醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究

文/濱州市人民醫(yī)院 劉嶸

醫(yī)院的衛(wèi)生管理、醫(yī)療、藥品管理、科研、預防保健以及教學等活動當中往往會形成許多文件，即醫(yī)院檔案，此類檔案主要的保存載體為圖像、文字以及圖表等。醫(yī)院檔案一般會在協(xié)調(diào)、指導工作順利開展以及制定醫(yī)院決策與工作計劃過程中發(fā)揮重要作用，屬于寶貴的資料。伴隨當前信息化技術的全面發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作將面臨諸多挑戰(zhàn)與機遇，其對于醫(yī)院的重要性愈發(fā)明顯，醫(yī)院對此應當予以高度關注。

一、醫(yī)院強化檔案管理的主要作用

（一）優(yōu)化醫(yī)院的人才選聘環(huán)節(jié)。對于現(xiàn)代化的企業(yè)、單位和機構(gòu)而言，人力資源屬于關鍵的驅(qū)動力。因此，醫(yī)院若想取得進一步發(fā)展，就應該致力于廣招賢才，以便為自身引進更多新鮮血液，進而提升醫(yī)院的綜合水平。在人才和醫(yī)院之間，檔案能夠?qū)㈦p方有效聯(lián)系在一起，這可以使醫(yī)院從檔案中掌握應聘人員綜合能力及其薪資期望，在很大程度上能夠幫醫(yī)院簡化選聘內(nèi)容與環(huán)節(jié)。在選聘人才后，以檔案為基礎針對性培訓人才，能提升醫(yī)院整體醫(yī)護水平，推動醫(yī)院快速發(fā)展。

（二）幫助醫(yī)院深入開展建設工作。在民眾日常生活水平逐漸提升的新時期，其對自身以及親友的身體健康愈發(fā)重視。因此，醫(yī)院若想緊隨時代發(fā)展的步伐，應充分重視日常的檔案管理工作，以便對自身日常的運營狀況加以充分掌握。在醫(yī)院檔案當中，重點包括了醫(yī)院的人事狀況，科學利用與分析醫(yī)院檔案，可以幫醫(yī)院構(gòu)建更加合理的人力資源信息系統(tǒng)，以便有效管理醫(yī)院內(nèi)部的人力資源。醫(yī)院內(nèi)部有相對復雜的人事狀況，而合理的人事檔案管理工作能夠?qū)⒏鼫蚀_的依據(jù)提供給醫(yī)院的人力資源管理部門，科學的分配人力資源，最終推動醫(yī)院整體管理水平提升。

（三）使醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量得以提升。檔案管理當中還包括病例，其作用也十分重要，其通常會收錄各種類型病患信息以及疑難雜癥，對醫(yī)院日常進行的各種科研項目而言，屬于重要和珍貴的參考材料，同時也屬于對醫(yī)院整體醫(yī)療水準展開評價的關鍵指標。在衛(wèi)生醫(yī)療領域當中應用先進的信息化技術，更便于開具和保存病例，也能夠隨時對自身健康情況加以了解。所以醫(yī)院必須提升重視病例的程度，進一步提升醫(yī)療水準。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案利用率較低。因為部分人員并不重視醫(yī)院的檔案管理工作，認為檔案管理工作是確保資料不丟失，只重視保存管理，忽視了對檔案資料的有效利用，導致保存的檔案過于單一，不能充分明確檔案室對于檔案信息的重要性，而管理人員也不能引導各科室有效利用檔案信息，不能按照醫(yī)院發(fā)展歷程對有利用價值的信息資源進行開發(fā)，降低了檔案信息的利用率。

（二）專職管理人員較少，管理素質(zhì)不高。在病患增多的情況下，大部分醫(yī)院逐漸把日常運營的中心轉(zhuǎn)移到提升醫(yī)護人員整體水平上，卻忽略了檔案管理人員應該具備的素質(zhì)。根據(jù)相關調(diào)查可知，如今我國許多醫(yī)院未聘用專職的檔案管理人員，其中兼職人員居多。此外，這些兼職人員年齡較大，知識水平與文化素養(yǎng)較低，且未經(jīng)受過系統(tǒng)培訓、學習，專業(yè)技能與知識極為匱乏，這對于醫(yī)院日常落實檔案管理工作極為不利。

