新時期疾病預防控制中心人事檔案管理信息化建設(shè)分析

文/駐馬店市疾病預防控制中心 關(guān)瑩瑩

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸在各個領(lǐng)域行業(yè)中投入應用，使得社會發(fā)展有了新的局面。疾病控制中心通過人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⒖萍家约皺n案管理工作相結(jié)合，從而保證管理工作順利進行，在明確工作實際目的的基礎(chǔ)上制定優(yōu)化方案，將檔案作為不可替代的信息管理資源，確保人事檔案管理向著更加高效的方向發(fā)展。

一、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

常規(guī)的人事檔案管理工作的途徑多為手工收集的形式，這種方法需要耗費大量的人力物力，工作量相對較大，通過信息化檔案建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢展開管理工作，能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行，為單位提供真實的數(shù)據(jù)信息，能夠有效推動單位發(fā)展，保證整體經(jīng)濟效益。新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義包括以下幾個方面：

（一）降低工作壓力。傳統(tǒng)的人事檔案管理進行檔案錄入的過程中，需要做好各項工作記錄，同時在庫房中進行查找，這種方法工作量相對較大，增加工作人員的身體以及心理負擔，檔案信息化建設(shè)，能夠突破以上各種障礙，通過計算機作為工具，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速搜集整合，確保管理的自動化以及分享的便利化。在展開工作的過程中，可以節(jié)約人力物力資本，信息呈現(xiàn)更加豐富，將工作人員工作量降低后，其工作的心態(tài)會有明顯的改善，主動性更高，使得工作效率得以提高，有利于推動單位的建設(shè)發(fā)展。

（二）檔案信息查詢便捷。當前隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡信息數(shù)據(jù)提供了更多的應用便利，在實際運用的過程中，能夠保證處理更加迅速，可以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的重復利用，能夠減少資源的浪費，確保整體工作效率的提升。將其作為載體進行數(shù)據(jù)內(nèi)容的查找，可以保證全面信息數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)，提升檔案信息數(shù)據(jù)獲取的便利性。傳統(tǒng)的檔案管理形式缺乏應用的合理性，在進行資料的搜集以及記錄的過程中，信息數(shù)據(jù)占據(jù)的空間范圍較大，如果需要長期進行檔案的保存，則傳統(tǒng)的檔案可能會發(fā)生損壞等問題，無法得到充分利用，而通過紙質(zhì)檔案，可以確保在查找的過程中，避免出現(xiàn)損毀的問題，從而保證信息的整體性。因為檔案數(shù)據(jù)需要長時間存儲，因而在進行管理的過程中，通過信息化的途徑，可以避免各種繁瑣的問題，確保管理工作有序展開，能夠提升查詢、搜集、管理的效率。

（三）檔案信息更加安全和保密。作為單位中重要的信息數(shù)據(jù)來源，在進行檔案信息管理的過程中，應該注重其安全性以及可靠性。檔案資源是不可或缺的信息資源，單位的生存發(fā)展與信息數(shù)據(jù)有著直接的關(guān)系，檔案中蘊含著豐富的價值，如果出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)丟失的情況，可能會造成單位的損失，也會影響單位的利益獲得，而通過檔案信息化建設(shè)的方法，能夠確保數(shù)據(jù)的安全性，可以實現(xiàn)對于整體數(shù)據(jù)進行保密。能夠快速對信息進行檢索以及保存，即使發(fā)生信息的缺失，相較于以往的管理形式這種方法的可靠性更高，能夠保證單位的經(jīng)濟利益不受損害。

二、疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀分析

當前，隨著疾控制中心持續(xù)強化人事檔案建設(shè)，其管理效果不斷規(guī)范化、制度化，成為疾控中心落實項目的重要環(huán)節(jié)之一，發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。盡管當前的人事管理體系趨于完善，但是還存在著一系列的問題，包括檔案的整理、歸納、管理、借閱等，我們應該在認識到相關(guān)問題的基礎(chǔ)上，進行整合優(yōu)化，常見的疾控中心人事檔案管理問題包括以下方面的內(nèi)容：

（一）人事檔案管理邊緣化。當前在疾控中心的檔案管理工作中，因工作內(nèi)容相對較為基礎(chǔ)，需要后期的長期積累以及投資才能取得顯著的效果，現(xiàn)存考核的體系可能會造成邊緣化的問題，在部門工作中被重視的程度較低，盡管在部分地區(qū)部門中已經(jīng)作為硬性指標納入工作中，但是在報告中還未有明顯的體現(xiàn)。疾控中心的檔案管理出現(xiàn)發(fā)展不平衡的狀態(tài)中，一些控制中心已經(jīng)啟動較長時間，但是所應用的建設(shè)標準先進性不高，尚未進行指導意見的更新，僅僅通過人事檔案信息化管理的形式，將相關(guān)信息在計算機中錄入，從而確保了整體檢索的科學性，這種形式能夠保證檔案數(shù)據(jù)獲取的準確性，但是檢索以及查詢過程中，因所屬職責從屬于多部門，受到投入的限制，在進行管理的過程中，需要通過強化疾控建設(shè)投入，采購更多的軟件進行管理，才能保證應用的合理性。但當前疾控中心的投入力度普遍較低，缺少維護和運行的成本，因為信息政策以及管理問題使得其實際建設(shè)無法獲取相應成果，造成了對于建設(shè)的明顯制約。

