探討文書檔案整理與管理工作的方法

文/青島市中學(xué)綜合實(shí)踐教育中心 李治

教育單位的文書檔案整理與管理工作，除了要負(fù)責(zé)收集資料信息外，還要做好信息交流，并把得到的有效資料裝訂保存，避免出現(xiàn)疏忽等問題，影響管理工作的效率與質(zhì)量。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了廣泛的普及，導(dǎo)致讓傳統(tǒng)文書檔案管理方法受到?jīng)_擊，也表明了相關(guān)工作的未來走向就是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展。與時(shí)俱進(jìn)是滿足發(fā)展需求的最好方法，也能提高文書檔案整理與管理的水平，這不僅對自身的工作有提高，對整個(gè)教育單位都有益處。

一、文書檔案整理與管理工作的特點(diǎn)

文書檔案整理與管理工作的水平，會(huì)直接影響教育單位的發(fā)展，因?yàn)樗泄ぷ饔涗?、信息記錄都?huì)以文書檔案的方式進(jìn)行整理并保存，這些數(shù)據(jù)可能會(huì)成為重要決策依據(jù)，所以必須要保證其完整性、準(zhǔn)確性，這樣才能起到借鑒等作用。傳統(tǒng)文書檔案管理工作，大多利用紙張進(jìn)行記錄，然后再根據(jù)類別放入檔案室進(jìn)行保存，這個(gè)過程是非常重要的，無論記錄還是保存，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，這樣才能發(fā)揮出重要作用。

二、文書檔案整理與管理工作的發(fā)展要求

（一）現(xiàn)代文書檔案整理工作。當(dāng)下傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不再適用，因?yàn)楣ぷ鏖_展效率實(shí)在太低，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，無論工作效率還是準(zhǔn)確性都要提高不少，可以說文書檔案整理工作會(huì)變得更加簡單，不需要過多的投入。傳統(tǒng)方法需要相關(guān)人員，按照自己本身的理解，去對收集好的信息資料進(jìn)行分類整理，雖然分類有相應(yīng)的基礎(chǔ)準(zhǔn)則，不過每個(gè)人都有不同的理解能力，所以就算是同一檔案文件也會(huì)出現(xiàn)分歧，最終出現(xiàn)分類錯(cuò)誤的情況，大大影響了文書檔案整理工作的準(zhǔn)確性，而后續(xù)裝訂保存時(shí)也會(huì)受到嚴(yán)重影響。

（二）現(xiàn)代文書檔案管理工作。文書檔案管理工作是針對收集到保存整個(gè)過程，為了提高管理水平，必須有效使用現(xiàn)代管理技術(shù)，在教育單位中計(jì)算機(jī)使用非常廣泛，尤其在文書檔案管理工作中，起到了至關(guān)重要的作用，無論分類還是管理都更為高效。文書檔案管理工作的第一步，就是要針對收集的信息資料進(jìn)行規(guī)范分類，一般可以按照年度、保管時(shí)限、涉及的內(nèi)容等進(jìn)行分類。年度分類就是按照時(shí)間進(jìn)行分類保管，而保管時(shí)限則是按照相關(guān)的規(guī)定，把檔案分成永久文書檔案、長期、短期文書檔案，通過分類進(jìn)行保存即可。

三、文書檔案整理與管理工作中的常見問題

（一）相關(guān)工作不規(guī)范。規(guī)章制度是開展相關(guān)工作的重要條件與基礎(chǔ)，教育單位中的文書檔案管理工作因?yàn)橹贫壬系娜笔?，?dǎo)致整理與管理工作不夠規(guī)范。在整個(gè)收集、管理過程中會(huì)出現(xiàn)信息資料、案卷目錄制作不規(guī)范的問題，還有檔案號碼編制不正確、分類混亂等現(xiàn)象。這些問題肯定會(huì)影響教育單位的發(fā)展，而且文書檔案管理工作的難度也會(huì)增加，管理水平則大大降低。為了改善這些問題，必須提高對文書檔案管理工作的重視。

（二）檢索效率比較低。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)還沒普及時(shí)，文書檔案管理無論收集還是保存，都要通過人員進(jìn)行，那么檢索工作也都是手工檢索，雖然計(jì)算機(jī)已經(jīng)應(yīng)用在各大教育單位中，部分單位仍然使用手工檢索的方法，而計(jì)算機(jī)則成了輔助工具。手工檢索弊端非常多，不但會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，檢索效率也較為低下，尤其是在教育單位中，各類文書檔案豐富，想要針對某一種資料進(jìn)行檢索，可能要花費(fèi)很多時(shí)間、精力。想要完善檢索方法，提高檢索工作的效率，可以把計(jì)算機(jī)作為主要的檢索手段，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)會(huì)提高文書檔案檢索的效率與準(zhǔn)確性，相比手工檢索更為實(shí)用。

（三）管理制度不完善。在任何單位中管理制度都是不可或缺的，完善的管理制度會(huì)起到一定的督促作用，開展相關(guān)工作更為有利，可以避免很多問題，提高文書檔案管理工作的效率。目前教育單位中管理制度是有一定缺失的，傳統(tǒng)的管理制度與現(xiàn)代發(fā)展不兼容，導(dǎo)致文書檔案管理出現(xiàn)多種問題。傳統(tǒng)的管理制度，更注重文書檔案的收集、整理工作，忽視了文書檔案的實(shí)際應(yīng)用作用，所以沒有發(fā)揮出檔案的效果。另外，管理制度的缺失，會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作失去嚴(yán)謹(jǐn)性，工作人員會(huì)出現(xiàn)疏忽、馬虎的情況，甚至無法找到工作重點(diǎn)，這對文書檔案管理工作非常不利，不但會(huì)影響工作效率，還會(huì)出現(xiàn)很多問題。

