現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策綜述

文/山西省疾病預(yù)防控制中心 韓冰

人事檔案是人事管理活動(dòng)的重要組成部分，記錄了個(gè)人在各個(gè)方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現(xiàn)，也是單位培養(yǎng)選擇人才的重要依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，目前在檔案的管理和事業(yè)單位中存在的問題也逐步顯現(xiàn)。本文對存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、人事檔案的管理概述與作用

（一）檔案作用。在目前的人事管理活動(dòng)中，人事檔案的主要作用體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，對用人單位來說，承載著重要的個(gè)人信息，是單位了解人才最基礎(chǔ)的途徑。利用其中的資料可以對員工之前的思想品德、工作能力有一個(gè)全面的了解，是選擇人才的關(guān)鍵手段和工具，對培養(yǎng)和挖掘人才有十分重要的意義。其二，是對員工的作用，檔案有一定的真實(shí)性和可靠性，其法律性很強(qiáng)，是別的資料無法比較的。不管是考試、出國、就業(yè)或辦理社會(huì)保險(xiǎn)、退休等手續(xù)，都需要檔案材料作為依據(jù)。

（二）人事檔案的概述。1.社會(huì)背景。改革開放以來，市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)就業(yè)率持續(xù)上升，人員流動(dòng)不斷升高，使單位在人事檔案的管理方面面臨各種挑戰(zhàn)。2.人事檔案管理的價(jià)值。對人事檔案進(jìn)行管理是把單位內(nèi)人才的檔案加以收集、分類、查閱以及使用等多種管理活動(dòng)，若沒有專業(yè)的人管控檔案，容易造成“棄檔不用”和“無頭檔案”的狀況發(fā)生，對單位內(nèi)部人才的管理十分不利，進(jìn)而降低對人才的利用率，不利于單位的進(jìn)步發(fā)展。

二、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的輕視。人事檔案管理工作在一些單位沒有受到重視，致使人們對人事檔案的管理認(rèn)識(shí)不夠。很多人將此工作誤認(rèn)為是年復(fù)一年的檔案保管，是沒有任何技術(shù)的事務(wù)性工作。長此以往，單位內(nèi)部工作人員和檔案管理人員會(huì)認(rèn)為人事檔案管理工作不重要，只需保管好，不遺漏、不泄密、可查檔就好。

（二）人事檔案的所有權(quán)問題。檔案所有權(quán)問題是長期以來爭執(zhí)不休的問題，是人事檔案管理過程中最緊要且基本的問題。對此問題，有人認(rèn)為應(yīng)屬于個(gè)人，有人認(rèn)為應(yīng)該屬于事業(yè)單位，也有人認(rèn)為應(yīng)該屬于人才交流中心。導(dǎo)致此類問題的主要原因是在法律上沒有明確的規(guī)定，因此多數(shù)單位與個(gè)人不重視檔案。

（三）人事檔案的管理不夠?qū)I(yè)。人事檔案的管理看起來十分輕松，實(shí)際上是十分單調(diào)乏味同時(shí)連續(xù)性很強(qiáng)的工作。因此，需要管理人員具備專業(yè)的素養(yǎng)與合格的專業(yè)技能，在人事檔案的收集、整理、保管以及使用的過程中，不斷認(rèn)識(shí)以及實(shí)踐，進(jìn)而充分了解全部人事檔案工作的相關(guān)知識(shí)，提升人事檔案的質(zhì)量和使用率。但是如今的現(xiàn)狀是有些單位對工作專業(yè)度的要求并不太高，很多從事這一工作的人員并未掌握相應(yīng)的技能；有些單位人事檔案管理員往往身兼多職，比如監(jiān)察、科技等資料的收集、分類工作。導(dǎo)致檔案管理者的工作超負(fù)荷，不能集中精力在這一工作中，不能形成很高的專業(yè)素養(yǎng)。

（四）人員流動(dòng)中出現(xiàn)的問題。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使人員的流動(dòng)性漸漸頻繁，如棄檔、重新建檔等混亂情況。如果出現(xiàn)檔案管理人調(diào)任或離職，便會(huì)出現(xiàn)檔案交接不清的情況。

