淺談如何完善當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作

張希美

東營(yíng)市自然資源和規(guī)劃局河口分局 山東東營(yíng) 257200

不動(dòng)產(chǎn)權(quán)在法律地位中相當(dāng)重要，其合法權(quán)益不可侵犯。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案，是指不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行登記、交易以及注銷等活動(dòng)過(guò)程中，對(duì)活動(dòng)過(guò)程詳細(xì)記錄的文件和信息。為了保證社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展，明確不動(dòng)產(chǎn)權(quán)歸屬情況，我國(guó)出臺(tái)了一系列不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案管理規(guī)章制度。然而，在實(shí)際操作過(guò)程中，仍然存在檔案管理不當(dāng)、有法不依等問(wèn)題。探索一種高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟粍?dòng)產(chǎn)權(quán)籍管理工作方法已經(jīng)成為相關(guān)部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急，需要深入思考和分析。本文針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作方法的創(chuàng)新路徑進(jìn)行分析，對(duì)保護(hù)公民財(cái)產(chǎn)安全具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

1 新常態(tài)下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的特征

首先，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作涉及內(nèi)容多、登記數(shù)量大。不動(dòng)產(chǎn)包括了房屋、土地、礦產(chǎn)資源、林場(chǎng)等多項(xiàng)內(nèi)容，其中任意一個(gè)類型涉及的群體都非常龐大，在具體進(jìn)行調(diào)查、歸檔過(guò)程中都會(huì)形成海量數(shù)據(jù)資料。例如在進(jìn)行土地不動(dòng)產(chǎn)管理過(guò)程中，要想針對(duì)地籍管理工作進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)，就必須要針對(duì)土地實(shí)際利用狀況、地籍狀況、登記發(fā)證等多個(gè)層面內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查，在此過(guò)程中必然會(huì)形成多種檔案資料。其次，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料具有不可替代性，而且專業(yè)性比較強(qiáng)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料涉及契約文件、圖紙表冊(cè)、權(quán)證等多項(xiàng)內(nèi)容以及載體，正是這些內(nèi)容才充分保證了不動(dòng)產(chǎn)信息具備客觀性和全面性。另外，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案制作主體充分體現(xiàn)出了法定性，其是在獲取國(guó)家授權(quán)之后根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)程序由專門(mén)機(jī)構(gòu)進(jìn)行制定的，因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作具有較強(qiáng)的社會(huì)公信力。此外，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的規(guī)范性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案目前主要是利用簿冊(cè)的形式進(jìn)行登記，而且在登記過(guò)程中要保證格式的統(tǒng)一，內(nèi)容要詳盡和準(zhǔn)確。

2 信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

2.1 檔案安全工作存在一定程度的盲區(qū)

作為重要的檔案材料，特別是不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案，其作為永久性檔案來(lái)說(shuō)，在形成時(shí)就已經(jīng)終生為檔，所以如何做好檔案安全工作是做好檔案管理工作的前提。對(duì)于現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的方式來(lái)說(shuō)，盡管大部分管理部門(mén)也做了一些基本的保護(hù)措施，但是我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案安全工作依然存在一定程度的盲區(qū)，與達(dá)到多方位、全覆蓋的保護(hù)在保管方式和保護(hù)措施方面仍存在很大的差距。同時(shí)必須注意，不動(dòng)產(chǎn)檔案中存在有很多都是紙質(zhì)文本且均為孤本無(wú)可替代，若遇到火災(zāi)等突發(fā)或保護(hù)措施不力以及不可抗力的情形，檔案極有可能被毀滅，再無(wú)可替代的資料，造成極其嚴(yán)重的后果。

2.2 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)亟需加強(qiáng)

目前，大部分不動(dòng)產(chǎn)檔案管理技術(shù)普遍不高，從事檔案管理的人員也多數(shù)并非專業(yè)人員，而是由行政或其他人事部門(mén)的人員兼任，管理人員一方面欠缺專業(yè)管理知識(shí)，未接受專業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案培訓(xùn)。另外，檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的主觀能動(dòng)性有待加強(qiáng)?，F(xiàn)實(shí)工作普遍存在工作熱情不高，怠于學(xué)習(xí)，對(duì)待工作得過(guò)且過(guò)，信息化操作水平較低，甚至對(duì)信息化檔案建設(shè)的實(shí)際操作流程都不求甚解，在實(shí)踐中無(wú)法利用信息化檢索技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行提取和利用，導(dǎo)致檔案管理效率低下等問(wèn)題。

3 創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案管理方法的具體措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員綜合水平培訓(xùn)工作

現(xiàn)階段，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍管理工作仍然采用傳統(tǒng)管理模式，這種管理模式具有單一、枯燥的特點(diǎn)。管理人員在日復(fù)一日、年復(fù)一年的重復(fù)工作中難免會(huì)禁錮思想，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍管理工作僅局限在傳統(tǒng)管理模式中，造成管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不僅無(wú)法為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作注入生機(jī)和活力，還會(huì)阻礙檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。針對(duì)這一問(wèn)題，需要從提高管理人員綜合水平入手，從根源上解決不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案管理缺乏創(chuàng)新的問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，需要相關(guān)部門(mén)重視檔案管理工作和檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，通過(guò)灌輸不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍管理新知識(shí)和新技術(shù)教育培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員跟上時(shí)代步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)。

3.2 信息資源整理

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的第一步，就是要明確檔案信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性，并且能夠?qū)⑵浼皶r(shí)轉(zhuǎn)化成電子信息檔案。具體工作方法如下：①建立明確的信息資源整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同形式的不動(dòng)產(chǎn)，要設(shè)置對(duì)應(yīng)的信息采集標(biāo)準(zhǔn)；②注意核實(shí)紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容準(zhǔn)確性；③將紙質(zhì)檔案信息電子化時(shí)，要對(duì)照與核實(shí)電子化檔案信息準(zhǔn)確性。為最大化減少錯(cuò)誤概率，相關(guān)部門(mén)要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢查，抽查檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.3 管理系統(tǒng)建設(shè)

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。在新常態(tài)下進(jìn)行改革，應(yīng)該完善管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行系統(tǒng)化建設(shè)。不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理系統(tǒng)提供主要包括以下幾個(gè)方面：①信息建檔。由專業(yè)人員負(fù)責(zé)核實(shí)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人所提供的證明材料，核實(shí)信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性，并將相關(guān)信息準(zhǔn)確登記；②安全維護(hù)。成立專門(mén)的安全維護(hù)制度，明確檔案調(diào)閱權(quán)限，并對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行分類管理；③應(yīng)急系統(tǒng)。設(shè)立專門(mén)的應(yīng)急管理系統(tǒng)，根據(jù)應(yīng)急管理制度采取緊急措施，解決錯(cuò)檔、丟檔、損毀等嚴(yán)重問(wèn)題；④調(diào)閱查詢。調(diào)閱查詢是不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理中的重要內(nèi)容，因此應(yīng)該建立完善的調(diào)閱系統(tǒng)，方便內(nèi)部與外部查詢。

4 結(jié)語(yǔ)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作作為影響不動(dòng)產(chǎn)行業(yè)的重要方面，管理工作的水平嚴(yán)重制約著行業(yè)的健康可持續(xù)性發(fā)展，作為檔案管理部門(mén)的工作人員只有清楚認(rèn)識(shí)到工作的重要性，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和擔(dān)當(dāng)精神，開(kāi)拓創(chuàng)新管理工作方式，更新管理理念，完善管理舉措，助力不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作持續(xù)高效健康的發(fā)展。