項目管理在重大項目建設設計檔案整理中的運用研究

郭桂芳

中核四0四有限公司 甘肅嘉峪關 735112

設計檔案是指在建設項目處于設計階段所產生的，具有保存價值的工程設計圖紙、文字、表格等文件材料，它可以真實地反映出建設項目所采取的建設工藝，體現(xiàn)行業(yè)所達到的科技水平，而且對項目竣工后的運營維護具有重要的指導意義，因此做好設計檔案整理工作對整個項目建設而言都是至關重要的工作。在進行項目管理過程中，采取多種措施對設計檔案整理進度、文件質量、收集成本等工作的有效把控實現(xiàn)重大項目設計檔案資料高標準驗收。

1 對設計檔案整理進度的管理

方案設計是建設項目的開始，設計方案的質量決定了項目施工的質量安全能否得到保證[1]。一般重大項目涉及建設工藝繁多，在前期設計工作上需要投入大量的精力，因此如何做好設計檔案整理工作是急需解決的問題。

1.1 制定整理計劃

合理的進度計劃對項目建設有著關鍵性的作用，而產生的設計圖紙、相關文字材料也隨之多了起來，文檔人員要在兼顧日常工作的前提下開展整理工作，整個項目的持續(xù)時間勢必較長，因此制定整理計劃尤為重要[2]。第一，根據設計單位劃分總體計劃。一般重大項目建設難度較大，工程量巨大，所涉及的設計單位較多，而各設計單位文件數(shù)量以及文件規(guī)格都不盡相同，在制定整理計劃時，要根據各單位實際情況劃分總體的整理進度，并將文件數(shù)量較多的單位安排在整理工作的前期階段。第二，需要根據工作人員劃分具體計劃，各設計單位的整理計劃以月為周期進行整理，每月的整理計劃再進行細化分解，形成工作組，每個工作組承接一定量的整理任務，壓實責任，這樣便于再出現(xiàn)錯誤時追溯具體責任。

1.2 控制項目關鍵節(jié)點

通過抓取項目完成節(jié)點，來有效控制檔案整理的工作節(jié)點，建設項目每一階段工程節(jié)點的完成都是檔案整理的關鍵時期。利用分段式計劃來達到檔案整理整體進度的可控性，在工程設計節(jié)點到來之前，若整理進度與計劃進度存在較大偏差，則能夠采取必要措施，及時調整。

1.3 實施動態(tài)控制

項目實施過程中，由于受多種因素干擾，造成實際進度與計劃進度有偏差，因此，要動態(tài)控制，及時調整計劃，使計劃具備執(zhí)行性。

2 對設計檔案質量的管理

檔案資料的質量管理貫穿于整理工作的準備階段、整理過程和整理結束后三個階段，而準備階段與對檔案進行整理這兩個階段是檔案質量管理的重要階段。

2.1 準備階段的質量管理

準備階段的質量管理包括對整理質量的管理和文件質量的管理。整理質量主要依靠工作人員的工作水平，而文件質量主要依靠前端管理。工作人員的工作水平對整理質量有著最為直接的影響，而這可以通過專業(yè)培訓來進行改善，對檔案整理工作人員實施整理組卷培訓，明確檔案整理要點，熟悉組卷流程和方法，為后續(xù)檔案整理工作做好鋪墊，提升整理質量。文件前段控制，作為重大建設項目，在簽訂設計合同時，業(yè)主應明確向中標單位提出項目檔案的名稱、內容、套數(shù)、時間、費用、質量要求以及違約責任。若設計文件不符合要求則需在項目結算時扣除一定比例的款項。另外，要加強業(yè)主檢查，在檢查中如發(fā)現(xiàn)文件存在缺失，格式不符合規(guī)定要及時退回設計單位進行整改。最后，做好問題記錄，當文件再次提交時，有針對性的進行復查。

2.2 檔案整理過程中的質量管理

在進行設計檔案整理工作時，要形成跟蹤檢查的工作習慣，通過整理人員自檢，組長匯總檢查和項目協(xié)調人抽樣檢查的方式保證歸檔文件的質量。整理人員在自檢時主要側重于檔案文件屬性是否正確，紙質文件與電子檔案內容是否一致、簽章是否完備。組長匯總檢查主要側重于電子檔案是否完整。項目協(xié)調人主要側重于抽樣檔案的屬性，包括檔案案卷的完整性、規(guī)范性、準確性等方面。在檔號編制時是要保證其具備連續(xù)性與唯一性，重大建設項目一般建設周期較長，產生的資料要較一般項目多出許多，為了便于檔案管理，需要對已使用的檔號及時記錄，并建立臺賬目錄，避免一組編號重復使用的情況出現(xiàn)。正式移交的檔案資料如有編號修改也應及時更新記錄。

2.3 整理工作后的質量管理

首先是做好檔案接受檢查工作，在檔案整理完畢后，分批次移交檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題立即退回整理人員進行整改。直至確認無誤后在進行接收。在這對共性問題編寫經驗反饋，并組織整理人員進行學習，避免在以后工作中再次出現(xiàn)。

3 對設計檔案整理工作成本的管理

成本管理就是對設計檔案的全過程管理中所使用的各種資源的調節(jié)和控制，保證項目的經濟性。

3.1 人力成本管理

在項目開始前，需要對國內主要市場的檔案整理計價情況進行調研，掌握市場行情，而國內市場自主整理費用要遠低于項目外包整理，因此，從建設單位自身利益出發(fā)，自主整理檔案資料可以節(jié)省資金成本也可以對項目檔案的安全性與保密性起到一定的積極作用。

3.2 物質成本管理

所謂物質成本就是在整理檔案工程中所使用的辦公用品的物料，在整理過程中，盡可能要求使用文件原件進行歸檔，減少打印件，這樣不僅可以節(jié)省物料的使用避免浪費，也符合了檔案原始性的要求。

3.3 時間成本管理

時間成本管理在于對檔案資料的嚴格審查，提高移交工作效率，避免因返工造成的時間上的浪費。嚴格遵從整理員自查，組長匯總檢查和項目協(xié)調人抽樣檢查的檢查方式，將問題處理在前期階段，避免移交后出現(xiàn)錯誤導致返工。

4 結語

設計文件整理歸檔是文檔項目管理工作的一個環(huán)節(jié)。在文件整理過程中，運用項目控制的基本理論，把握控制的依據，按照控制的步驟，對項目進度、質量、成本和安全進行控制，有利于項目有序進展，也保障了歸檔文件的質量，最終推動整理工作順利完成。