（五）管理制度不夠健全。如今單位人事檔案管理制度仍然不夠健全，很多管理員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就直接上崗，對人事檔案、分類整理沒有應(yīng)有的專業(yè)性。

（六）管理手段十分落后。很多單位的人事檔案管理者不具備應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和技能，未參加人事檔案管理方面的培訓(xùn)，不了解人事檔案的基本運(yùn)作原理，且有些從事此工作的人只是將這一工作當(dāng)作兼職在做，投入的精力十分有限，這樣無法促進(jìn)單位內(nèi)部在此方面的調(diào)整、崗位變動(dòng)以及制度改革的有效落實(shí)。此外，在管理設(shè)備方面也有問題，設(shè)備簡陋和落后使檔案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均無，還停留在很基本的管理水平上。

（七）檔案內(nèi)容質(zhì)量低。人事檔案是每個(gè)人的基本個(gè)人說明，可以全面反映一個(gè)人的基本情況，有見檔案如見人的效果。但實(shí)際的情況是很多人的檔案內(nèi)容很少，信息量不多、個(gè)性特征不足、利用價(jià)值很低。即使在檔案中有考核評(píng)價(jià)材料，其內(nèi)容往往大同小異且毫無特點(diǎn)，并不能真實(shí)反映一個(gè)人的真實(shí)情況。在對人事檔案的觀念上有很大的差異，只是重視家庭狀況、政治表現(xiàn)情況、社會(huì)關(guān)系，對一個(gè)人工作能力的信息記錄很不足，如管理水平、心理素質(zhì)、技術(shù)特長，記錄內(nèi)容很有限，應(yīng)該進(jìn)行補(bǔ)充。

（八）對檔案信息的開發(fā)力度不夠。從當(dāng)前的狀況看，人事檔案的開發(fā)工作很被動(dòng)，只有當(dāng)人們需要時(shí)才會(huì)查閱，而所提供的服務(wù)又沒有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，開發(fā)的動(dòng)力也不足。有時(shí)候即使有查閱行為，也只是提供黨團(tuán)信息、簡歷這些表面的工作。利用人才、選拔培養(yǎng)人才的能力不強(qiáng)。這些行為對單位發(fā)掘內(nèi)部人才能力有所影響和弱化，輕視了其現(xiàn)實(shí)效用。

三、解決現(xiàn)代人事檔案管理問題的措施

（一）提升人事檔案管理者的素質(zhì)。檔案管理者必須結(jié)合工作的真實(shí)需求，緊跟時(shí)代腳步，不斷提升和充實(shí)自己，努力提高并掌握計(jì)算機(jī)操作能力。通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)與多媒體等技術(shù)的使用，同時(shí)參與到各種業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)中，認(rèn)識(shí)先進(jìn)的管理技術(shù)，提升自己使用現(xiàn)代工具的能力，學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)檔案管理方法，提升自己使用現(xiàn)代技術(shù)的熟練度。積極學(xué)習(xí)不同業(yè)務(wù)知識(shí)，增長崗位應(yīng)用與管理能力。

（二）健全人事檔案管理工作制度。人事檔案的管理工作十分復(fù)雜，需制定一套用來約束和規(guī)范的制度，若無規(guī)章制度便無法使管理更加有效。加強(qiáng)力度宣傳《檔案法》內(nèi)容，增加人們對檔案基礎(chǔ)法律的認(rèn)識(shí)，要求管理者必須知法守法，可以自覺宣傳《檔案法》。單位在收集到檔案信息后，必須嚴(yán)格進(jìn)行歸檔、調(diào)出和轉(zhuǎn)入等程序，防止管理有疏漏。根據(jù)法律規(guī)定，懲罰檔案造假或自行修改的人員，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)章，追究失職管理人員的責(zé)任，防止出現(xiàn)違法和擾亂紀(jì)律的情況出現(xiàn)。

