基于知識(shí)管理導(dǎo)向下如何構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系

張潔 張春梅

青島市第六人民醫(yī)院 山東青島 266033

對(duì)于任何單位而言，檔案管理存在都是尤為重要的，由于其本身在基礎(chǔ)性上具有極高的應(yīng)用占比，因而很多單位會(huì)常常忽略該工作的重要性。以醫(yī)院為例，大部分醫(yī)院都會(huì)將技術(shù)提升與能力優(yōu)化當(dāng)作自身發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，但對(duì)于檔案管理工作卻并沒(méi)有這般上心，不但缺乏較為完善的管理體系，同樣也無(wú)法滿足當(dāng)前我國(guó)對(duì)管理工作方面的規(guī)范化要求。當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，醫(yī)院的工作進(jìn)程也會(huì)隨之受到影響，在缺乏信息技術(shù)應(yīng)用的背景下，人員所要承擔(dān)的工作壓力與總量也會(huì)隨之提升。

1 以知識(shí)管理為導(dǎo)向理念的社會(huì)應(yīng)用

在信息時(shí)代下，以知識(shí)管理為導(dǎo)向理念可以說(shuō)是眾多企業(yè)不可或缺的發(fā)展內(nèi)容，并有著極高的社會(huì)普遍率，作為一種較為先進(jìn)的管理思想，其本身的存在打破了傳統(tǒng)管理思想的思維限制，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)資源優(yōu)化的目的。但是，就目前來(lái)看，我國(guó)醫(yī)院行業(yè)在這方面仍然存在著一定的不足，很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，并沒(méi)有對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行更改，在形式上沒(méi)有發(fā)生任何改變，思想層面上也以傳統(tǒng)思想為主，即便是選用了較為先進(jìn)的管理系統(tǒng)，也會(huì)導(dǎo)致矛盾沖突的出現(xiàn)[1]。正因如此，為了確保醫(yī)院自身的綜合能力能夠由此得到有效提升，就要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)理念的學(xué)習(xí)，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行現(xiàn)代化發(fā)展，從而確保醫(yī)院的市場(chǎng)影響力能夠因此得到有效提升。

2 知識(shí)管理導(dǎo)向下優(yōu)化檔案管理體系的重要意義

2.1 理清檔案內(nèi)容增加檔案價(jià)值

與企業(yè)的檔案資料不同，醫(yī)院所要管理的檔案數(shù)據(jù)更加具有群眾性，其中涉及患者的個(gè)人資料以及病癥記錄，通常會(huì)用來(lái)進(jìn)行方便后續(xù)治療與跟蹤調(diào)查，可以說(shuō)，醫(yī)院所掌握的檔案資料具有極高的使用價(jià)值，相關(guān)人員通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析與了解，能夠根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，從而來(lái)確保后續(xù)的工作質(zhì)量能夠因此得到有效提升。但是，因?yàn)獒t(yī)院檔案在資料數(shù)據(jù)方面存在著多樣性與復(fù)雜性，如果使用傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式，不但會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，相關(guān)人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集與調(diào)查的過(guò)程中，也會(huì)隨之受到一定程度的影響，導(dǎo)致后續(xù)工作無(wú)法順利開(kāi)展，同時(shí)也無(wú)法對(duì)整個(gè)檔案資料進(jìn)行合理調(diào)整與應(yīng)用。正因如此，為了避免這一情況的出現(xiàn)，醫(yī)院自然需要在知識(shí)管理導(dǎo)向背景下對(duì)檔案管理體系開(kāi)展優(yōu)化工作，定期對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審核與分析，對(duì)于一些本身沒(méi)有存在意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行定時(shí)清理，以此來(lái)確保檔案自身的整體價(jià)值不會(huì)因數(shù)據(jù)的繁雜而受到影響，同時(shí)還能夠方便工作人員在進(jìn)行實(shí)際操作的過(guò)程中，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行高效分析與翻閱[2]。

2.2 豐富檔案信息完善管理不足

醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，所選用的傳統(tǒng)檔案管理模式本身具有針對(duì)性，主要是對(duì)能夠肉眼可見(jiàn)，并能夠分析的顯性數(shù)據(jù)開(kāi)展相應(yīng)的管理工作，以此來(lái)滿足醫(yī)院的信息處理要求，而這種模式本身是以紙質(zhì)檔案為主，通過(guò)資料信息的翻閱來(lái)進(jìn)行判斷，這就導(dǎo)致最終所得到的結(jié)果并不具有有效性與準(zhǔn)確性，醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的整體質(zhì)量也會(huì)因此受到一定程度的影響。醫(yī)院想要確保自身醫(yī)療水平能夠得到有效提升，即要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的重視程度，提高管理人員對(duì)該數(shù)據(jù)資料的管控力度，提高綜合素質(zhì)，以此來(lái)確保醫(yī)院的整體實(shí)力能夠因此得到有效提升[3]。正因如此，醫(yī)院則要將以知識(shí)管理為導(dǎo)向的理念融入到日常生活之中，通過(guò)人員的合理控制來(lái)開(kāi)展相應(yīng)的管理工作，這樣既能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息管理工作起到查缺補(bǔ)漏的作用，同時(shí)還能夠?qū)﹄[性信息進(jìn)行分析與診斷，提高對(duì)檔案資源的利用率，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言起到良好的促進(jìn)作用。不僅如此，由于隱形資料本身具有抽象特性，相關(guān)人員在進(jìn)行管理體系的應(yīng)用過(guò)程中，可以對(duì)記錄的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行翻閱與編輯，并根據(jù)當(dāng)前所能夠獲得的數(shù)據(jù)資料來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化完善，以此來(lái)確保整個(gè)檔案信息管理的質(zhì)量能夠因此得到有效提升。