（三）相應制度尚不完善。雖然許多醫(yī)院如今的管理制度較為完善，且各科室、各部門的工作范圍與職責也較為明確，然而檔案室的制度依然沒有得到有效改進和更新。大部分醫(yī)院的檔案室依然使用舊有的管理體制，其最明顯的劣勢在于不能有效分清人員的職責，整體管理效率偏低，更不能形成有效、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。與此同時，醫(yī)院在日常考評管理制度的目標時，基本不會考評檔案室。這種方式往往導致檔案信息未被專人進行統(tǒng)一管理，許多職工檔案以及歷史檔案等散落到各科室、各部門，這對于檔案調(diào)閱工作而言極為不利，同時會埋下較大的安全性以及完整性隱患。

（四）領導層的不重視?，F(xiàn)今部分醫(yī)院的領導層并不重視自身的檔案管理工作。其中大部分領導人員認為做好醫(yī)院的科研以及醫(yī)療等工作才是醫(yī)院日常運營過程中最重要的工作，此外醫(yī)院檔案管理工作不能為醫(yī)院創(chuàng)造出直接的經(jīng)濟利益，所以醫(yī)院自身檔案工作的開展并不順利。除此之外，許多醫(yī)護人員由于日常會將更多精力放在自身崗位當中，因時間緊迫，對于日常工作所涉及諸多內(nèi)容未認真進行積累和記錄。還有一部分院內(nèi)人員認為此項管理工作并不關鍵，未將醫(yī)院檔案完整保存下來，最終致使大部分重要信息缺失。

三、提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的對策

（一）全面開發(fā)利用檔案信息。1.做好歸檔電子文件的管理工作，對院內(nèi)網(wǎng)絡資源的共享功能展開全面利用，以便直接轉(zhuǎn)換各科室、各部門所生成的各類文件以及上級來文，隨后將其歸入檔案數(shù)據(jù)庫中。一同歸檔電子文件和紙質(zhì)文件，進而實現(xiàn)同步運行院內(nèi)辦公的自動化系統(tǒng)。2.提升硬件、軟件基礎設施投入資金。院方必須著眼于實際，對現(xiàn)有的設施根據(jù)設備適當超前與延伸以及填平補齊等原則加以有效利用，并且合理采購、引進設備和技術，諸如海量儲存、圖文影像掃描、數(shù)據(jù)庫服務器以及路由器等各項設備。3.充分借助院內(nèi)網(wǎng)絡構(gòu)建適合醫(yī)院自身的檔案信息網(wǎng)絡，提供遠程檢索光盤、上網(wǎng)發(fā)布新信息、聯(lián)機查詢公共目錄以及電子郵件等服務，另外還應提供咨詢檔案信息的相關服務，以便定題、定向為廣大用戶提供的信息咨詢服務更加具備交互性，同時借助先進的信息技術提煉、加工與深度挖掘檔案信息，以便將更多的2次、3次加工信息產(chǎn)品提供給醫(yī)院，使醫(yī)院自身檔案服務等業(yè)務、服務質(zhì)量等得以提升，最終使檔案的本質(zhì)作用被發(fā)揮出來，并為醫(yī)院帶來一定的經(jīng)濟效益。如今醫(yī)院需要把先進的網(wǎng)絡技術融入日常檔案管理中，并且建立健全檔案網(wǎng)絡管理平臺，將大量模塊設置到平臺當中，以便實現(xiàn)分類管理醫(yī)院檔案。4.充分利用網(wǎng)絡分析軟件，有效分析、整理醫(yī)院檔案信息和數(shù)據(jù)，以便實現(xiàn)充分開發(fā)、利用互聯(lián)網(wǎng)。借助先進的信息化技術，可以集中管理醫(yī)院檔案，并且使檔案管理的流程實現(xiàn)合理簡化。除此之外，院內(nèi)的醫(yī)護人員可以通過社交軟件共享、傳遞數(shù)據(jù)資料，進而使檔案使用效率得以全面提高。在以往的檔案管理模式中，各類紙質(zhì)檔案將占據(jù)許多空間，同時也有著極高的環(huán)境要求，基本都是以人工的模式查閱、傳遞檔案，這使得此項工作受到極大的時間與空間限制，降低了醫(yī)院整體管理效率。而信息化技術的應用，能夠為醫(yī)院檔案室節(jié)約極大空間，管理人員會以電子數(shù)據(jù)的方式將檔案存放到電腦當中，這些檔案不會被氣候、環(huán)境等因素所影響，進而使檔案管理的整體質(zhì)量得到大幅度提高。同時，院方也無需對檔案室信息安全等問題加以擔心，僅需將防火墻安裝到電腦當中便可以了，進而使檔案管理安全性得到提升。

