石油物資采購的信息化管理技術(shù)

鄒繼所 大慶油田工程建設(shè)有限公司采辦中心

引言

我國國民經(jīng)濟的關(guān)鍵組成部分就是石油企業(yè)，石油企業(yè)與國家能源供應(yīng)和戰(zhàn)備儲略有著重要的關(guān)系，也保證了國家的能源安全和社會經(jīng)濟生活。在石油企業(yè)經(jīng)營活動當(dāng)中，最關(guān)鍵的也是最基礎(chǔ)的部分，就是企業(yè)在發(fā)展過程中的物資采購管理，維系企業(yè)的正常運行，能夠促進企業(yè)的健康發(fā)展，所以要想使企業(yè)的物資采購效率能夠得到顯著的提高，就應(yīng)該將采購管理系統(tǒng)能夠不斷的完善，同時也可以對采購工作的順利開展進行有效的控制。除此之外，信息化采購信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，也能夠有效的管理和控制采購價格、倉儲、物流等各個環(huán)節(jié)，但是在當(dāng)前石油物料采購過程中，由于一直沿用傳統(tǒng)的管理方式，這也就使物資采購管理水平難以提升，使企業(yè)的發(fā)展受到影響。

一、對石油企業(yè)物資采購管理現(xiàn)狀進行分析

但石油企業(yè)進行物資采購工作的工作程中進行有效的管理是非常關(guān)鍵的，但就目前的現(xiàn)狀分析來看，部分石油企業(yè)在管理物資采購工作方面還存在著明顯的不足，使工作效果受到嚴(yán)重的影響。

(一)缺乏專業(yè)的采購人員

在當(dāng)前的社會背景下，要想加快石油企業(yè)的發(fā)展，就需要嚴(yán)格管理石油企業(yè)物料的采購，到目前為止，我國石油企業(yè)依舊沒有專業(yè)的采購人員對企業(yè)內(nèi)的物資進行采購。雖然物資采購的工作內(nèi)容比較簡單，但是在其中卻包含了大量的技術(shù)內(nèi)容，需要對采購人員的專業(yè)水平進行嚴(yán)格的管理，物資采購管理的工作效果會受到采購人員專業(yè)技能的影響，由于采購人員不能在采購過程中提高責(zé)任意識，面對工作時態(tài)度不準(zhǔn)確，就會嚴(yán)重影響企業(yè)內(nèi)采購工作的開展。而造成這種現(xiàn)象的主要原因，是因為企業(yè)沒有提高對于采購人員思想道德素質(zhì)教育的重視，這也就導(dǎo)致了有的采購人員在實際工作當(dāng)中會謀取個人私利，而破壞企業(yè)的整體利益。

(二)沒有獲取充足的供求信息

在對企業(yè)物資采購工作進行管理時，最基礎(chǔ)的一項內(nèi)容就是供求信息的獲得。如果企業(yè)能夠?qū)┣笮畔⑦M行充足的掌握，那么就可以順利地開展物資采購工作，也能夠有效地提高物資采購工作的工作質(zhì)量和效率。所以，要想更好地管理石油企業(yè)的物資采購工作，前提條件就是應(yīng)該有充足的供求信息，然而，到目前為止，石油企業(yè)在管理物資采購工作時，沒有對供求信息掌握充足，這也就導(dǎo)致物資采購的難度有所提高，同時也會使采購的物資材料出現(xiàn)質(zhì)量問題。

(三)物資采購管理體系不完善

建立完善的物資管理體系對于開展物資采購工作是十分重要的。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會，日益提高的市場競爭壓力使企業(yè)更加重視物資采購工作，應(yīng)該將信息技術(shù)融入到物資采購管理當(dāng)中，能夠有效地提高石油企業(yè)的市場競爭力，并且在應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建完整的物資采購管理體系，能夠為物資采購工作的開展奠定基礎(chǔ)。但是到目前為止，部分石油企業(yè)依舊沒有重視信息技術(shù)在石油物資采購工作當(dāng)中的重要性，使石油企業(yè)物資采購工作的質(zhì)量和效率受到嚴(yán)重的影響。

