公立醫(yī)院檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展研究

文/青海省人民醫(yī)院 郝鈺丹

在公立醫(yī)院檔案管理工作中，主要是記錄醫(yī)院在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的活動(dòng)，可以是圖片形式，也可以是文字、視頻等，在檔案中涉及了醫(yī)院管理以及運(yùn)行中的方方面面，比如醫(yī)療技術(shù)、科學(xué)研究、衛(wèi)生管理等，高效的檔案管理工作可以提升醫(yī)院生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，促使醫(yī)院更好發(fā)展。因此，公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，提升信息化建設(shè)，從而提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，促使醫(yī)院更好地生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。

一、公立醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的價(jià)值體現(xiàn)

（一）有利于提升醫(yī)院檔案保管質(zhì)量。將信息技術(shù)融合到醫(yī)院檔案管理工作中，可以改變以往紙質(zhì)檔案的缺陷，通過(guò)數(shù)字化處理醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的信息與資料，形成電子版進(jìn)行存儲(chǔ)，可以有效規(guī)避以往檔案保管出現(xiàn)的損壞問(wèn)題。在一些成立時(shí)間非常久的公立醫(yī)院中，部分紙質(zhì)檔案已經(jīng)泛黃，出現(xiàn)不同程度的損壞，記錄的信息非常模糊，嚴(yán)重影響到資料的完整性。而采用信息技術(shù)，可以將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字資料，這樣可以永久保存，提高醫(yī)院檔案保管質(zhì)量。

（二）有助于提升檔案管理效率。在信息技術(shù)運(yùn)用過(guò)程中，可以借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理，在記錄信息時(shí)可以運(yùn)用關(guān)鍵詞、主體詞等進(jìn)行搜索、查詢(xún)，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檢索詞語(yǔ)的辨識(shí)，可以提升工作效率，簡(jiǎn)化以往繁瑣的檔案管理工作。在設(shè)計(jì)檢索條件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配關(guān)鍵詞、時(shí)間、責(zé)任者等信息，幫助使用人員找到相關(guān)內(nèi)容、圖像等，這不僅可以在很大程度上提高查全率、檢準(zhǔn)率，同時(shí)也可以全面提升公立醫(yī)院整體檔案管理成效。

（三）提高醫(yī)院管理水平。在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，通過(guò)圖片、文字、照片等形式將醫(yī)院相關(guān)活動(dòng)記錄、儲(chǔ)存起來(lái)，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)提供輔助。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，可以全面推動(dòng)醫(yī)院建設(shè)。例如，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)住院病案數(shù)字化管理，通過(guò)防偽掃描后的病歷圖不僅清晰，而且非常方面查詢(xún)，這給患者帶去極大的方便，同時(shí)也為醫(yī)務(wù)工作者減輕了工作量，節(jié)約大量時(shí)間。通過(guò)系信息化管理病案，可以在很大程度上助力醫(yī)院科學(xué)管理，提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力，提高公立醫(yī)院管理水平。

