關(guān)于廣電人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

文/重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)) 黎雙林

在信息社會(huì)大環(huán)境下，檔案載體需求已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊d體、網(wǎng)絡(luò)化載體和數(shù)字化載體，檔案信息內(nèi)容的需求更加趨向于綜合化。人事檔案信息內(nèi)容的利用需要進(jìn)一步提高管理和服務(wù)水平，其數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán)，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著檔案數(shù)字化的逐步深入，人事檔案數(shù)字化也成為一項(xiàng)擺在廣電人事檔案部門面前的、急需完成的重要任務(wù)。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，通常包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面，這就決定了開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作具有相當(dāng)大的難度。聯(lián)系人事檔案工作實(shí)際，筆者認(rèn)為，廣電部門開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”，應(yīng)該充分結(jié)合自身實(shí)際，尤其要重點(diǎn)考慮以下幾個(gè)問題。

一、人事檔案數(shù)字化與媒體管理信息化工作結(jié)合問題

廣電媒體是事業(yè)單位，聚集了一批優(yōu)秀文化人才，是宣傳文化戰(zhàn)線的重要載體。近年來，隨著事業(yè)單位體制機(jī)制改革不斷深入，廣電媒體人事制度改革使傳統(tǒng)的人事管理模式逐步被打破，現(xiàn)代企業(yè)制度日益完善，媒體信息化建設(shè)正如火如荼地開展。廣電人事檔案室作為非獨(dú)立部門，開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)，需與媒體信息化工作有機(jī)結(jié)合，同步推進(jìn)。

（一）與媒體信息化工作有機(jī)結(jié)合，可充分利用現(xiàn)有資源。媒體信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，而整個(gè)軟件系統(tǒng)一般分為四個(gè)平臺(tái)：信息門戶平臺(tái)、統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)、共享數(shù)據(jù)平臺(tái)和部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)。廣電人事檔案部門完全可以利用媒體信息化建設(shè)這個(gè)機(jī)會(huì)“搭順風(fēng)車”，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如購(gòu)買服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備等，到數(shù)字檔案建設(shè)，再到檔案管理軟件的開發(fā)，都可以利用媒體管理信息化建設(shè)平臺(tái)，在一定程度上彌補(bǔ)檔案部門人、財(cái)、物不足的缺陷。

（二）與人力資源管理信息化工作有機(jī)結(jié)合，方便數(shù)據(jù)共享。人事檔案來源于各下屬單位和部門，同時(shí)利于這些機(jī)構(gòu)使用，從這個(gè)角度上講，無論是收集工作還是利用工作，廣電人事檔案部門與其他單位和部門均有業(yè)務(wù)來往，部門間的數(shù)據(jù)共享將會(huì)給人事檔案的各項(xiàng)相關(guān)工作帶來便利。實(shí)際上，人力資源管理信息軟件中的“共享數(shù)據(jù)平臺(tái)”為各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享提供了實(shí)現(xiàn)的可能。人事檔案數(shù)字化建設(shè)可充分利用“共享數(shù)據(jù)平臺(tái)”，可以更容易打通信息資源共享的技術(shù)壁壘，整合各單位和部門之間的資源，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。廣電媒體黨政管理形成的相關(guān)文件大部分通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，因此與OA系統(tǒng)的連接也成為人事檔案數(shù)字化的重要任務(wù)。

（三）與媒體管理信息化工作有機(jī)結(jié)合，體現(xiàn)了檔案工作“三納入”基本原則。人事檔案工作的“三納入”，即將檔案工作納入單位人力資源工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入勞動(dòng)人事管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。從宏觀上講，廣電人事檔案數(shù)字化建設(shè)屬于媒體管理信息化工作的一部分，要求檔案部門做好與負(fù)責(zé)媒體信息化工作的相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與溝通工作。從微觀上講，人事檔案數(shù)字化建設(shè)的具體工作最終要落實(shí)到具體人員，由他們負(fù)責(zé)相關(guān)的具體任務(wù)。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)是數(shù)據(jù)安全問題

