淺談信息工作中要重點(diǎn)做好的四個(gè)環(huán)節(jié)

文/北京強(qiáng)度環(huán)境研究所 化北 郭光韜 王欣媛 袁銘

信息是通過文字、數(shù)據(jù)、語言圖像等各種形式所表現(xiàn)的可以傳遞和處理的對(duì)象。信息工作，是對(duì)本單位有價(jià)值的信息進(jìn)行有組織、有目的、有計(jì)劃地收集、整理，并以此來支撐決策的過程。唐太宗李世民曾說：“為政之弊，在于雍蔽”，意思是政府成功執(zhí)政的關(guān)鍵在于信息一定要暢通，否則就會(huì)形成蔽政。信息工作在行政指導(dǎo)、行政決策和政務(wù)公開等工作領(lǐng)域起著不可替代的突出作用。此外，中國古代軍事家孫子提出了“知己知彼，百戰(zhàn)不殆；不知己知彼，每戰(zhàn)必殆”的觀點(diǎn)。這不僅適用于軍事戰(zhàn)爭，同樣也適用于市場經(jīng)濟(jì)中的企業(yè)競爭。一個(gè)企業(yè)或者其管理者，在商業(yè)競爭中，要做到知己知彼，實(shí)質(zhì)就是要展開全面的信息工作。信息工作對(duì)置身于這個(gè)時(shí)代的企業(yè)來說其重要性是不言而喻的。

做好信息工作，重點(diǎn)要做好信息的收集、處理、傳遞和反饋四個(gè)環(huán)節(jié)。這四個(gè)環(huán)節(jié)之間聯(lián)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成了一個(gè)完整的信息工作體系。

一、信息的收集

信息的收集是信息工作的第一道“工序”，收集來的信息作為“原材料”，其質(zhì)量和數(shù)量對(duì)信息工作的整體效果起著關(guān)鍵作用。

（一）確定科學(xué)合理的收集范圍。做好信息的收集，首先要回答的問題就是在什么范圍內(nèi)收集信息，怎樣科學(xué)地劃定范圍。收集的范圍太窄會(huì)漏掉許多重要的信息，規(guī)定太寬勢(shì)必會(huì)形成“文山”，甚至造成信息干擾，因此應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況科學(xué)地確定收集范圍。

（二）建立健全信息收集網(wǎng)。建立一個(gè)布局合理、反應(yīng)靈敏、暢通高效的信息收集網(wǎng)是搞好信息收集工作的保障。一要進(jìn)行合理的布局，具有均衡的覆蓋面，設(shè)置信息點(diǎn)既要有縱也要有橫，既要有點(diǎn)也要有面。二要具有較高的反應(yīng)靈敏度，即一旦有新的情況出現(xiàn)，信息網(wǎng)能夠迅速做出反應(yīng)，確保信息收集到位，經(jīng)驗(yàn)證明，在信息網(wǎng)中設(shè)置專業(yè)的信息工作機(jī)構(gòu)并配備優(yōu)秀的信息工作人員能夠有力保障信息網(wǎng)及時(shí)收集信息。三要暢通渠道，即能夠?qū)⑹占降男畔ⅲ杆俚貍鬟f給接收人或接收部門。做好信息流程的精細(xì)化設(shè)計(jì)，減少其中的審批手續(xù)，減少不必要的傳遞環(huán)節(jié)，盡可能地使用信息化手段提高傳遞信息的效率。

（三）編發(fā)信息收集要點(diǎn)。把一段時(shí)間內(nèi)所需要信息的主要內(nèi)容，編成條目，印發(fā)給所屬的信息點(diǎn)和信息員，使每個(gè)信息點(diǎn)和信息員明確在一段時(shí)間內(nèi)要收集哪些信息。當(dāng)然，編發(fā)信息收集要點(diǎn)僅僅是在一段時(shí)間內(nèi)注意力集中的幾個(gè)主要方面，不可能面面俱到。在信息收集要點(diǎn)之外尚有不少很有價(jià)值的信息，這些對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策也同樣十分需要的，因此，信息工作者一方面要根據(jù)收集要點(diǎn)的要求，及時(shí)收集、提供信息；另一方面，還要善于捕捉收集要點(diǎn)之外的各種重要信息。

