關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院重要事件檔案管理的思考

文/江蘇省南通市腫瘤醫(yī)院 陳娜

重要事件檔案是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)生的涉及面較為廣泛、影響較為深遠(yuǎn)的典型事件所形成的真實(shí)記錄，是檔案資源的重要組成部分，能對(duì)將來(lái)關(guān)鍵時(shí)刻關(guān)鍵事件的重要決策部署提供有益參考價(jià)值。2019年12月爆發(fā)的新冠肺炎疫情是中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的一個(gè)重要事件，同時(shí)也是對(duì)中國(guó)公共衛(wèi)生事業(yè)影響深遠(yuǎn)的節(jié)點(diǎn)性事件，為全面展現(xiàn)新冠肺炎疫情防控的真實(shí)場(chǎng)景及以后突發(fā)公共安全事件提供了有價(jià)值依據(jù)，加強(qiáng)新冠肺炎疫情下的檔案管理勢(shì)在必行、意義非凡。2020年2月7日，國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各地各部門(mén)做好疫情期間防控檔案工作，重視疫情防控檔案的收集積累和管理利用，全面“記·疫”。醫(yī)院作為抗擊疫情的前沿陣地，見(jiàn)證了防疫一線的歷史過(guò)程，醫(yī)院系統(tǒng)有責(zé)任和義務(wù)做好疫情檔案建設(shè)工作，將檔案工作納入疫情防控總體部署。

一、留住歷史記“疫”的重要價(jià)值

（一）構(gòu)筑共同記憶?！耙粋€(gè)國(guó)家如果沒(méi)有檔案。它將失去歷史而變成傳說(shuō)”。重要事件檔案作為國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織活動(dòng)的重要原始記錄，在國(guó)家記憶建構(gòu)中有其重要的能量和價(jià)值。對(duì)新冠肺炎疫情期間檔案進(jìn)行管理的過(guò)程，就是構(gòu)筑大眾對(duì)這一重要事件的記憶過(guò)程。作為這次重大事件檔案管理的重要一環(huán)，醫(yī)院系統(tǒng)應(yīng)著重記錄和保存防疫一線醫(yī)護(hù)人員盡責(zé)擔(dān)當(dāng)、救死扶傷的歷史過(guò)程，全面記錄和保存眾志成城、共克困難的感人畫(huà)面，凝練中國(guó)防疫人在歷史進(jìn)程中的擔(dān)當(dāng)精神，發(fā)揮檔案在民族記憶中的正能量。

（二）優(yōu)化決策參考。此次新冠肺炎疫情是一件典型的公共衛(wèi)生突發(fā)事件，它在防控組織、應(yīng)急響應(yīng)、醫(yī)療救治、交通運(yùn)輸、民生保障等方面積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)對(duì)未來(lái)公共衛(wèi)生突發(fā)事件有重要的參考價(jià)值。因此，醫(yī)院檔案管理人員增強(qiáng)歷史責(zé)任感和使命感，精準(zhǔn)詳盡記錄和保存防疫期間的重要檔案資料，讓政府和各級(jí)單位在處理重大公共衛(wèi)生突發(fā)事件時(shí)，可以獲得精準(zhǔn)、全面、系統(tǒng)的檔案資源支持，從歷史重要事件中尋求有益助力，從而不斷優(yōu)化決策參考。

（三）提供技術(shù)支撐。與其他重要事件檔案不同，疫情防控產(chǎn)生的資料中含有公共衛(wèi)生管理、醫(yī)療應(yīng)急響應(yīng)、疫苗及藥品研發(fā)等重要方面資料，對(duì)疫情防控檔案的管理與開(kāi)發(fā)，可以為醫(yī)護(hù)人員的科研攻關(guān)提供技術(shù)支撐。科研工作者可以通過(guò)檔案資料全流程回顧總結(jié)疫情防控，分析病毒的傳播渠道和周期，精準(zhǔn)研發(fā)疫苗與藥品，為當(dāng)前疫情的防控和公共衛(wèi)生突發(fā)事件綜合應(yīng)急能力提升提供基礎(chǔ)支撐。

二、留住歷史記“疫”存在的問(wèn)題和難點(diǎn)