人事檔案數(shù)據(jù)存在的根本目的是利用，利用則意味著檔案需要處于開放的狀態(tài)，存在于某種特定的開放環(huán)境當(dāng)中。但數(shù)據(jù)安全是人事檔案數(shù)字化工作首先考慮的重大問題，貫穿人事檔案數(shù)字化建設(shè)的全過程。人事檔案數(shù)據(jù)的安全隱患絕大多數(shù)來自它自身所處的環(huán)境，保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全要從它所處的環(huán)境入手。

（一）從硬件設(shè)備層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。硬件設(shè)備包含檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存所依賴的載體（硬盤和光盤等）和其他間接相關(guān)的有專門作用的載體（如傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備等）。硬件設(shè)備的安全是檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)。除力所能及地配置良好性能的設(shè)備外，還必須做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等工作。還要及時(shí)備份數(shù)據(jù)，以應(yīng)對(duì)意外發(fā)生。

（二）從應(yīng)用軟件層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。應(yīng)用系統(tǒng)是人事檔案數(shù)據(jù)所處的“小環(huán)境”，即檔案管理軟件，其最大的威脅是來自于內(nèi)部或外部的非法訪問。統(tǒng)一身份認(rèn)證與統(tǒng)一用戶管理是保障檔案管理軟件安全的有效措施。廣電人事檔案管理軟件可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況，利用工號(hào)和身份證號(hào)的唯一性，將人事檔案管理軟件的統(tǒng)一身份認(rèn)證集成到信息系統(tǒng)身份認(rèn)證平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)與認(rèn)證平臺(tái)的單點(diǎn)登錄和統(tǒng)一的用戶管理。

（三）從系統(tǒng)軟件層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。系統(tǒng)軟件是檔案數(shù)據(jù)所處的一個(gè)“更大的環(huán)境”。幾乎所有的操作系統(tǒng)都存在安全漏洞，這是操作系統(tǒng)普遍存在的缺陷。這些漏洞一旦被黑客利用，就會(huì)直接威脅到人事檔案管理軟件，造成系統(tǒng)癱瘓或大量檔案數(shù)據(jù)丟失。針對(duì)操作系統(tǒng)的漏洞，通常要采取及時(shí)升級(jí)，及時(shí)打補(bǔ)丁等措施。使用正版的操作系統(tǒng)軟件可以提高一定的安全系數(shù)。

（四）從網(wǎng)絡(luò)層面保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全。防火墻和入侵檢測(cè)技術(shù)是保障網(wǎng)絡(luò)安全的常用手段，前者主要用于內(nèi)外網(wǎng)之間的訪問控制，后者則用于監(jiān)測(cè)、監(jiān)控和預(yù)警。在每一臺(tái)電腦上安裝反病毒軟件，并及時(shí)更新病毒庫(kù)，是保證網(wǎng)絡(luò)安全的非常重要的日常保護(hù)措施。安全問題普遍存在于人事檔案數(shù)字化的全過程，而且不斷變化。確保人事檔案數(shù)據(jù)安全最關(guān)鍵的因素是人本身，不管是技術(shù)問題還是管理問題，都是要由人來解決。因此，增強(qiáng)檔案工作人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)安全管理，規(guī)范日常操作，提高安全防護(hù)水平，才是保障檔案數(shù)據(jù)安全的根本。

三、人事檔案數(shù)字化建設(shè)要實(shí)事求是

人事檔案數(shù)字化建設(shè)，人事檔案綜合信息管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案都是目標(biāo)。人事檔案綜合信息管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案兩者也有區(qū)別，前者指檔案工作的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，后者主要指管理對(duì)象——人事檔案。人事檔案數(shù)字化，主要是對(duì)現(xiàn)有人事檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)繁重的工作，投入大，耗時(shí)長(zhǎng)，我們應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的實(shí)際利用需求組織實(shí)施。