3 知識(shí)管理導(dǎo)向下構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的措施

3.1 提高醫(yī)院文化應(yīng)用，強(qiáng)化人本思想

（1）醫(yī)院想要確保自身的綜合實(shí)力能夠得到有效提升，就要對(duì)傳統(tǒng)思想進(jìn)行優(yōu)化，先打開(kāi)文化宣傳方面的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理人員進(jìn)行思維上的引導(dǎo)工作，提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，并通過(guò)篩選的方式來(lái)進(jìn)行管理人員的培養(yǎng)，符合要求的管理人員能夠獲得更高的薪酬與福利，同時(shí)也要承擔(dān)相應(yīng)的宣傳與管理工作。

（2）為了滿足醫(yī)院人員的工作要求，實(shí)現(xiàn)信息資源的全面共享，醫(yī)院需要對(duì)內(nèi)部員工工作狀態(tài)進(jìn)行管理方式的調(diào)整，并利用信息化技術(shù)完成共享平臺(tái)的構(gòu)建，員工可以在平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與分析，避免出現(xiàn)信息孤島的情況發(fā)生。此外，醫(yī)院還要加強(qiáng)對(duì)文化層面的開(kāi)展，加強(qiáng)共享文化的建構(gòu)工作，以此來(lái)確保醫(yī)院檔案管理實(shí)際效率能夠因此得到有效保障，同時(shí)，員工自身的綜合意識(shí)也會(huì)因此得到有效提升，并將自己所知道的內(nèi)容與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行數(shù)據(jù)化分享，從而來(lái)確保整個(gè)醫(yī)院上下的整體實(shí)力都能夠隨之邁進(jìn)新的臺(tái)階[4]。

（3）在人本思想方面，醫(yī)院更要加強(qiáng)對(duì)這方面的重視程度，要以工作人員為基礎(chǔ)進(jìn)行體系上的優(yōu)化，檔案管理體系的主要對(duì)象是工作人員。而非企業(yè)本身，在這一過(guò)程中，醫(yī)院需要先對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)所得到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)與分析，給出工作人員的需求情況，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行體系上的優(yōu)化，這樣不但能夠有效提高信息資源的有效利用，同時(shí)還能夠提高整個(gè)管理工作的有效性，員工也會(huì)產(chǎn)生足夠的信賴(lài)感與忠誠(chéng)度，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言能夠產(chǎn)生良好的促進(jìn)作用。因此，醫(yī)院在進(jìn)行實(shí)際工作的過(guò)程中，需要明確工作人員的實(shí)際情況，并要求管理人員站在群眾的角度來(lái)開(kāi)展相應(yīng)的工作，嚴(yán)格遵守以人為本的重要思想，從而來(lái)確保整個(gè)檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。

3.2 重視人力應(yīng)用，優(yōu)化人才制度

（1）在以知識(shí)管理為導(dǎo)向的理念作用下，醫(yī)院最應(yīng)該明確的便是人才本身的影響與意義，無(wú)論是檔案管理工作還是日常的醫(yī)療服務(wù)，都離不開(kāi)工作人員的存在。但是，當(dāng)前醫(yī)院在人才管理制度方面存在著一定程度的問(wèn)題，不但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)工作無(wú)法順利開(kāi)展，還會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療工作效率與質(zhì)量產(chǎn)生不利影響，正因如此，醫(yī)院想要確保檔案管理工作能夠順利開(kāi)展，就要加強(qiáng)對(duì)人才考核的重視程度，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行人才制度的優(yōu)化，這樣不但能夠有效降低醫(yī)院所面臨的管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還能夠提高患者的就診體驗(yàn)。

