醫(yī)院干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化的思考

文/江蘇省人民醫(yī)院 古淑婷

人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院人事檔案的保管對象主要由醫(yī)務(wù)、行政、工人等人員構(gòu)成，由于機(jī)構(gòu)的特殊性，醫(yī)務(wù)人員檔案占主要部分，其檔案反映了醫(yī)務(wù)人員個人的全部履歷信息，是醫(yī)院選拔人才的重要依據(jù)。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起帶領(lǐng)各行各業(yè)走進(jìn)了信息化時代，檔案管理的信息化也在這樣的背景下逐步推進(jìn)。目前國內(nèi)大型三甲醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)率普遍較低，絕大部分醫(yī)院開始意識到檔案數(shù)字化的重要性，并開始有計劃、有步驟地推進(jìn)本單位的人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理方法落后。醫(yī)院人事檔案主要記載著醫(yī)院工作人員的履歷、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、考察考核、職務(wù)晉升、工資工齡以及獎勵處罰等多方面的原始記錄，是個人自然情況的真實記錄和反映?，F(xiàn)在許多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理，沒有運(yùn)用計算機(jī)軟件等信息化的方法，技術(shù)手段較為落后，工作效率低下，容易帶來許多問題，導(dǎo)致檔案的機(jī)密性和專業(yè)性方面存在較多隱患。

（二）管理方式不當(dāng)。很多醫(yī)院由于資金或者技術(shù)方面的短缺，無法完全實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致在建立索引數(shù)據(jù)時，只能采用手工的方式對大量的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行記錄、建卡和查閱。同時，在檔案出入庫時也無法進(jìn)行自動記錄，也是依靠人工手段查找和分析，這種方式不僅增加了工作量，而且會降低數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致檔案管理工作效率大大下降，不僅影響醫(yī)院的人才管理和選拔，也嚴(yán)重影響了醫(yī)院的進(jìn)一步改革和發(fā)展。

（三）相關(guān)硬件設(shè)備落后。人事檔案工作不受醫(yī)院管理層重視，資金投入少，許多硬件設(shè)備是多年前購入，一直得不到更新?lián)Q代，老化嚴(yán)重，嚴(yán)重影響工作效率，而且對檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入不足，造成檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)展緩慢，相關(guān)硬件設(shè)備落后，存在許多隱患。

（四）管理人員的意識落后。目前，有相當(dāng)比例的醫(yī)院聘用的檔案管理人員專業(yè)背景與醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)，并非檔案專業(yè)出身，由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的特殊性，雖然這些非檔案專業(yè)的人員在醫(yī)務(wù)人員檔案材料收集、鑒別和歸檔等方面有一定程度的幫助，但是畢竟沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理意識和保密意識有時較為淡薄，還有部分檔案管理人員仍然固守傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗和模式，對醫(yī)院人事檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性的思考。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的意義

（一）有利于提高本單位的人事檔案信息化、數(shù)字化水平，提升工作效率。通過推動醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)，幫助檔案工作人員擺脫以往低效率的手工工作方式，提升工作效率，更好地為識別和選拔醫(yī)院臨床人才服務(wù)，同時也能幫助領(lǐng)導(dǎo)者全面了解和把握醫(yī)院人員構(gòu)成情況，在干部提拔等人事調(diào)動環(huán)節(jié)可以快速篩選出符合條件的人選，從而能夠建立一支符合本單位實際情況的人才庫，對于加強(qiáng)醫(yī)院人才隊伍建設(shè)具有重大意義。

（二）有利于擴(kuò)大存儲空間，提高干部人事檔案利用價值。在數(shù)字化管理的模式下，可以在物理上大大擴(kuò)展檔案的存儲空間。同時，利用先進(jìn)的信息技術(shù)增強(qiáng)檔案的安全性和保密性。工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行查閱，從而減少紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，延長檔案壽命，有利于提高醫(yī)院干部人事檔案的利用率，對于加強(qiáng)人事檔案保護(hù)和開發(fā)利用具有十分重要的作用。

（三）有利于降低干部人事檔案的管理成本，促進(jìn)本單位檔案信息化水平的提高。對于大型三甲醫(yī)院來說，干部隊伍龐大，干部人事檔案管理工作非常繁重，檔案管理人員短缺，積極開展干部人事檔案數(shù)字化工作，借助于計算機(jī)信息技術(shù)，可以對大批量的人事檔案信息進(jìn)行高效、快速、準(zhǔn)確的分類提取和加工處理，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞、存儲，一系列的信息化流程在很大程度上降低了人事檔案的管理成本。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)策略

