淺析知信行模式在人事檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用

文/玉林市衛(wèi)生學(xué)校 彭輝

人事檔案管理是將人事檔案材料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用的活動(dòng)總稱。人事檔案材料是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、專業(yè)技術(shù)能力、獎(jiǎng)懲情況和健康體檢等方面，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料；人事檔案材料與個(gè)人職稱評(píng)審、崗位變動(dòng)、工資待遇、年度考核、職務(wù)任用選拔等密切相關(guān)，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是永久保存的檔案資料。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）知識(shí)缺乏，認(rèn)知不到位。在實(shí)際工作中，大部分事業(yè)單位人事檔案管理人員均為“半路出家”而且“身兼多職”，沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的人事檔案知識(shí)培訓(xùn)，也沒有足夠的人事檔案管理工作精力，對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理制度要求不夠了解，對(duì)檔案材料的甄別分類、收集整理、歸檔裝訂及查閱轉(zhuǎn)檔等業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)了解不夠。

（二）意識(shí)淡薄，制度不完善。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)人事檔案管理專項(xiàng)工作不夠重視，意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理不是單位的主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致管理制度不完善，存在著人事檔案管理工作馬虎、不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象，甚至丟失檔案資料、篡改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案材料來(lái)源不規(guī)范不真實(shí)。

（三）方法不當(dāng)，效果不理想。人事檔案管理方法不當(dāng)，影響管理效率，管理效果不理想。例如對(duì)檔案材料鑒別有誤，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的材料不歸檔；對(duì)調(diào)動(dòng)人員的人事檔案不及時(shí)轉(zhuǎn)檔，導(dǎo)致人檔分離現(xiàn)象；對(duì)人事檔案“三齡兩歷”審核不嚴(yán)，影響干部選拔任用流程；對(duì)檔案布置擺放不合理存放混亂導(dǎo)致檔案查閱困難等情況。

二、知信行模式的理論基礎(chǔ)

知信行模式是改變?nèi)祟愊嚓P(guān)行為的模式之一，是一種行為干預(yù)理論。“知”指知識(shí)，是對(duì)人事檔案相關(guān)理論知識(shí)的認(rèn)識(shí)和理解，“信”即信念，是對(duì)人事檔案具有正確的理念和積極的態(tài)度，“行”即行為，是具有人事檔案正確的管理行為。人們通過(guò)學(xué)習(xí)獲得了人事檔案管理的有關(guān)知識(shí)，了解人事檔案的重要性，結(jié)合自己的學(xué)習(xí)晉升經(jīng)歷或管理工作中遇到的問題進(jìn)行積極的思考，增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，端正管理理念，堅(jiān)定管理信念，改變管理的行為，繼而最大限度地實(shí)現(xiàn)科學(xué)有序管理、高效利用檔案、正確選拔人才的終極目標(biāo)。

三、知信行模式在人事檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用

（一）學(xué)習(xí)有關(guān)的人事檔案理論知識(shí)。知信行模式首先是“知”，需要學(xué)習(xí)掌握人事檔案管理的理論知識(shí)，夯實(shí)人事檔案管理工作的理論基礎(chǔ)，可以采用歸納整理法、圖例解析法、詩(shī)歌朗誦法等多種學(xué)習(xí)記憶方法。比如筆者在學(xué)習(xí)過(guò)程中，為了方便記憶，將人事檔案材料的十大類內(nèi)容，通過(guò)“七言句”進(jìn)行記憶：一履二傳三鑒定，四學(xué)五政六黨團(tuán)；七獎(jiǎng)八罰九審批，十體病殘與其他；將人事檔案管理的五大制度歸納為“歸、查、轉(zhuǎn)、保、用”五字制度：一“歸”指材料歸檔制度，二“查”指檢查核對(duì)制度，三“轉(zhuǎn)”指轉(zhuǎn)移投遞制度，四“保”指保衛(wèi)保密制度，五“用”指統(tǒng)計(jì)利用制度。

（二）樹立正確的人事檔案管理理念。知信行模式其次是“信”，就是要引導(dǎo)樹立正確的人事檔案管理理念，只有內(nèi)心有了正確而堅(jiān)定的信念，才能有強(qiáng)大而持久精神力量的指引，才能根據(jù)心里已建立的理想和信念進(jìn)行正確的管理行動(dòng)，對(duì)自己的人事檔案管理行為產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任感。

一要有“法制管檔”理念。人事檔案管理工作需要用法律和職業(yè)道德來(lái)約束和規(guī)范，強(qiáng)化“法制管檔”理念，必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)，只有依法管檔，依法辦事，才能成為合格的人事檔案管理人員。

二要有“服務(wù)至上”理念。職工晉升職稱、職務(wù)聘任、干部培養(yǎng)，甚至個(gè)人歷史信息查閱等很多事情的處理都離不開人事檔案，職工們對(duì)人事檔案信息資料的依賴日益增強(qiáng)。檔案管理工作者服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，對(duì)于提升檔案管理工作水平具有重要意義，為職工提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)，才能更好地提高人事檔案的利用效能，充分體現(xiàn)人事檔案的憑證價(jià)值。

