關于企業(yè)人事檔案信息化管理的思考

文/浙江物產(chǎn)金屬集團有限公司 姜小媚

現(xiàn)階段，先進的信息技術已經(jīng)滲透到社會各個領域，為人們的生產(chǎn)生活帶來巨大的變化，大數(shù)據(jù)時代已然到來。人事檔案作為企業(yè)人事部對個人管理的基礎與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊伍建設意義重大。然而許多人事管理工作依然停留于紙質(zhì)檔案的管理，從某種程度上降低了檔案管理的效率，也造成了資源浪費。因此為適應企業(yè)的發(fā)展和數(shù)字化時代的要求，建立完善的人事檔案信息化管理體系是必由之路。

一、為什么要使用信息化手段管理檔案

企業(yè)檔案的信息化管理就是以計算機為基礎，將網(wǎng)絡作為新型管理平臺，對于人事檔案信息資源進行更為科學的管理和開發(fā)，從而實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向信息化數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，能確保內(nèi)部人員通過計算機和網(wǎng)絡技術在短時間內(nèi)獲得所需的準確數(shù)據(jù)。其主要目標如下：

（一）確保人事檔案信息的時效性和準確性，使檔案管理變得科學化和高效化。引入信息化的管理方式就是要將檔案信息的收集、鑒定、分析、歸檔和利用都在系統(tǒng)上完成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高檔案處理效率，同時也能保證人事檔案信息的每一次調(diào)整和修改都有跡可循，確保信息的準確性。

（二）促進人力資源管理制度改革，完善人才培養(yǎng)體系。人事檔案管理信息化有助于企業(yè)利用實時更新的人力資源信息進行人才的選拔，利用信息技術及時了解員工的真實表現(xiàn)，全面考察員工，從而促進人才資源的優(yōu)化配置，提升企業(yè)人力資源的競爭力。

（三）人事檔案信息化管理要提高人事檔案數(shù)據(jù)的保密性和安全性，保證信息資源的完整。人事檔案信息是一種重要的資源，一旦丟失或泄漏會給企業(yè)造成巨大的損失。采用信息化手段能有效加強信息的安全性和保密性，減少紙質(zhì)檔案裝訂過程中的損壞和遺失現(xiàn)象，控制信息資源的使用范圍，保證資源的安全性。

二、概念界定

（一）人事檔案。人事檔案是指自個人出生以來，由正式機構（單位）使用相對標準化、規(guī)范化的文本，記錄學習、工作經(jīng)歷，其中也包括個人政治履歷，獎懲記錄。在國有企業(yè)招聘、國家公務員考試、參軍入伍、出國深造等事項中，都必須進行檔案審查。在國有企業(yè)干部選拔中，如出現(xiàn)檔案不實或偽造檔案的情況，有關人員要承擔相應的后果。

（二）信息化。人事檔案信息化主要指將現(xiàn)代信息技術引入檔案管理工作中，將信息技術、儲存技術充分應用于人事檔案資源的處置、保存、管理和利用當中去，更好地為管理者提供服務。人事檔案信息化管理將靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)換為動態(tài)的檔案管理，推動了檔案管理工作的發(fā)展和進步。信息化包含如下內(nèi)涵：

檔案內(nèi)容數(shù)字化。數(shù)字化是信息化的基礎，人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化意味著將所有紙質(zhì)材料內(nèi)容都以數(shù)字化的信息形態(tài)展現(xiàn)，通過照片、圖像、掃描件、文字輸入等方式實現(xiàn)人事檔案的“無紙化”辦公，通過電子文件的形式填寫或修改人事檔案信息，并進行信息的歸檔和存儲。

人事檔案利用共享化。人事檔案信息化的一個典型特征是永久保密，只對有權限人員開放共享和利用，使用者無須前往檔案館辦理手續(xù)查詢檔案，只需要進入數(shù)據(jù)庫就可以在線查閱所需的任何信息，高效快捷且不受時空限制。

三、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）目前國內(nèi)企業(yè)采用信息化手段進行檔案管理所存在的問題。進入新時期后，很多企業(yè)已在管理工作中應用信息技術，以此推動信息化建設。但是縱觀當前人事檔案信息化進程，依然存在著一些需要改進之處。主要表現(xiàn)在以下方面：

第一，設施不完備。各類系統(tǒng)都需要硬件設備支持，缺乏優(yōu)質(zhì)硬件的系統(tǒng)，是難以發(fā)揮其最大效能的。但設備的購買和維護需要投入大量資金，部分企事業(yè)單位對人事檔案工作不夠重視，投入的資金不足，從而導致人事檔案信息化管理設施不完善，信息化進程推進慢。

第二，制度不健全。許多企業(yè)在人事檔案信息化建設過程中沒有制定一套明確的實施方案，出現(xiàn)了標準不一、管理不統(tǒng)一等現(xiàn)象，不符合企業(yè)長遠發(fā)展的需要，對人事檔案信息化管理水平的提升具有不利影響。

第三，人員素質(zhì)有待提升。使用信息化手段管理人事檔案，要求從業(yè)人員必須具備相應的計算機操作技能和基本數(shù)字化知識。但是目前，大多數(shù)檔案管理從業(yè)人員仍習慣于紙質(zhì)檔案管理的老套路，缺乏信息化管理素質(zhì)，較難適應目前工作需要。