（四）通報(bào)信息采用情況。僅僅讓信息員知道上級(jí)需要哪些信息是不夠的，還要讓信息員知道自己收集的信息是不是上級(jí)所需要的，只有這樣，才能使信息員不斷總結(jié)提高，增強(qiáng)其所收集信息的有用率。因此，要定期通報(bào)信息采用的情況，可以減少信息員在收集信息時(shí)的盲目性。

二、信息的處理

信息的處理，就是將收集到的大量的原始信息進(jìn)行“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”的加工制作，把具有趨向性、規(guī)律性、全局性、典型性的重要信息進(jìn)行綜合和篩選的過程。在信息的處理中，信息工作人員要善于發(fā)現(xiàn)和抓住一些重要的線索，認(rèn)真追尋，深入調(diào)查，精心整理，從而進(jìn)一步擴(kuò)大、豐富、充實(shí)原始信息，使信息達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、精煉、深刻的基本要求。

（一）信息稿件的整理。信息工作管理部門每天都要接收大量的信息材料，由于這些信息材料來自許多部門和單位，報(bào)送的時(shí)間也不統(tǒng)一，為便于篩選、處理和防止遺失，首先必須對(duì)收到信息進(jìn)行整理。整理的內(nèi)容主要包括信息的時(shí)間、報(bào)送單位、報(bào)送條數(shù)、報(bào)送內(nèi)容等，同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行分類，掌握接收材料的整體情況，為篩選和處理打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。通過信息整理和分類，了解和掌握收到的信息都是由哪些部門和單位提供的，都有哪些內(nèi)容，然后加以篩選，并且確定哪些信息時(shí)效性較強(qiáng)，應(yīng)盡快編發(fā)；哪些信息應(yīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；哪些信息應(yīng)下發(fā)等等，從而提高信息處理的針對(duì)性。

（二）信息的簡單處理。信息的處理可分為兩個(gè)層次：簡單處理、綜合處理。簡單處理主要看信息內(nèi)容是否屬實(shí)，層次是否清楚，篇幅是否適合、文字是否通順，然后對(duì)其核實(shí)編改。一般內(nèi)容比較單一的信息經(jīng)過簡單處理即可。

（三）信息的綜合。綜合處理是將信息按照事項(xiàng)類別或發(fā)生、獲取的時(shí)間進(jìn)行分類，對(duì)某一類信息進(jìn)行整理、歸納，有針對(duì)性地開展分析和研究，從總體上進(jìn)行綜合加工，最后形成比較深刻、比較系統(tǒng)，具有更高價(jià)值的信息材料。

信息的綜合處理要有廣度。綜合材料反映的面要寬，不占有一定數(shù)量的信息材料，綜合就無從談起。綜合通常為專題綜合。在占有豐富材料的基礎(chǔ)上，要達(dá)到“有廣度”的具體要求，就要做到以下兩點(diǎn)：一是橫向綜合要有一定的覆蓋面，這樣的綜合能夠提供全局、完備的信息，便于把握整體。二是縱向綜合要將工作的全貌反映出來，這樣的綜合能夠提供系統(tǒng)、完整的信息，便于進(jìn)行前后比較或把握問題。

信息的綜合處理要有深度。綜合的事物要具有一定的內(nèi)在聯(lián)系且屬于同一范疇，綜合以后，能夠得出一個(gè)恰如其分的結(jié)論，要準(zhǔn)確地判斷事物的性質(zhì)。證實(shí)結(jié)論或說明問題要有依據(jù)，通過不可辯駁的事實(shí)或者有效的數(shù)據(jù)來提高說服力。要有分析，綜合不是搞“大拼盤”，必須要有較深刻的分析。要有建議，在對(duì)有些事物的綜合時(shí)，提出了問題，分析了問題，那么怎樣解決問題，提出切實(shí)可行的建議或作出事物發(fā)展趨勢(shì)的大體預(yù)測，以及結(jié)合實(shí)際的對(duì)策。