（二）管理水平有待提升。疾控中心的人事檔案管理工作包括教育培訓、組織、監(jiān)察等部門，因而需要做好整體程序的規(guī)范化管理，確保檔案管理的有效性以及完整性。傳統(tǒng)的人事檔案管理形式運作較為復雜，存在著信息搜集不及時、準備不充分以及信息偏差等問題，整體管理水平低下，這需要疾控中心的人事檔案管理人員重視管理的規(guī)范性，管理水平的提升有賴于先進的管理理念支持，當前人事檔案信息化建設(shè)的過程中，信息化理念落后是重要的突出問題之一，在進行檔案信息建設(shè)的過程中，需要應用科學的方法途徑，但因?qū)嶋H管理工作處于邊緣性地位，相關(guān)部門對其重視程度不高，工作人員在消極的管理觀念影響下，產(chǎn)生對于新途徑的排斥。部分地區(qū)的檔案管理缺少投入，導致整體的信息數(shù)據(jù)無法充分利用，工作內(nèi)容持續(xù)邊緣化，影響了信息化管理的實際效果。

（三）缺乏科學的建設(shè)規(guī)劃。當前疾控檔案中心的管理工作普遍采用軟件的形式，通過專業(yè)的計算機進行對接，完成網(wǎng)絡工程布置，但是因為大組網(wǎng)工程已經(jīng)初步完成，內(nèi)容多進行信息的交換，較多工作仍然處于獨立運行以及封閉的狀態(tài)，尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的信息共享，人員信息盡管已經(jīng)具備目錄擊打、案卷檢索等功能，但管理形式為人工途徑，與實際工作需要有一定的偏差。當前在進行人事檔案信息的建設(shè)過程中，缺少規(guī)定性標準，無法適應實際的規(guī)范組織需要，其頂層設(shè)計不適應信息技術(shù)以及實際需要，未能展開必要的規(guī)劃建設(shè)，人事檔案信息體系未能經(jīng)過充分的科學論證，整體結(jié)構(gòu)的構(gòu)建缺少規(guī)范性文件的指導，在進行信息化的建設(shè)過程中，沒有合適的測定指標體系、檢查體系、評估體系等作為支持，這導致疾控中心信息化建設(shè)仍然處于變化中，需要通過優(yōu)化規(guī)劃管理以多項因素為依據(jù)展開評判，明確時間期限、預期效果等信息，防止造成信息化規(guī)劃、建設(shè)目標的隨意機動性，對存在的問題提供有效的解決措施，避免帶來一系列的不良后果。

三、新時期疾控中心人事檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）信息化建設(shè)的系統(tǒng)化。在進行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，應該注重對于此項工作的領(lǐng)導，構(gòu)建完善的信息化管理途徑，確保整體規(guī)劃的統(tǒng)一性，同時做好項目的科學編制工作，明確建設(shè)的任務目標內(nèi)容，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡管理平臺，確保數(shù)據(jù)能夠整合共享，同時通過統(tǒng)一的資金管理方式，建立合理的管理渠道，明確規(guī)劃的基礎(chǔ)上進行管理。確保能夠獲得充足的物質(zhì)支持，解決資金上的問題，提升整體人事檔案的管理水平。根據(jù)實際的單位發(fā)展狀況，注重科學研究，保證增長其經(jīng)濟實力，深度挖掘優(yōu)秀的科技人才，做好檔案建設(shè)工作，推動信息化管理的進程。

（二）數(shù)字化的發(fā)展方向。在進行人事檔案的信息化建設(shè)過程中，應該確保整體方向的正確性，構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫，保障檔案建設(shè)能夠向著數(shù)字化的方向發(fā)展，在滿足實際效益的同時，能夠增強工作效率。當前多數(shù)人對于人事檔案的電子化管理仍然存疑，最相信的管理形式仍然為紙質(zhì)化的方式，因而疾控中心需要確保人事檔案管理的發(fā)展進程，解決其技術(shù)問題，優(yōu)化制度建設(shè)，在現(xiàn)有人事檔案管理的基礎(chǔ)上，將后續(xù)的紙質(zhì)檔案以及新的信息內(nèi)容納入其中，從而保證數(shù)字化管理的全面性。

（三）人事檔案管理的自動化。在進行人事檔案管理的過程中，為了確保能夠優(yōu)化工作流程形成統(tǒng)一的規(guī)劃管理，需要通過對應的軟件形式，確保能夠在了解信息更新的基礎(chǔ)上，應對多類型變化，根據(jù)規(guī)章制度進行審批、考核、存檔等工作。同時通過人事檔案管理的體制進行信息處理，包括權(quán)限認定、數(shù)據(jù)分析、自動授權(quán)認證以及備案等，確保管理運行的智能化，提升整體管理的效率。

四、結(jié)語

為了確保人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，應該適應時代發(fā)展需要進行管理模式的轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案管理工作向著自動化、數(shù)字化的方向發(fā)展，充分發(fā)揮實際建設(shè)的職能作用，降低信息化管理的成本，同時對管理組織工作不斷進行改進，構(gòu)建統(tǒng)一完善的管理系統(tǒng)體系，形成完備的終端數(shù)據(jù)庫，保證能夠?qū)皿w系進行及時智能化處理，提升人事檔案管理的效果。