二、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)醫(yī)院檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。在公立醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理工作在其中占據(jù)著重要位置，其中包含了醫(yī)院管理以及運(yùn)行各個(gè)方面的資料，當(dāng)中也涵蓋了很多有價(jià)值的醫(yī)療資料，供其他醫(yī)療工作人員借鑒和參考，在提升醫(yī)療服務(wù)水平方面起到重要作用。但是就目前公立醫(yī)院檔案管理情況看，并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，只是將檔案管理工作看作管理、收集資料的簡(jiǎn)單工作，此種誤解，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)療檔案本身價(jià)值體現(xiàn)。由于公立醫(yī)院檔案管理工作人員并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，所以嚴(yán)重影響醫(yī)院整體檔案管理水平。從某種角度看，醫(yī)院財(cái)務(wù)方面的檔案可以反映出醫(yī)院經(jīng)營(yíng)效益，同時(shí)也可以清晰看到醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，但部分醫(yī)院管理者并沒(méi)有提高對(duì)這類(lèi)醫(yī)療資料的管理重視度，導(dǎo)致管理趨于形式，難以發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）缺乏完善的信息化工作體系。當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為人們溝通和交流提供了極大的便利。將信息技術(shù)融合到醫(yī)院檔案管理工作中，促使公立醫(yī)院內(nèi)部多方信息資源進(jìn)行相互融合，使得信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)可以在醫(yī)院檔案工作中發(fā)揮作用。但從目前情況看，雖然多數(shù)公立醫(yī)院已經(jīng)建立了電子檔案管理體系，也正在向數(shù)字化管理方向發(fā)展。但是在計(jì)算機(jī)信息化管理上，部分醫(yī)院在設(shè)備上無(wú)法滿(mǎn)足信息化管理需求，設(shè)備非常老舊，同時(shí)，也缺乏先進(jìn)的管理理念，在實(shí)際管理方式上也非常守舊，進(jìn)而致使公立醫(yī)院檔案管理工作依然停留在人工搜索、查找的低效率工作中。除此之外，大部分公立醫(yī)院在信息安全工作方面還不夠完善，在數(shù)據(jù)信息、資料管理方面安全性不足，此種情況非常容易影響醫(yī)院檔案資料的完整性，因此，提升計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全性顯得尤為重要。

（三）專(zhuān)業(yè)人才匱乏。從當(dāng)前公立醫(yī)院檔案管理情況看，部分醫(yī)院為提升整體管理水平，開(kāi)始著手引入新設(shè)施設(shè)備，努力積極建立數(shù)據(jù)資源信息管理系統(tǒng)。雖然整體上向信息化發(fā)展，但卻忽視了醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全管理問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作中的安全系統(tǒng)趨于表面，這就會(huì)導(dǎo)致當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒時(shí)，人員無(wú)法進(jìn)行專(zhuān)業(yè)處理，檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)癱瘓，無(wú)法繼續(xù)為相關(guān)人員提供資料以及信息服務(wù)，情況嚴(yán)重的還會(huì)造成醫(yī)療數(shù)據(jù)信息丟失，對(duì)公立醫(yī)院造成嚴(yán)重后果。此時(shí)，專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員顯得尤為重要，只有具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、能力的人員才可以更好地解決計(jì)算機(jī)存在的安全問(wèn)題，為檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

三、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)具體實(shí)踐措施

（一）全面加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理意識(shí)。為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，需要強(qiáng)化醫(yī)院整體對(duì)檔案管理工作的重視度，首先，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要提高重視度，積極加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部人員檔案意識(shí)。對(duì)此，可以結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，積極宣傳檔案管理信息化建設(shè)的必要性，提高全院人員以及各階層院系領(lǐng)導(dǎo)重視度，并將檔案管理工作納入醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃中，進(jìn)一步明確并正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的重要影響，從而提升全員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注與重視。除了相應(yīng)的培訓(xùn)之外，還可以借助醫(yī)院內(nèi)部活動(dòng)，整理出醫(yī)院歷史發(fā)展歷程，可以通過(guò)照片墻的方式呈現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)一步提升大家對(duì)檔案資料重要性的認(rèn)識(shí)，從而有效推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)展，促使醫(yī)院檔案館資料向著數(shù)字化方向發(fā)展。

（二）完善醫(yī)院檔案管理工作體系。伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及以及應(yīng)用，為醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展提供了有力基礎(chǔ)和支持。與以往傳統(tǒng)人工管理模式相比，信息化檔案管理可以提升醫(yī)療數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率。因此，為進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理成效，促使公立醫(yī)院檔案管理工作朝向科學(xué)化、高效化、規(guī)范化方向發(fā)展，需要不斷完善醫(yī)院檔案管理工作體系，對(duì)此，可以從兩方面開(kāi)展：