（二）打造更為專業(yè)的管理人才團隊。醫(yī)院應該落實以人為本的人才管理理念，注重對兼職以及專職檔案管理人員的培養(yǎng)工作，以便讓這些管理人員明確自身需要做什么、應該如何去做，不斷提高自身工作素養(yǎng)。此外，還應為檔案管理人員創(chuàng)造和同行學習的機會，拓寬檔案管理人員的視野。同時，提升專兼職人員的緊迫感與危機理念，對其知識架構(gòu)加以優(yōu)化，及時補充并更新其專業(yè)知識。此外確保管理人員能夠主動掌握醫(yī)院各事件發(fā)展歷程，熟悉醫(yī)院動態(tài)，主動參與醫(yī)院各種活動，保持和各科室、各部門的溝通，繼而完整收集檔案資料信息。

（三）完善檔案管理相應系統(tǒng)與制度。通常情況下，醫(yī)院的檔案管理工作有著嚴謹性以及條理性等特點，而檔案管理制度的完善便是確保醫(yī)院檔案管理工作順利完成的關鍵與基礎。各大醫(yī)院應當充分結(jié)合國家有關法律、法規(guī)以及自身的具體發(fā)展狀況，確保所構(gòu)建的管理制度更加合理。此外，還應完善相應獎勵以及監(jiān)管系統(tǒng)，將范圍里各科室、各部門都統(tǒng)一到檔案管理的工作內(nèi)容中，確保檔案管理工作區(qū)域規(guī)范化和標準化，實現(xiàn)醫(yī)院整體管理與檔案管理相協(xié)調(diào)、相統(tǒng)一。另外，還應完善以下制度、體系：1.健全檔案的收集體系。使各部門能夠明確自身責任，強化檢查監(jiān)督工作，保證醫(yī)院各科室、各部門能夠完整、及時地上交各種檔案。2.完善檔案的分類體系。安排專業(yè)人員按照檔案不同的類別與性質(zhì)分類檔案。3.加強檔案的保管體系。構(gòu)建管理檔案庫的相關責任制度，安排專人定期對檔案實際存放狀況、倉儲設施的維護情況等進行檢查，從而保證醫(yī)院檔案始終處于良好的狀態(tài)，并且詳細記錄檔案借閱細節(jié)。

（四）提升領導重視程度，強化其管理思維。對于醫(yī)院的領導層而言，應該將更多精力放到檔案管理工作當中，使檔案管理工作被提升至與科研、醫(yī)療平齊的高度，嚴抓管理質(zhì)量。同時，院方也需要加大《檔案法》宣傳力度，促使全員強化檔案管理思維，使之能夠主動配合檔案管理人員。唯有全院人員協(xié)同合作，才能確保醫(yī)院自身檔案管理質(zhì)量與效率得以全面提升，最終推動醫(yī)院為社會提供更良好的醫(yī)療服務。

四、結(jié)語

總體而言，在醫(yī)院的整體發(fā)展進程中，檔案管理工作占據(jù)著十分重要的地位，醫(yī)院若想確保此項工作發(fā)揮其重要功能，就應當對其進行全面改進和優(yōu)化。如能有效提升人才團隊、制度、觀念、信息化方面的建設，就能夠促使醫(yī)院檔案工作日臻完善，并且推動醫(yī)院更健康、有序地發(fā)展。