信息系統(tǒng)在行政事業(yè)單位會計檔案管理中的應(yīng)用探討
——以乳山市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心為例

姜 琳

（乳山市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山東 乳山 264500）

0 引言

行政事業(yè)單位會計檔案能夠反映出行政事業(yè)單位的財務(wù)運行情況，在財務(wù)管理上具有極高的參考價值，將信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中能夠方便工作者查閱分析，還可以降低管理成本、提高管理質(zhì)量，因此應(yīng)深入分析信息系統(tǒng)的應(yīng)用，以尋求更好的應(yīng)用方法，提高管理信息化水平，增強財務(wù)管理效果。

1 信息系統(tǒng)在檔案管理低碳化上的應(yīng)用

1.1 支持電子發(fā)票的應(yīng)用

從目前來看，電子發(fā)票已經(jīng)在全國推廣，而檔案管理系統(tǒng)能夠與稅務(wù)機關(guān)電子發(fā)票平臺對接，使稅務(wù)局可以根據(jù)實際情況為行政事業(yè)單位分配發(fā)票號段，確保行政事業(yè)單位可以隨時開具電子發(fā)票，并將信息傳輸回稅務(wù)系統(tǒng)存儲，同時這部分信息也會直接被存儲到檔案管理系統(tǒng)中，使工作者可以從信息系統(tǒng)中查詢到電子發(fā)票，以更好地支持電子發(fā)票的應(yīng)用，有助于減少紙質(zhì)發(fā)票在檔案管理中的應(yīng)用數(shù)量，促進檔案管理低碳化。筆者所在單位乳山市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心（簡稱“我中心”）負責(zé)給全市23 家機關(guān)事業(yè)單位代賬，用電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票后，財務(wù)人員無需定期到市財政局領(lǐng)取紙質(zhì)發(fā)票，領(lǐng)取后也無需專人登記保管。稅務(wù)機關(guān)電子發(fā)票平臺檔案管理信息系統(tǒng)對電子發(fā)票的支持，也使財務(wù)人員可以直接通過網(wǎng)絡(luò)遠程獲取發(fā)票憑證，發(fā)票及時入賬做賬，增強了入賬時效性，同時消除了紙質(zhì)發(fā)票應(yīng)用中遠程獲取發(fā)票憑證所需的郵寄環(huán)節(jié)，大大減少工作量，這不僅提高了發(fā)票領(lǐng)取、管理的便捷性，而且省去了郵寄操作造成的能耗，使檔案管理工作更加低碳化，有效響應(yīng)了新形勢下的科學(xué)發(fā)展觀?；诖耍畔⑾到y(tǒng)對電子發(fā)票的支持在檔案管理低碳化上起到了顯著的作用。

1.2 紙質(zhì)資料電子化

在檔案管理中，信息系統(tǒng)對紙質(zhì)檔案的電子化是管理工作低碳化發(fā)展的主要驅(qū)動因素。在傳統(tǒng)條件下，紙質(zhì)檔案會在存放過程中出現(xiàn)損耗、風(fēng)化問題，需要管理者不斷地對其進行補充處理，使檔案信息得以長時間保存，由此造成了大量的資源能耗。而在信息系統(tǒng)應(yīng)用后，檔案信息由信息系統(tǒng)承載，無需大量打印留存紙質(zhì)檔案，消除了此方面的能耗，實現(xiàn)了檔案管理工作的低碳化、綠色化。在此過程中，我中心利用用友GRP-U8 管理軟件制作憑證，生成賬簿、報表等，逐步推行了檔案全生命流程周期電子化的管理模式，該模式下電子檔案與實物檔案具有關(guān)聯(lián)，財務(wù)人員通過該軟件可以查看會計檔案的流轉(zhuǎn)、存放狀態(tài)，以及對應(yīng)的負責(zé)人、其他關(guān)聯(lián)信息，減少了能耗，提升了管理低碳化水平。