三要有“嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致”理念。人事檔案是職工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映職工個(gè)人全貌，具有動(dòng)態(tài)性而需要隨時(shí)補(bǔ)充新材料，具有機(jī)密性而需要嚴(yán)格管理，具有真實(shí)性而經(jīng)常利用于干部任免、招聘考試、職稱晉升和人員調(diào)動(dòng)等事件的查檔審驗(yàn)，因此，需要樹立“嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致”的工作理念，才能把繁雜的人事檔案管理工作做好。

四要有“改革創(chuàng)新”理念。在“萬(wàn)眾創(chuàng)新”及“智能化社會(huì)”的背景下，人事檔案管理工作應(yīng)及時(shí)抓住有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷改革創(chuàng)新，不斷更新完善管理理念與管理方法，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

（三）落實(shí)到人事檔案管理實(shí)踐的具體行動(dòng)措施中。知信行模式第三是“行”，需要將人事檔案管理的理論知識(shí)和上述的人事檔案管理理念落實(shí)到的具體的管理實(shí)踐行動(dòng)措施中。筆者在人事檔案管理實(shí)踐工作的過(guò)程中，總結(jié)并采用“5S”的模式，“5S”是指：整理（seiri），整頓（seiton），清掃（seiso），清潔（seiketsu），流程（stream on）。

1.“5S”之一是整理?！罢怼笔侵笇?duì)材料區(qū)分有必要和沒有必要的，保留有必要的材料，去除沒有必要的材料。首先，對(duì)人事檔案材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，對(duì)檔案材料進(jìn)行歸類，按照材料的性質(zhì)、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，對(duì)材料進(jìn)行整理，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案盒裝訂，并將檔案盒放入對(duì)應(yīng)的檔案柜位置中。

2.“5S”之二是整頓?！罢D”是指將檔案材料依規(guī)定位置擺放，且放置整齊加以標(biāo)識(shí)。首先，要對(duì)人事檔案材料進(jìn)行科學(xué)合理的布置和擺放，便于查找，消除因混放而造成差錯(cuò)；其次，是定期檢查與核對(duì)人事檔案材料，這是保證人事檔案完整、安全的重要手段，檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

3.“5S”之三是清掃?！扒鍜摺本褪鞘箼n案室環(huán)境處于無(wú)垃圾、無(wú)灰塵的整潔狀態(tài)。首先，將檔案室內(nèi)地面、墻面、門窗和物品（檔案柜、檔案盒、裝訂臺(tái)等）打掃干凈，保持清潔；其次，及時(shí)清理檔案室內(nèi)無(wú)關(guān)物品，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房，檔案室備有必要的防火、防潮器材，嚴(yán)禁吸煙，離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

4.“5S”之四是清潔?！扒鍧崱笔菍⑸鲜龅恼怼⒄D、清掃實(shí)施的做法進(jìn)一步制度化、規(guī)范化，并能夠長(zhǎng)期維持其成果，能最大限度地保證人事檔案材料完整，保證室內(nèi)物品擺放井然有序、環(huán)境整潔，才能使人事檔案管理者擁有一個(gè)干凈有序、安全高效的工作環(huán)境。

5.“5S”之五是流程。是指根據(jù)人事檔案管理的五大制度，制定規(guī)范的人事檔案管理工作流程，如人事檔案接收流程、人事檔案轉(zhuǎn)出流程、人事檔案查閱流程。在日常工作中將工作流程嚴(yán)格貫徹落到實(shí)處，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案的接收、查閱、借閱與轉(zhuǎn)遞制度，做到規(guī)范化、制度化管理，這是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。

四、知信行模式在人事檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用的原則

（一）遵循發(fā)展性原則。是指?jìng)€(gè)人的人事檔案材料不是一成不變的，隨著其學(xué)歷提升、職稱晉升、年度考核、工資審批等均發(fā)生變化。因此，要遵循發(fā)展性原則，用睿智的心態(tài)、發(fā)展的目光看待，需要耐心、細(xì)心、責(zé)任心實(shí)施“知信行模式”在人事檔案管理應(yīng)用的行動(dòng)策略。

（二）遵循聯(lián)合性原則。是指人事檔案管理工作不完全是人事部門的事情。在筆者單位中，還與黨辦、教務(wù)科、工會(huì)、財(cái)務(wù)科、審計(jì)監(jiān)察等部門相關(guān)，必須動(dòng)員聯(lián)合多方面的力量，才可能更好完成人事檔案管理工作，需要遵循聯(lián)合性原則，發(fā)揮團(tuán)結(jié)協(xié)作精神。

（三）遵循差異性原則。知識(shí)的理解、信念的樹立、行為的轉(zhuǎn)變都是因人而異的，所需要的時(shí)間和難度具有個(gè)體差異，造成人事檔案管理者工作能力的差異性。同時(shí)，每個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡、學(xué)歷層次、職稱晉升等也各不相同，造成個(gè)人的人事檔案材料也具有個(gè)體差異。因此。要遵循差異性原則，用求真務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)審慎的工作態(tài)度做好人事檔案管理工作。

總之，筆者在實(shí)際工作中，將“知信行模式”應(yīng)用在人事檔案管理實(shí)踐中，提高了理論知識(shí)水平，培養(yǎng)積極正確的理念與態(tài)度，主動(dòng)落實(shí)行為措施，最終提升了人事檔案管理效率。