一方面，要積極引進(jìn)新管理設(shè)備，并從公立醫(yī)院實(shí)際情況出發(fā)，建立健全公立醫(yī)院醫(yī)療檔案管理體系，促使檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)、流程更加規(guī)范化，為醫(yī)院檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。首先，公立醫(yī)院檔案管理人員在收集醫(yī)療信息、數(shù)據(jù)過(guò)程中要保持多面性，這就需要優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，保證在收集、保存、整理、利用等環(huán)節(jié)可以順利進(jìn)行，提升數(shù)據(jù)規(guī)范性。其次，公立醫(yī)院檔案管理人員需要做檔案分類(lèi)工作，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔、轉(zhuǎn)化數(shù)字化檔案，專(zhuān)題數(shù)據(jù)分類(lèi)等等，通過(guò)細(xì)化，可以清晰檔案類(lèi)型，幫助醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員結(jié)合自身需求分類(lèi)搜索相應(yīng)資料，這樣可以極大地節(jié)省檔案管理時(shí)間，有利于提升公立醫(yī)院整體管理效率。最后，需要完善醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，明確具體實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在制度的約束下對(duì)公立醫(yī)院檔案管理人員行為進(jìn)行科學(xué)管理，并有效提升所有人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，從而促使檔案管理人員更加積極地投身到管理工作中，提升公立醫(yī)院整體管理水平。

另一方面，公立醫(yī)院檔案管理人員需要正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的積極影響，從而不斷加強(qiáng)自身經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)能力，積極投身到檔案管理中，并在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)充實(shí)自我，為檔案管理信息化發(fā)展做好準(zhǔn)備。而對(duì)于公立醫(yī)院而言，也需要加強(qiáng)提升醫(yī)院信息技術(shù)，結(jié)合實(shí)際需求與發(fā)展需求，給予適當(dāng)支持，從而更有效地滿(mǎn)足管理工作實(shí)際需求，無(wú)論是在人力、物力還是在財(cái)力方面給予足夠支持，為醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)提供有力支持。

（三）加強(qiáng)提升人員綜合能力?；诋?dāng)今信息化技術(shù)背景下，計(jì)算機(jī)在人們工作、生活中發(fā)揮著重要作用，為進(jìn)一步提升公立醫(yī)院檔案信息化管理水平，管理人員的綜合素質(zhì)能力起到一定影響，培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)操作能力對(duì)提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)具有重要作用。對(duì)此，醫(yī)院檔案管理層需要定期開(kāi)展計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)系統(tǒng)化講解，幫助全體工作人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提升工作人員運(yùn)用各類(lèi)軟件的能力，進(jìn)而有效提升工作人員在遇到問(wèn)題時(shí)解決問(wèn)題的能力。當(dāng)面對(duì)突發(fā)情況時(shí)，檔案管理人員可以從容面對(duì)，運(yùn)用相應(yīng)的措施解決問(wèn)題，保證檔案工作可以順利進(jìn)行，在整體上提升公立醫(yī)院檔案管理水平，提高檔案管理工作成效，推動(dòng)醫(yī)院更好地發(fā)展。此外，作為公立醫(yī)院檔案管理工作者，需要在完成本職工作基礎(chǔ)上，不斷豐富擴(kuò)展自身知識(shí)面，提升綜合能力，在實(shí)際工作中發(fā)揮個(gè)人價(jià)值，為醫(yī)院以及其他醫(yī)護(hù)人員提供高質(zhì)量的服務(wù)，從整體上提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，提升公立醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在建設(shè)和發(fā)展公立醫(yī)院檔案信息化過(guò)程，醫(yī)院需要全面認(rèn)識(shí)到其中的問(wèn)題，并積極解決，不斷強(qiáng)化公立醫(yī)院檔案管理意識(shí)、完善醫(yī)院檔案管理工作體系、加強(qiáng)提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合能力，為公立醫(yī)院乃至我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面持續(xù)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。