（2）針對(duì)相關(guān)人員在思想上存在的問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)先通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的方式，來(lái)對(duì)人員進(jìn)行思想上的信息統(tǒng)計(jì)，明確人員對(duì)檔案管理工作的看法，并從自身角度出發(fā)進(jìn)行思考，去尋找導(dǎo)致員工思想錯(cuò)誤的主要原因，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行管理制度上的調(diào)整。由于傳統(tǒng)檔案管理工作本身在思想上會(huì)起到較為嚴(yán)重的束縛作用，即便是采用較為先進(jìn)的管理系統(tǒng)與技術(shù)，也會(huì)因?yàn)樗枷肷系臒o(wú)法跟進(jìn)，而導(dǎo)致后續(xù)工作無(wú)法順利開(kāi)展，為了避免這一情況的出現(xiàn)，醫(yī)院在進(jìn)行實(shí)際操作的過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)員工在思想方面的宣傳力度，提高員工對(duì)檔案管理工作的重視程度，改變思想模式，鼓勵(lì)員工進(jìn)行技術(shù)層面的創(chuàng)新，以此來(lái)確保醫(yī)院的綜合水平與影響力能夠由此得到積極的影響[5]。

（3）以知識(shí)管理為導(dǎo)向理念的重要內(nèi)容就是信息技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，可對(duì)于當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院而言，有關(guān)檔案管理的工作人員在這一方面存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題，思想上的不思進(jìn)取或者落后，都會(huì)導(dǎo)致知識(shí)管理思想無(wú)法得到有效保障，在后續(xù)對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與應(yīng)用的過(guò)程中，也會(huì)因?yàn)樗枷雽用娴膯?wèn)題，而導(dǎo)致后續(xù)工作無(wú)法得到有效保障。正因如此，為了確保醫(yī)院能夠長(zhǎng)久發(fā)展下去，相關(guān)人員在進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)針對(duì)員工的實(shí)際問(wèn)題開(kāi)展培訓(xùn)工作，從知識(shí)水平與實(shí)踐能力兩方面進(jìn)行內(nèi)容上的調(diào)整，提高員工的綜合能力，轉(zhuǎn)變管理思維，正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要作用，這樣不但能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)還能夠?qū)ζ浜罄m(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（4）合作能力也是檔案管理人員不可缺少的重要能力之一，尤其是對(duì)于醫(yī)院而言，海量的信息管理往往會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)不同程度的問(wèn)題，相關(guān)人員需要以一個(gè)被動(dòng)的姿態(tài)開(kāi)展數(shù)據(jù)的整理與分類(lèi)，工作量大，工作難度高，以至于很容易發(fā)生人才流失的情況。為了確保醫(yī)院的發(fā)展情況不受影響，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)員工合作意識(shí)的培養(yǎng)，所有部門(mén)都要參與到檔案信息管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息上的交互與溝通，以此來(lái)滿足醫(yī)院的日常發(fā)展需要。

3.3 推行個(gè)性化管理

傳統(tǒng)管理模式本身存在著單一性與枯燥性，在進(jìn)行實(shí)踐操作的過(guò)程中，很容易會(huì)因?yàn)楣芾淼墓虐宥鴮?dǎo)致整個(gè)管理工作效率與質(zhì)量無(wú)法得到有效保障。在醫(yī)院的整體結(jié)構(gòu)之中，醫(yī)療人員的存在是尤為重要的，他們是維持醫(yī)院能夠正常運(yùn)行的重要保障，其自身的綜合素質(zhì)關(guān)系到醫(yī)院的綜合水平。優(yōu)秀的醫(yī)護(hù)人員能夠?qū)χ苓吶藛T產(chǎn)生積極的影響，不但在醫(yī)療工作方面起到良好的保障作用，同時(shí)還能夠以自身的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)水平來(lái)對(duì)后輩產(chǎn)生積極影響。這種人才資源對(duì)于醫(yī)院而言是極為重要的，在面對(duì)他們的同時(shí)，不能選擇較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，除了會(huì)導(dǎo)致人員的工作性質(zhì)受到影響外，不會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生任何良好的影響。正因如此，為了確保醫(yī)院的醫(yī)療水平能夠得到有效提升，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)個(gè)性化內(nèi)容的重視程度，因人而異，根據(jù)不同醫(yī)療人才的實(shí)際情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檔案的建立，并將他們所掌握的醫(yī)療技術(shù)與工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行記錄，以此來(lái)為后續(xù)醫(yī)療人員的學(xué)習(xí)與進(jìn)步奠定良好的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，為了確保整個(gè)人員檔案內(nèi)容能夠具有完整性，相關(guān)人員還要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)，并依照病例內(nèi)容開(kāi)展分析工作，方便后續(xù)人員在進(jìn)行知識(shí)學(xué)習(xí)時(shí)能夠?qū)n案信息數(shù)據(jù)有一個(gè)更為深入的了解。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)，不但需要在設(shè)備與技術(shù)上進(jìn)行內(nèi)容上的優(yōu)化與更新，同時(shí)還要根據(jù)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建工作，將信息技術(shù)融入到傳統(tǒng)管理模式之中，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的控制來(lái)完成相應(yīng)的管理內(nèi)容。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院所存在的各種問(wèn)題，則需要其根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理制度的調(diào)整，并對(duì)員工的思想觀念進(jìn)行糾正，擺正自身位置，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行內(nèi)部文化的宣傳與應(yīng)用，從而來(lái)確保人才制度能夠得以落實(shí)，這對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言也會(huì)產(chǎn)生良好的促進(jìn)作用。