四、文書檔案整理工作創(chuàng)新方法

（一）分類方法。教育單位的文書檔案分類，大多會(huì)按照保管期限的方法為主，一般會(huì)分為永久保管、長期保管以及短期保管，所有的文檔都會(huì)按照綜合管理與綜合統(tǒng)計(jì)的方式進(jìn)行，也可以按照工作性質(zhì)分類，這樣效果更好一些。教育單位的文書檔案管理工作，會(huì)相對復(fù)雜一些，尤其是雜亂的數(shù)據(jù)，需實(shí)現(xiàn)條理化的分類，并且要組合、排列以及編目，以此來完成整理工作。

（二）檔案裝訂。在進(jìn)行文書檔案裝訂時(shí)，需要注意裝訂方法，大多數(shù)情況下會(huì)按照一份文件裝訂一次的方法進(jìn)行整理，有些文書可以合并，對于頁數(shù)相對比較多的文書，也可以分為兩件或者多件進(jìn)行裝訂。文書檔案裝訂正文與附件、來文與復(fù)文可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，按照需求裝訂在一起，或者分開裝訂都可以。但要注意有關(guān)的文書檔案分開裝訂，排序、管理時(shí)要集中在一處，這樣后續(xù)使用會(huì)比較方便。

（三）頁碼編寫。在進(jìn)行文書檔案頁碼編寫時(shí)，需要在檔案文件上加印檔號章，一般會(huì)印在文件的右上方，并注明檔案內(nèi)容，例如號碼、時(shí)間、保管時(shí)限等，文書檔案號碼的填寫，可以按照內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分，或者是保管時(shí)限從低級到高級的順序分類，例如永久保存的文書檔案有10件，在編碼時(shí)可以按照0001-0010的順序進(jìn)行編寫，如果文書檔案的所屬時(shí)間不同，那么必須要標(biāo)注清楚。利用該編寫方法，有利于提高文書檔案整理效率，而且有新的檔案加入，也可以按照順序進(jìn)行編排，這樣不會(huì)對文書檔案編碼造成太大的影響，日后使用時(shí)更容易翻閱以及檢索。

五、文書檔案管理工作創(chuàng)新方法

（一）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。管理人員擁有高專業(yè)素質(zhì)，對教育單位文書檔案管理工作，有著非常重要的意義，尤其是全新的管理技術(shù)引入后，會(huì)對管理人員有更高的要求，如果無法滿足專業(yè)性，必須要進(jìn)行教育培訓(xùn)。進(jìn)行培訓(xùn)是為了促進(jìn)管理人員業(yè)務(wù)水平得到提高，并達(dá)到時(shí)代發(fā)展需求，尤其是信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的技能、知識(shí)儲(chǔ)備完全不夠，必須要全面創(chuàng)新，才能發(fā)揮出文件檔案管理的作用。教育單位無論是通過招聘，還是自主培養(yǎng)相關(guān)人才，都要嚴(yán)格把關(guān)，并多開展管理工作考核，檢驗(yàn)其工作能力，從而提高文書檔案管理工作效率。

（二）健全文書檔案管理制度。教育單位文書檔案管理工作不理想，大部分原因是管理制度缺失導(dǎo)致，讓管理人員對自身工作產(chǎn)生一定疏忽。所以教育單位應(yīng)樹立起相關(guān)的管理制度，不但要督促管理人員積極開展相關(guān)工作，還要讓其認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。在管理制度中要明確文書檔案的管理?xiàng)l例，例如接收的文書檔案資料，要從一年一度改為一月一次，定期核實(shí)辦文與收存情況，無法立即收集的資料，相關(guān)人員要做好記錄，這樣才能詳細(xì)掌握所有資料，方便后期進(jìn)行歸檔處理。

（三）加快文書檔案管理信息化建設(shè)。文書檔案管理工作信息化建設(shè)，也是一種技術(shù)上的創(chuàng)新，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，文書檔案管理工作也要采用現(xiàn)代化技術(shù)手段解決問題，相比傳統(tǒng)的手工方式，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以有效提高管理效率與水平。如果信息化建設(shè)速度慢，就會(huì)導(dǎo)致管理工作無法發(fā)揮出全部效果，很多細(xì)節(jié)沒有辦法做到位，而擁有信息化技術(shù)的教育單位，可以利用網(wǎng)絡(luò)提高管理水平，甚至是挖掘更多的價(jià)值，無論收集還是保存，都能實(shí)現(xiàn)最大的便利，所以當(dāng)下的教育單位，應(yīng)該注意信息化建設(shè)，讓文書檔案管理工作與教育單位的特性相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)。

六、結(jié)語

為了能夠達(dá)到理想的工作狀態(tài)，當(dāng)前的教育單位必須實(shí)施有效的方法，提高文書檔案整理與管理工作，在實(shí)施的過程中，需要改變自身的觀念與工作方式，通過創(chuàng)新、提高管理效率，獲得進(jìn)步，并實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作信息化建設(shè)。另外，要采用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作方式，結(jié)合多部門之間的聯(lián)系，以此來協(xié)調(diào)、配合工作，從而提高文書檔案管理工作水平，促進(jìn)相關(guān)教育單位的發(fā)展。