（三）推行管理工作的信息化數(shù)據(jù)庫。應(yīng)該大力推行信息化建設(shè)，努力將人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，在配備計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備的前提下，加大對操作人員計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，盡量防止使用手工操作的手段進(jìn)行管理，讓管理者可以及時(shí)掌握最新設(shè)備的使用技能，從而提高認(rèn)識(shí)檔案管控的水平和工作效率。信息數(shù)據(jù)必須規(guī)范，若沒有統(tǒng)一的格式及標(biāo)準(zhǔn)，便不能實(shí)現(xiàn)地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)及國家的人力資源信息共享的目的，在數(shù)據(jù)信息設(shè)置中可以增設(shè)一條有關(guān)單位、部門特征的項(xiàng)目。信息分類數(shù)據(jù)庫設(shè)立的內(nèi)容通常有身份證號(hào)、姓名、性別、工作單位、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、畢業(yè)學(xué)校、時(shí)間、專業(yè)、學(xué)歷等信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不但可以重復(fù)使用，提升利用率，還能消除重復(fù)數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，使結(jié)構(gòu)合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫，可時(shí)刻為組織、人事的業(yè)務(wù)管理者提供多種功能、深層次的信息服務(wù)。

（四）實(shí)行責(zé)任管控以及社會(huì)化開放式的管理模式。想要讓人事檔案的工作更加規(guī)范，需從整體上推行且落實(shí)責(zé)任追究制度，把人事檔案管理的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)部門和個(gè)人，在用人單位中設(shè)立一個(gè)專門的檔案工作室，保證檔案室的環(huán)境與大小恰好符合使用需要，合理設(shè)置防盜、防火設(shè)施，確保人事檔案的完整和安全。而構(gòu)建社會(huì)開放式的檔案管理模式要做到以下幾點(diǎn)：其一，不管人事檔案管理部門或個(gè)人都應(yīng)從思想上正確認(rèn)識(shí)檔案的必要性，將人事檔案和個(gè)人的保險(xiǎn)、醫(yī)療、出國、上學(xué)等各個(gè)方面聯(lián)系到一起，而不是用制約人才流動(dòng)的手段。并且作為能夠維護(hù)社會(huì)秩序的有力工具，應(yīng)該充分發(fā)揮在人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化分配上的功能。其二，人事檔案必須以人為本，把人事檔案分為保密材料和不保密材料兩種。保密材料有個(gè)人評(píng)價(jià)、鑒定、處分、醫(yī)療、心理和精神疾病等內(nèi)容；不保密材料有姓名、所在工作單位、工作時(shí)間、年齡、酬金、升職、降職等情況。而不屬于保密材料的內(nèi)容個(gè)人均有知情權(quán)，可以維護(hù)自己的合法權(quán)限。人事檔案可對個(gè)人適當(dāng)、實(shí)時(shí)、合理地開放，且賦予個(gè)人相應(yīng)的民主權(quán)利，有了解檔案內(nèi)容的權(quán)利，對有分歧的數(shù)據(jù)信息提出訴訟的權(quán)利，有維護(hù)個(gè)人隱私的權(quán)利。

四、結(jié)語

市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，在人事檔案管理的制度與方法上，已經(jīng)漸漸無法滿足現(xiàn)代單位的需要，所以在人事檔案的管理方面出現(xiàn)較為突出的問題，對管理人員的工作效率與用人單位的人才檔案使用率有所降低，對單位的快速發(fā)展有不利的影響。究其緣由，是人事檔案管理模式較為落后，促使出現(xiàn)新型社會(huì)化開放方式的管理體系。本文對過往的各類較為落后的管理方式提出有效的解決方法，系統(tǒng)化的管理不但有利于提高其工作能力與科學(xué)文化素養(yǎng)，還能推動(dòng)單位的核心競爭力，協(xié)助單位在復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境中爭取屬于自己的地位。提高單位新增管理工作人員的綜合能力，有利于單位的可持續(xù)發(fā)展，給單位的創(chuàng)新提供人才方面的保障。