三、信息的傳遞

信息經(jīng)過處理后就要及時(shí)傳遞給接收人。一條很有價(jià)值的信息，如果不能進(jìn)行傳遞，就會(huì)失去它的價(jià)值。信息傳遞離不開兩個(gè)基本條件：一是載體，載體就是信息的負(fù)荷體，往往將信息加工成語言和文字，這些存儲(chǔ)信息的語言和文字就是信息的載體。二是渠道，機(jī)要、傳真電報(bào)、專人送達(dá)的文件、發(fā)行的刊物、電話、短信、互聯(lián)網(wǎng)、面談都可以作為信息傳遞的渠道。從工作效率和信息本身的時(shí)效性特征出發(fā)，信息的傳遞一定要迅速；根據(jù)不同的需求，信息傳遞要對(duì)路，要區(qū)別對(duì)象提供不同的信息。三要準(zhǔn)確，從信息發(fā)出到傳遞給接收人，應(yīng)該做到準(zhǔn)確無誤。四要保密，特別是涉及國家秘密和不宜公開的信息，要確保傳遞中的安全。

四、信息的反饋

信息的反饋主要表現(xiàn)為政策性反饋，在決策過程中，通過信息工作部門反饋決策機(jī)關(guān)的某項(xiàng)決策實(shí)施效果，可以使決策機(jī)關(guān)及時(shí)調(diào)整原有的決策，再拿到實(shí)際中去實(shí)施，從而使決策取得更好的效果。

（一）信息的正、負(fù)反饋。有些決策實(shí)施后會(huì)產(chǎn)生較好的效果，進(jìn)而形成有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)，將這些好的效果和經(jīng)驗(yàn)反饋給決策機(jī)關(guān)，使其進(jìn)一步推廣，從而形成更加有利的發(fā)展局面，這就是正反饋。有些決策實(shí)施后產(chǎn)生一些問題，及時(shí)將存在的問題和不良影響以及應(yīng)吸取的教訓(xùn)反饋給決策機(jī)關(guān)，使其及時(shí)修正決策，從而使整個(gè)態(tài)勢(shì)逐步向好的方向轉(zhuǎn)變，這就是負(fù)反饋。

（二）信息的前饋。信息的前饋與反饋互相補(bǔ)充，是反饋的發(fā)展。前饋可以理解成前期反饋，在反饋之前，預(yù)測一項(xiàng)決策貫徹實(shí)施過程中將會(huì)發(fā)生的偏差，返送給決策機(jī)關(guān)，使決策機(jī)關(guān)超前工作，在出現(xiàn)偏差之前采取措施，從而防止不良后果的產(chǎn)生和發(fā)展。它與反饋的區(qū)別主要是工作階段的不同，前者在偏差出現(xiàn)之前，后者在偏差出現(xiàn)之后。

前饋與反饋既有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。在相同點(diǎn)方面，它們的作用是一樣的，都是更好地實(shí)施決策，盡可能達(dá)到?jīng)Q策的預(yù)期目標(biāo)。從不同點(diǎn)上看，反饋是將實(shí)施后產(chǎn)生的結(jié)果返送給決策機(jī)關(guān)，而前饋是產(chǎn)生實(shí)施結(jié)果之前，將苗頭性、傾向性、預(yù)測性的信息返送給決策機(jī)關(guān)。顯然，前饋的要求更高，要做好這項(xiàng)工作，不僅要有敏銳的洞察力，還要有正確的判斷力。

信息的反饋有助于決策的正確實(shí)施和進(jìn)一步完善，有助于在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上制定新的決策。

五、結(jié)語

好的結(jié)果取決于好的行動(dòng)，好的行動(dòng)取決于好的決策，而好的決策取決于準(zhǔn)確、全面地獲取信息，這是一個(gè)科學(xué)的因果關(guān)系，是經(jīng)實(shí)踐證明了的獲勝途徑。信息工作在政府工作和企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。做好信息工作中收集、處理、傳遞和反饋這四方面的工作，有利于在新形勢(shì)下快速暢通信息渠道，及時(shí)反映各種工作動(dòng)態(tài)，提供專項(xiàng)的全面服務(wù)，為我國各地、各級(jí)、各領(lǐng)域機(jī)構(gòu)了解情況和科學(xué)決策，為機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位有序運(yùn)行提供重要的支撐。