2 信息系統(tǒng)在檔案管理精細化上的應(yīng)用

2.1 精細化崗位分工

精細化管理是一種現(xiàn)代管理理念，其強調(diào)責(zé)任、分工的精細化，并借此督促工作者將各項工作盡職、到位地完成，以提高管理效率和質(zhì)量。在信息化系統(tǒng)下，各項管理工作主要依靠工作者對軟件的操作開展，而基于信息系統(tǒng)的檔案管理操作具有固定程序，這使檔案管理工作流程更加標準，有助于行政事業(yè)單位針對會計檔案管理工作開展明確、精細的分工，促進檔案管理的精細化，因此信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以通過精細化崗位分工來實現(xiàn)精細化的會計檔案管理，增強管理工作效果。我中心在分工過程中，按照崗位職責(zé)將各項操作程序分配給對應(yīng)的崗位，并使責(zé)任分工精確到個人，促進財務(wù)人員一次到位完成工作，有助于改善會計檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2 強化配套制度建設(shè)

就目前來看，強化配套制度建設(shè)是精細化管理理念的主要執(zhí)行策略，因此在應(yīng)用精細化管理模式時，為了獲得更好的管理模式推行效果，我中心基于信息系統(tǒng)下的精細化分工，針對不同工種職責(zé)設(shè)置相應(yīng)的工作制度，并將制度刊板上墻，保證精細化管理順利落實。但在制度建設(shè)過程中，考慮到信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得檔案管理工作延伸到檔案部門、財務(wù)部門、信息技術(shù)部門，因此在構(gòu)建新的制度時，我中心還做好跨部門的檔案管理職責(zé)分配，然后針對檔案借閱、移交、銷毀等跨部門檔案管理工作制定明確的管理流程，并為每項程序設(shè)置相應(yīng)的執(zhí)行要求、標準，再將這些要求和標準整合為一套完整的配套制度，為精細化的分工提供制度上的支持，促進檔案管理水平提升。此外，我中心還做好了配套監(jiān)督制度的建設(shè)，以確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，推動信息系統(tǒng)下會計檔案管理工作發(fā)展。

3 信息系統(tǒng)在檔案管理安全化上的應(yīng)用

3.1 避免檔案損壞

在傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，檔案信息主要由紙質(zhì)資料承載，而紙質(zhì)資料通常會在長期的存儲中出現(xiàn)自然風(fēng)化現(xiàn)象，加之種種不可抗因素的影響，如火災(zāi)、洪水等，很容易導(dǎo)致檔案信息缺失，影響會計檔案的管理效果。但在信息系統(tǒng)條件下，檔案信息的電子化使這部分信息可以被存儲到云平臺中，并能夠得到多個備份。同時，信息系統(tǒng)還具有數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，在很大程度上避免了會計檔案損壞造成的一系列信息缺失問題，極大地提升了檔案管理工作的安全水平，有助于會計檔案管理工作效能的提高。在此過程中，為了保證信息系統(tǒng)下檔案備份管理工作的效果，需要采用性能好、耐存儲的硬盤作為信息存儲設(shè)備，而且應(yīng)當合理選擇備份存放地點，同時控制好存放空間的溫濕度條件，以保證存儲設(shè)備的良性運行狀態(tài)，增強會計檔案信息化管理效果。

3.2 落實信息安全

就目前來看，任何領(lǐng)域在信息化發(fā)展過程中均需要面對信息安全問題，而行政事業(yè)單位的會計檔案管理信息系統(tǒng)中存儲了大量的私密信息，一旦泄露或遭到篡改，就會引發(fā)一系列嚴重問題。因此，在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，為了保證檔案管理的安全性，行政事業(yè)單位紛紛開始完善自身的信息安全防護系統(tǒng)，并考慮到檔案管理信息系統(tǒng)需要與多種辦公信息平臺連接，存在大量的防護邊界區(qū)域，我中心對安裝信息系統(tǒng)的計算機實行專人專機使用維護，加強防火墻的布設(shè)，以免惡意代碼從邊界區(qū)域進入系統(tǒng)。此外，信息安全領(lǐng)域不斷發(fā)展，也使配套的市場機制逐步完善，因此我中心通過委托專業(yè)的第三方制訂專門的信息安全防護方案，增強會計檔案管理的安全性，提升了信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平。