二、在石油物資采購當(dāng)中應(yīng)用信息化技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使信息技術(shù)開始在各行各業(yè)當(dāng)中有了廣泛的運用，而將信息技術(shù)與企業(yè)物資采購管理工作結(jié)合到一起，能夠使企業(yè)的物資采購管理效率得到有效的提高，推動企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

(一)實現(xiàn)物資采購的數(shù)字化管理

將信息化技術(shù)與石油企業(yè)的物資采購管理過程相融合，能夠?qū)υ诓少忂^程中形成的文件和信息進行有效的管理，使用數(shù)字化技術(shù)進行處理和分析，同時也能夠更加快捷地傳輸和保存所產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)，采購數(shù)字化在日常工作開展中得以廣泛的運用。采購數(shù)字化是建立采購信息管理體系的初級階段，同時這也是非常關(guān)鍵的階段，信息能夠反映出石油企業(yè)物資管理的現(xiàn)狀，從信息到數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變是依靠數(shù)字化系統(tǒng)實現(xiàn)的，并且利用計算機技術(shù)對數(shù)據(jù)進行自動化的處理，從而使人力資源有效的節(jié)省，也可以有效地提高信息的傳播速度和處理效率。

1.資金信息的管理是在采購物資過程中最關(guān)鍵的一環(huán)，數(shù)字化財務(wù)能夠更加方便快捷的處理物資的采購信息，同時也能對資金的使用情況進行實時的監(jiān)控。資金的投入能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)物資采購的目標(biāo)，尤其是在對物資采購?fù)度氪罅抠Y金時，更應(yīng)該對資金信息進行信息化的管理，有效地提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.利用數(shù)字化技術(shù)管理供應(yīng)商的信息可以，使工作人員更加快捷方便的保存和搜索信息，在物資采購過程中，主要應(yīng)該對材料的報價和交貨質(zhì)量等常見的供應(yīng)商信息進行管理。到目前為止，我國在管理信息過程中主要使用的計算機SRM系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)與供應(yīng)商的面對面交流溝通，對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行有效的管理。

3.要加強對訂單信息的管理工作。要想順利地開展石油企業(yè)物資采購工作，就應(yīng)該保持完整的訂單信息，確保訂單上面有產(chǎn)品、資金和供應(yīng)商三個方面的全部資料，最為重要的依據(jù)保障后續(xù)工作的開展。

4.保障采購效率和質(zhì)量的關(guān)鍵就是產(chǎn)品信息的數(shù)字化，物資采購過程中需要采購多種類、大量的物資材料，因此這也就導(dǎo)致了信息處理工作十分繁瑣。到目前為止，最長使用的是標(biāo)簽技術(shù)，能夠獲取部分產(chǎn)品的具體信息，并且記錄和處理產(chǎn)品的位置和狀態(tài)。

(二)采購一體化

要想建立一體化的物資采購系統(tǒng)，就是要對在物資采購過程中的各個環(huán)節(jié)進行有效的優(yōu)化和整合，能夠不斷地提高企業(yè)的采購效率和質(zhì)量，所以應(yīng)該與各方面進行溝通和協(xié)作，并且做好信息化的財務(wù)工作，更加方便快捷的傳遞各項信息數(shù)據(jù)。同時，采用信息化技術(shù)對資金進行管理，也是能夠確保有效開展物資采購工作的關(guān)鍵，可以科學(xué)合理的控制企業(yè)物資的收付款和采購成本。因此企業(yè)管理部門應(yīng)該完善資金的管理流程，有效地提高資金的利用效率，確保在物資采購?fù)瓿芍?，及時地傳遞物資的裝載、運輸和分配工作中的信息，確保能夠順利的對石油物資管理當(dāng)中的資金和信息進行管理。