盡管類(lèi)似新冠肺炎疫情檔案管理工作等重要事件檔案日益受到關(guān)注和重視，但是，當(dāng)前的重大疫情防控過(guò)程中，檔案的保存、收集、管理和利用仍存在一定的問(wèn)題。

（一）檔案難以齊全。由于疫情防控期間各檔案管理單位對(duì)重要事件檔案管理重視程度不一，因此檔案收集會(huì)出現(xiàn)參差不齊的情況；同時(shí)，新冠肺炎疫情檔案形成具有階段性、來(lái)源的廣泛性、載體的多樣性等特點(diǎn)，大量存放于部門(mén)或個(gè)人手中的檔案材料不能及時(shí)有效進(jìn)行統(tǒng)一收集。此外，相關(guān)檔案管理人員自身檔案管理及疫情資料重要性認(rèn)知有限，缺乏一定能力對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。

（二）管理難以集中。疫情防控期間檔案是由參與其中的單位各自收集、歸檔，分散保管于各單位，檔案收集沒(méi)有較為明確的牽頭單位，這在一定程度上影響了特定檔案的完整性。與此同時(shí)，由于檔案實(shí)體的管理分散，在后續(xù)對(duì)疫情防控檔案開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，難以對(duì)其檔案進(jìn)行較為集中的信息化處理，建立專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)想也較難實(shí)現(xiàn)。

（三）資源難以利用。習(xí)近平總書(shū)記在中央政治局常委會(huì)上強(qiáng)調(diào)：“疫情防控不只是醫(yī)藥衛(wèi)生問(wèn)題，而是全方位的工作，各項(xiàng)工作都要為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供支持”。因?yàn)橐咔榉揽刭Y料保存分散、未建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)等問(wèn)題，當(dāng)各級(jí)政府部門(mén)需要開(kāi)展研究做決策部署的時(shí)候，檔案管理部門(mén)可能會(huì)出現(xiàn)應(yīng)接不暇的情況，難以提供較為精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)，在關(guān)鍵時(shí)刻不能起到協(xié)同發(fā)力的作用。

三、加強(qiáng)新冠肺炎疫情檔案管理的思考

醫(yī)院系統(tǒng)應(yīng)高度重視，將疫情防控檔案收集管理工作納入疫情防控總體工作安排部署，納入疫情防控指導(dǎo)督查范圍。通過(guò)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，建章立制、完善措施，切實(shí)做好疫情防控檔案資料收集管理工作，并督促指導(dǎo)所屬單位做好相關(guān)工作。

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，思想上高度重視。疫情防控是黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)并且高度重視的大事、要事，其檔案管理質(zhì)量高低直接影響到未來(lái)黨委、政府疫情管理決策，并且與民眾的生命安全息息相關(guān)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和各部門(mén)必須高度重視，尤其是防疫第一線的醫(yī)衛(wèi)系統(tǒng)。主辦或者承辦單位應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間與檔案部門(mén)溝通，通過(guò)召開(kāi)相關(guān)檔案管理人員會(huì)議，研究確定檔案管理方案，及時(shí)將防疫檔案歸檔到位；檔案管理部門(mén)要圍繞中心工作，積極主動(dòng)作為，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，全力宣傳，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)疫情防控檔案管理工作。

（二）壓實(shí)工作責(zé)任，健全工作機(jī)制。建立檔案部門(mén)歸口管理、主辦部門(mén)牽頭負(fù)責(zé)、各方共同參與的工作機(jī)制。一方面，明確綜合檔案、人事檔案、病歷檔案、財(cái)務(wù)檔案等相關(guān)科室及各工作人員的工作職責(zé)，確保每項(xiàng)具體的檔案都有對(duì)應(yīng)的檔案人員負(fù)責(zé)。在遵照醫(yī)院的檔案工作方案的基礎(chǔ)上，結(jié)合新冠疫情具體工作，建立考核機(jī)制，壓實(shí)每個(gè)檔案人員的工作職責(zé)。另一方面，考慮到醫(yī)院檔案工作的特殊性，醫(yī)院檔案工作人員一般為兼職，結(jié)合一線工作的具體情況，統(tǒng)籌安排，做到“兩手抓”“兩手硬”。

