新形勢下水利工程檔案管理創(chuàng)新途徑分析

文/德州市水利勘察設計研究院 孫英華

現(xiàn)階段，水利工程檔案管理中面臨著諸多的困境問題，制約了水利工程發(fā)展，加強檔案管理手段上的創(chuàng)新，成為當前亟須解決的問題。檔案管理水平直接關系到水利工程建設的規(guī)范性、技術指導性，影響著水利工程整體建設水平。因此，水利工程單位必須提升對檔案管理的認識，積極運用先進的管理辦法，提高檔案管理成效，更好發(fā)揮檔案管理工作的作用。

一、新形勢下水利工程檔案管理面臨的困境

（一）忽視檔案管理工作。就水利工程當前檔案管理現(xiàn)狀來看，工程項目管理人員過于追求水利工程的經濟效益，忽視了檔案管理工作，一定程度上影響了水利工程建設發(fā)展步伐，難以規(guī)范工程建設標準。部分水利部門未設立專門的檔案管理室，在檔案工作安排上、執(zhí)行上過于形式化，甚至造成檔案損壞、丟失等現(xiàn)象，嚴重阻礙水利工程建設發(fā)展。

（二）未建立完善的檔案管理制度。完善的檔案管理制度，可推進水利部門檔案管理工作有序開展，然而就水利工程部門檔案制度落實情況來看，未形成規(guī)范有序的檔案管理制度，知識管理人員較為隨意，缺乏一定的約束性。新形勢發(fā)展下，要求水利部門必須結合本單位實際發(fā)展情況，建立完善的檔案管理體系，加強對檔案管理各個環(huán)節(jié)的管控，推進水利工程檔案管理工作高質量開展和落實，更好發(fā)揮檔案管理工作在水利工程建設中的作用，更好為工程建設提供資料支持，從而落實好工程計劃，保證水利工程最終建設質量。另外，水利部門忽視了激勵機制在檔案管理工作中的重要性，嚴重打擊了管理人員工作的積極性，難以調動檔案管理人員的熱情，導致檔案管理工作受到影響，制約水利工程發(fā)展建設。

（三）檔案信息化建設程度不高。傳統(tǒng)的紙質化檔案管理，效率較低，尤其在水利工程項目數(shù)量不斷增多的情況下，紙質化檔案帶來一定的局限性，需要投入大量的人力資源，耗時耗力，不便于檔案管理。新形勢發(fā)展背景下，水利工程應當由紙質化檔案管理向無紙化、數(shù)字化管理模式發(fā)展，提升水利工程信息化建設進程。部分水利工程項目發(fā)展中，仍繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，造成檔案丟失、損壞等問題，嚴重影響水利工程發(fā)展。現(xiàn)代化信息技術快速發(fā)展背景下，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可有效提升檔案管理水平，提高檔案保存效果，便于檔案修改，由于部分水利部門的管理人員在數(shù)字化檔案上認識不足，致使數(shù)字化檔案管理工作未能在短時期內快速落實；同時，在檔案整理上不夠系統(tǒng)化，工作效率較低。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質有待于進一步提升。水利部門檔案管理人員自身的專業(yè)素質不過硬，部門中存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象，未明確劃分專人進行檔案管理，現(xiàn)有的檔案管理人員，并非水利專業(yè)出身，致使水利工程檔案管理的專業(yè)性不強，基于檔案管理人員的專業(yè)素質參差不齊，在操作先進的技術軟件過程中，不夠熟練，自身所掌握的檔案管理方面的專業(yè)知識有限，無疑給水利工程檔案管理工作增加了巨大的難度。同時，水利部門在內部人員結構配置上不夠完善，對現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏行之有效的培訓，最終導致檔案管理工作的無序，在具體查找檔案過程中，較為混亂。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）保證工程建設與檔案管理同步進行。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)支持下，水利工程項目在建設初期，涉及施工組織設計說明、工程招投標文件、監(jiān)理文件、資金管理文件等，涉及的文件資料內容綜合性較強，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可建立數(shù)字化檔案的預立卷制度，實現(xiàn)工程建設與檔案管理同步進行，更好地為水利工程建設提供施工依據(jù)。

（二）提高了檔案管理的完整性。傳統(tǒng)的紙質檔案管理工作，具有一定的滯后性，數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)了檔案信息資料實時更新的目標，高效促進工程建設與檔案資料管理同步發(fā)展，將紙質檔案轉化為電子檔案，尤其在突發(fā)事件發(fā)生時，可依托網絡實現(xiàn)檔案資料傳輸和共享，避免檔案丟失，更加規(guī)范化地錄入頁碼、題名、日期、內容等，方便瀏覽和查閱，同時加強與工程建設單位、施工單位、監(jiān)理單位之間的聯(lián)系，實現(xiàn)系統(tǒng)共享，保證了檔案資料的完整性，提供了高質量的檔案查詢服務，避免重復歸檔，提高水利部門檔案管理工作效率，推動工程有序建設。

