事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

李超 保定市住房公積金管理中心

針對我國目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存情況，影響事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)展的根本原因是檔案工作人員普遍工作素質(zhì)偏低，服務(wù)態(tài)度差以及事業(yè)單位獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全，與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案工作辦公環(huán)境及基礎(chǔ)設(shè)施有待改善。本文針對事業(yè)單位檔案工作的人性化管理意義做出闡述，提出現(xiàn)存問題并給出解決辦法，為事業(yè)單位檔案工作的人性化管理政策的應(yīng)用提供更多參考[1]。

一、關(guān)于事業(yè)單位檔案人性化的管理意義

事業(yè)單位檔案工作傳統(tǒng)的管理模式，是檔案工作人員對檔案管理及檔案保存的相關(guān)工作，缺乏人性化。檔案工作人員做好檔案管理本職工作以外，不另外增加其他工作內(nèi)容，這樣的傳統(tǒng)模式較適用于過去事業(yè)單位檔案工作發(fā)展需求。社會(huì)快速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)必然隨之發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作量也較過去有所增加，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)下檔案管理工作的需要，事業(yè)單位檔案管理工作面臨升級調(diào)整。人性化管理模式已應(yīng)用到部分單位之中，獲得顯著成效，適時(shí)將人性化管理應(yīng)用到事業(yè)單位檔案工作管理模式中，充分體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理以人為本的原則，通過加強(qiáng)檔案工作人員之前的溝通交流，為事業(yè)單位檔案工作營造和諧工作氛圍，有利于檔案工作人員工作積極性的提高[2]。

（一）事業(yè)單位檔案管理方式發(fā)生轉(zhuǎn)變

將制度化的硬管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿诵曰娜嵝怨芾?，通過對檔案人員需求的重視及滿足，將檔案工作人員作為檔案管理工作進(jìn)行中的重中之重，實(shí)現(xiàn)檔案工作中人性化管理的最后落實(shí)[3]。通過對工作人員內(nèi)心需求的了解，提高檔案工作人員對檔案管理工作的積極態(tài)度，促進(jìn)檔案管理工作能夠快速開展，提升檔案工作高效性，對事業(yè)單位檔案管理人員的自我價(jià)值提升有很大幫助。

（二）事業(yè)單位檔案管理水平提升

事業(yè)單位通過貫徹人性化管理理念，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案工作人員爭取更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案工作人員專業(yè)水平。也可通過制定福利薪酬、獎(jiǎng)懲制度的方式選拔出更優(yōu)秀人才，將更多的機(jī)會(huì)給予單位內(nèi)部的優(yōu)秀人才，有效提升檔案工作人員的工作能力。通過提升工作人員工作能力，可以更好的滿足檔案管理工作的需求，使事業(yè)單位檔案管理水平穩(wěn)步提升。

（三）完善事業(yè)單位檔案管理制度

很多事業(yè)單位因?yàn)槿狈n案管理制度的創(chuàng)新，仍舊延用較為傳統(tǒng)的管理制度，這種方式普遍采用的是，通過嚴(yán)厲約束員工，達(dá)到員工努力工作的目的。這種管理模式過于僵化，死板，缺乏對工作人員情緒上的體恤，不能有效提高工作人員的工作熱情，較容易引發(fā)工作人員情緒上的不滿。實(shí)行人性化的管理方式，對工作人員采取人性化的管理辦法，可通過與檔案工作人員聊天慰問，發(fā)現(xiàn)工作人員內(nèi)心的潛在需求并給予適當(dāng)?shù)慕鉀Q方式，使工作人員從根本上提高對工作的積極性，激動(dòng)起工作人員對工作的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，提升檔案管理工作的綜合水準(zhǔn)。

二、關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作效率偏低

伴隨社會(huì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作不能停留在傳統(tǒng)的管理模式上，傳統(tǒng)的管理模式已然不能促進(jìn)當(dāng)下檔案管理理念的可持續(xù)發(fā)展。由于傳統(tǒng)的管理模式過于局限，仍將檔案工作的著重點(diǎn)放在檔案的管理方向，使當(dāng)下很多檔案管理工作的服務(wù)能力產(chǎn)生滯后不良現(xiàn)象，這種情況對事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展是不利的。不利影響主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先，由于事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理模式?jīng)]有創(chuàng)新意識，沿用陳舊的管理模式，不能有效激發(fā)工作人員的工作積極性，使工作效率得不到提升[4]。其次，由于事業(yè)單位檔案工作人員對崗位沒有足夠的認(rèn)知，工作人員在提供檔案查詢服務(wù)時(shí)，服務(wù)態(tài)度差，服務(wù)意識偏低。最后，因?yàn)槭聵I(yè)單位內(nèi)部缺少檔案管理工作的流程規(guī)范，使內(nèi)部檔案資源不能被有效合理利用，無法使檔案信息真正效果得到發(fā)揮。

（二）事業(yè)單位人性化檔案管理方式過于單一

事業(yè)單位可以通過合理的應(yīng)用人性化管理模式，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行升級完善。完善管理模式的主要原因，是因?yàn)楣芾碇饕鋵?shí)于人員而不是制度，人性化理念正是體現(xiàn)了在管理中人員的重要性。所以，在事業(yè)單位應(yīng)用人性化的檔案管理方式，可為檔案工作人員營造和諧良好的工作氛圍。但是，目前很多事業(yè)單位在實(shí)行人性化管理過程中較為表面化，并沒有把工作人員放在第一位去思量，導(dǎo)致工作人員工作積極性低下，工作效率也未得到有效提升，對事業(yè)單位檔案管理建設(shè)造成影響。

