新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

孫娟娟

通遼市科爾沁左翼中旗衛(wèi)生健康委員會(huì)人事股 內(nèi)蒙古通遼 029300

新時(shí)期，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，并且在社會(huì)各領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，為社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展帶來了機(jī)遇，同時(shí)也帶來一些挑戰(zhàn)，只有應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，合理應(yīng)用信息技術(shù)，才能夠促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前一些事業(yè)單位在人事檔案管理中會(huì)應(yīng)用信息技術(shù)，保證順利開展人事檔案管理工作，明確開展人事檔案管理的目的，同時(shí)制定相應(yīng)措施。在事業(yè)單位中檔案是非常重要的信息資源載體，在事業(yè)單位發(fā)展中能夠發(fā)揮重要作用，因此應(yīng)注重人事單位干部及職工檔案管理的信息化建設(shè)，解決其中遇到的問題，提升人事檔案管理信息化程度，為事業(yè)單位發(fā)展提供相應(yīng)條件。

1 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

人們?cè)谛畔⒒瘯r(shí)代能夠做到足不出戶，從互聯(lián)網(wǎng)上獲知各類信息資源。實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案管理指的是人事檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，管理和處置資源，便于有效查閱和使用人事檔案[1]。

1.1 提升人事檔案管理效率

在社會(huì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息成為社會(huì)發(fā)展中最具價(jià)值的內(nèi)容，挖掘各類信息轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源價(jià)值符合當(dāng)前時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進(jìn)社會(huì)朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。人事檔案信息化管理能夠使靜態(tài)存放發(fā)展為動(dòng)態(tài)管理，這可以將事業(yè)單位辦公水平提升，還可以全面轉(zhuǎn)變管理理念，將信息載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，落?shí)數(shù)字化操作模式，以此將人事檔案管理繁瑣流程減少，通過網(wǎng)絡(luò)提升工作效率。

1.2 共享人事信息資源

在信息化時(shí)代和市場經(jīng)濟(jì)條件下信息資源已成為非常重要的戰(zhàn)略資源，將信息化關(guān)聯(lián)效應(yīng)增強(qiáng)，通過應(yīng)用不同信息交叉管理，可創(chuàng)造出商機(jī)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)可促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，將人事信息加密，加強(qiáng)人才建設(shè)，事業(yè)單位間實(shí)現(xiàn)信息資源共享，與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比更加高效和簡單，能夠?qū)⑷瞬艃r(jià)值充分發(fā)揮出來，由此實(shí)現(xiàn)服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

1.3 利于查閱人事檔案管理信息

查閱紙質(zhì)檔案需要花費(fèi)較多時(shí)間，而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，將能夠改變這一現(xiàn)狀。利用計(jì)算機(jī)基層處理各種信息，可使復(fù)雜數(shù)據(jù)簡化，在數(shù)字化與電子化條件支持下，能夠更加便利的查閱檔案，無需花費(fèi)大量時(shí)間查閱紙質(zhì)檔案。通過網(wǎng)絡(luò)檢索，可在短時(shí)間內(nèi)查閱信息，可將檔案使用價(jià)值充分發(fā)揮出來。

1.4 檔案信息更加安全

事業(yè)單位中檔案是非常重要的信息資源，單位的發(fā)展會(huì)受到人事檔案管理工作的影響，人事檔案信息具有不可估量的價(jià)值，若是企業(yè)有檔案信息泄露或者是丟失的問題出現(xiàn)，那么將使其企業(yè)面臨一定的損失，嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)利益。然而，在人事檔案管理信息化下，信息安全性將提升，并且保密程度增強(qiáng)。應(yīng)用信息化管理手段，能夠快速的檢索和保存信息，檢查信息缺失情況。相較于原本的檔案信息管理形式，信息化管理模式保密性更強(qiáng)，實(shí)行有效的保密形式，避免丟失信息，保障企業(yè)利益。

1.5 降低人員工作壓力

傳統(tǒng)人事檔案管理工作以手工收集為主，工作人員面臨較大工作量，效率不僅難以提升，還會(huì)浪費(fèi)人員精力與實(shí)踐。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效應(yīng)對(duì)這一問題。在收集數(shù)據(jù)方面，可運(yùn)用快速整合模式，使檔案管理具備自動(dòng)化以及網(wǎng)絡(luò)化特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閮?yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，在檔案錄入中，重復(fù)利用信息，避免資源浪費(fèi)，將其價(jià)值充分發(fā)揮出去。降低人員工作壓力和工作強(qiáng)度，有效提升檔案管理效率。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 沒有足夠的信息化建設(shè)動(dòng)力

