醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討

文/江蘇省東臺市婦幼保健院 房艷

醫(yī)院的檔案中存放著我們的個人信息和病例情況，這些信息對于我們至關(guān)重要。在購買保險時，保險公司會向醫(yī)院詢證調(diào)取我們的檔案信息，判斷是否符合參保條件；在就醫(yī)時，醫(yī)生會調(diào)取我們的病例檔案，通過檔案快速了解病人病情，對癥下藥。醫(yī)院的檔案管理并不是簡單的資料存放，它需要幫助醫(yī)生快速查找到相關(guān)病人的檔案信息，同時保證信息的高度安全，避免病人個人信息的泄露。本文從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中人員的意識、管理的方式等多個方面分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新措施。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案保管機(jī)制不健全。醫(yī)院是人員往來最為密集的場所，匯集著來自全國各地的病人。因此，醫(yī)院所承載的病人檔案信息相當(dāng)龐大，且種類眾多。然而，醫(yī)院檔案管理部門的人員數(shù)量無法勝任如此巨大的信息量。當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理部門人數(shù)多是三五人不等，并不具備充足的人手。人手不足使得醫(yī)院檔案管理處只能一人兼任管理多部門的檔案，一個管理員負(fù)責(zé)多個部門的檔案，意味著管理人員每天將接收到非常龐大的信息量，這就需要管理人員具有超強(qiáng)的記憶力及邏輯分析能力，然而，現(xiàn)有的在職管理人員并不能滿足要求。

（二）檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，檔案整理歸納以人工和紙質(zhì)信息為主。因此，檔案信息整理歸納的速度過慢，檔案整理速度根本無法追趕上檔案信息量的增長速度。目前，農(nóng)村合作醫(yī)療已基本實現(xiàn)全面覆蓋，新農(nóng)合信息并入有關(guān)醫(yī)院信息檔案庫，這就為有關(guān)醫(yī)院的檔案管理部門帶來了巨大的工作量。信息數(shù)據(jù)庫驟然增長，當(dāng)前的檔案信息歸檔速度無法在規(guī)定的時間內(nèi)及時完成歸檔任務(wù)，檔案管理人員為加快歸檔速度潦草整理檔案，極易疏忽其中可能涉及的重要事項或造成信息的錯填，從而產(chǎn)生疏漏。

此外，受限于當(dāng)前醫(yī)院檔案整理方式，醫(yī)院檔案管理部門存放的檔案多是紙質(zhì)版文件。紙質(zhì)版文件的存放需要格外注意存放環(huán)境，而當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理設(shè)施陳舊，設(shè)備老化問題嚴(yán)重，個別設(shè)備甚至無法使用。檔案存放環(huán)境惡劣，疏忽環(huán)境濕度，通風(fēng)環(huán)境較差等，這些現(xiàn)狀極易造成現(xiàn)有檔案的毀壞，為醫(yī)院檔案管理工作帶來困難。

（三）醫(yī)院對于檔案工作的重視程度不夠。病例檔案是醫(yī)生了解病人病情，保證治療連續(xù)性的關(guān)鍵。整理、保管病人的病例檔案是醫(yī)院的職責(zé)之一。病例檔案歸檔不僅是簡單地整理本醫(yī)院的信息，更重要的是詳細(xì)整理病人的就診情況，對于病人就醫(yī)情況有完整準(zhǔn)確地記錄歸檔，讓醫(yī)生可以通過病人的病歷檔案對病人的病情有完整、準(zhǔn)確的認(rèn)識和判斷。然而，當(dāng)前醫(yī)院并沒有給予檔案管理工作相應(yīng)的重視。多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門的工作人員是兼職聘用。本身可能沒有較強(qiáng)的專業(yè)知識，更不可能分門別類存病人病例檔案。

此外，醫(yī)院對于檔案管理工作投入資金不足，目前大部分醫(yī)院的工作重心仍放在提高醫(yī)療技術(shù)水平上。醫(yī)院著眼于醫(yī)療技術(shù)水平的提高并沒有錯，但不能只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)這一方面，檔案管理等后勤保障工作同樣重要。然而，目前大多數(shù)醫(yī)院著眼于醫(yī)療團(tuán)隊建設(shè)，高薪聘請國外優(yōu)秀專家學(xué)者或其他同行業(yè)領(lǐng)軍人物，為此斥下巨資，對于醫(yī)院的檔案管理卻很少下?lián)苜Y金，檔案管理部門缺少基本的資金運轉(zhuǎn)，自然就無法聘請更多的員工，更別說是其他專業(yè)人員。很多檔案管理人員自身的素質(zhì)相對較差，在工作中產(chǎn)生疏漏也在所難免。

二、針對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性。想要提高醫(yī)院檔案整理的質(zhì)量，就要從根本上提高檔案歸檔速度。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門的員工結(jié)構(gòu)，想要保質(zhì)保量又快速地完成檔案整理工作，就要進(jìn)行檔案整理技術(shù)創(chuàng)新。首先，醫(yī)院要改變醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案整理模式，學(xué)會運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將“互聯(lián)網(wǎng)+”融入醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，形成“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)療檔案的新模式。管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的收集、整理工作。其次，將醫(yī)療檔案的承載媒介由紙質(zhì)改為代碼。一方面，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案對于存放環(huán)境要求更加寬松，無須考慮空氣濕度、通風(fēng)環(huán)境等因素，只要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，就可以保證檔案的完整和安全，不會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損毀或者模糊不清的現(xiàn)象。另一方面，電子檔案可以縮短就診時間，提高就診效率。電子檔案不用查詢編號進(jìn)行查找，只要通過病人姓名或信息就可以輕松查詢，查找調(diào)閱更為方便快捷，可以有效提高檔案管理工作人員的查找效率，從而縮短醫(yī)生查找病例的時間，更加快速獲取病人的相關(guān)病例信息，提高醫(yī)療效率。