（三）明確歸檔范圍，做到應(yīng)收盡收。醫(yī)院在開(kāi)展新冠肺炎疫情防控工作的過(guò)程中形成的一系列紙質(zhì)與電子的文字、圖表、照片、音像、實(shí)物均是醫(yī)院抗疫的重要檔案材料。通過(guò)明確歸檔范圍和要求，進(jìn)一步完善疫情檔案資料。醫(yī)院抗“疫”檔案的歸檔范圍主要有以下十個(gè)方面：1.上級(jí)部門(mén)發(fā)布的重要報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、信息、專(zhuān)報(bào)、快報(bào)、大事記、總結(jié)、決策、重要批示、指示和會(huì)議紀(jì)要等。2.醫(yī)院形成的系列相關(guān)發(fā)文：如組織構(gòu)建、工作方案、防控方案、救治方案、應(yīng)急流程、物資捐贈(zèng)管理辦法等。3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)（班子成員、中層干部等）在疫情防控期間的工作表現(xiàn)、所受獎(jiǎng)懲情況等。4.醫(yī)院黨委、紀(jì)委組織、跟蹤監(jiān)管疫情防控責(zé)任落實(shí)工作情況所形成的材料。5.醫(yī)院開(kāi)展防控工作（體溫檢測(cè)、流行病學(xué)調(diào)查、健康碼查驗(yàn)、疫情監(jiān)測(cè)等）形成的文件材料。6.醫(yī)院收治新冠肺炎疑似病例、開(kāi)展核酸檢測(cè)工作形成的文件材料。7.醫(yī)院職工每日體溫檢測(cè)，疫區(qū)接觸史、外出情況等相關(guān)文件。8.醫(yī)院援鄂、援外醫(yī)療隊(duì)伍、醫(yī)療人員及支援車(chē)站、機(jī)場(chǎng)等醫(yī)務(wù)人員抗疫工作情況，所做的事跡報(bào)告、宣講，所獲榮譽(yù)等文件材料（文字、圖像、實(shí)物等）。9.醫(yī)院組織藥品、防疫用品等物資保障工作情況。10.醫(yī)院宣傳報(bào)道抗疫先進(jìn)人物、典型事跡所形成的文字、圖像，在新聞媒體、醫(yī)院公眾微信號(hào)上所做的宣傳報(bào)道等。

（四）加強(qiáng)集中管理，提高有效利用。檔案的價(jià)值在于利用，無(wú)論是醫(yī)院管理者，還是具體的醫(yī)院檔案從業(yè)者，都應(yīng)高度重視檔案服務(wù)與利用工作。在全面收集、應(yīng)收盡收的同時(shí)，還要放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，將疫情檔案的收集與利用、編研相結(jié)合，提高有效利用率，使“死檔案”變成“活資源”。比如，可以精心組織專(zhuān)題活動(dòng)，通過(guò)地方各單位的巡回展覽展現(xiàn)抗疫故事和抗疫精神；或者通過(guò)組織專(zhuān)業(yè)力量開(kāi)展專(zhuān)題研究，組織專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)結(jié)合檔案資料對(duì)防疫知識(shí)進(jìn)行專(zhuān)題宣講，提高民眾防疫意識(shí)和能力；還可以在一定范圍內(nèi)提供在線查詢、檢索服務(wù)，助力相關(guān)領(lǐng)域工作人員提升業(yè)務(wù)能力和水平。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院在做到應(yīng)收盡收、全面“記疫”的同時(shí)，還應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)、新需求，做好疫情檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。檔案管理部門(mén)要在對(duì)醫(yī)院抗疫檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、精細(xì)加工的基礎(chǔ)上，聯(lián)合黨辦等宣傳科室，借助廣播、電視、報(bào)紙、微信公眾號(hào)等多媒體平臺(tái)，宣傳報(bào)道，講好醫(yī)院抗疫故事，宣傳醫(yī)護(hù)人員盡職盡責(zé)、救死扶傷的英雄壯舉，提高疫情檔案的實(shí)用性、使用率，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)營(yíng)造良好的輿論環(huán)境，展現(xiàn)新冠疫情防控中的正能量。