一些事業(yè)單位認(rèn)為進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)不僅浪費(fèi)時(shí)間，還需要投入一定資金和資源，會(huì)縮減事業(yè)單位利益，從而沒有開展該工作，人事檔案管理中依舊采用人工管理模式，從而很難使人事檔案管理獲得良好工作效果，不符合事業(yè)單位發(fā)展要求，甚至?xí)璧K事業(yè)單位發(fā)展[2]。我國在多年以前就提倡信息化的人事檔案管理，但是一些事業(yè)單位受傳統(tǒng)思維影響沒有全面落實(shí)這一工作，導(dǎo)致當(dāng)前難以明確使用人力資源的具體情況，人事信息具有滯后性，主觀因素會(huì)影響人事檔案管理工作，制約其發(fā)展腳步。

2.2 需全面更新軟硬件設(shè)施

建設(shè)和應(yīng)用人事檔案的信息化管理系統(tǒng)需有先進(jìn)、完備的硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)作為支撐，但是一些事業(yè)單位不重視軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入，特別是在選擇軟件上，和事業(yè)單位人事檔案管理存在差距，導(dǎo)致集團(tuán)型事業(yè)單位的分公司只能管理內(nèi)部員工檔案信息，在人事檔案管理系統(tǒng)上存在功能缺陷，其也無法統(tǒng)籌管理員工信息。另外，一些事業(yè)單位會(huì)應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行人事信息管理，但是兩者間存在較大差異，很容易影響人事檔案管理工作的開展，降低事業(yè)單位管理與服務(wù)能力。

2.3 全能型管理人才缺乏

對(duì)于人事管理來說，沒有全能型、高素質(zhì)管理人才將會(huì)影響檔案信息化建設(shè)效率。當(dāng)前檔案管理人才缺乏良好的管理意識(shí)，沒能掌握先進(jìn)工作理念，沒有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理中信息技術(shù)的重要作用，因此工作中過于依賴原本檔案信息管理手段，不注重信息化管理平臺(tái)的建設(shè)。與此同時(shí)，對(duì)于其專業(yè)技能以及素養(yǎng)來說，管理人員沒有全面掌握專業(yè)技能，建設(shè)信息化管理平臺(tái)的能力較弱，使得事業(yè)單位建設(shè)人事檔案管理體系受到阻礙。

2.4 現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施落后

現(xiàn)階段事業(yè)單位健在建設(shè)信息化人事檔案上受到局限，這是因?yàn)槭聵I(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)代化設(shè)施不夠完善。由于事業(yè)單位投入資金有限，因此其計(jì)算機(jī)硬件上存在功能障礙，不利于對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行完善。除此之外，事業(yè)單位在開發(fā)和創(chuàng)新軟件方面還存在不足之處，由于基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，限制了人事檔案信息化發(fā)展，事業(yè)單位在新時(shí)期應(yīng)制定相應(yīng)策略，解決并優(yōu)化信息化建設(shè)中的問題。

2.5 管理制度不完善

因?yàn)槭聵I(yè)單位原本的人事檔案管理缺失，使得管理工作較為混亂，并且人事檔案管理制度不完善。盡管有專門部門及人員開展管理工作，有制度規(guī)定，但是其采用的管理措施不夠合理，并且難以實(shí)行，人事檔案無法完整、準(zhǔn)確的保存，對(duì)管理工作質(zhì)量會(huì)造成影響，并且也會(huì)使管理工作不具備時(shí)效性。人事檔案管理所屬權(quán)不夠清晰，導(dǎo)致上述問題出現(xiàn)。除此之外，人事檔案管理方面也不具備良好的制度與立法，加上管理制度程序過于僵化繁瑣，導(dǎo)致人事檔案管理工作開展非常麻煩，因此應(yīng)在人事檔案管理制度中突出這些問題。在事業(yè)單位不斷改革的背景下，其制定了完整的管理制度與方案，但是在執(zhí)行方面難以達(dá)到良好效果。

3 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫需將局域網(wǎng)作為基礎(chǔ)，這就需要網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部結(jié)合事業(yè)單位需求提供相應(yīng)軟件，設(shè)置人事檔案管理系統(tǒng)訪問權(quán)限，并安排專業(yè)人員管理相關(guān)事宜。系統(tǒng)管理工作需要安全員和管理員共同開展，相互間需要加強(qiáng)監(jiān)督，網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)管理工作日志，不應(yīng)隨意修改工作日志內(nèi)容。這對(duì)于人事檔案管理來說具有許多好處，可提供干部信息，加強(qiáng)干部工資管理，完善構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，提升干部人事工作和檔案管理效率，在事業(yè)單位人事決策上能夠提供參考[3]。

3.2 加大信息化建設(shè)投入力度

事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需有牢固思想基礎(chǔ)和物質(zhì)支撐，加大物質(zhì)投入力度，才可使檔案管理信息化建設(shè)順利落實(shí)。因此，事業(yè)單位應(yīng)制定相應(yīng)辦法，做好籌集資金工作，以此提升檔案管理的水平與質(zhì)量。此外，應(yīng)重視事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，注重科研成果，提升經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。深入挖掘事業(yè)單位中優(yōu)秀科技人才，使其參與到檔案管理的信息化建設(shè)中，推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，同時(shí)減少資金的投入。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)及能力