（二）公司推進人事檔案信息化管理現(xiàn)狀。為提升人事檔案管理效率，筆者所在企業(yè)（以下簡稱本公司）早在2003年就開始采用人事管理系統(tǒng)以信息化的手段實現(xiàn)對企業(yè)人力資源的高度集成化管理。最早采用朗新人力資源管理系統(tǒng)對人事檔案進行整理，使人力資源的規(guī)劃、招聘、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)在統(tǒng)一平臺上實現(xiàn)一體化操作，管理員能方便、快捷地對人事檔案進行查詢分析，并進行勞動合同管理等。2010年，為提升人力資源檔案管理的精細度，公司又上線了SAP人事管理軟件，將人事管理模塊納入企業(yè)資源管理系統(tǒng)中，增加了人員結構分析、人事報表統(tǒng)計等功能，管理員能在進行檔案記錄的同時，結合企業(yè)領導的實際需要，通過系統(tǒng)進行一些初步的人力資源分析工作。同時本企業(yè)使用這兩套系統(tǒng)，實現(xiàn)了全員基本檔案信息的數(shù)字化，將管理觸角深入各部門（子公司），在實現(xiàn)“穿透式”管理的基礎上，對于公司整體人力資源情況也有了更為全面、清晰的把控，也在一定程度上方便了有關部門，能根據(jù)員工特點，進行相應的人崗匹配。

四、存在的問題

盡管本公司實行人事檔案信息化管理已有十幾年，但仍存在一些問題：

（一）標準化建設還不夠完善。檔案信息管理的標準化建設是指在檔案由實體管理向數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡管理的轉(zhuǎn)變過程中必須要有相關的規(guī)范及標準對其進行規(guī)定，使任何一項操作和處理都有據(jù)可依。本公司2003年初開始嘗試人事檔案信息化管理時仍處于摸索階段，對于標準化體系建設的意識不夠，故在前期存在著一些錄入格式不一致，錄入內(nèi)容不規(guī)范等現(xiàn)象，不能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享功能。

（二）數(shù)據(jù)利用方式比較單一。從公司人事檔案管理信息化總體情況來看，盡管本公司人事檔案信息化開始時間早，但忽視了對信息化的檔案數(shù)據(jù)進行管理與利用，在大多數(shù)情況下，只是將人事檔案信息化建設作為保存檔案資料的載體，對所有人事信息實行“數(shù)字化”處理來進行錄入和查詢，但是更為重要的人員分析、數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)都沒有做深層次開發(fā)，嚴重限制了人員檔案數(shù)據(jù)的利用效率和系統(tǒng)的使用效果。

五、解決方案與思路

人事檔案信息化管理的狀態(tài)，直接反映了企業(yè)內(nèi)部人事管理水平。所以，其核心是明確管理體系，確定企業(yè)各個部門（子公司）的職責范圍，形成標準化、規(guī)范化的人事檔案工作流程，并將這種流程通過系統(tǒng)流程圖的形式全面展現(xiàn)出來，并結合實際情況進行必要的流程優(yōu)化或者流程再造。在實現(xiàn)流程最優(yōu)的前提下，綜合企業(yè)各方面的力量，將這種流程使用信息化的手段固化下來，進而逐步共同開發(fā)其他所必須的系統(tǒng)功能。

（一）形成統(tǒng)一管理體系。人事檔案管理要走上信息化建設的道路，建立一套規(guī)范化、標準化的管理體系是首要任務。要明確人事檔案管理的專門機構，確定人事檔案流轉(zhuǎn)規(guī)則，建立檔案數(shù)字化標準（方便檔案錄入），開發(fā)專門的人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化管理。在系統(tǒng)管理的基礎上，建立可共享的檔案信息基礎數(shù)據(jù)庫，給予有關人員權限區(qū)域數(shù)據(jù)資源的共建共享。建立健全人事檔案信息管理體制，確保人事檔案信息規(guī)范化、標準化的順利進行。

（二）加強網(wǎng)絡信息安全保護。企業(yè)人事檔案是企業(yè)發(fā)展中各種人事資源的集中體現(xiàn)，信息化管理時需要使用計算機技術進行，數(shù)據(jù)信息通過網(wǎng)絡進行傳播保證安全性是重要問題。企業(yè)要構建科學完善的網(wǎng)絡安全防御機制，以此來保障企業(yè)人事信息的保密性，防止人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失、人為泄漏。可以安裝防火墻和殺毒軟件，并定期進行檢查，從源頭上扼殺網(wǎng)絡風險。

（三）提升人事檔案信息化資源的利用率。企業(yè)除了使用信息化來進行人事檔案的儲存和匯總之外，還可以根據(jù)企業(yè)自身的特性開發(fā)更多實用功能，將資源的利用率發(fā)揮到最大。此舉過程中，要注意數(shù)據(jù)庫的建設，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)庫可以用來全方位考核人才，還可以為其他重要部門提供數(shù)據(jù)支持。

六、結語

綜上所述，在信息化、數(shù)字化大發(fā)展的21世紀，人事檔案管理工作只有跟上形勢，擺脫舊有框架、思路的桎梏，充分采用信息化手段，讓人事檔案管理在人力資源管理的各環(huán)節(jié)中高效發(fā)揮作用，才能充分提升企業(yè)的人才競爭力。