淺談金融資產(chǎn)管理公司檔案資源共建共享

文/中國信達(dá)資產(chǎn)管理股份有限公司甘肅省分公司 臧兆媛

1999年，為應(yīng)對亞洲金融危機(jī)、化解金融風(fēng)險、提高國有商業(yè)銀行競爭力、促進(jìn)國有企業(yè)改革脫困，金融資產(chǎn)管理公司應(yīng)運而生。多年來，金融資產(chǎn)管理公司通過接收、管理和處置不良資產(chǎn)，有效維護(hù)了金融體系的穩(wěn)定運行，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的健康發(fā)展，為化解金融風(fēng)險、維護(hù)社會穩(wěn)定和服務(wù)實體經(jīng)濟(jì)作出了積極貢獻(xiàn)。近年來，資產(chǎn)公司在圓滿完成政策性處置任務(wù)的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步推進(jìn)商業(yè)化改革轉(zhuǎn)型，隨著多牌照子公司的崛起，分子公司、分分公司、子子公司之間的協(xié)同運作成為集團(tuán)發(fā)展和為客戶提供全方位金融服務(wù)的重要方式之一。業(yè)務(wù)開展過程中共同形成的協(xié)同項目檔案資源或同一客戶與不同機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)開展過程中形成的檔案資源，已逐漸成為集團(tuán)企業(yè)間相互連接的重要紐帶，如何推進(jìn)這些檔案資源的共建共享，為集團(tuán)成員提供更加有效和便捷的檔案資源服務(wù)，為各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)開展提供業(yè)務(wù)決策依據(jù)，實現(xiàn)檔案資源利用價值的最大化，是目前金融資產(chǎn)管理公司檔案管理工作中亟須考慮的一大課題。

一、金融資產(chǎn)管理公司檔案管理工作的特點

金融資產(chǎn)管理公司是一個以建立健全母子公司產(chǎn)權(quán)關(guān)系和公司法人治理結(jié)構(gòu)為主的組織形式，是由多個獨立法人成員單位和多個非獨立法人的產(chǎn)業(yè)活動單位組成的多層次、多組織的結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)類型涵蓋了不良資產(chǎn)經(jīng)營、證券、基金、保險、銀行、租賃等方面，是混業(yè)經(jīng)營的戰(zhàn)略聯(lián)盟。在內(nèi)部管理體制上采取企業(yè)集團(tuán)中各成員既保持相對獨立的地位，又實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分層管理，實行集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的管理體制。金融資產(chǎn)管理公司在不良資產(chǎn)收購處置管理的過程中，通過建立或控股了包括銀行、證券、保險、租賃、基金、信托等金融子公司，地產(chǎn)等非金融子公司，從而打造全能的金融和非金融產(chǎn)品，實現(xiàn)了母子公司間的資源共享和優(yōu)勢互補(bǔ)，提高了集團(tuán)整體的創(chuàng)新和競爭力，能夠為客戶提供全方位的服務(wù)。資產(chǎn)管理公司產(chǎn)品的多樣性，產(chǎn)生了檔案類別的多樣化，包括資產(chǎn)檔案、業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案等。其中資產(chǎn)檔案按照不良資產(chǎn)接收批次的不同劃分為收購金融機(jī)構(gòu)資產(chǎn)和非金融機(jī)構(gòu)資產(chǎn)、受托金融機(jī)構(gòu)資產(chǎn)和非金融機(jī)構(gòu)資產(chǎn)等，業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型劃分為戰(zhàn)略合作、直接投資、金融租賃、保險等。檔案管理工作也在組織機(jī)構(gòu)和管理體制上實行集中統(tǒng)一管理的原則，總部檔案管理部門負(fù)責(zé)對集團(tuán)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，對各分公司、子公司進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)。隨著以客戶為中心的服務(wù)理念不斷深入，總分公司之間、總部與子公司之間、分子公司、分公司之間、子公司之間都會圍繞一個客戶提供全方位的一攬子金融服務(wù)，因而在實際工作中產(chǎn)生了檔案資源共建共享的需求。

二、檔案資源共建共享對集團(tuán)發(fā)展的重要性

（一）資產(chǎn)管理公司檔案共建共享的概念。資產(chǎn)管理公司檔案資源共建共享是指資產(chǎn)管理公司以檔案利用需求為中心，各成員單位在自愿、平等、互惠的基礎(chǔ)上，通過信息技術(shù)，建立一個以客戶為中心的檔案資源的平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的橫向和縱向整合，實現(xiàn)檔案資源的共享。資產(chǎn)管理公司檔案資源共建共享就是從集團(tuán)整體出發(fā)，對各成員單位之間就同一客戶開展?fàn)I銷產(chǎn)生的檔案資源進(jìn)行交換和共享，避免針對同一客戶出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象。