三、在石油物資采購當(dāng)中使用信息化技術(shù)的對策

(一)大力建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施

要想在油企業(yè)物資采購過程中合理的運用信息化技術(shù)，首先，工作人員需要做的就是應(yīng)該提高物資管理部門對信息化建設(shè)的認(rèn)識，將我國當(dāng)前的市場環(huán)境和石油企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀相結(jié)合，大力建設(shè)企業(yè)的信息基礎(chǔ)設(shè)施，為提高管理水平奠定基礎(chǔ)。除此之外，也應(yīng)該將信息化技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，更加科學(xué)地管理采購過程，并且能夠利用先進的設(shè)備、高效推進物資管理活動，使企業(yè)物資管理效率能夠得到顯著的提高。同時也應(yīng)該強化服務(wù)器的配置，使各系統(tǒng)的運行效率能夠得到有效的保障，對各個環(huán)節(jié)全面覆蓋網(wǎng)絡(luò)體系，確保能夠高效地傳遞采購信息。

(二)轉(zhuǎn)變管理思路

要向在企業(yè)物資采購管理過程中融入信息化學(xué)技術(shù)，管理部門應(yīng)該對傳統(tǒng)的管理理念進行及時的轉(zhuǎn)變，高效的整合和管理企業(yè)的物資采購流程，完善企業(yè)物資采購信息化管理模式，使信息化技術(shù)的優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來。同時，對獲得的市場數(shù)據(jù)進行有效的分析和收集，以數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，有效的管理企業(yè)招標(biāo)和供應(yīng)商之間的關(guān)系，對物資采購的有效數(shù)據(jù)進行實時的監(jiān)控，能夠順利開展企業(yè)的物資采購工作。

(三)建立完善的信息化管理平臺

有效開展物資采購工作的前提，就是應(yīng)該對物資采購管理工作的各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格的管理，使企業(yè)的管理平臺向著信息化的方向建設(shè)和完善，嚴(yán)格管理在采購過程中所產(chǎn)生的各項信息，并且進一步系統(tǒng)化、信息化的整合各項信息，利用計算機網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋采購的各個流程，使企業(yè)物資采購工作的管理水平和采購效率有所提高。除此之外，實現(xiàn)物資管理平臺的信息化建設(shè)也可以全面管理各個供應(yīng)商所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，并且能夠及時的與供應(yīng)商進行交流溝通，充分了解市場環(huán)境，并且結(jié)合信息化技術(shù)和社會發(fā)展的現(xiàn)狀，更加科學(xué)合理的制定供應(yīng)商的選擇方案，顯著地提高采購工作的效率，同時也可以更加科學(xué)合理的對采購資金進行利用。信息化物資采購平臺的建立，能夠使物資采購工作更加高效率的完成，同時也可以快速的收集供應(yīng)商的行業(yè)口碑以及產(chǎn)品質(zhì)量等信息，能夠及時發(fā)現(xiàn)在管理工作開展過程中存在的漏洞，并且采取有效的措施修正漏洞。

(四)對企業(yè)物資采購工作進行一體化管理

要想對企業(yè)的物資采購工作進行嚴(yán)格的管理，就應(yīng)該對物資采購過程進行一體化的管理，實現(xiàn)管理平臺的信息化建設(shè)。在使用傳統(tǒng)的方法對采購工作進行管理時，在領(lǐng)取物資時都是由各部門安排工作人員進行的，這也就導(dǎo)致了物資管理工作開展難度較大，為各部門領(lǐng)取物資帶來了極大的不便，而且傳統(tǒng)物資領(lǐng)取方式也會出現(xiàn)重復(fù)領(lǐng)用物資和物資浪費的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該建立一體化的物資管理平臺，記錄物資的領(lǐng)取信息，方便實時的記錄物資的領(lǐng)取情況，同時也能夠有效的記錄物資的領(lǐng)取信息，避免因為各部門信息的失誤而導(dǎo)致大量囤積物資，導(dǎo)致大量浪費企業(yè)資源，可以使企業(yè)的物資采購成本得到有效的控制。

四、結(jié)語

在信息化不斷發(fā)展的時代背景下，要想對企業(yè)的采購工作更加嚴(yán)格的管理，使企業(yè)物資采購工作的管理水平得到顯著的提高，就需要建設(shè)完整的物資管理信息化平臺，對企業(yè)的物資采購信息進行實時的監(jiān)控，使信息的準(zhǔn)確性和真實性得到有效的保障，并且能夠使物資采購管理平臺得到不斷的優(yōu)化和完善，有效的提高企業(yè)自身的競爭能力。