（一）理論層面。1.因地制宜，建立并完善符合本單位實際情況的人事檔案數(shù)字化制度。第一，要根據(jù)國家相關(guān)法律、地方法規(guī)，并結(jié)合醫(yī)院自身實際情況，建立一套科學(xué)、合理、明確、可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使醫(yī)院人事檔案數(shù)字化有規(guī)可循、有法可依；第二，要配備一批既熟悉信息化、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，又懂得檔案管理知識、具有檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)化的管理人員，明確相關(guān)責(zé)任和職能；第三，制度的建立要與實踐密切結(jié)合，避免流于形式，通過舉辦宣講會、定期課程培訓(xùn)、內(nèi)容考核等形式，組織相關(guān)管理人員對人事檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)，使數(shù)字化制度的內(nèi)容和流程深入人心，為醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)建立堅實的制度基礎(chǔ)。2.管理入手，提高本單位檔案管理人員對干部人事檔案數(shù)字化的認(rèn)識。首先，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者層面來說，如果平時忽視人事檔案工作，但是在需要提拔干部時卻要求人事檔案部門高效、準(zhǔn)確、迅速地提供人才信息，這就與人事管理理念背道而馳，人事檔案工作離不開管理者的重視、鼓勵和投入，人事檔案工作的水平與醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)。其次，無論醫(yī)院人事檔案部門聘用何種專業(yè)背景的檔案工作者，都要使其充分認(rèn)識到干部人事檔案的特殊性、政治性和保密性，了解人事檔案數(shù)字化的優(yōu)勢和未來發(fā)展趨勢，去除思維模式中陳舊的管理理念，廣泛涉獵檔案數(shù)字化的相關(guān)知識，重新樹立現(xiàn)代化的管理意識，建立與信息化時代接軌的管理理念，為本單位人事檔案數(shù)字化的開展做好理念轉(zhuǎn)變和知識儲備。

（二）實踐層面。1.加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和數(shù)字化技能水平直接關(guān)系到人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的工作效率，因此，有必要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。第一，對于未來新進(jìn)的人員，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理人員的報考門檻，對報考者的學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，篩選出一批綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，有利于人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的高素質(zhì)人才；第二，對于現(xiàn)有的檔案管理人員，一方面是鼓勵他們主動學(xué)習(xí)檔案和信息化相關(guān)知識，如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，各省、市的檔案局（館）都有自己的官方網(wǎng)站，其中絕大部分的檔案局（館）在官網(wǎng)上設(shè)有繼續(xù)教育欄目，通過視頻、課件講解等方式為各行各業(yè)的檔案從業(yè)人員提供免費(fèi)的專業(yè)知識培訓(xùn)，內(nèi)容非常豐富；另一方面，醫(yī)院可以和高校、上級檔案管理部門、數(shù)字化專業(yè)公司合作，邀請檔案行業(yè)的專家、教授、檔案數(shù)字化的精英人才等，以檔案管理沙龍、座談會或研討會等形式，向本院的檔案管理人員介紹行業(yè)先進(jìn)的技術(shù)、管理理念和工作經(jīng)驗，切實提升本單位的數(shù)字化工作意識和工作能力。2.尋找專業(yè)的第三方公司完成人事檔案數(shù)字化的初始化進(jìn)程。醫(yī)院大多對臨床業(yè)績指標(biāo)較為重視，對人事檔案管理方面則重視不夠，導(dǎo)致醫(yī)院在人事檔案管理方面的人力、物力等投入非常少，各方面資源短缺，因此，嚴(yán)重影響了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。基于此類現(xiàn)實情況，醫(yī)院可以積極尋求與外部專業(yè)的第三方公司合作，購買數(shù)字化服務(wù)，借助其先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備以及人才等優(yōu)勢完成人事檔案數(shù)字化的初始化進(jìn)程。首先，要認(rèn)真梳理招投標(biāo)條件，醫(yī)院應(yīng)該從企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、注冊資金、人員構(gòu)成、安全保密、過往業(yè)績等方面入手，按照國家、地方法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格審查數(shù)字化服務(wù)企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)，篩選出符合條件的數(shù)字化加工公司。其次，醫(yī)院人事檔案部門應(yīng)當(dāng)成立由組織人事處主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)參加的檔案數(shù)字化外包工作組，制定符合本單位實際的人事檔案數(shù)字化總體規(guī)劃和工作細(xì)則，并明確相關(guān)人員和職責(zé)分工。再次，數(shù)字化建設(shè)是一項計劃性、技術(shù)性、保密性非常嚴(yán)格的工作，不是一蹴而就的，需要建立檔案數(shù)字化外包保密制度以及監(jiān)管機(jī)制，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)保密安全措施的落實情況進(jìn)行常態(tài)化的監(jiān)督、檢查，在數(shù)字化的每一個階段及時做好總結(jié)、復(fù)盤，主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而杜絕損害、復(fù)制、違規(guī)使用檔案信息等行為發(fā)生。

四、結(jié)語

在當(dāng)前信息化浪潮的背景下，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化有利于提高人事檔案的利用效率和利用價值，提升本單位人事檔案管理水平；有利于擴(kuò)大檔案存儲空間，提高干部人事檔案利用價值；有利于降低干部人事檔案的管理成本，促進(jìn)本單位檔案信息化水平的提高。因此我們應(yīng)當(dāng)積極樹立人事檔案信息化管理意識，在管理理念上不斷去陳革新，努力做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，積極尋找專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)，借助先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備和人員優(yōu)勢，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的良好開端。只有這樣，才能真正實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化和信息化，提高醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。