（二）檔案資源共建共享對資產(chǎn)管理公司發(fā)展的重要性。彼得·德魯克認(rèn)為“知識的生產(chǎn)率將日益成為一個國家、一個行業(yè)、一個公司競爭的決定因素”，因此提高知識的生產(chǎn)率以及加速將知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)率是企業(yè)成長的關(guān)鍵。實現(xiàn)信息資源的共享體現(xiàn)的是企業(yè)輸出知識的能力，整合的知識只有通過一定的方式共享，才能實現(xiàn)知識的價值。檔案資源是一種珍存企業(yè)的記憶，是已經(jīng)實現(xiàn)了的知識，通過進(jìn)一步獲取、整合、共享與利用，將有助于提高集團(tuán)公司整體檔案資源價值，提升公司的競爭優(yōu)勢和公司價值。一是有助于資產(chǎn)管理公司提升客戶競爭力。共建共享的檔案資源可以為集團(tuán)成員單位充分了解客戶金融需求、向客戶主動提供有針對性的金融服務(wù)提供有參考價值的資料，解決客戶一攬子金融需求，提高客戶的忠誠度和依賴性，增厚金融資產(chǎn)管理公司的客戶基礎(chǔ)，推動金融資產(chǎn)管理公司可持續(xù)發(fā)展。二是有助于資產(chǎn)管理公司風(fēng)險管控。共建共享的檔案資源可以為集團(tuán)公司各機(jī)構(gòu)提供了解已開展業(yè)務(wù)和客戶的基本信息等，充分掌握客戶集中度情況，避免因同一客戶集中度過高引發(fā)風(fēng)險，同時也能夠及時了解客戶履約能力和履約狀況，掌握客戶信用情況，避免出現(xiàn)客戶信用風(fēng)險。三是有助于資產(chǎn)管理公司案例分享。共建共享的檔案資源可以通過系統(tǒng)平臺向集團(tuán)各機(jī)構(gòu)分享成功案例和失敗案例，幫助集團(tuán)各機(jī)構(gòu)間總結(jié)成功經(jīng)驗、分析失敗原因。四是有助于資產(chǎn)管理公司提高工作效率。推進(jìn)檔案資源的共建共享，可以減少信息冗余、重復(fù)工作的情況，提高集團(tuán)公司整體檔案價值，提升集團(tuán)檔案資源利用的有效性和便捷性。

三、集團(tuán)管理模式下檔案資源共建共享的途徑

（一）使用成熟信息技術(shù)，建立統(tǒng)一的集團(tuán)信息資源共享平臺和相應(yīng)的信息共享機(jī)制。構(gòu)建以客戶為中心、適用于當(dāng)前集團(tuán)業(yè)務(wù)的、統(tǒng)一的檔案資源管理系統(tǒng)，為檔案信息資源共建共享提供良好的技術(shù)保障，并根據(jù)設(shè)定的共享權(quán)限，使各類檔案資源通過該平臺及時、便捷共享。避免因信息技術(shù)落后，致使集團(tuán)總部與各成員單位之間信息格式不同，信息孤島林立的情況發(fā)生。同時，通過建立完善的檔案資源共享考核和激勵機(jī)制，提高集團(tuán)各單位實現(xiàn)信息資源共享的積極性，從而加快信息的有效集成和有序流動，最大限度發(fā)揮集團(tuán)內(nèi)檔案資源的作用。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案資源共享的基礎(chǔ)，要改變檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、數(shù)據(jù)不能有效銜接、網(wǎng)絡(luò)交流受到限制的情況。從檔案管理到檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，應(yīng)制定統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，打破目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式“各自為政”，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用“局部為營”的格局，推進(jìn)目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，突破“數(shù)據(jù)孤島”制約檔案資源共建共享的瓶頸，實現(xiàn)檔案著錄源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為大范圍檔案資源共建共享奠定源數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（三）提高相關(guān)人員素質(zhì)，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎(chǔ)。長期以來，在傳統(tǒng)檔案管理模式與慣性思維的影響下，相當(dāng)一部分檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)方面還沿襲著傳統(tǒng)的模式，“條塊分割”“重藏輕用”，希望檔案資源共享，但不主動參與檔案資源數(shù)字化共建；也有一部檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案資源建設(shè)過程中，工作作風(fēng)不實，工作質(zhì)量不高，檔案數(shù)據(jù)不規(guī)范，影響后續(xù)的資源共享；此外，還有部分檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，不能利用先進(jìn)技術(shù)對館藏資源和網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行深層次開發(fā)，編研能力不強(qiáng)，不能有效為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供業(yè)務(wù)決策支持。在集團(tuán)新業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的過程中，檔案人員應(yīng)提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)“以客戶為中心”“以業(yè)務(wù)為中心”主動提供檔案服務(wù)的意識，為檔案信息資源共建共享的發(fā)展與完善奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，集團(tuán)管理模式下資產(chǎn)管理公司檔案資源的共建共享應(yīng)緊隨集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展的腳步，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立以客戶為中心的檔案管理系統(tǒng)平臺，幫助集團(tuán)各成員單位主動參與檔案資源數(shù)字化共建,滿足集團(tuán)管理模式下檔案資源共同利用的需要。