（三）事業(yè)單位檔案管理缺乏相關(guān)人才

當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理工作過于表面化，在管理層面缺乏相應(yīng)人才引進(jìn)，直接導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理的工作效率滯后，水平得不到提高。事業(yè)單位檔案管理工作因缺乏人性化管理，且沒有把控住人才的引進(jìn)，檔案工作人員因?yàn)槿狈φ_的引導(dǎo)指示，自身能力被限制無法充分展現(xiàn)，不能對工作抱有足夠熱情，對事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行造成了阻礙。

三、事業(yè)單位檔案工作中的人性化應(yīng)用對策

（一）建立完善的人性化檔案制度

通過將人性化檔案管理制度融入檔案管理制度中，激發(fā)出人性化管理的最大優(yōu)勢，能夠全面將人性化管理落實(shí)到檔案工作中。目前，許多事業(yè)單位在人性化管理方面仍處于摸索階段，傳統(tǒng)的管理模式根深蒂固，影響較為深遠(yuǎn)。若要將人性化檔案管理模式融入事業(yè)單位檔案管理工作中，就要將管理重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到工作人員身上，使檔案工作人員能夠感受到被重視，人員內(nèi)心需求得到有效回應(yīng)，從而提升檔案管理工作水準(zhǔn)[5]。

（二）檔案管理理念應(yīng)人性化的柔性構(gòu)建

事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理工作的重視，并通過“棄剛轉(zhuǎn)柔”的管理模式轉(zhuǎn)變，將檔案管理工作的流程進(jìn)行更加精準(zhǔn)的劃分，并通過對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的完善工作，為檔案工作人員創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍。在管理理念構(gòu)建過程中，通過“棄剛轉(zhuǎn)柔”的管理模式轉(zhuǎn)換，將檔案管理與信息服務(wù)融合形成一個(gè)發(fā)展共同體，滿足更多信息用戶的需求。

（三）通過信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理

事業(yè)單位在檔案管理工作中，因工作性質(zhì)活動(dòng)較多，活動(dòng)后存留檔案數(shù)量也很多，所屬類型繁雜，檔案內(nèi)容包含信息量非常龐大。這樣冗長的工作量，對檔案工作人員是一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)。事業(yè)單位可以通過引進(jìn)較為先進(jìn)的信息化建設(shè)，有效降低檔案工作人員的辦公難度，同時(shí)提升檔案管理的辦公效率。采用現(xiàn)代化的管理方式，并合理應(yīng)用高科技手段，建立事業(yè)單位檔案信息平臺，線上與線下合并管理，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的精準(zhǔn)化管理[6]。信息檔案化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理相比，信息化檔案管理方式相對更方便，更容易，并且儲(chǔ)存空間更大，對后期信息服務(wù)的查詢檢索需要提供了便捷。

（四）組建高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確制定政策

隨著事業(yè)單位檔案管理工作重要性的提升，對事業(yè)單位檔案管理工作人員的要求也相應(yīng)提升。為更好落實(shí)事業(yè)單位檔案工作的人性化管理，事業(yè)單位當(dāng)前務(wù)必要組建起一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而提升信息服務(wù)質(zhì)量。組建一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，需要從兩個(gè)方面著手。首先，可通過完善績效獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確個(gè)人崗位職責(zé)，將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，做到有獎(jiǎng)有懲，并時(shí)刻關(guān)注檔案工作人員的工作態(tài)度及能力，將福利待遇、獎(jiǎng)罰機(jī)制融合聯(lián)系在一起，逐漸建立起檔案工作人員的工作責(zé)任意識，有助于提升檔案工作人員的工作積極性。其次，應(yīng)積極在事業(yè)單位內(nèi)部定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過普及基礎(chǔ)知識及專業(yè)技能的學(xué)習(xí)提升，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，滿足事業(yè)單位檔案工作的人性化管理需要[7]。

（五）為事業(yè)單位工作人員營造良好的工作環(huán)境

事業(yè)單位應(yīng)采取人性化管理模式，為事業(yè)單位營造和諧的工作氛圍，以便事業(yè)單位檔案工作順利開展。良好的工作環(huán)境主要分為內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境兩種環(huán)境。打造良好內(nèi)部環(huán)境，意在通過了解工作人員內(nèi)心需求并給予適當(dāng)解決，目的是為了提升工作人員對單位及工作的滿意程度，建立良好工作意識。打造良好外部環(huán)境，可通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引入先進(jìn)信息化設(shè)備，為事業(yè)單位人性化檔案管理工作提供有力支持[8]。通過建立事業(yè)單位檔案信息平臺，開發(fā)管理功能，使各部門之間保持有效積極溝通交流，以便于檔案信息的及時(shí)共享及匯總工作。通過對錯(cuò)誤的及時(shí)反思，有助于發(fā)覺檔案管理工作中出現(xiàn)的相關(guān)問題，并給予解決，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的綜合水準(zhǔn)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位將人性化管理模式融入檔案管理工作中，有助于提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率及工作水準(zhǔn)，通過滿足工作人員內(nèi)心需求，制定相關(guān)福利薪酬、獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)起工作人員工作積極性，增強(qiáng)事業(yè)單位信息服務(wù)質(zhì)量，為事業(yè)單位檔案人性化管理實(shí)行助力。