（一）確定數(shù)字化的范圍。廣電媒體的勞動(dòng)人事關(guān)系復(fù)雜，有編內(nèi)人員、編外人員，也有派遣人員和項(xiàng)目用工人員；人事檔案含在職人員、離退休人員，也有死亡人員、判刑人員和辭職辭退人員。這些檔案有的需要數(shù)字化，有些不必?cái)?shù)字化，這是開展人事檔案數(shù)字化工作首先要考慮的問題。要從實(shí)際出發(fā)，綜合考慮人力、財(cái)力、物力及利用需求等因素，特別要考慮檔案實(shí)際利用需求這個(gè)因素。對(duì)查詢利用率不高的，可以以紙質(zhì)檔案為主，暫不考慮數(shù)字化。那些利用高，或者已經(jīng)破損，或者不易保存的人事檔案則應(yīng)首先考慮數(shù)字化。

（二）整理需要數(shù)字化的人事檔案。首先，對(duì)確定要數(shù)字化的人事檔案進(jìn)行核實(shí)，查看是否有缺頁(yè)現(xiàn)象，若有缺頁(yè)，應(yīng)在相關(guān)登記單中填寫清楚，并規(guī)范卷內(nèi)目錄內(nèi)容。其次，是對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒定，去粗取精，無關(guān)或重復(fù)的材料要去除。如果文件的正本與定稿都存在，則只掃描正本。對(duì)于破損嚴(yán)重而無法進(jìn)行掃描的人事檔案要先進(jìn)行修復(fù)，案卷拆分后要重新裝訂。最后，人事檔案整理工作既要保證檔案數(shù)字化順利開展，又要確保數(shù)字化后檔案原件的完整與安全。

（三）選擇數(shù)字化的方式。人事檔案數(shù)字化的方式，要從檔案的數(shù)量、人力、物力、財(cái)力等方面考慮。一般來說，人事檔案數(shù)字化可以選擇由檔案部門自己完成，也可以選擇外包方式。檔案部門自己完成，意味著檔案部門要投入額外的人、財(cái)、物等多種資本，比較適合任務(wù)不緊迫且資源比較充足的情況。選擇外包，則意味著檔案部門要投入更多的財(cái)力，這種方式可以更快地完成人事檔案數(shù)字化任務(wù)，但是不能保證檔案的完整與安全。

四、人事檔案管理軟件的設(shè)計(jì)要符合發(fā)展趨勢(shì)

目前使用的檔案管理軟件有很多版本，有單機(jī)版，也有網(wǎng)絡(luò)版；有自主開發(fā)的，也有購(gòu)買成熟軟件的，各種版本樣式不一。事實(shí)上，檔案管理軟件本身就是規(guī)范，就是制度。如果能事先做好規(guī)劃和規(guī)范管理工作，就可以盡量避免一些不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

制度規(guī)范是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容之一。開展人事檔案數(shù)字化建設(shè)首先要有清晰的思路，除了在技術(shù)上要保障有充分的投入以外，更要注意對(duì)制度規(guī)范建設(shè)這項(xiàng)基礎(chǔ)工作的全面投入。只有在檔案制度規(guī)范健全的前提下，檔案管理軟件的設(shè)計(jì)才有可能規(guī)范。人事檔案管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計(jì)主要包含機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式、著錄標(biāo)引、XML技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)格式、計(jì)算機(jī)檢索體系質(zhì)量評(píng)估和控制規(guī)范等各項(xiàng)內(nèi)容。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的設(shè)計(jì)直接關(guān)系到整個(gè)人事檔案管理軟件的利用效果。

五、結(jié)語

人事檔案是反映個(gè)人情況的真實(shí)記錄，除了滿足工資制度改革、工齡認(rèn)定、落實(shí)待遇等常規(guī)性管理之需外，還是各級(jí)組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部的重要依據(jù)。隨著廣電體制機(jī)制建設(shè)的不斷完善，人事制度改革不斷深化，提高人事檔案利用效率是當(dāng)前工作的當(dāng)務(wù)之急。因此，廣電人力資源部門要著力做好人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，盡快實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”目標(biāo)，為“深化媒體改革，走市場(chǎng)化道路”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。