數(shù)以萬(wàn)計(jì)。除了對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理外，還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、防火墻等措施來(lái)保障信息安全。如此龐大的工程建設(shè)量是難以在短時(shí)間內(nèi)完成的，必須有全面而詳細(xì)的計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才、充足的資金鏈，才能進(jìn)一步落實(shí)我國(guó)縣級(jí)檔案館的信息化建設(shè)。

1.4 檔案信息查詢(xún)渠道單一，辦事效率低

由于我縣檔案管理人員年齡偏大，信息技術(shù)新人才匱乏，檔案查詢(xún)服務(wù)的渠道仍停留在需要持有效證件的“登門(mén)拜訪(fǎng)”，還要等待工作人員進(jìn)入系統(tǒng)查找檔案或翻查檔案目錄，如果情況緊急，就大大降低了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。如果能結(jié)合當(dāng)前情況，在現(xiàn)有條件下適當(dāng)拓展檔案服務(wù)渠道，就能更好地滿(mǎn)足群眾需求，幫助地方黨委、政府部門(mén)開(kāi)展工作。

1.5 標(biāo)準(zhǔn)化管理立法工作滯后，缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)

檔案信息化建設(shè)除了正常的開(kāi)展實(shí)施外，還需要地方政府、相關(guān)法律法規(guī)的支持。檔案管理信息化不僅是信息的載體和信息交流的工具，還是當(dāng)?shù)囟嗖块T(mén)相互聯(lián)系和協(xié)調(diào)的紐帶。僅僅依靠檔案部門(mén)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必然會(huì)變得強(qiáng)大和孤立。因此，政府部門(mén)的統(tǒng)一指導(dǎo)和建設(shè)必不可少[2]。

2 針對(duì)我縣檔案館信息化建設(shè)的建議

2.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入

我縣檔案人員要積極發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，爭(zhēng)取得到地方政府負(fù)責(zé)人的重視，努力把我縣檔案館信息化建設(shè)納入地方政府信息化工程建設(shè)。對(duì)一次性支付資金困難的，財(cái)政可以采取分期支付的形式，使每年所需的建設(shè)資金準(zhǔn)確及時(shí)到位，使信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。同時(shí)，省、市、區(qū)等上級(jí)檔案部門(mén)要爭(zhēng)取申請(qǐng)上級(jí)撥付必要的檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金，根據(jù)各地實(shí)際情況撥付資金，給予縣檔案信息化建設(shè)資金支持，多方面解決建設(shè)資金問(wèn)題，確保信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.2 培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型人才

首先，要通過(guò)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，結(jié)合我館發(fā)展實(shí)際，明確檔案信息化建設(shè)的近期目標(biāo)，提高工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。請(qǐng)精通信息技術(shù)操作的相關(guān)人員給予指導(dǎo)。一是明確具體培訓(xùn)項(xiàng)目，合理分配培訓(xùn)時(shí)間。定期對(duì)檔案人員進(jìn)行批量信息技術(shù)培訓(xùn)，嚴(yán)格制定培訓(xùn)考核標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)該給老員工注入更多現(xiàn)代化的檔案信息管理模式，給他們更多的時(shí)間來(lái)增強(qiáng)操作電腦的能力，更新他們的知識(shí)庫(kù)。其次，在原有檔案管理人才的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)和引進(jìn)熟悉計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)和檔案專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才。要根據(jù)具體工作情況，合理確定人員編制，加大相關(guān)人員培訓(xùn)力度，努力加快我縣檔案館信息化建設(shè)，盡快與時(shí)俱進(jìn)。

2.3 完善軟硬件和系統(tǒng)建設(shè)

中國(guó)檔案信息化建設(shè)最重要的基礎(chǔ)是軟件、硬件和系統(tǒng)的建設(shè)。在軟件建設(shè)方面，我們可以找到合適的軟件技術(shù)公司或企業(yè)，通過(guò)合適的軟件平臺(tái)建立長(zhǎng)期的合作與運(yùn)營(yíng)。一方面可以減少開(kāi)發(fā)新軟件的時(shí)間和金錢(qián)，另一方面在投入使用后，可以得到更好的長(zhǎng)期維護(hù)。同時(shí)，在軟件配置方面，不限于一種或幾種軟件。根據(jù)不同的方式，根據(jù)不同的文件管理需求，使用相應(yīng)的有效軟件功能可以更好地提高工作效率；在硬件建設(shè)方面，既要考慮檔案信息化的現(xiàn)狀，又要考慮未來(lái)可能出現(xiàn)的情況。因此，硬件建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)有著十分重要的影響。要加強(qiáng)硬件建設(shè)，避免對(duì)檔案管理的后期乃至未來(lái)產(chǎn)生負(fù)面影響[3]。

在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，必須進(jìn)行試運(yùn)行，保證使用一段時(shí)間后無(wú)問(wèn)題。在制度建設(shè)過(guò)程中，還要堅(jiān)持優(yōu)化調(diào)整，吸收不同崗位、不同部門(mén)的意見(jiàn)，以便在今后檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)開(kāi)展制度建設(shè)，縮短建設(shè)時(shí)間，減少資金投入，滿(mǎn)足大多數(shù)人的要求，為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。

2.4 創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，擴(kuò)寬檔案服務(wù)渠道

創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，拓寬檔案服務(wù)渠道。動(dòng)員檔案工作主力軍參觀(guān)學(xué)習(xí)“國(guó)家數(shù)字檔案示范館”，學(xué)習(xí)他人如何搭建網(wǎng)絡(luò)化、智能化的服務(wù)平臺(tái)，打造便捷高效的檔案應(yīng)用系統(tǒng)。如打造微信公眾號(hào)、“資政云服務(wù)”等應(yīng)用平臺(tái)，全過(guò)程充分利用移動(dòng)終端在線(xiàn)服務(wù)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案的最大化運(yùn)行。其實(shí)，縣級(jí)的農(nóng)村人口比較多，他們來(lái)縣級(jí)檔案館辦事情，一般都有很長(zhǎng)的路要走。如果能打造一個(gè)智能平臺(tái)，提高工作效率，給老百姓及時(shí)的回復(fù)、放心的信息，就真正貼近習(xí)近平總書(shū)記所說(shuō)的：“民政工作關(guān)系民生，甚至民心是社會(huì)建設(shè)的基礎(chǔ)性、基礎(chǔ)性工作。民政、民生、民意都與人民群眾息息相關(guān)”。

2.5 以檔案信息化法制建設(shè)為依據(jù)，強(qiáng)化信息安全體系建設(shè)

要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《電子文件歸檔管理暫行辦法》為依據(jù)，加快研究制定檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度，形成有效機(jī)制，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息安全體系建設(shè)，增強(qiáng)防范自然災(zāi)害和網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力，實(shí)施安全管理，將局域網(wǎng)與公網(wǎng)隔離，及時(shí)做好檔案館備份工作，以備不時(shí)之需。

3 結(jié)語(yǔ)

加快檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，更是一個(gè)國(guó)家建立完善的科學(xué)化信息化檔案管理體系的重要一步。加快我縣信息化的建設(shè)既有利于提高整個(gè)檔案館的工作效率，做到更為及時(shí)的為民服務(wù)，又助力于其他部門(mén)的工作進(jìn)展，為社會(huì)可持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)！