（二）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。醫(yī)院想要提高醫(yī)院檔案的管理工作效率，提高檔案管理工作人員的意識是關(guān)鍵。要讓檔案管理部門的員工真正意識到檔案管理工作的重要性，才能轉(zhuǎn)變他們的工作態(tài)度，讓他們更加認(rèn)真細(xì)致地對待檔案管理工作，對檔案的安全負(fù)責(zé)。首先，醫(yī)院可以加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)。一方面，提高管理人員的專業(yè)化水平，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。另一方面，是向檔案管理人員傳遞醫(yī)院十分重視檔案管理工作這一訊息，讓檔案管理人員感受到上級對于工作的重視，從而促使管理人員提高檔案歸檔質(zhì)量，盡職做好檔案管理工作。其次，醫(yī)院可以增加對于檔案管理部門的資金投入，有了充足的資金支持，檔案管理部門才能招賢納士，去尋找更加專業(yè)、更加高效的檔案管理人員，提升檔案管理部門整體職工素質(zhì)，從而提高檔案管理質(zhì)量。此外，醫(yī)院對于檔案管理部門的資金援助可以間接向其他部門展示醫(yī)院對于檔案管理的重視，從而提高其他相關(guān)部門的配合力度，為檔案管理部門員工歸檔工作提供更多的幫助和支持，確保檔案歸檔工作順利完成。

（三）制定完善科學(xué)的檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院想要建立快速高效的檔案管理模式，就要建立健全科學(xué)的檔案管理制度。首先，明確劃分檔案管理部門員工職責(zé)。在綜合檔案的管理整合方面，醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，明確每個人都具體職責(zé)，將每個科室檔案的保管年限、管理要求進(jìn)行細(xì)化，由專人負(fù)責(zé)專門的模塊，在出現(xiàn)問題時，找負(fù)責(zé)這一模塊的工作人員進(jìn)行詢問處理，做到權(quán)責(zé)明確統(tǒng)一。其次，可以制定相應(yīng)的獎懲措施。對于工作細(xì)致認(rèn)真、高效的員工給予資金、假期、榮譽(yù)稱號等獎勵；對于工作中態(tài)度不認(rèn)真、玩忽職守的員工給予批評或罰款等懲罰。賞罰分明，讓員工切實感受到認(rèn)真工作帶來的好處，提高員工認(rèn)真工作的意識，促進(jìn)檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。

最重要的是，醫(yī)院要根據(jù)醫(yī)院的具體情況，指定檔案管理制度，成立相關(guān)的專業(yè)小組，確保檔案管理制度順利有效實施。

（四）提高醫(yī)院對于檔案管理工作的重視力度。上行下效，醫(yī)院檔案管理工作的開展情況很大程度上取決于上層對于這一工作的重視力度。只有醫(yī)院充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能完善相關(guān)配套設(shè)施的建設(shè)，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平。

首先，醫(yī)院檔案管理部門要擺正心態(tài)，在進(jìn)行工作匯報時詳細(xì)充分地說明檔案管理工作的重要性，激起上層領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視。

其次，檔案管理部門要如實反映當(dāng)前檔案管理部門存在的問題，請醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加以重視，從資金或人員等方面給予支持，從而確保醫(yī)院檔案管理工作得以順利開展。

再次，醫(yī)院檔案管理部門可以聘請專家開展講座，邀請醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)前來參加，通過專家的講解讓領(lǐng)導(dǎo)意識到醫(yī)院檔案整理部門的重要性，通過專家這一第三方媒介向領(lǐng)導(dǎo)闡述當(dāng)前醫(yī)院檔案整理部門在工作中遇到的困難和訴求，從而加大醫(yī)院對于檔案管理部門的支持力度，提高醫(yī)院檔案整理部門員工歸檔速度，提高工作效率。另外，邀請專家開展講座也可以提高本部門檔案管理意識，通過與專家進(jìn)行互動交流可以提升檔案管理部門員工的專業(yè)化水平，提高醫(yī)院檔案管理部門工作質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新檔案管理工作的模式。信息的搜集與整理是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有做好第一步，夯實基礎(chǔ)，才能順利完成后續(xù)的檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式，是由專人整理所有的數(shù)據(jù)信息，然后分發(fā)給其他人做整理歸納，這樣在數(shù)據(jù)的傳遞過程中極易造成數(shù)據(jù)丟失和錯漏。因此，我們根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整，在各個部門設(shè)置專門的信息搜集員，搜集員對于負(fù)責(zé)的信息模塊有較強(qiáng)的專業(yè)基礎(chǔ)，可以對于信息進(jìn)行更加詳盡的描述，防止信息的失真和疏漏。同時，由模塊負(fù)責(zé)人對接負(fù)責(zé)相應(yīng)科目的檔案管理人員，可以將職責(zé)分類細(xì)化，減輕工作人員壓力的同時，讓工作整體脈絡(luò)更加清晰明了，提高檔案整理歸納的效率。

三、結(jié)語

醫(yī)療衛(wèi)生關(guān)系國計民生，自古以來都是人們關(guān)注的重點。檔案管理是醫(yī)生把握病人病情的基礎(chǔ)，絕對不容小覷。因此，醫(yī)院的檔案管理工作至關(guān)重要。做好醫(yī)院檔案管理工作，需要我們清楚地認(rèn)識到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員意識、管理方式等方面的不足，具體問題具體分析，從問題根源著手，做出相應(yīng)的創(chuàng)新措施，從而推動醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速發(fā)展。