（三）提高檔案查詢的便利程度。水利工程項目建設中形成的工程檔案諸多，數(shù)字化檔案的運用有效彌補了傳統(tǒng)檔案文件卷內補錄困難問題，提高檔案查找效率，減少人力資源的投入，以電子版檔案形式進行檔案存儲，避免檔案出現(xiàn)腐爛、丟失等問題，尤其在異地工程建設中，數(shù)字化檔案優(yōu)勢不言而喻，減少了中間手續(xù)，高效便捷，實時為水利工程建設提供依據(jù)支持。

三、創(chuàng)新水利工程檔案管理的有效途徑

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。水利部門必須提升對水利工程檔案管理工作的重視程度，從根本上發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢作用，積極樹立水利部門正面形象，水利工程檔案管理負責人，要積極轉變新形勢下的創(chuàng)新理念，創(chuàng)新檔案管理工作辦法，更好利用網絡技術發(fā)展優(yōu)勢，推動水利工程檔案管理工作改革，積極學習和引進先進的管理辦法，借鑒優(yōu)秀的管理經驗和成果；同時，水利部門要結合自身實際發(fā)展情況，構建檔案管理系統(tǒng)，積極推到檔案管理工作落到實處，進一步提升水利工程檔案管理工作水平。

（二）建立健全完善的檔案管理制度。要想從根本上提升水利工程檔案管理工作質量，水利部門要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》制定規(guī)范的水利檔案管理制度，設定專門的檔案室，在人員聘用方面，選取專業(yè)的檔案專業(yè)人才，提高人力資源的利用率，不斷優(yōu)化檔案管理部門的人員結構，減少人員頻繁流動。明確劃分人員職能，將具體責任落實到個人，加強對檔案管理人員的約束，定期開展檔案管理工作培訓大會，深入貫徹落實水利部門合同、協(xié)議以及招投標資料管理的重要性，加強對檔案管理人員的專業(yè)知識培養(yǎng)，確保人員可以將理論知識與實際的檔案管理操作有效聯(lián)系起來，并在檔案管理過程中，對施工管理文件、機電設備文件、水文地質環(huán)境等文件科學地進行劃分整理。同時，水利部門要建立激勵機制，明確獎懲機制，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行精神獎勵和物質獎勵，對于違反檔案管理制度的人員提出批評和教育，調動人員參與檔案管理工作的積極性。另外，水利工程單位，要深入解讀國家相關法律法規(guī)，在水利工程檔案管理過程中，實時掌握社會動態(tài)，加強落實各項水利工程檔案管理政策，并嚴格要求相關人員切實執(zhí)行，確保從根本上提升水利工程檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性、有序性。

（三）推動數(shù)字化檔案建設。新形勢下，事業(yè)單位應當善于利用信息技術輔助檔案管理工作，水利部門管理人員要不斷培養(yǎng)自身的信息化素養(yǎng)，轉變傳統(tǒng)的紙質化檔案管理辦法，提高檔案管理質量，定期邀請專業(yè)的信息技術人才到水利部門開展講座，講解數(shù)字化檔案管理在水利工程建設中的優(yōu)勢作用，加快推進水利工程檔案無紙化的轉換。水利工程檔案本身就包含了地下水庫發(fā)展史資料、文書檔案資料、工程土地征用資料、環(huán)境保護資料等，通過構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理方式，做好水利工程檔案無紙化轉換工作，以電子版方式進行檔案存儲和管理，提升檔案管理的安全性和完整性，為實際工程建設提供資料查閱服務，同時，在新增項目資料文件時，可通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)增添項目條款，解決了傳統(tǒng)檔案滯后性問題。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素質。檔案管理人員作為水利部門檔案管理的核心，加快提升人員專業(yè)素質和自身的專業(yè)技能，可提高檔案管理的整體水平，推動水利工程在新形勢下，發(fā)展建設。基于“互聯(lián)網+”時代發(fā)展背景下，水利部門要定期組織開展相關人員的培訓工作，培養(yǎng)其信息化素養(yǎng)，加強考核，確保檔案管理人員可熟練操作檔案管理軟件，并加強對檔案無紙化轉換過程中的指導，規(guī)范檔案管理人員整理、錄入、歸檔行為，防止人為錯誤的發(fā)生，在系統(tǒng)錄入過程中，要按照檔案編號、順序進行錄入，并通過軟件進行質檢校對，確保檔案信息錄入的準確性，保證水利工程檔案信息的完整性。

四、結論

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展中的重要組成部分，水利工程相關單位，必須加快轉變檔案管理辦法，緊跟信息化時代發(fā)展，積極創(chuàng)新先進的檔案管理工作辦法，加快構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理工作效率，推動水利工程項目健康長遠發(fā)展。