檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用初探

文/廣東省江門市新會區(qū)中醫(yī)院院務(wù)辦公室 梁秀萍 尹朝紅 張仲芬

醫(yī)院是社會公共衛(wèi)生服務(wù)體系的主體，在為社會提供醫(yī)療服務(wù)、保障居民身體健康方面發(fā)揮著重要的作用，而當(dāng)前，隨著醫(yī)療體系改革的不斷深入，醫(yī)院的現(xiàn)代化程度越來越高，醫(yī)院在發(fā)展過程當(dāng)中，產(chǎn)生的檔案種類和內(nèi)容也越來越多，如何對這些檔案進行有效的管理，成了當(dāng)前醫(yī)院管理中的一個難題。就目前來看，大多數(shù)醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理方面存在著嚴重的管理缺陷，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療體系下的醫(yī)院檔案管理需求，在這樣的情況下，對醫(yī)院檔案管理模式進行改革，以提升檔案管理水平，對推動醫(yī)院的長遠發(fā)展來說，有著非常重要的意義。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的重要性及其改革的必要性分析

（一）醫(yī)院綜合檔案管理的重要性分析。1.推動醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。醫(yī)院在日常經(jīng)營活動當(dāng)中會產(chǎn)生大量的檔案信息，綜合檔案是醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的一個重要基礎(chǔ)，特別是在現(xiàn)代醫(yī)療體系的約束下，醫(yī)院每一項活動都要進行相關(guān)的記錄，以方便后期的查閱，而綜合檔案管理則為醫(yī)院相關(guān)資料的留存和查閱方面發(fā)揮著重要的作用，醫(yī)院才能在此基礎(chǔ)上保持正常的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。2.保障醫(yī)院管理工作的開展。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的醫(yī)院都面臨著巨大的競爭壓力，在現(xiàn)代醫(yī)療體系下，全面、完善的醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理開展管理工作的重要依據(jù)，能夠幫助醫(yī)院對現(xiàn)有的管理模式進行改革，促使醫(yī)院從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化、科學(xué)化的管理模式，提升其管理效率，從而使得醫(yī)院在當(dāng)前的醫(yī)療體系下能夠保持良好的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。3.見證醫(yī)院的發(fā)展歷程。醫(yī)院歷史是醫(yī)院文化的一個重要組成部分，是一個醫(yī)院精神價值觀的體現(xiàn)，能夠在社會上形成一定的影響，而醫(yī)院綜合檔案則是見證醫(yī)院發(fā)展歷程的重要資料，它記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的重要事件和科研、醫(yī)療技術(shù)等信息，能夠幫助后來者多層次、多角度對醫(yī)院歷史進行探究，對發(fā)揚醫(yī)療文化和精神來說，有著非常重要的作用，是重要的歷史資源。

（二）醫(yī)院綜合檔案管理改革的必要性分析。1.數(shù)字時代發(fā)展的必然要求。當(dāng)前的時代是信息化時代，人們借助信息技術(shù)能夠完成以前無法完成的事情，在信息化時代的檔案管理工作，不僅僅是檔案的保管那么簡單，還要借助信息化技術(shù)對檔案資料進行深入的分析，對需要的資料進行優(yōu)化整合，這是信息化時代下檔案管理的必然要求，而對醫(yī)院檔案管理工作來說，要想實現(xiàn)這些，必須要對傳統(tǒng)的管理模式進行改變，在綜合檔案管理工作中深入普及信息技術(shù)，并加以利用，只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展需求，提升檔案管理水平，實現(xiàn)對檔案的有效管理。2.醫(yī)院檔案管理發(fā)展的需要。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在提供醫(yī)療服務(wù)、進行醫(yī)療交流活動的過程當(dāng)中，都會產(chǎn)生大量的資料，將這些資料進行歸檔和管理是一項龐大的工作，醫(yī)院的綜合檔案管理若是停滯不前，是無法有效對這些資料進行管理的，況且隨著其他行業(yè)體系檔案管理模式改革方面越來越深入，醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)與時俱進，緊跟檔案管理的潮流，才能更好地同其他體系進行學(xué)術(shù)交流活動，才能為人們提供更好的醫(yī)療服務(wù)。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理模式現(xiàn)狀分析

（一）觀念落后，管理意識不足。隨著現(xiàn)代醫(yī)療體系的不斷完善，醫(yī)院的醫(yī)療水平也在不斷提升，但是就目前來看，醫(yī)院過于重視醫(yī)療水平的提升，而輕視檔案管理工作的落后觀念依然十分普遍。在實際的醫(yī)院管理工作當(dāng)中，檔案管理人員對檔案資料管理的重要性認識不足，對檔案管理工作不甚重視，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理十分混亂，經(jīng)常出現(xiàn)相關(guān)檔案收集不全面、整理不完善、保存方式缺乏科學(xué)性的情況，使得一些重要的資料保存壽命大大縮減，在進行相關(guān)醫(yī)療交流或者科研活動的時候，無法對有些檔案進行查閱，嚴重制約了醫(yī)院醫(yī)療水平的提升。