4 信息系統(tǒng)在檔案管理高效化上的應(yīng)用

4.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)階段，為了滿足群眾的辦事需求，行政事業(yè)單位的辦事服務(wù)項目越來越多，也使得單位面臨著更大的業(yè)務(wù)量，由此產(chǎn)生的會計信息量迅速攀升，以往以人工操作為主的會計檔案管理方式早已無法滿足行政事業(yè)單位對工作效率的需求，而信息系統(tǒng)的應(yīng)用使大數(shù)據(jù)技術(shù)得以被引入到會計檔案管理中，大幅度提高了管理工作效率，推動了會計檔案管理水平的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用中，借助模糊聚類算法、快速排序算法、戴克斯特拉算法等大數(shù)據(jù)計算分析方法，可以使信息系統(tǒng)在較短的時間內(nèi)區(qū)分大量半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，進而迅速處理會計檔案管理業(yè)務(wù)，以提高管理工作效率。因此，信息系統(tǒng)在會計檔案管理中的應(yīng)用能夠促進管理工作的高效化發(fā)展。

4.2 實時歸檔

在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)的會計檔案需要積累一個月或幾個月后才能被按照編號先后予以歸檔處理，這使得工作者在進行檔案調(diào)取時不能集中、及時地查閱到近期資料。同時，檔案在積累過程中也容易出現(xiàn)散落丟失問題，影響了檔案管理效率。而在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，會計檔案信息直接生成、存儲于系統(tǒng)中，工作者進行簡單的系統(tǒng)操作即可完成會計檔案的歸檔。因此，在信息系統(tǒng)條件下，檔案管理者能夠?qū)崿F(xiàn)會計檔案的實時歸檔，這樣可以省去檔案積累環(huán)節(jié)，消除該環(huán)節(jié)造成的檔案散落丟失以及查詢不便的問題，使檔案管理工作更加高效，提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平［1］。

5 信息系統(tǒng)在提高檔案管理價值上的應(yīng)用

5.1 方便查閱質(zhì)檢

在會計檔案管理中，檔案查閱質(zhì)檢便捷是信息系統(tǒng)應(yīng)用的最明顯優(yōu)勢，工作者借助信息系統(tǒng)可以隨時檢索任意的會計檔案信息明細、元數(shù)據(jù)等，使其可以在財務(wù)管理決策等工作中獲取更加充足的依據(jù)，這增強了會計檔案利用效果。此外，行政事業(yè)單位的會計檔案管理信息系統(tǒng)也支持財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的運行，因此可以借助該信息系統(tǒng)，利用財務(wù)共享服務(wù)中心對會計檔案進行監(jiān)督檢查，實現(xiàn)會計檔案信息質(zhì)檢的線上化，提高質(zhì)檢工作效率與效果。在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，我中心要求用友U8 財務(wù)軟件管理員根據(jù)財務(wù)人員的角色給予其相應(yīng)的檔案查閱權(quán)限，使其能夠快速調(diào)取所需檔案信息，同時還要做好與財務(wù)共享中心系統(tǒng)的連接操作，并加強邊界防護，保證信息系統(tǒng)正常運行，以便為行政事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提高會計檔案的使用價值［2］。

5.2 方便統(tǒng)計分析

在檔案管理中，信息系統(tǒng)可以從檔案用途、到期統(tǒng)計等多個角度對檔案進行統(tǒng)計處理，使工作者在調(diào)取檔案時能夠獲得更加符合其應(yīng)用需求的檔案內(nèi)容，提高檔案的參考價值。一般來說，大部分信息系統(tǒng)都具備表格生成、排序等功能，可以按照工作者的需求對檢索出的檔案信息進行統(tǒng)計處理，最終形成一套有序的檔案資料，供工作者查閱參考，消除了以往紙質(zhì)檔案模式下檔案信息分散帶來的檔案應(yīng)用不便問題，改善了會計檔案管理工作效果。在此過程中，為了達到更好的信息統(tǒng)計效果，可以采用大數(shù)據(jù)排序處理算法，進行該項功能程序設(shè)計，以深入優(yōu)化信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果，促進會計檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展［3］。

6 結(jié)語

增強信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果有助于行政事業(yè)單位會計檔案管理工作發(fā)展。在檔案管理中，借助信息系統(tǒng)可以減少工作能耗、增強工作者責(zé)任意識、保證檔案信息安全、改善管理效率、優(yōu)化檔案信息利用的便捷性，從而提高行政事業(yè)單位會計檔案的參考價值。