事業(yè)單位開展人事檔案的信息化建設(shè)工作時(shí)，檔案人員素質(zhì)會(huì)決定信息化建設(shè)進(jìn)程。這就需要事業(yè)單位有針對(duì)性的對(duì)檔案管理人員開展素質(zhì)教育和培訓(xùn)，使其能夠掌握正確操作信息化管理系統(tǒng)的方式，使管理流程更加規(guī)范，確保提升人事檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)的圖像處理、信息分類、信息掃描及信息存儲(chǔ)等功能，定期檢查、備份人事檔案信息，防止出現(xiàn)檔案信息丟失、錯(cuò)誤及泄露等問題，為共享檔案信息提供便利條件。除此之外，管理人員需學(xué)習(xí)關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)，實(shí)際開展人事檔案的信息化管理工作時(shí)，需要遵守管理規(guī)章制度，防止出現(xiàn)惡意泄露信息的問題。

3.4 強(qiáng)化人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全

建設(shè)信息化管理平臺(tái)，為了使事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)一步發(fā)展，需要保證網(wǎng)絡(luò)安全，事業(yè)單位需要注重檢測(cè)和優(yōu)化管理平臺(tái)的運(yùn)行環(huán)境安全性。單位中研發(fā)技術(shù)人員需要強(qiáng)化建設(shè)安全系統(tǒng)功能，在數(shù)據(jù)庫之中進(jìn)行安全檢測(cè)軟件的安裝，檢測(cè)檔案管理中潛藏的風(fēng)險(xiǎn)因素，如果發(fā)現(xiàn)相應(yīng)問題需要作出專業(yè)的操作處理，規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的安全風(fēng)險(xiǎn)。不僅如此，需要技術(shù)人員在數(shù)據(jù)庫之中設(shè)置病毒查殺系統(tǒng)，定期清理數(shù)據(jù)庫垃圾信息，檢測(cè)系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的功能，保證信息化管理系統(tǒng)有著安全的運(yùn)行環(huán)境，將系統(tǒng)運(yùn)行效率提升，使人事檔案管理有著更好的質(zhì)量[4]。除此之外，對(duì)于不同部門的檢索人事檔案信息要求，合理設(shè)置類型不同的安全密鑰和數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。

3.5 開發(fā)和應(yīng)用現(xiàn)代化管理軟件

對(duì)人事檔案的信息化管理平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，事業(yè)單位需要對(duì)開發(fā)應(yīng)用管理軟件加以重視，對(duì)數(shù)據(jù)庫軟件設(shè)施和硬件設(shè)施加以完善，將管理系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量和效率全面提高。事業(yè)單位應(yīng)將資金投入力度加大，招聘創(chuàng)新型人才，基于此研發(fā)智能化、高科技的管理軟件，在測(cè)試系統(tǒng)功能安全以及運(yùn)行速度后，結(jié)合內(nèi)部人事檔案管理相關(guān)要求，將管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能不斷完善，提升信息化管理平臺(tái)的運(yùn)營效率，確保檔案信息管理質(zhì)量。

3.6 完善構(gòu)建檔案管理制度

事業(yè)單位原本人事檔案管理制度缺乏有效性與合理性，阻礙著管理工作水平的提升。為提升人事檔案管理的信息化水平，應(yīng)注重其制度的有效性，完善構(gòu)建管理制度，使管理人員應(yīng)用制度將人事檔案的管理水平提升。為增強(qiáng)檔案管理信息化的有效性，應(yīng)明確管理人員的職責(zé)，使其在職責(zé)范圍內(nèi)將自身工作完成。首先應(yīng)完善各項(xiàng)規(guī)章制度，并且嚴(yán)格遵守這些制度，例如完善《干部檔案管理制度》、《信息安全制度》、《信息報(bào)關(guān)保密制度》等制度規(guī)定，根據(jù)制度落實(shí)相關(guān)工作，避免出現(xiàn)檔案丟失等情況。另外，應(yīng)完善人事檔案管理的信息化檢查制度，根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，開展人事檔案管理信息化檢查，公開通報(bào)檢查結(jié)果，并且應(yīng)在單位重點(diǎn)工作中納入認(rèn)識(shí)檔案管理信息化內(nèi)容，確定檔案管理信息化的目標(biāo)、任務(wù)與措施，全面落實(shí)信息化建設(shè)工作。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位管理工作中人事管理占據(jù)重要地位，人事檔案管理是人事管理重要組成部分，只有將人事檔案管理工作做好，才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供準(zhǔn)確的人力資源信息。目前信息技術(shù)發(fā)展速度較快，人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化技術(shù)建設(shè)，但是在實(shí)際建設(shè)中還有一些問題存在著，這將影響人事檔案管理價(jià)值及作用發(fā)揮，就需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員掌握這些問題，并制定有效策略加以解決，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，使事業(yè)單位人事檔案管理體系更加完善，保證事業(yè)單位在新時(shí)期市場中快速發(fā)展。