（二）內(nèi)容復(fù)雜，管理難度較大。我國的醫(yī)院大多數(shù)為公立醫(yī)院，主要目的是給社會提供醫(yī)療服務(wù)，而不是獲取利益，隨著市場改革的不斷深入，政府對醫(yī)院的支持力度逐漸減小，醫(yī)院要想保持良好的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，只能依靠自身的運營管理，其運營過程中產(chǎn)生的采購、預(yù)算、協(xié)議等等資料同樣需要進行管理，使得當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理，不僅要對醫(yī)療技術(shù)方面的資料進行整合，還要對這些運營過程中的資料進行管理（如會計檔案、安全生產(chǎn)檔案等），其內(nèi)容的復(fù)雜，給醫(yī)院的檔案管理工作增添了不少難度。

（三）體系缺陷，管理手段落后。從目前的醫(yī)院檔案管理情況來看，醫(yī)院的檔案管理體系存在著嚴重的缺陷，導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院的管理模式比較落后。一方面，醫(yī)院在檔案管理方面缺少專業(yè)的人才，檔案管理工作往往由醫(yī)護人員兼任，缺乏檔案管理相關(guān)知識，導(dǎo)致其在醫(yī)院檔案管理過程只能進行一些資料的收集和整理，卻無法讓檔案更加規(guī)范、科學(xué)。另一方面，技術(shù)體系存在一定的缺陷，在信息化高度發(fā)達的今天，部分醫(yī)院依然完全采取人工歸檔的方式對檔案進行整理和管理，不僅管理效率大打折扣，還會導(dǎo)致檔案在查找、調(diào)用時，效率較低。

三、醫(yī)院綜合檔案管理中，管理模式的改革策略分析

（一）提升檔案管理者的意識和素養(yǎng)。針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)人員觀念落后，管理意識不足的問題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將改革的重點放在人身上，人是進行檔案管理的主體，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以此為出發(fā)點，對檔案管理人員開展專題培訓(xùn)，促使其管理意識和責(zé)任心得到提升，能夠清楚地認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，促使其自覺規(guī)范自己在檔案管理中的行為，保障檔案的真實性和可靠性。同時引進《檔案法》等相關(guān)法律條例，開展檔案管理理論知識的學(xué)習(xí)活動，并定期進行管理經(jīng)驗的交流，進而提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使得其能夠充分應(yīng)對醫(yī)院綜合檔案管理工作，對其進行分析、整理、歸檔，提升檔案管理方面的專業(yè)性，從而實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的有序管理。

（二）加強醫(yī)院綜合檔案管理的信息化建設(shè)。時代在不斷地發(fā)展和進步，醫(yī)院的檔案管理模式改革也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代的需求，針對檔案內(nèi)容量大、管理難度大的劣勢，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極推進計算機技術(shù)在檔案管理中的合理應(yīng)用，積極推行信息化檔案管理體系建設(shè)，以信息技術(shù)手段來提升醫(yī)院的檔案管理水平。醫(yī)院可以引進華夏檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)對相關(guān)資料的電子化管理，省去了一些繁瑣的環(huán)節(jié)，使得管理效率得到了明顯的提升。不僅如此，華夏檔案管理系統(tǒng)還通過錄入卷內(nèi)目錄和檔案目錄，相關(guān)人員可以在管理系統(tǒng)中利用搜索引擎，以搜索關(guān)鍵詞的方式快速對所需要的檔案編號和所存放位置進行查找，提高其查找的便捷性，實現(xiàn)檔案高效的管理。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是大勢所趨，能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（三）建立健全的現(xiàn)代化綜合檔案管理體系。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作手段落后，效率低下的一個重要原因，還有就是檔案管理體系存在一定的缺陷，從而使得檔案管理水平長期得不到提升。針對這樣的情況，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全的現(xiàn)代化檔案管理體系，實行專人專管的制度，將檔案管理責(zé)任落實到科室和個人，或者按照檔案類別分別指定管理負責(zé)人，在日常工作中根據(jù)檔案收錄明細表進行檔案的收集，并以年度為單位，在每年年初進行上一年度的檔案整理和歸檔。這樣一來，檔案的整個收錄和整理流程就趨于完善，從而避免了因資料收集完善而使得歸檔不及時的情況出現(xiàn)，促使檔案管理更加完善，保證檔案的真實可靠。此外，醫(yī)院還要對檔案的管理活動進行監(jiān)督，堅決杜絕不合理、不合規(guī)的情況出現(xiàn)，使得檔案的整個管理流程都具備科學(xué)性和合理性，從根本上提升檔案的管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代化醫(yī)療體系的改革，醫(yī)院在經(jīng)營的過程當(dāng)中，會產(chǎn)生大量的信息資料，這些信息資料對醫(yī)院來說，有著非常重要的作用和意義，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采取一定的手段對綜合檔案進行管理。而就目前來看，醫(yī)院在檔案管理方面仍然存在一定的不足之處，隨著時代的改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理需求，對醫(yī)院檔案管理模式進行改革勢在必行，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從實際出發(fā)，建立現(xiàn)代化的、信息化的檔案管理體系，積極提升管理人員素養(yǎng)，使得檔案的管理水平得到有效的提升，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值。